Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Kunder


Indholdsfortegnelse

1.5  Kunder
   1.5.1  Kundegrupper
   1.5.2  Indstillinger
   1.5.3  Udtræk bookinger
   1.5.4  Importer kunder
   1.5.5  Marketing
   1.5.6  Kunder
      1.5.6.1  Kundeoplysninger
      1.5.6.2  Indstil kundeydelser
      1.5.6.3  Genindkald
      1.5.6.4  Kontaktpersoner
   1.5.7  Ekstra felter
   1.5.8  Dubletter

1.5 Kunder

Under menupunktet 'Kunder' har du adgang til dine kundegrupper, samt kunderne heri. Du kan her oprette nye kundegrupper og kunder, ligesom du også kan se og ændre eksisterende kundegrupper og kunder. Du kan samtidig se statistik over bookinger, importere kunder til bookingsystemet, samt tilføje ekstra felter, som kunder skal udfylde, når de booker en tid. Hvis du har tilkøbt Marketingsmodulet, er det også her du har adgang til det. Ved at trykke på menupunktet 'Kunder' kommer du direkte til en oversigt over oprettede kundegrupper.


1.5.1 Kundegrupper

Du kan i GECKO Booking oprette flere kundegrupper. Disse kundegrupper vil have forskellige kundekartoteker, hvorfor du kan oprette forskellige arbejdstider og forskellige ydelser for hver gruppe, samt ændre mange indstillinger separat. Dét at have flere kundegrupper anvendes som oftest, hvis du har firmaaftaler, hvor du f.eks. udbyder en service til en virksomheds medarbejdere til specialpris og i et specielt tidsrum. Kundegrupper kan også anvendes, hvis din virksomhed er fordelt på flere lokaliteter, hvorfor du har behov for at have virksomhedens lokaliteter adskilt i bookingsystemet.

I mange tilfælde vil det dog ikke være relevant at have flere kundegrupper, idet der kun er behov for den ene standard kundegruppe. For mere information om kundegrupper og firmaordninger se  Firmaordninger.

Ved at trykke på menupunktet 'Kunder' kommer du til en oversigt over kundegrupper. Øverst på siden kan du se en oversigt over oprettede kundegrupper.

Du vil i oversigten kunne se og ændre navnet på kundegrupperne. Hvis du kun har én kundegruppe, vil kundegruppenavnet som oftest være navnet på din virksomhed, f.eks. Klinik GECKO. Du har her følgende muligheder:

Nederst på siden kan du oprette en ny kundegruppe ved at indtaste gruppens navn og trykke på 'Opret kundegruppe'. Kundegruppen er nu oprettet og fremgår nu af oversigten. Husk at ændre kundegruppens indstillinger så de svarer til det ønskede.


1.5.2 Indstillinger

Du kan ændre indstillingerne for den enkelte kundegruppe ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter på 'Opdater' i bunden af siden.
Mange af indstillingerne er kun relevante, hvis du benytter dig af flere kundegrupper til firmaordninger. Indstillinger, der kun er relevante for firmaordninger, uddybes i den separate vejledning  Firmaordninger. Indstillinger, der kun er relevante for firmaordninger, bør ikke ændres, medmindre firmaordninger anvendes!

Ved at åbne fanebladene kan du se og ændre kundegruppens indstillinger i den pågældende kategori.


Bemærk! Du har under en kundegruppes indstillinger mulighed for at slette kundegruppen. Du skal dog være opmærksom på, at en sletning af en kundegruppe vil medføre en sletning af alle tilhørende bookinger, kunder, statistik osv. Du skal derfor være meget varsom med at slette en hel kundegruppe.


Under 'Generelt' har du mulighed for at ændre følgende generelle indstillinger for kundegruppen:

