Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at ændre nogle af de mere avancerede indstillinger for bookingsystemet. Du skal være opmærksom på, at de ændringer, du foretager her, kan have store konsekvenser, og du skal derfor være forsigtigt med at foretage ændringer. Vi anbefaler, at du kun ændrer disse indstillinger efter anvisning eller hvis du er sikker i dine valg. Du er velkommen til at kontakte GECKO Booking for vejledning i at ændre de avancerede indstillinger.

Du kan under 'Avancerede indstillinger' ændre indstillinger for front-end-delen, der er den del af bookingsystemet, som kunderne ser, når de ønsker at booke en tid hos din virksomhed. Samtidig kan du ændre indstillinger for back-end-delen, der er den del af bookingsystemet, som kun du og dine eventuelle medarbejdere ser – Ændringer her påvirker altså administrationsdelen af GECKO Booking. Slutteligt har du mulighed for at ændre indstillinger for display. Indstillingerne ændres ved enten at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Bemærk! Ændringer i de avancerede indstillinger kan have store konsekvenser. Vi anbefaler derfor, at du kun foretager ændringer her efter nøje anvisning fra GECKO Booking.

Husk altid at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Multibooking' kan du indstille, om du ønsker, at der skal sendes en e-mail for hver booking eller en e-mail i alt, når en slutkunde bekræfter en booking af parbooking, holdbooking med optagelse af flere pladser eller har benyttet kurv-funktionen

Under overskriften 'Generelt' og fanen 'Skemaer' kan du indstille om du ønsker at der skal sendes en e-mail når der er blevet oprettet/udfyldt et skema. Det kan være et skema der er koblet til en bestemt ydelse. Når denne ydelse så bliver booket vil kunden udfylde dette skema. I den situation bliver der så oprettet et nyt skema og det er det du kan få en mail om, hvis du sætter et flueben i boksen ud for 'Send mail når skema oprettes'. 

I boksen til højre, skriver du de e-mailadresser der skal modtage mailen. Hvis du ønsker at der er flere der skal modtage mailen, skal du efter hver mail sætte et komma. På den måde kan du indtaste flere mailadresser i feltet.  

Under  'E-mail afsender' kan du indstille, om du ønsker at der skal sendes en e-mail via vores e-mail (default) eller via jeres egen e-mail (Dette kræver SPF-record).

Under 'Generelt' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på bookingsystemets kundedel generelt. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Online booking aktiv: Hvis denne boks er markeret, er online booking aktiv. Dine kunder kan dermed booke tider online. Boksen er markeret som standard, og det er kun i meget sjældne tilfælde, at denne funktion skal deaktiveres.
• Sorter kalendere efter: Du kan her bestemme, hvordan dine kalendere skal sorteres, dvs. hvilken rækkefølge de skal vises i. Du kan vælge at sortere kalenderne efter navn, hvor de vises i alfabetisk rækkefølge, eller tilfældigt, hvor kalendere vises i en vilkårlig rækkefølge. Bemærk at denne sortering kun anvendes på de kalendere, der har samme prioritet, da kalenderne ellers vil blive sorteret efter deres prioriteter.
• Kalender +/- tid vises for kunden: Du kan her bestemme, hvorvidt kunden kan se, hvis medarbejderen har +/- tid på en bestemt ydelse. Kunden kan herved se, hvor lang tid medarbejderen reelt tager om at udføre ydelsen.
• Aktiver booking indkøbskurv: Markerer du her, giver du dine kunder mulighed for at lægge bookinger i en kurv inden de er endeligt bekræftet af kunden.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring! 

Under 'Opret bruger' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på hvordan besøgene på din hjemmeside opretter sig som brugere. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• CPR-nr, fødselsdato, køn, kundenr., adresse, e-mail og tlf / mobil: Du har her mulighed for at vælge hvilke felter, der skal vises til besøgene på din hjemmeside, når de forsøger at oprette sig som brugere. Samtidig har du mulighed for at bestemme hvilke felter kunden SKAL udfylde for at kunne oprette sig som bruger. Som standard skal navn udfyldes (Dette kan ikke ændres) og endvidere er boksen 'Kunden skal angive enten telefon- eller mobilnummer' markeret.  Du har dog mulighed for at ændre dette, men vi anbefaler, at du bibeholder denne standardindstilling, hvor kunden selv kan vælge, hvorvidt han/hun indtaster et mobilnummer eller et telefonnummer. Hvorvidt de andre felter skal aktiveres afhænger bl.a. af hvilken branche du er i, da det i nogle brancher f.eks. kan være relevant at have kundens CPR-nummer.
• Vis 'nyhedsbrev, ja tak'-felt: Hvis du har tilkøbt Marketingsmodulet, har du her mulighed for at lade kunden vælge, hvorvidt han/hun ønsker at modtage nyhedsbrev både på e-mail og SMS.Valget tages når vedkommende opretter sig som ny bruger af bookingsystemet. Du har samtidig mulighed for at vælge, hvorvidt feltet skal være markeret som standard, det vil sige om kunden aktivt skal gå ind og fravælge at modtage nyhedsbrev. Hvis du kun markerer denne gælder "ja tak" både for nyhedsbrev på mail og sms. Aktiveres "Vis 'nyhedsbrev SMS, ja tak'-felt", så er denne funktion kun aktiv for e-mail.
• Tillad dubletter: Du kan her tillade, at flere brugere er oprettet med samme e-mailadresse – Brugerne tildeles forskellige koder og er oprettet som separate kunder i kundekartoteket. Dette er tilladt som standard. Hvis feltet 'CPR nummer' er valgt, kan du vælge at undlade feltet 'tillad dubletter'. Dvs. at systemet i så fald vil tjekke efter dubletter med samme CPR nr., men som eksempelvis har forskellige mails, således at en bruger kun kan have én profil. 
• Auto login: Hvis denne boks er markeret, vil kunder, der opretter sig som nye brugere, automatisk blive logget ind, når de har oprettet sig. De behøver derfor ikke vente til de har modtaget deres kode pr. e-mail eller pr. SMS.
• Auto flyt kundegruppe: Hvis denne boks er markeret, er automatisk flytning af en kunde til en anden kundegruppe tilladt, hvis kunden via en indsætningskode med prævalgt ydelse vælger at booke en ydelse i en anden kundegruppe.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'Side 1 – logget ind' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den første side, kunden møder, når vedkommende er logget ind, ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden. 

Du har her følgende muligheder:

• Kundegruppevælger: Du kan her gøre det muligt for kunden at vælge hvilken kundegruppe bookingen skal foretages i. Funktionen kan være relevant at aktivere, hvis du f.eks. tilbyder ydelser på flere lokationer, og kunden skal kunne vælge hvilken lokation, ydelsen skal udføres på.
  OBS! Hvis du har firmaordninger, kan det være problematisk at have funktionen aktiveret, idet alle kunder kan booke tider i denne firmaordning – også kunder som ikke arbejder i pågældende firma. 
   
• Vis kalendervælger: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt dine kunder skal have mulighed for at vælge hvilken kalender, der skal bookes i. Funktionen er som standard aktiveret, og det vil i mange tilfælde være tilrådeligt at have denne funktion aktiveret, da dine kunder på denne måde kan vælge, hvem de gerne vil behandles af. Hvis en eller flere kalendere repræsenterer andet end en medarbejder, f.eks. et lokale, skal denne funktion som oftest forblive aktiveret. Funktionen kan deaktiveres, hvis dine kalendere kun repræsenterer medarbejdere og du ikke ønsker, at dine kunder skal kunne vælge, hvem de ønsker at blive behandlet af.
   
• Vis vælg tidsinterval: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt det skal være muligt for dine kunder at vælge et tidsinterval, hvori de ønsker at se ledige tider. Hvis kunden vælger et tidsinterval, vil han/hun kun få vist ledige tider på de dage, hvor der er ledige tider i dette tidsrum.
   
• Vis 'Dine oplysninger': Du har her mulighed for at vælge om kunden skal kunne se de oplysninger, der er registreret om ham/hende. Du kan bestemme om oplysningerne skal vises på selve siden eller om de skal vises som et link, der henviser til en underside, der så indeholder disse informationer. Du kan samtidig bestemme hvilke oplysninger, der vises og hvordan de vises. Når oplysninger vises, har kunden mulighed for at ændre i disse, hvilket kan være nyttigt, da han/hun så selv kan rette til, hvis han/hun skifter oplysninger f.eks. får nyt mobilnummer. Ved at markere kundegruppevælger kan kunden skifte mellem de kundegrupper, du har oprettet, og dermed rykke fra et kundekartotek til et andet. Funktionen kan være relevant at aktivere, hvis dine kundegrupper f.eks. repræsenterer forskellige lokationer og dine kunder skal kunne vælge hvilken lokation, de ønsker at tilhøre.
  OBS! Hvis du har firmaordninger, kan det være problematisk at have funktionen aktiveret, idet alle kunder kan vælge at blive en del af denne firmaordning – også kunder som ikke arbejder i pågældende firma. 
• Hvis kun én ydelse vis tekst: Hvis du kun udbyder en ydelse (f.eks. terapi), kan du markere dette felt og ydelsesvælgeren fjernes fra siden. Du kan skrive en tekst, der vises i stedet. Dette kunne f.eks. være ”Du har her mulighed for at booke en ny tid til terapi”.
   
• Vis 'nyhedsbrev, ja tak'-felt: Hvis du har tilkøbt Marketingsmodulet, har du her mulighed for at lade kunden vælge, hvorvidt han/hun ønsker at modtage nyhedsbrev både på e-mail og SMS.Valget tages når vedkommende opretter sig som ny bruger af bookingsystemet. Du har samtidig mulighed for at vælge, hvorvidt feltet skal være markeret som standard, det vil sige om kunden aktivt skal gå ind og fravælge at modtage nyhedsbrev. Hvis du kun markerer denne gælder "ja tak" både for nyhedsbrev på mail og sms. Aktiveres "Vis 'nyhedsbrev SMS, ja tak'-felt", så er denne funktion kun aktiv for e-mail.
   
• Vis mine abonnementer: Hvis denne boks er markeret, vil kunden have mulighed for at se en oversigt over sine abonnementer og værdikort. Bemærk, at for at et værdikort inkluderes på listen, skal værdikortet være personligt. Denne funktion kræver, at Gavekortmodulet er tilkøbt (Se Gavekortmodulet for mere information). Du kan vælge KUN at modtage nyhedsbreve på SMS ved at markere her. 
   
• Vis avanceret ydelsesvælger: Her kan du aktivere en avanceret ydelsesvælger og efterfølgende vælge mellem 3 skins: boksvisning, listevisning og listevisning med grupper, som kan foldes ind/ud:

​

1. Boksvisning viser navn, pris og varighed på ydelsen, samt fremhæver en valgt ydelse med grøn.
2. Listevisning viser alle grupper i en udfoldet liste under hinanden, med alle ydelserne som underpunkter. Listen viser checkbokse, navn, varighed og prisinformation på ydelsen. Ved at klikke på hele boksen aktiverer du checkboksen og vælger derved ydelsen.
3. Listevisning med grupper, som kan foldes ind/ud viser ydelserne grupperet i ydelsesgrupper. Listen viser checkbokse, navn, varighed og prinsinformation på ydelsen. Denne type ydelsesvælger giver mening, hvis du har mange ydelser og ydelsesgrupper, da det bliver mere overskueligt fordi kunden kan folde ydelsesgrupper ind/ud. ​

• Vis log ud - knap: Hvis du fjerner fluebenet i denne boks, vil knappen ikke vises, når kunderne er logget ind. Dette kan være en god ting når man bruger token-login.
   
• Vis retten til indsigt: Du har her mulighed for at aktivere 'Retten til indsigt', så dette link vises for alle dine kunder, når de er logget ind. Denne 'ret' er lavet som følge af EU-persondataforordningen og giver dine kunder ret til at få indsigt i de data, I gemmer på dem. De har derfor mulighed for at hente en zip-fil med de oplysninger, du har gemt på dem. Læs mere i denne FAQ om hvordan kunderne downloader denne fil. Ved at markere denne boks aktiverer du 'retten' for alle dine kunder. Du kan dog også nøjes med at aktivere den for den enkelte kunde. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Vælg dato' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den side, hvor kunden skal vælge dato for bookingen, ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her mulighed for, at vælge om dine kunder skal se din kalender som måneds- eller ugevisning, eller begge. Under ugevisningen kan du også vælge, at sætte flueben i 'Vis kun "fra"-tid', for kun at vise starttiden.

Ligeledes kan du vælge at sætte flueben i 'Vis venteliste pr. dag', som medfører at ventelisten vil blive vist pr. dag i ugevisningen, for online booking, i stedet for overordnet på månedsvisningen. Herved vil dine kunder kunne tilmelde sig ventelisten på den specifikke dato, når de booker online.

Under 'Vælg tid på dagen' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den side, hvor kunden skal vælge tidspunkt for bookingen, ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Vis røde tider: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt kunden kan se hvilke tider, der allerede er booket (gælder ikke hold/kursus og ubestemt tid/lokalebooking).
• Vis booking indhold: Ved at aktivere denne, kan du indsætte Erstatningskoder med den information du ønsker, der skal fremgå i frontend. 'Tekst på dato' er hvis du ønsker, at der skal være en fast tekst på klokkeslættet. 'Tekst ved hover' er den tekst der vil komme frem ved mouseover. Tiden eller teksten der vises følger Indstillingerne på den enkelte ydelse. 
• Summér alle kalendere: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt der kun skal vises ét sæt af tider og ikke ét sæt per kalender. Hvis funktionen aktiveres, samles alle kalendere under ét sæt tider og booking sker tilfældigt i en kalender, der har en ledig tid (gælder ikke hold/kursus og ubestemt tid/lokalebooking). Hvis du markerer boksen 'vis antal ledige tider', vil kunden kunne se, hvor mange kalendere der har en ledig tid i det pågældende tidsrum. Hvis en eller flere kalendere repræsenterer andet end en medarbejder, f.eks. et hold eller et lokale, skal denne funktion forblive deaktiveret. Bemærk at hvis kalendervælgeren er aktiv og kunden vælger en bestemt kalender, vil der stadig kun vises ledige tider i den valgte kalender. Hvis kunden ikke vælger en bestemt kalender, vil alle ledige tider dog blive vist sammen og ikke fordelt på de enkelte kalendere. Hvis kunden ingen indflydelse skal have på hvilken kalender, der bookes i, skal denne funktion aktiveres og kalendervælger-funktionen deaktiveres.
• Vælg frit start tidspunkt: Ved at aktivere denne funktion har kunden mulighed for frit at vælge starttidspunkt for ydelsen. Du har mulighed for at vælge i hvilke intervaller starttidspunkter skal udbydes. Det vil sige, at hvis du f.eks. vælger 15 min. intervaller, vil kunden få tilbudt et starttidspunkt hvert kvarter. Som udgangspunkt er denne funktion ikke aktiveret og systemet forsøger i stedet at optimere placeringen af ydelserne så du har færrest 'huller' i kalenderen. Hvis alle starttidspunkter tilbydes, giver dette større risiko for huller i kalender.
• Vis overskredne tider: Hvis dette felt markeres vil de overskredne tider på dags dato ikke blive vist.
• Vis kalender med første ledig tid øverst: Hvis du markerer denne boks, vil den kalender med den første ledige tid, være den der vil blive vist øverst, når kunden skal vælge en tid på dagen.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'Vælg tid – ubestemt (vælg selv) tid' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den side, hvor kunden skal vælge tidspunkt for bookingen ved ydelser med ubestemt tid, ser ud. For mere information om denne ydelsestype se separat vejledning om Lokalebooking. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Optaget vis: Du har her mulighed for at vælge, hvad kunden skal se, når et tidsrum allerede er booket. Som standard vises der blot 'Optaget', men du har mulighed for at vælge, at der i stedet for skal vises navnet på den kunde, der har booket tiden, eller navnet på den kundegruppe, som pågældende kunde tilhører. Det kan være relevant at vise navnet, hvis kalenderen repræsenterer en intern ressource som f.eks. en firmabil eller et mødelokale.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'Bekræft booking' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den side hvor kunden bekræfter bookingen, ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Vis kalendernavn: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt navnet på den kalender, der bookes i, vises. Funktionen er aktiveret som standard, det vil sige, at kunden kan se hvilken kalender, bookingen er foretaget i – Også hvis bookingen er blevet foretaget i en tilfældig kalender.
• Vis kommentar-felt: Du kan her give kunden mulighed for at skrive en kommentar til bookingen. Funktionen er aktiveret som standard.
• Vis kunde information: Du kan her vælge, at kunderne skal kunne se deres oplysninger, samt påkræve godkendelse af, at disse er korrekte før bookingen kan bekræftes.
• Skjul betalingsmuligheder til efter login: Du har her mulighed for at vælge, at kundens betalingsmuligheder først skal vises, efter de er logget ind. 
• Vis ekstra felter: Du kan her vælge, at eventuelle ekstra felter skal flyttes så de er synlige på den side, hvor der trykkes 'Bekræft booking'. Læs om ekstra felter her. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'Bekræftet booking' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan den side hvor kunden får bekræftet bookingen, ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Vis tilbage-knap/Vis log ud - knap: Hvis du fjerner fluebenet i disse bokse, vil kapperne ikke vises når kunderne er logget ind. Dette kan være en god ting når man f.eks. bruger token-login.

Under 'Online kortbetaling' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan online betaling vises for kunden. Bemærk at dette kræver tilkøb af Online betaling-modulet (Se separat vejledning om Online betaling-modulet for mere information). Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Vis i popup: Du har her mulighed for at vælge, hvorvidt betalingsvinduet (For betaling med kreditkort) vises i et popup vindue. Som standard er denne funktion ikke aktiveret og betaling foregår i det vindue, hvor bookingen også foregik.
• Tillad brug af andres personlige værdikort: Ved at markere denne boks, vil andre end ejeren af værdikortet kunne bruge det online, såfremt de har koden.
• Moms på betalingsgebyr: Her kan du markere, hvis du ønsker at tilføje moms på betalingsgebyret. 
• Få e-mail ved automatisk træk fejl: Her kan du markere, hvis du ønsker at modtage en mail hvis en automatisk trækning fejler. Denne mail indeholder bl.a. ordrenummeret, så du nemt kan finde ordren under 'Online ordrer' som tilgås under menupunktet 'Kasse' og/eller menupunktet 'Gave- / værdikort' afhængigt af hvilke tilkøbsmoduler du har.

Bemærk! Du kan angive flere e-mails ud for 'E-mail adresse', hvis du ønsker at flere medarbejdere skal modtage mailen om fejl. Du gør dette ved at sætte et komma mellem de e-mail adresser du angiver. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!  

Under 'Skemaer' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på, hvordan skemaer vises for kunden. Bemærk at dette kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet (Se separat vejledning om Spørgeskemamodulet for mere information).  Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Spørgeskema: Du har her mulighed for at vælge, hvornår oprettede spørgeskemaer vises. Som udgangspunkt vises spørgeskema inden vælg dato/tid, men du kan også vælge at vise spørgeskemaer efter vælg dato/tid. Bemærk at dette kun gælder for skemaer af typen 3-delt skema.
• Vedhæft PDF: Du har her mulighed for at oprette PDF-rapporter med spørgeskemaets svar, der enten kan bruges internt eller e-mailes til kunden.
• Tillad redigering: Tillad her at et skema kan rettes, indtil der bookes en ydelse hvortil det specifikke skema er tilknyttet. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Kundegruppe- / firmalogin' kan du ændre indstillinger, der påvirker dine firmaordninger (Se separat vejledning om Firmaordninger for mere information).  Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Kundegruppe- /firma-login: De indstillinger, du har mulighed for at ændre her, påvirker hovedsagelig den person, som du tildeler et login til kundegruppen. I en firmaordning kunne dette f.eks. være en sekretær i firmaet, der står for at administrere ordningen. Dette login oprettes under den enkelte kundegruppes indstillinger (Se Indstillinger for mere information). Ved at markere i 'Må oprette kunder' kan personen med dette login, som navnet antyder, oprette nye kunder i systemet. Ved at markere i den næste boks 'Email er påkrævet' kan du bestemme hvorvidt vedkommende samtidigt skal angive en email, når vedkommende opretter de førnævnte nye kunder. Ved at markere 'Må se oversigt/statistik' kan man med dette login se en oversigt over alle bookinger i kundegruppen. Ved at markere 'Login link til kunder' giver du dette login ret til at logge ind på de enkelte kundeprofiler, der er tilknyttet denne kundegruppe, og booke en tid på kundens vegne. Hvis 'Auto login ved opret' er markeret, logges der automatisk ind på kundens profil, når kunden oprettes. Ved at markere 'Aktiver slet kunde' og dernæst vælge en kundegruppe i drop down-menuen nedenunder, kan du når du sletter en kunde sørge for, at vedkommende bare bliver flyttet til en anden kundegruppe. Du kan så f.eks. oprette en kundegruppe med navnet 'Slettede kunder' og overflytte dem dertil hvorved du stadig beholder og gemmer data på kunden. Du skal i den forbindelse være opmærksom på at du skal inaktivere denne kundegruppe, så de slettede kunder ikke længere modtager f.eks. nyhedsbreve og påmindelser. Læs hvordan du inaktiverer en kundegruppe her. Ved at markere 'Må udfylde skemaer ved opret booking' giver du dette login ret til at udfylde skemaer, når der bookes på en kundes vegne, hvorimod du ved at markere 'Må rette skemaer under eksisterende bookinger' giver login'et ret til at rette i kundens eksisterende skemaer. Bemærk at de to sidstnævnte funktioner kun er relevante, hvis spørgeskemamodulet er tilkøbt (Se den seperate vejledning Spørgeskemamodulet for mere information).

Bemærk! Indstillinger, der kun er relevante for firmaordninger, bør ikke ændres medmindre firmaordninger anvendes!

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Generelt' kan du ændre indstillinger, der har indflydelse på bookingsystemets administrationsdel generelt. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Kalenderlogin restriktiv: Du har her mulighed for at gøre det kalenderlogin, du kan tilkoble til de enkelte kalendere, mere restriktiv. Hvis du aktiverer dette restriktive login, har man med kalenderlogin'et kun adgang til kunder i den kundegruppe, man er tilkoblet, man kan ikke rette arbejdstider og man har kun begrænset adgang til at rette kalenderens indstillinger. For mere information om at oprette dette kalenderlogin se Indstillinger.
• Kalendergrupper: Du har her mulighed for at aktivere kalendergrupper, der gør det muligt at opdele dine kalendere i grupper. Hvis du har oprettet mange kalendere, kan dette give dig et bedre overblik over kalenderne. Som standard er kalendergrupper ikke aktiveret.
• Ydelsesgrupper: Du har her mulighed for at aktivere ydelsesgrupper, der gør det muligt at opdele dine ydelser i grupper. Hvis du tilbyder mange ydelser, kan dette give dine kunder et bedre overblik over dine ydelser. Som standard er ydelsesgrupper ikke aktiveret.
• Åbningstider uger – default valgt: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt nyoprettede arbejdstider automatisk er aktive. Hvis funktionen er aktiveret, vil alle nyoprettede arbejdstider værende gældende og aktive for alle uger (Medmindre arbejdstiden er periodebegrænset – i så fald er arbejdstiden kun gældende for pågældende periode). Du skal her ind og vælge de uger fra, som du ikke ønsker arbejdstiden skal være gældende for. Hvis funktionen ikke er aktiveret, vil alle nyoprettede arbejdstider ikke være aktive for nogen uger – Du skal her ind og vælge de uger til, som du ønsker arbejdstiden skal være gældende for også selvom arbejdstiden er periodebegrænset. Funktionen er aktiveret som standard, hvorfor alle nyoprettede arbejdstider automatisk er aktive.
• Aktiver arbejdstyper: Du har her mulighed for at aktivere arbejdstyper. Bemærk at arbejdstyper kræver tilkøb af Kassemodulet (Se separat vejledning om Kassemodulet for mere information).
• Aftalekort: Du har her mulighed for at aktivere aftalekort-funktionen. Denne funktion gør det muligt at udprinte et aftalekort til dine kunder, der kan fungere som en påmindelse om den bookede tid (Se Aftalekort for mere information). Når du har aktiveret funktionen ved at sætte et flueben, fremkommer der flere felter (Som vist i skærmbilledet). Ved at sætte hak i boksen ud for 'Print alle aftaler' inkluderes alle kundens aktive reservationer på aftalekortet og ikke blot den booking, aftalekortet printes fra. Samtidig har du mulighed for at skrive en tekst, der vises øverst (tekst top), midterst (tekst aftale) og nederst (tekst aftale) på aftalekortet. Eksempelvis kunne der øverst stå 'Husk din tid på nedenstående dato' og nederst stå 'Hvis du skulle blive forhindret, bedes du venligst kontakte os på telefonnummer XX XX XX XX for at afbestille tiden'. Selve aftaleteksten skal du som udgangspunkt ikke ændre i.
• Nyhedsbrev - Opdater alle kunder: Du har her mulighed for at opdatere alle kunder til en bestemt nyhedsbrevsstatus. Du kan vælge at markere alle som 'Ja tak' eller alle som 'Nej tak'. Ved at vælge en af disse opdateres dine kunders nyhedsbrevsstatus så alle enten modtager eller ikke modtager nyhedsbreve. Bemærk at nyhedsbreve kræver tilkøb af marketingsmodulet (Se den separate vejledning Marketingsmodulet for mere information). Du skal være meget varsom med at bruge denne funktion! Funktionen er udviklet til at skulle bruges én gang, nemlig når marketingsmodulet aktiveres efter at du har oprettet kunder i kundedatabasen. Hvis du bruger funktionen på et senere tidspunkt, vil dine kunders nyhedsbrevsindstillinger slettes. Du kan dermed risikere at få utilfredse kunder, der modtager nyhedsbreve, selvom vedkommende har indikeret, at han/hun ikke ønsker det.
• Intelligent kundesøgning: Du kan her bestemme, hvorvidt systemet skal benytte den intelligente kundesøgning. Hvis denne funktion er aktiveret, søger kundesøgningsfelterne mere bredt efter kunder, der matcher din indtastning, og det er dermed nemmere at finde den kunde, du leder efter.
• Booking konkret - Ret BEF: Du kan her bestemme, hvorvidt det skal være muligt at rette de booking ekstra felter, som kunden udfyldte, da vedkommende foretog bookingen. Hvis funktionen er aktiveret, vil det være muligt at rette felterne på den konkrete booking.
• Aktiver link-ydelse: Her har du mulighed for at aktivere links til en specifik ydelse f.eks. til et specifikt hold / kursus. For mere information se indstillingerne for Ydelseslink.
• Booking konkret - Maker færdig: Her har du mulighed for at afslutte en igangværende booking før tid. Funktionen vil blive vist som ”Afslut booking” på en konkret booking, såfremt den er i gang, dvs. værende imellem start og sluttidspunktet. Funktionen afkorter bookingen og ændre sluttidspunktet til ”nu”. Ændringen vil også fremgå i loggen for bookingen (se Konkret booking, for mere information). Denne funktion er som default slået fra.
• Ferie-/Lukket: Du har her mulighed for, at indstille om du ønsker at systemet skal lægge en arbejdstid ind i kalenderen (anbefales) eller bookinger ind hver eneste dag, når du under 'Indstillinger' -> 'Ferie / Lukket' lukker ned i en periode. Vi anbefaler 'Luk med arbejdstider', da det vil gøre det nemmere for dig at slette/lave ændringer. Bemærk! Hvis 'Luk med arbejdstider' er valgt, vil den være gældende uanset hvad der er valgt under Arbejdstyper under 'Kasse'.
• Ude af drift: Her kan du indstille hvorvidt du ønsker at systemet skal lægge en arbejdstid ind i kalenderen (anbefales) eller bookinger ind hver eneste dag, når du tager en kalender ud af drift. Vi anbefaler 'Luk med arbejdstider', da det vil gøre det nemmere for dig at slette eksisterende bookinger eller flytte dem til en anden kalender. Bemærk! Hvis 'Luk med arbejdstider' er valgt, vil den være gældende uanset hvad der er valgt under Arbejdstyper under 'Kasse'.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under fanen 'Genindkald' kan du aktivere genindkald af dine kunder. Aktiver genindkald af kunder-funktionen gør det muligt at aktivere automatisk genindkaldelse af kunder til en behandling med jævne mellemrum. Du bestemmer hvor ofte de skal udsendes og i hvor lang tid. 

Under 'Genindkald' kan du indstille følgende: 

Genindkald: For at aktivere 'Genindkald' skal du her markere i boksen 'Aktiver genindkaldelse af kunder'. 

Vis ikon på kunden ved manglende genindkald: Du kan markere her, hvis du ønsker der skal være et synligt ikon ud for kunder, der ikke har genindkald oprettet. Det vil i så fald være det røde ikon i parantesen der vil være komme frem. 

Kør forskudt: Det er muligt at få systemet til at kigge genindkald igennem X antal dage før den angivne dato. Dvs. hvis du har sat genindkald til f.eks. 20/5, så kan systemet lave et tjek f.eks. 10 dage før og finde de kunder frem, som er sat til genindkald 20/5. På denne måde bliver der tid til at udsende breve og tjekke listen igennem inden genindkald den 20/5. Så det antal dage du skriver i boksen, skal være det antal dage inden genindkald, du ønsker at systemet skal lave dette tjek. 

Under overskriften Indkald skabeloner kan du vælge hvilke genindkald-skabeloner der skal oprettes og med hvilke indstillinger. Se hvordan du opretter disse skabeloner længere nede i denne guide. 

Under Forudvalgte indstillinger kan du som navnet antyder forudvælge hvilke indstillinger en e-mail skabelon skal oprettes med, når den oprettes manuelt på kundens profil. Disse indstillinger inkluderer:  

• Inkald via: Herud for kan du angive hvordan dine kunder som udgangspunkt skal modtage genindkald. Du kan her vælge 'Forudvælg e-mail', 'Forudvælg fysisk brev' og 'Forudvælg SMS'. Denne indstilling kan dog ændres inde på den enkelte kundeprofil efterfølgende. 
• Ydelse: Angiv her hvilken ydelse der skal sendes genindkald på.  
• Frekvens: Angiv her hvornår den næste genindkald som udgangspunkt skal sættes fra. Du kan her bl.a. vælge mellem 'Hver måned' eller 'Hvert halve år'.  
• Fortsæt: Angiv her hvor længe der skal sendes genindkald ud. Vælg her mellem 'En gang', 'Uendeligt' eller vælg selv et specifikt antal gange med 'X antal gange' (Dette kunne evt. være et forløb på 5 år).   

Nederst kan du vælge at markere ud for enten 'Autobook', 'Send email', 'Send SMS', 'Send brev' eller 'Overfør til genindkaldsliste'. Her bestemmer du hvordan den første genindkaldelse skal sendes ud. 

Du opretter skabelonen manuelt på kundens profil ved at trykke 'Opret genindkald' -> under 'Genindkald skabelon' vælger du 'Opret manuelt' i drop down-menuen og de valgte indstillinger vil så være valgt som udgangspunkt. Genkaldelsen vil så ligge på kundens profil således:

Læs mere i denne guide om  Genindkald via kundeprofilen. 

Oprettelse af skabeloner:

Under 'Inkald skabeloner' kan du oprette skabeloner ved at trykke på 'Opret skabelon'. Du kommer derefter til en ny side hvor du kan rette selve skabelonen. 

Under 'Ret genindkald-skabelon' skal du nu indstille følgende:

Ydelse: Angiv her hvilken ydelse der skal sendes genindkald på. Ex. hvis du kun vil lave genindindkald på ydelsen "kontrol" og ikke alle andre ydelser, som kunden har booket.

Frekvens (vælg én): Angiv her hvornår den næste genindkald som udgangspunkt skal sættes fra. Du kan her bl.a. vælge mellem 'Hver måned' eller 'Hvert halve år'. Ex. hvis du vil lave genindkald hvert år, vil systemet automatisk sætte datoen 1 år frem.

Fortsæt (vælg én): Angiv her hvor mange gange der skal sendes genindkald ud. Vælg her mellem 'En gang', 'Uendeligt' eller vælg selv et specifikt antal gange med 'X antal gange' (Dette kunne evt. være et forløb på 5 år).

Når du har oprettet en skabelon vil den fremgå på en liste under 'Indkald skabeloner' hvor du altid har mulighed for at rette eller slette den.

Oprettelse af steps: 

Hver gang du opretter en genindkaldskabelon, skal du samtidigt oprette 'Steps'. Disse steps er knyttet til den specifikke skabelon og bestemmer hvor mange steps der skal være gældende hver gang denne specifikke skabelon skal sendes ud. 

Til højre for skabelonindstillingerne kan du oprette disse 'Steps'. Ved at oprette dem bestemmer du hvor mange 'Steps' der skal være i et genindkaldelsesforløb og hvad der skal ske ved de enkelte steps. Når du vælger 'Opret step' popper der et vindue frem hvori du kan angive hvornår første 'Step' skal finde sted efter den fastsatte genindkaldsdato. Skriv det valgte antal dage ud for 'Kør efter dage'.

Under det sted hvor du opretter dine 'steps', har du mulighed for at flytte en dato for kundens genindkald. Det gør du under punktet 'Kasse flyt dato'. Her kan du søge efter bestemte varenumre og tilføje varer, der så vil ligge på en liste under 'Varer'. Hvis et eller flere af de søgte varenumre/varer bliver solgt i kassen, vil kundens genindkald flyttes, så den passer til denne dato. 

Når du trykker på 'Ret' ud for et 'step', kommer du til siden 'Ret genindkaldskabelon step' hvor du vælger hvad der skal ske på det specifikke step.

Her kan du vælge de følgende:

Vælg handling ud fra kundens bookinger: Sætter du flueben her, kan du vælge hvad næste skridt i genindkaldelsesforløbet skal være på baggrund af kundens handlinger. For en uddybning af hvilke handlinger du og kunden kan lave, se her. 

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem): Hvis du sætter flueben her, vil systemet selv booke en tid til kunden. Systemet søger efter en ledig tid i kalenderen fra genindkalsdatoen og 30 dage frem. Her kan yderligere vælges hvad der skal ske hvis autobookingen fejler. Så kan du markere i enten 'Send e-mail', 'Send en SMS', 'Send brev' eller 'Overføre til genindkaldsliste'. 

Send e-mail: Du kan her vælge at sende en e-mail til kunden. Til dette formål skal der oprettes e-mailskabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter e-mailskabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik e-mailskabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send SMS: Du kan her vælge at sende en SMS til kunden. Til dette formål skal der oprettes SMS-skabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter SMS-skabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik SMS-skabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send brev: Du kan her vælge at sende et brev til dine kunder. Du kan selv oprette brevskabeloner, se her.  

Overfør til genindkaldliste: Her kan du markere hvis du ønsker at overføre kunden til en genindkaldsliste. Du kan derudover give kunden en markering der er en form for ekstra status, som du kan koble på kunden. Denne vil så følge kunden og være synlig på listen.  

Afslut forløb: Her kan du vælge at afslutte et genindkaldelsesforløb. 

Vælger du 'Vælg handling ud fra kundens bookinger' vil der være flere mulige handlinger foretaget af kunden, som du kan agere ud fra. Ofte vil "Vælg handling ud fra kundens bookinger" være at bruge som step 2 eller 3 i et genindkaldsforløb.

Du skal tage stilling hvad der skal ske ud fra disse handlinger:

​Gennemført booking: Har kunden booket en tid til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldsdatoen frem til datoen hvorpå du har sat ex andet step til at køre (indstillingen kør antal dage), skal du herunder vælge hvad der skal foretages. 

Fremtidig booking: Hvis kunden har booket en tid til den ydelse skabelonen er sat op til, der går ud over datoen du har angivet til step 2, skal du altså herunder vælge næste skridt.

No-show booking: Hvis kunden ikke dukker op til den ydelse/booking skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, samt at bookingen er markeret 'No-show', skal du herunder vælge næste skridt. 

Slettet booking: Har kunden valgt at slette en booking til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, skal du herunder vælge næste skridt. 

Ingen booking: Har kunden ikke foretaget en booking til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, skal du herunder vælge næste skridt.

Uanset hvilken handling kunden har foretaget, skal du vælge hvad næste skridt skal være. Her gælder det for alle scenarierne at du kan vælge følgende (Disse valgmuligheder og deres betydning er forklaret ovenfor.):

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem)

Send e-mail

Send SMS

Send brev

Overfør til genkaldsliste

Afslut forløb. 

Kalender - Abonner på iCal

• iCal – Kun dato og tid: Du har her mulighed for at indstille iCal-funktionen til, at den kun medtager dato og tidspunkt for bookingerne og ikke f.eks. hvilken ydelse, der er booket. Se separat vejledning om iCal-funktionen for mere information.
• iCal manuelt indhold: Hvis dette felt er markeret, vil der poppe et tekstfelt frem, hvori du har mulighed for selv at bestemme al det indhold, der skal overføres til din iCal-kalender. Du kan her tilføje både tekst og erstatningskoder. Når denne indstilling er valgt, vil iCal altså benytte indholdet i denne tekstboks frem for det normale indhold til at beskrive bookingen. Når du vælger denne vil felterne nedenunder forsvinde, og fluebenene der evt. er sat over eller under denne indstilling, vil med denne funktion aktiveret ingen betydning have på indholdet. Funktionen "overruler" så at sige alle de andre felter. Se her erstatningskoderne der kan benyttes til at indsætte information om en kunde samt en konkret booking. 
• iCal – Status: Ved at aktivere denne boks kan du få status på dine bookinger med over i din iCal. Dvs. at hvis der f.eks. sker ændringer med en booking, den bliver slettet eller kunden ikke er fremmødt, vil disse informationer blive medtaget i din iCal.
• iCal - BEF: Hvis dette felt er markeret, medtages booking ekstra felter også i iCal-funktionen.
• iCal - JFF: Hvis dette felt er markeret, medtages journal ekstra felter også i iCal-funktionen.

Kunde - iCal link i mail efter booking

• iCal - Link i mail: Ved at aktivere denne funktion vil du kunne udsende mails til dine kunder med et link til en kalenderinvitation. Dvs. at når dine kunder trykker på linket vil de kunne få overført deres aftale til deres respektive kalendere.
  Du kan her vælge at tilføje tekst og erstatningskoder til tre tekstbokse.

• Tekstboksen 'Lokation på kalender side og kalender invitation' giver dig mulighed for at tilføje en lokation til kalender siden og kalender invitationen. Hvis du ikke ønsker at tilføje lokation, skal du lade feltet stå tomt.
• Tekstboksen 'Tekst på kalender invite side' refererer til teksten der vises på kalender invitationssiden.
• Tekstboksen 'Tekst i kalender invitationen' refererer til den tekst der vises på hhv. google calendar, yahoo calendar, outlook calendar og ical filerne. Kalenderinvitationen virker både på desktop og mobil.

Du skriver teksten, der skal stå i mailen og opretter linket under: 'Indstillinger' -> 'Tekster' -> 'Online booking – SMS / E-mail' -> 'Bekræftende e-mail' eller 'Booking ændret'.

For at oprette linket skal du først skrive den tekst, du ønsker der skal stå, f.eks. 'Føj til kalender'. Herefter laver du denne tekst til et hyperlink ved at markere teksten og gå til egenskaber for hyperlink. Her skal 'Protokol' være sat som <anden> og erstatningskoden [CALINVLINK] skal indsættes som URL.

Kunden vil få vist oplysningerne om den ydelse der er booket, samt have mulighed for, at vælge den type kalender, som aftalen skal tilføjes til. Bemærk! Hvis du indsætter linket ind i mailen for 'booking ændret', vil den tidligere booking ikke automatisk blive slettet, det skal kunden selv ind og gøre.

Ressurce - Abonner på iCal

iCal - manuelt indhold: I de to tekstfelter ud for denne, 'Overskrift' og 'Beskrivelse', har du mulighed for selv at bestemme alt det indhold, der skal beskrive dine ressurcer og hvilken information der skal være knyttet til denne. Du kan her tilføje både tekst og erstatningskoder og beslutter dermed selv hvilken information der medtages.

• E-mail: Her kan du indtaste én eller flere e-mail adresser, som du ønsker at sende noget til, når en online booking gennemføres (kundebook). Du har også mulighed for at indsætte et eller flere Booking ekstra felter som set på billedet ovenfor. Ønsker du at tilføje flere e-mail adresser eller booking ekstra felter, separeres disse med komma (,).
• Send mødeinvitation: Ved at aktivere denne får du adgang til yderligere felter i forbindelse med udsendelse af mødeinvitation.
• Rediger emne, lokation og beskrivelse for møde: Såfremt du har indtastet gyldige e-mail adresser i feltet ovenfor vil der blive sendt en mødeinvitation til disse, ved nye kundebookinger. Møde invitationen vil indeholde det valgte emne, den valgte lokation og den valgte beskrivelse. Såfremt du ikke har indtastet noget i lokation vil systemet benytte den adresse der er tilknyttet dit aftalenummer. I felterne lokation og beskrivelse kan du også benytte booking ekstra felter. Ved brug af Booking ekstra felter, udfyldes disse ved selve bookingen og vil fremgå i mødeinvitationen.
• Egen kopi bekræft mails: Her kan du markere, hvis du ønsker at BEF-filer der er udfyldt og oploadet ved en booking, skal vedhæftes dine egenkopi-mails. 

Under 'Marketing' kan du ændre indstillinger, der påvirker Marketingsmodulet. Bemærk at dette kræver tilkøb af Marketingsmodulet (Se separat vejledning om Marketingsmodulet for mere information). Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Send kopi marketing mails: Ved at aktivere denne funktion og indtaste den ønskede e-mailadresse har du mulighed for at modtage en kopi af samtlige marketingsmails du sender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du har mange kunder og dermed sender mange e-mails, modtager du samme antal i din egen inbox – Sender du 1000 mails, modtager du 1000 mails.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Kvik book' kan du ændre indstillinger, der påvirker kvik book-funktionen. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Værdikort betaling: Ved at aktivere denne, vil du få mulighed for at lave bookinger i kvik book, hvor der samtidig bliver trukket klip fra kundens klippe-/abonnementskort. Du slipper derved for at skulle gøre det efterfølgende. Bemærk! For at bookingen kan betales med klippekort/abonnementskortet, skal kortet være personligt til kunden og holdet/ydelsen der bookes, skal være knyttet til kortet.
• Opret – Kunde: Du kan her bestemme, hvorvidt der SKAL være valgt en kunde for at en kvik booking kan foretages. Som standard er denne funktion ikke aktiveret, hvorfor det er muligt at foretage en kvik booking, hvor der ikke er tilknyttet en kunde.
• Opret – CPR: Du kan her bestemme, hvorvidt et CPR-nummer felt skal vises og dermed kan udfyldes, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan samtidig bestemme, hvorvidt CPR-nummer SKAL udfyldes, før kunden kan oprettes.
• Opret – Fødselsdato: Du kan her bestemme, hvorvidt et fødselsdagsfelt skal vises og dermed kan udfyldes, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan samtidig bestemme, hvorvidt fødselsdato SKAL udfyldes, før kunden kan oprettes.
• Opret – Køn: Du kan her bestemme, hvorvidt et køn-felt skal vises og dermed kan udfyldes, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan samtidig bestemme, hvorvidt køn SKAL udfyldes, før kunden kan oprettes.
• Opret – Adresse: Du kan her bestemme, hvorvidt adressefelter skal vises og dermed kan udfyldes, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan samtidig bestemme, hvorvidt adresse SKAL udfyldes, før kunden kan oprettes.
• Opret – Telefon: Du kan her bestemme, hvorvidt et telefonnummer eller et mobilnummer SKAL udfyldes, før kunden kan oprettes.
• Opret – Nyhedsbrev: Du kan her bestemme, hvorvidt et 'nyhedsbrev, ja tak'-felt skal vises, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan hermed tilmelde kunden til nyhedsbrevslisten på det tidspunkt du opretter kunden. Bemærk at nyhedsbrev kræver tilkøbt af Marketingsmodulet.
• Opret - Nyheds-SMS: Du kan her bestemme, hvorvidt et 'nyhedsbrev SMS, ja tak'-felt skal vises, når du opretter en ny kunde via kvik book. Du kan hermed tilmelde kunden til nyhedsbrevslisten på det tidspunkt du opretter kunden. Bemærk at nyhedsbrev kræver tilkøb af Marketingsmodulet.  
• Opret - Oprettet af: Du kan her bestemme, hvorvidt der skal fremkomme et 'Oprettet af medarbejder'-felt, når du opretter en kunde via kvik book. 
• Auto vælg kundegruppe: Du kan her bestemme, hvorvidt default kundegruppen (dit eget firma) automatisk vælges medmindre en anden kundegruppe aktivt vælges eller hvorvidt man SKAL vælge kundegruppe for at kunne foretage en booking. Som standard er denne funktion aktiveret, det vil sige, at medmindre en anden kundegruppe vælges, bookes der automatisk i default kundegruppen.
• Auto søg alle: Du kan her bestemme, hvorvidt der automatisk skal søges i alle ydelser, hvis ydelse ikke er valgt, eller om ydelse SKAL vælges. Som standard er denne funktion aktiveret, hvorfor der automatisk søges i alle ydelser, hvis ydelse ikke er valgt.
• Vælg frit start tidspunkt: Ved at aktivere denne funktion har man i kvik book mulighed for frit at vælge starttidspunkt for ydelsen. Du har samtidig mulighed for at vælge i hvilke intervaller starttidspunkter skal udbydes. Hvis du f.eks. vælger 15 min. intervaller, vil der blive tilbudt et starttidspunkt hvert kvarter. Som udgangspunkt er denne funktion ikke aktiveret. Systemet forsøger i stedet at optimere placeringen af ydelserne så du har færrest 'huller' i kalenderen. Hvis alle starttidspunkter tilbydes, giver dette større risiko for huller i kalender.
• Vis overskredne tider: Hvis dette felt markeres vil de overskredne tider på dags dato ikke blive vist.
• Send bekræftelsesmail: Udover at kunne sende en bekræftelsesmail til din kunde, har du her også mulighed for at sende en mail, når kundens booking er blevet ændret. Hvis dette felt valgt udsender bookingsystemet automatisk en mail til kunden, når du laver rettelsen inde fra bookingsystemet. Du kan også vælge at sende mailen manuelt til kunden inde fra den konkrete booking, hvor du blot skal trykke på 'Bekræft booking ændret'. Hvis du har indstillet din kalender til at du modtager mails ved nye eller slettede bookinger, så vil du også modtage en mail om ændringen.
• Fjern fra venteliste: Hvis bookingen sker fra ventelisten, vil tilmeldingen til ventelisten automatisk blive fjernet, såfremt denne boks markeres.
• Vis røde tider: Her kan du aktivere, at du kan se bookede tider i kvik book. Du har desuden mulighed for at vælge hvor meget information du ønsker at se. I boksen 'tekst på datoboks' kan du vælge at skrive en tekst som vil fremgå på dato boksen i kvik book. I boksen 'tekst ved hover' kan du tilføje en tekst samt Erstatningskoder, som vil fremgå når du holder musen over de bookede tider. Boksen 'tekst for hold' giver dig mulighed for at tilføje detaljer om det enkelte hold, ved brugen af Erstatningskoder for hold. I boksen 'tekst for kunde på hold' vil du kunne tilføje Erstatningskoder med eks. kundens navn, så du kan se hvilken kunde der et booket på holdet.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Kunde' kan du ændre indstillinger, der påvirker den såkaldte kundeprofil, der udgør kundens oplysninger. Bemærk, at nogle af de efterfølgende indstillinger kræver tilkøb af Krypteret linje/journal-modulet (Se separat vejledning om Krypteret linje/journal-modulet for mere information). Det vil blive noteret hvilke indstillinger, der kun har relevans, hvis du har tilkøbt dette modul. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Kunde CPR-nummer: Du kan her bestemme, hvorvidt et CPR-nummerfelt skal vises under kundeoplysninger.
• Kunde CPR-nummer unik: Du kan her bestemme, at et CPR-nummer skal være unikt, dvs. at der kun må være én kundeprofil med et givent CPR-nummer. 
• Vis kontaktpersoner: Du kan her aktivere kontaktpersonmodulet, der giver dig mulighed for at indtaste kundens kontaktpersoner i systemet (Se Kontaktpersoner for mere information).
• Kunde fødselsdato: Du kan her bestemme, hvorvidt et fødselsdatofelt skal vises under kundeoplysninger.
• Kunde køn: Du kan her bestemme, hvorvidt et køn-felt skal vises under kundeoplysninger.
• Kundegruppevælger: Du kan her bestemme, hvorvidt en kundegruppevælger skal vises under kundeoplysninger. Hvis denne funktion er aktiveret, har du under kundeoplysninger mulighed for at flytte kunden til en anden kundegruppe.
• Kunde journal - Arkivering: Denne indstilling er kun relevant, hvis du har tilkøbt Krypteret linje/Journal-modulet. Du har her mulighed for at aktivere muligheden for at arkivere journalen. (Se Oprettelse af journal for mere information).
• Kunde journal - Editor: Denne indstilling er kun relevant, hvis du har tilkøbt Krypteret linje/Journal-modulet. Du har her mulighed for at aktivere en editor på dine journalgrupper. Hermed kan du lave eksempelvis tabeller, der gør at du kan lave nogle fine skabeloner. Bemærk at denne funktion allerede er aktiveret for nye kunder, men den skal aktiveres manuelt for kunder der allerede benytter journaler. 
• Kunde journal – Sortering: Denne indstilling er kun relevant, hvis du har tilkøbt Krypteret linje/Journal-modulet. Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt de nyeste indlæg i journalen skal vises i toppen eller i bunden.
• Kunde journal – Slet indlæg: Denne indstilling er kun relevant, hvis du har tilkøbt Krypteret linje/journal-modulet. Du kan her bestemme hvor lang tid efter et indlægs oprettelse det kan slettes. Bemærk at efter udløbet af dette tidsrum er det ikke længere muligt at slette indlægget.
• Kunde journal – Ret indlæg: Denne indstilling er kun relevant, hvis du har tilkøbt Krypteret linje/journal-modulet. Du kan her bestemme hvor lang tid efter et indlægs oprettelse det kan ændres. Bemærk at efter udløbet af dette tidsrum er det ikke længere muligt at ændre indlægget.
• Udskriv reservationer: Du kan her bestemme hvilken information, der skal medtages, når du udskriver reservationer fra kundeoplysningssiden. Du kan vælge, hvorvidt ekstra felter og journalfelter skal medtages – Som standard medtages de. Du kan herudover bestemme, hvorvidt du kun ønsker at medtage ydelsens starttidspunkt (Fra-tid) og dermed ikke ydelsens sluttidspunkt.
• Auto optæl kunde nr.: Du kan her bestemme, hvorvidt dine kunder automatisk skal tildeles et kundenummer.
• Sæt næste kunde nr.: Når du har aktiveret automatisk nummering af dine kunder, har du mulighed for at bestemme, hvilket nummer den næste kunde, der oprettes, skal tildeles. Hvis du f.eks. indstiller kundenummeret til 1000, vil næste kunde få nummeret 1000, næste igen 1001 osv.
• Skemaer - Vis slettede felter: Hvis du markerer her, vil slettede felter der tidligere har været udfyldt af kunden i et skema, blive medtaget, når du eksporterer disse data til en .csv-fil. Se også guiden om eksport af data her.  
• Kan dele debitor: Her kan du markere, hvis du ønsker at flere kunder skal kunne dele den samme debitor. Denne funktion vil så være automatisk aktiveret på alle dine debitorer. Du kan ikke tilknytte flere kunder til samme debitor, medmindre denne er aktiveret. På samme tid kan du markere 'Skal aktiveres per debitor': Det betyder at du selv skal aktivere funktionen inde på den enkelte debitor. Du kan dermed selv vælge på hvilke debitorer du vil kunne tilknytte flere kunder. Læs mere om denne funktion i FAQ'en her.
• Sekundær debitor: Aktiver muligheden for at angive en sekundær debitor på kundekortet, denne vil automatisk være valgt ifbm. brug af splitfaktura i kassesystemet. (Læs mere om splitfaktura her)
• Sekundær debitor navn: Her kan du vælge hvad feltet for den sekundære debitor skal hedde på kundekortet, eksempelvist kommune.
• Sekundær debitor gruppe: Sættes en debitorgruppe her, så begrænset de debitorer der kan vælges mellem i dropdown til sekundær debitor på kundekortet, til kun at være debitorer der tilhører den valgte debitorgruppe. (Læs mere om debitorgrupper her).
• Primær/sekundær behandler: Ved at markere her, vælger du om der skal knyttes en primær og evt. en sekundær behandler til en specifik kunde. Når denne er valgt, vil den primære/sekundære behandler fremgå samt kunne rettes flere steder i systemet - herunder på selve kundeprofilen, på en konkret booking samt i kassen. Ud for 'Primær behandler' kan du vælge 'Alle kalendere' eller en specifik kalender. Ud for 'Sekundær behandler' er det også muligt at vælge 'Alle kalendere' samt en specifik kalender og derudover også 'Kun primær', så der altså kun er valgt en primær behandler.
• Alder alert ikon: Her kan du aktivere at der vises et ikon hvis en kunde er yngre end den alder I sætter.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

• Betalingsstatusikon: Ved at aktivere denne kan du få vist et stort betalingsstatusikon, inde på den konkrete booking, så du nemt kan se om bookingen er betalt eller ej.
• Ekstra link: Her kan du aktivere et ekstra link, der f.eks. kan linke bookinger til et eksternt system.
• Vis booket kundegruppe: Ved at aktivere denne kan du se og ændre kundegruppen for en kunde, når du er på en specifik booking. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under "Udtræk bookinger, vis listefunktioner:

• Opdater booking status: Hvis du har aktiveret booking status, kan du ved at markere denne boks få mulighed for at tilføje status til bookingerne, når du befinder dig under udtræk/vis bookinger.
• Træk bookinger til kassen: Ved at markere denne boks, vil du kunne trække bookinger over i kassen, indefra 'udtræk/vis bookinger'.
• Opdater booking status og træk bookinger til kassen: Ved at markere denne boks, vil du få en knap, som er en kombination af de to ovenstående. Denne vil give mulighed for at fortage begge de to ovenstående på samme tid.

Under "Begræns den maksimale længde på booking tekst ved udtræk:

• Maksimale antal tegn i booking teksten: Her kan du angive det maksimale antal tegn, det skal være muligt at indtaste i booking teksten når du laver et udtræk. Skriv antallet af tegn i den lille boks. Ønsker du ikke at der er nogen begrænsninger mht. tegn, skal du blot skrive 0 i boksen. 

Husk altid at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Tjek for manglende kundeoplysninger' kan du ændre indstillinger, der giver dig mulighed for nemt at opdage, hvis du mangler oplysninger om dine kunder. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Kundeoplysninger – Manglende: Du har her mulighed for at aktivere en funktion, der giver dig besked, hvis der på kunden mangler at blive udfyldt en eller flere oplysninger. I så fald vil der blive vist et ikon ved siden af kundens navn i kundeprofilen, i kalendervisningerne, i kassen og på konkrete bookinger. Ved at trykke på ikonet har man mulighed for at udskrive en seddel med en oversigt over manglende oplysninger. Denne seddel kan kunden udfylde, hvorefter du kan indtaste oplysningerne i systemet.  Ved at markere (eller afmarkere) boksene nedenfor har du mulighed for at bestemme, hvilke oplysninger der skal tjekkes for, dvs. hvilke oplysninger der skal mangle for at ikonet vises.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Kalendervisninger' kan du ændre indstillinger, der påvirker, hvordan dine kalendere vises. Du kan dermed foretage en række kosmetiske rettelser på dags- og ugevisningen. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Vis kun aktive kalendere: Hvis dette felt er valgt, vil kun aktive kalendere blive vist i dags-/uge-/månedsoversigten. Kalendere vil dog altid blive vist i oversigten ved behandler-/kalenderlogin og ved direkte link til kalenderen. Denne funktion er som default ikke slået til. Dvs. at som standard vises også inaktive kalendere.
• Anbring restriktioner på flytning af bookinger: Ved markering af dette felt, kan du her vælge at anbringe restriktioner på flytning af bookinger. Dvs. at bookingen kun kan flyttes hvis tid, resourcer, personale, etc. tillader dette.
• Vis ikon - Vigtig note: Du kan her bestemme, hvorvidt et 'Vigtig-ikon' skal vises på bookinger. Ikonet vises, når der enten er skrevet en note på bookingen eller når der er skrevet en vigtig note på den kunde, som bookingen tilhører. Funktionen er aktiveret som standard.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

• Dagsvisning – Vis ledige: Du kan her bestemme, hvorvidt ledige tider, som defineret under kalenderes arbejdstider, skal vises i dagsvisningen. Denne funktion er aktiveret som standard.
• Dagsvisning – Starttider på linje: Du kan her bestemme, hvorvidt samme starttider skal vises på samme linje i dagsvisningen. Dette letter overblikket over dagens bookinger. Denne funktion er aktiveret som standard.
• Ugevisning – Vis ledige: Du kan her bestemme, hvorvidt ledige tider, som defineret under kalenderens arbejdstider, skal vises i ugevisningen. Denne funktion er aktiveret som standard.
• Uge- /dagsvisning – Fjern ”Ude af drift”: Hvis denne funktion er aktiveret, fjernes kalendere, der er markeret som ude af drift, fra kalendervisningerne på den dag, hvor kalenderen er taget ud af drift (Se Tag kalender ud af drift for mere information).
• Uge- /dagsvisning – Kalendernavn: Du kan her bestemme hvor mange tegn af kalendernavn, der skal vises. Jo flere tegn, der vises, des mere uoverskuelig bliver kalendervisningerne. Som standard vises de første 14 tegn af navnet, hvilket giver et overskueligt overblik.
• Dagsvisning – boks højde: Du kan her bestemme højden på den boks, der indeholder en booking eller en ledig tid. Indstillingen påvirker kun boksen, som den vises i dagsvisningen. Højden defineres i pixel, standarden er 45 px.
• Dagsvisning – boks bredde: Du kan her bestemme bredden på den boks, der indeholder en booking eller en ledig tid. Indstillingen påvirker kun boksen, som den vises i dagsvisningen. Bredden defineres i pixel, standarden er 130 px.
• Ugevisning – boks højde: Du kan her bestemme højden på den boks, der indeholder en booking eller en ledig tid. Indstillingen påvirker kun boksen, som den vises i ugevisningen. Højden defineres i pixel, standarden er 45 px.
• Ugevisning – boks bredde: Du kan her bestemme bredden på den boks, der indeholder en booking eller en ledig tid. Indstillingen påvirker kun boksen, som den vises i ugevisningen. Bredden defineres i pixel, standarden er 130 px.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / ydelse: Du kan her bestemme, hvorvidt navnet på den bookede ydelse skal vises i bookingboksen. Som standard vises navnet ikke.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / ydelse tillæg: Du kan her bestemme, hvorvidt eventuelle ydelsestillæg skal vises i bookingboksen. Som standard vises ydelsestillæg ikke.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / kundegruppe: Du kan her bestemme, hvorvidt navnet på den kundegruppe, der er blevet booket i, skal vises i bookingboksen. Som standard vises navnet ikke.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / adresse: Du kan her bestemme, hvorvidt kundens adresse skal vises i bookingboksen. Som standard vises adressen ikke.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / kontakt: Du kan her bestemme, hvorvidt kundens kontaktinformation skal vises i bookingboksen. Som standard vises kontaktinformationen ikke.
• Uge-/ dagsvisning – Boks / Extra felter: Du kan her bestemme, hvorvidt eventuelle udfyldte ekstra felter skal vises i bookingboksen. Som standard vises ekstra felter ikke. For mere information om ekstra felter se Ekstra felter.
• Uge-/ dagsvisning – MO / adresse: Du kan her bestemme, hvorvidt kundens adresse skal vises i det såkaldte Mouse-Over felt, der er den boks, der fremkommer, når du kører musen over en booking. Adressen vises her som standard.
• Uge-/ dagsvisning – MO / kontakt: Du kan her bestemme, hvorvidt kundens kontaktinformation skal vises i det såkaldte Mouse-Over felt, der er den boks, der fremkommer, når du kører musen over en booking. Kontaktinformationen vises her som standard.
• Uge-/ dagsvisning – MO / Extra felter: Du kan her bestemme, hvorvidt eventuelle ekstra felter skal vises i det såkaldte Mouse-Over felt, der er den boks, der fremkommer, når du kører musen over en booking. Som standard vises ekstra felter ikke.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

• Indstil det tidsrum der skal vises: Her vælger du hvilket tidsrum du vil have vist i din kalender. Tidsrummet spænder fra 00-24 og du kan f.eks. vælge kun at vise fra 8-16.
• Snap til nærmeste: Der er oprettet tre intervaller på 5, 15 og 30 minutter. Disse intervaller indstiller i hvilket interval bookingen skal starte, når der oprettes en ny booking direkte i kalenderen. Vælges intervallet ”15 min.” vil bookingens starttidspunkt være 10.00 såfremt musen er mellem 10.00 og 10.15. Dvs. at bookingen placeres med start ved nærmeste kvarter. 
• Resize interval: Her kan du instille intervallet for hvor meget en booking skal udvides/mindskes ved drag-to-resize. Man har mulighed for at vælge 5 minutter eller 15 minutter. Som udgangspunkt er intervallet på 5 minutter valgt for alle kunder. Hvis du f.eks. har en booking der slutter kl. 09.10 og vil udvide denne med drag-to-resize sat til 15 min, så er den næste tid den snapper til 09.25. 
• Indstil tekststørrelse: Her kan du vælge tekststørrelsen på bookinger i kalenderen. Hvis der ikke vælges noget her, vil den automatisk sættes til standardstørrelsen.
• Indstil højde på timer: Her vælger du hvor høje dine timer skal fremgå i kalenderen.
• Indstil bredde på booking: Her vælger du hvor brede dine bookinger skal fremgå i kalenderen.
• Indstil højden på kalenderen: Her vælger du hvor høj din kalender skal fremgå på skærmen. 
• Vis tekst på arbejdstider: Ved at markere denne, kan du gøre arbejdstiderne i kalenderen bredere samt gøre navnet på arbejdstiden synligt som lodret tekst.  
• Indstil tiden for auto-refresh: Indtast her et valgfrit antal sekunder til at afgøre, hvor ofte du ønsker, at din kalender automatisk skal opdateres.
• Tidsstempler: Her kan du vælge om du vil have tidspunktet for en given booking til at fremgå på denne, når du opretter den i din kalender. 
• Gennemtving flytning af bookinger: Her kan du vælge, om det skal være muligt at flytte en booking til en kalender, selvom denne står til ikke at kunne udføre den pågældende ydelse. 
• Indstil den viste tekst på bookingen: Indtast her, hvilke oplysninger du ønsker skal fremgå på en given booking ved at kopiere en erstatningskode, og indsætte den i mellem den allerede eksisterende <div> og </div> kolonne. For eksempel, som vist her: <div class='cev__section'>[YDELSENAVN]</div>. (Se erstatningskoder for mere information)
• Indstil den viste tekst i detalje-vinduet: Indtast her, hvad du ønsker skal vises i detalje-vinduet, som vises, når du klikker på en booking. Indsæt en valgfri erstatningskode i mellem de eksisterende <div> og </div> kolonner for at indstille dette.
• Indstil den viste tekst for hold på bookingen: I denne boks vælger du, hvilke oplysninger du ønsker at se for hold på bookingen. Indstil dette ved at indsætte en valgfri erstatningskode i mellem de eksisterende <div> og </div> kolonner. 
• Indstil den viste tekst per person på hold på bookingen: Vælg her, hvilke oplysninger du ønsker skal fremgå per person på hold på bookingen ved at indsætte en valgfri erstatningskode i feltet mellem <div> og </div>.
• Indstil den viste tekst for hold i detalje-vinduet: Bestem her, hvilke oplysninger du ønsker skal fremgå i detalje-vinduet, som vises, når du klikker på en given booking. Indsæt blot en erstatningskode i feltet mellem de eksisterende <div> og </div> kolonner.
• Indstil den viste tekst per person på hold i deltaje-vinduet: Vælg her, hvilke oplysninger du ønsker skal fremgå for hver person på hold i detalje-vinduet, som vises, når du klikker på en given booking. Dette gør du ved at indsætte en valgfri erstatningskode i feltet mellem <div> og </div>.
• Vælg hvilke ikoner der vises på bookingen:  Vælg her, hvilke ikoner du ønsker at se på en given booking. For mere info omkring, hvilke ikoner og dertilhørende erstatningskoder du kan indsætte, se her.
• Vis vigtig note hvis der er booking tekst: Hvis der er markeret her, vil der blive vist et 'vigtig note'-ikon på bookingen, hvis der er en bookingtekst knyttet til bookingen. 

Bemærk! Boksene nævnt ovenfor i Avanceret visning 2.2 er som standard allerede udfyldt og indstillet til at vise diverse informationer. Hvis du allerede er tilfreds med den information, som fremgår i din kalender, behøves du derfor ikke ændre noget i disse bokse.

Du skal være opmærksom på, at jo mere information du vil have vist i bookingboksen, des mere uoverskueligt bliver det. Husk at du altid kan gå videre til den konkrete booking for at se al information, der er registreret om pågældende booking (Se Konkret booking for mere information).

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Print dag / uge' kan du ændre indstillinger, der påvirker, hvordan dine print af dags- og ugevisningen ser ud. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.   

Du har her følgende muligheder:

• Ugeprint, sideskifte pr. dato: Hvis denne funktion er aktiveret, printes ny dato altid på nyt papir. Det vil sige, at hvis man printer en ugevisning, vil hver ugedag blive printet på en ny side. Denne funktion er aktiveret som standard.
• Medtag i print: Du har her mulighed for at vælge, hvad der medtages i printet. Som standard medtages følgende information om bookingerne: Klokkeslæt, kundenavn, medarbejdernr., kundeoplysninger (tlf, email mv), kundeadresse, ydelse og kommentarer.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring! 

Under 'Booking status' kan du ændre indstillinger, der påvirker dine muligheder for at tilføje en status til dine bookinger. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Aktiver booking status: Du har her mulighed for at aktivere brugen af booking status, der giver dig mulighed for at tilføje en status til dine bookinger (Se Booking status for mere information). Når du har aktiveret funktionen ved at sætte et flueben, fremkommer der flere felter (Som vist i skærmbilledet). Du har nu mulighed for at oprette en ny status. Indtast navnet på den ønskede status og tryk 'Opret'. Statussen er nu oprettet! Du har mulighed for at slette de oprettede statusser ved at trykke 'Slet' ud for den status, du ønsker slettet. Du har endvidere mulighed for at rette de oprettede statusser ved at trykke 'Ret ' ud for den status, du ønsker at rette. Du har her mulighed for at tilføje eller slette et ikon til statussen og bestemme, hvorvidt 'No-show'-feltet på den konkrete booking automatisk skal opdateres, når denne status vælges (Se Konkret booking for mere information). Hvis du f.eks. har en booking status, der hedder 'Udeblevet', kan det indstilles, at 'No-show'-feltet automatisk skal markeres, når denne status vælges.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Faktura' kan du ændre indstillinger, der påvirker faktura-funktionen. Bemærk at brug af faktura kræver tilkøb af Kassemodulet (Se separat vejledning om Kassemodulet for mere information). Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.   

Du har her følgende muligheder:

• Faktura betaling: Du har her mulighed for at aktivere brugen af faktura. Som standard er fakturabetaling ikke aktiveret.
• Sæt næste faktura nr.: Du har her mulighed for at bestemme hvilket fakturanummer, der skal bruges til næste faktura. GECKO Booking tildeler automatisk fakturanumre til dine faktura, men du kan vælge at indstille dine egne fakturanumre. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du skifter til GECKO Booking efter at have brugt et andet system og gerne vil fortsætte med at anvende samme fakturanummerrække. Informationen i parentesen viser det nuværende fakturanummer. 
• Faktura linje, ekstra tekst: Du kan her indsætte erstatningskoder, som er tilknyttet en konkret booking. Funktionen vil trække oplysningen ind på alle fakturalinjer. Se mere om erstatningskoder og den konkrete booking her.
• Skjul moms på faktura: Du kan markere i denne boks, hvis du ønsker at momsen skal skjules på dine fakturaer. 
• Sæt næste rykker nr.: Du har her mulighed for at bestemme hvilket rykkernummer, der skal bruges til den næste rykker der skal udsendes. GECKO Booking tildeler automatisk numre til dine rykkere, men du kan også vælge at indstille dine egne rykkernumre her. Informationen i parentesen viser det nuværende rykkernummer. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Kassenumre' kan du ændre indstillinger, der påvirker de kassenumre, der bruges. Kassenumre er det ID, som din kasse tildeles hver gang du åbner en ny kasse.  Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet (Se separat vejledning om Kassemodulet for mere information).  Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Brug egne kassenumre: Du har her mulighed for at aktivere brugen af egne kassenumre. Som standard tildeler GECKO Booking automatisk kassenumre til dine kasser, men du kan vælge at indstille dine egne kassenumre. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du skifter til GECKO Booking efter at have brugt et andet system og gerne vil fortsætte med at anvende samme kassenummerrække. Når du har aktiveret denne funktion, har du mulighed for at sætte næste kassenummer.
• Sæt næste kassenr.: Når du har aktiveret egne kassenumre, har du her mulighed for at bestemme hvilket kassenummer, der skal bruges til næste kasse. Hvis du f.eks. indstiller kassenummeret til 1000, vil næste åbne kasse blive tildelt kassenummeret 1000, næste igen 1001 osv.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Lager' kan du ændre indstillinger, der påvirker lager-funktionen. Bemærk at brug af lager kræver tilkøb af Kassemodulet (Se separat vejledning om Kassemodulet for mere information). Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Benyt lager: Du har her mulighed for at aktivere brugen af et varelager. Som standard er lagerfunktionen ikke aktiveret.
• Vis på vareliste?: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt varelageret skal være aktiveret på varelisten. Varelisten er den vareoversigt, der fremkommer, når du under 'Kasseindstillinger' vælger 'Varer'. Som standard er denne funktion aktiveret, hvorfor varelageret vil vises her, når lagerfunktionen er aktiveret.
• Ret på enkelt vare?: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt det skal være muligt at ændre en vares lagerstatus under visningen af den enkelte vare. Som standard er denne funktion aktiveret, hvorfor varelageret vil vises her, når lagerfunktionen er aktiveret.
• Fælles lager: Hvis du har mere end en kasse tilsluttet kontoen, kan du her vælge om de skal benytte et fælles lager eller om de skal benytte sig af forskellige lagere. Som standard benyttes separate lagere, hvis flere kasser er oprettet.
• Standardlager: Du har her mulighed for at bestemme hvilken kasse og dermed hvilket lager, der skal benyttes i online shoppen.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'E-conomic integration' kan du ændre indstillinger, der påvirker e-conomic-funktionen. Bemærk at brug af E-comomic kræver tilkøb af Kassemodulet (Se separat vejledning om Kassemodulet for mere information) samt at du benytter regnskabsprogrammet, e-conomic. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.   

Kasseafstemninger: Her skal du trykke på 'Gå til kasseindstillinger', for at aktivere muligheden for at eksportere kasseafstemninger til regnskabsprogrammet e-conomic. Under fanen 'Indstillinger til kasseafstemning eksport' kan du aktivere denne funktion. 

Forbind til e-conomic: Du har her mulighed for at forbinde til e-conomic med integrationen, APP token. Har du ikke en APP token, skal du klikke på 'Klik her og få en med det samme'. Du vil nu få vist et vindue, hvor du skal angive aftalenr., bruger-ID og adgangskode til E-conomic og derefter trykke på 'Giv adgang'. Din APP token bliver nu oprettet. Denne skal du kopiere og indsætte i feltet ud for 'APP token' i GECKO.

Fakturakladder: Du kan her aktivere brugen af fakturakladder. Dette betyder, at du kan eksportere både fakturaer og online ordrer til en fakturakladde i e-conomic. Der er dermed mulighed for stadig at rette kladden og tjekke at alt stemmer, inden du bogfører den endeligt. Selve bogføringen sker først i e-conomic. Du har under 'Fakturakladder' forskellige indstillingsmuligheder:

Du skal indtaste et debitor ID ud for 'Opret på debitor' som modsvarer den debitor du ønsker fakturakladderne oprettet på i e-conomic. Derudover skal varenumrene fra GECKO også eksistere i E-conomic, idet varelinjerne på fakturakladden i e-conomic kun kan oprettes med eksisterende varenumre. Nedenunder kan du markere ud for 'Online ordre' eller 'Faktura' og vælge, om du vil overføre dine online ordrer og/eller fakturaer til fakturakladder i e-conomic. Du kan både markere ét enkelt eller begge felter. Når du har markeret et eller begge felter, vil der blive vist tre tekstfelter, hvori der kan indsættes erstatningskoder. 

Her kan bl.a. indsættes følgende (koderne kan indsættes i alle felter):

[EACH_BOOKING_BEGIN]
[bookingKonkretId] - [BOOKINGDATE] - [SERVICENAME]
[EACH_BOOKING_END]
 

Har du har markeret, at dine online ordrer skal overføres til fakturakladder i e-conomic, kan du eksportere disse via din online ordre-oversigt ('Kasse' -> 'Online ordre'). Eventuelle online fakturaer kan også overføres via online ordre-listen, hvis der er markeret i 'Faktura'-feltet. 

Har du markeret at dine fakturaer skal overføres til fakturakladder i e-conomic, kan du eksportere disse via din fakturaoversigt ('Kasse' -> 'Debitoroversigt' -> 'Fakturaoversigt'). 

Hver gang du overfører en faktura eller online ordre til en fakturakladde i e-conomic, vil en 'Incident'-liste med grønne og røde ikoner vise, om din overførsel er korrekt (grøn) eller indeholder fejl (rød). Er der kun grønne ikoner, er din overførsel korrekt, men indeholder den røde ikoner, er der fejl. Du skal dernæst beslutte om du blot vil rette fejlene i fakturakladden i e-conomic eller om du vælger at slette overførslen, rette fejlene og overføre til fakturakladden igen. 

Under 'Forudbetaling' kan du ændre indstillinger der påvirker muligheden for at benytte funktionen forudbetaling som betalingsmetode i kassen, ved køb af diverse varer. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Bemærk! Denne funktion skal først aktiveres af GECKO. Kontakt os derfor hvis du ønsker at anvende funktionen. 

Du har her følgende muligheder:

• Forudbetaling: Du har her mulighed for at aktivere brugen af forudbetaling. Som standard er forudbetaling ikke aktiveret.
• Forudbetaling varenr.: Her skal du angive et varenummer til forudbetalingen. Det skal gøres, da forudbetalingen er en vare der skal kunne købes i kassen. Når forudbetalingen har fået et varenummer, har du i kassen mulighed for at søge direkte efter denne vare i varekartoteket vha. feltet 'Varenr.'.
• Forudbetaling varenavn: Her angiver du et navn til forudbetalingen. Når varen har fået dette varenavn, har du i kassen mulighed for at søge direkte efter denne vare i varekartoteket vha. feltet 'Beskrivelse'. 

Du kan læse mere om hvordan du anvender forudbetaling som betalingsmetode i kassen her. 

Under 'Værdikort' kan du ændre indstillinger, der påvirker dine værdikort. Bemærk at brug af værdikort kræver tilkøb af Gavekortmodulet (Se separat vejledning om Gavekortmodulet for mere information). Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Alternativ print: Hvis denne funktion er aktiveret, er det muligt at udprinte værdikort i en alternativ størrelse, dvs. i en anden størrelse end A4, der er standard. Denne funktion giver dig derfor mulighed for at lave specielle værdikort, der passer til dit ønskede design. Print-selv værdikort vil dog altid være i A4-størrelse. Hvis denne funktion er aktiveret, vil der fremkomme nye værdikorttekster under 'Indstillinger' -> 'Tekster', der indeholder den tekst, der indsættes på værdikort udprintet i en alternativ størrelse. Hvis du både har print-selv værdikort og værdikort i en alternativ størrelse, skal du derfor lave alle værdikorttekster i to versioner.
• Alternativ printstørrelse: Du kan her vælge, hvilken størrelse de alternative værdikort skal have. Ved at markere boksen 'Skaler standard tekst til valgt størrelse (skal tilrettes efter)', vil de nye værdikorttekster have den størrelse, du har valgt. Husk at tilrette teksterne til værdikort med en alternativ størrelse.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under displayindstillinger kan du ændre en række displayindstillinger for bookingsystemet. Displayindstillinger påvirker både den del af bookingsystemet, som du ser, og den del af bookingsystemet, som kunden ser. Indstillingerne ændres ved at markere den displayindstilling, du ønsker, og derefter trykke 'Opdater' i bunden af siden.

Du har her følgende muligheder:

• Sprog - Online booking: Du har her mulighed for at bestemme, hvilket sprog dine kunder skal se online booking i, og hvorvidt kunden skal kunne vælge mellem flere sprog. Ud for 'Default' kan du vælge, hvilket sprog online booking som default skal vises i. Du kan dog også gøre det muligt for kunden at vælge, hvorvidt han/hun ønsker at se online booking på dansk eller på engelsk. Før du aktiverer denne mulighed, anbefales det dog, at du sikrer dig, at teksterne er som ønsket. Hvis du f.eks. har foretaget rettelser i de danske tekster, skal du foretage de samme rettelser i de engelske tekster. Du kan aktivere muligheden for at rette i teksterne ved at markere boksen 'Aktiv' ud for de sprog, som kunden skal kunne vælge imellem. Hvis boksen 'Aktiv' er markeret f.eks. ud for både dansk og engelsk, vil du under 'Tekster' have mulighed for at rette i både en dansk og en engelsk version af samme tekst (Se Tekster for mere information). Når du har tilrettet teksterne til dine behov, kan du aktivere kundens mulighed for at vælge sprog ved at markere boksen 'Vis flag' ud for de sprog, du ønsker, kunden skal kunne vælge imellem. Hvis kunden vælger at se online booking på engelsk, vil vedkommende også få tilsendt de engelske versioner af f.eks. bekræftelses- og påmindelsesemails.
• Mobil landekode: Landekoden er gældende for det land du sender fra. Dvs. +298 hvis du sender fra Færøerne, og +45 hvis du sender fra Danmark.
• Sprog - Backend: Du har her mulighed for at vælge, hvilket sprog administrationsdelen af bookingsystemet skal vises i, dvs. den del af bookingsystemet som kun du kan se.
• Tidszone: Du har her mulighed for at vælge, hvilken tidszone bookingsystemet skal vises i.
• Talformat: Du har her mulighed for at vælge, hvilket talformat bookingsystemet skal vises i.
• Tidsformat: Du har her mulighed for at vælge, hvilket tidsformat bookingsystemet skal vises i.
• Datoformat: Du har her mulighed for at vælge, hvilket datoformat bookingsystemet skal vises i.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!