  • Kundegruppe navn.
  • Aktiv: Denne er som udgangspunkt sat som aktiv. Hvis du afmarkerer denne, kan du gør du en kundegruppe inaktiv. Kunderne deri vil så ikke længere modtage nyhedsbreve og påmindelser og det vil heller ikke være muligt at søge efter dem i dit system. BEMÆRK! Du kan IKKE inaktivere dine primære kundegruppe. Læs her yderligere information om hvad der ellers påvirkes, hvis en kundegruppe gøres inaktiv. 
  • Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af kundegruppen, der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KUNDEGRUPPEBESKRIVELSE].
  • Kundegruppe ”Opret kode”: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.
  • Online booking - Side 1 - kundegruppevælger: Bestem, hvilke kundegrupper, kunderne i denne kundegruppe skal have adgang til i kundegruppevælgeren. Du kan vælge, at alle dine kundegrupper skal være tilgængelige i kundegruppevælgeren, eller at kun udvalgte kundegrupper skal kunne vælges. Bemærk, at dette kræver, at du har aktiveret kundegruppevælgeren (se Front-end. Side 1 - logget ind for mere information).
  • Arbejdstider, ydelser og ekstra felter: Bestem, hvorvidt kundegruppen skal have egne arbejdstider, ydelser og ekstra felter eller om de skal være lig en anden kundegruppe. Som udgangspunkt har kundegruppen egne arbejdstider, ydelser og ekstra felter.
  • Afsender navn og afsender e-mail: Indtast et afsendernavn, samt en afsenderemail. Hvis dette er indtastet sendes e-mails til kunder med denne afsenderinformation.
  • Egne tidsindstillinger: Bestem, hvorvidt kundegruppen skal have sine egne indstillinger for dage frem, plusdage, sletdage og ret tid. Når du har aktiveret funktionen, fremkommer der flere felter, hvor du kan ændre tidsindstillingerne. Dette er som oftest kun relevant i forbindelse med firmaordninger.
  • Kasse: Hvis der vælges en bestemt kasse her, vil der automatisk blive skiftet til den pågældende kasse, når du tilgår denne fra enten en konkret booking eller fra kundekortet og kunden tilhører denne kundegruppe. Er der ikke valgt en specifik kasse her, vil du blive overført til den sidst aktive kasse. 

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Hvis du vælger at gøre en kundegruppe inaktiv, som beskrevet ovenfor, så vil det have betydning flere steder i systemet. For det første vil det betyde at der ikke længere vil sendes følgende til en kunde der ligger i en inaktiv kundegruppe:

  • E-mails og SMS påmindelser 
  • Marketingtriggers 
  • Nyhedsbreve
  • Genindkald 

Derudover vil der ikke længere blive gennemført autotrækninger for en kunde der ligger i en inaktiv kundegruppe. 

For det andet vil der på selve kundegruppeoversigten og kundekortet også være ændringer. Hvis du inaktiverer en kundegruppe, vises denne for sig selv på en liste under de aktive kundegrupper. 

På kundekortet vil der under 'Kunde information' stå hvis den kundegruppe kunden tilhører en inaktiv gruppe. Dette vil være indikeret med 'Inaktiv'.  

For det tredje vil kunder i en inaktiv kundegruppe have begrænsede loginmuligheder. De vil nemlig ikke længere kunne logge ind. 


Under 'Kundebooking' har du mulighed for at ændre følgende indstillinger, der er relevante for kundernes booking:

  • Max antal bookinger: Bestem, hvor mange aktive reservationer en kunde må have. Aktiver funktionen ved at markere 'Max antal bookinger' og angiv et maksimum for, hvor mange bookede tider en kunde må have på samme tid. Du kan samtidig indtaste den tekst, der vises til kunden, når dette antal er nået.
  • Vis pris og varighed: Vælg om prisen og varigheden af ydelser og tillægsydelser skal vises til kunden. Selvom du kan ændre disse indstillinger ligegyldigt om du benytter dig af firmaordninger eller ej, anbefales det som hovedregel, at du kun foretager ændringer, hvis du anvender firmaordninger.
  • Eksisterende bookinger: Vælg, hvilke oplysninger kunden kan se om sine eksisterende bookinger, når han/hun er logget ind i online booking, samt hvorvidt han/hun må rette i udfyldte tredelte skemaer. Bemærk, at brugen af tredelte skemaer kræver, at spørgeskemamodulet er tilkøbt.
  • Ældre reservationer: Vælg om kunden skal kunne se sine tidligere reservationer, når han/hun er logget ind.
  • Vis alle bookinger til kundegruppe: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Venteliste' kan du vælge de informationer kunden skal indtaste når han/hun tilmelder sig ventelisten. Du kan aktivere, at kunden skal angive en periode samt tidsinterval, som han/hun ønsker behandlingen skal være inden for.  Derudover kan du vælge at tilføje et kommentarfelt, hvor kunden kan skrive eventuelle bemærkninger, samt at kunden skal bekræfte tilmeldingen.

  • Automatisk venteliste: Ved at aktivere automatisk venteliste, vil der automatisk blive udsendt en email/sms til kunder på ventelisten, når en anden kunde sletter en booking, som matcher tiden.

Under 'Kundegruppelogin' kan du ændre følgende indstillinger, der giver mulighed for at benytte et kundegruppelogin:

  • E-mail + kode: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Kundegruppetæller' kan du ændre følgende indstillinger, der giver mulighed for at benytte en kundegruppetæller. Bemærk, at denne funktion som udgangspunkt kun er relevant, hvis du benytter dig af firmaordninger.

  • Aktiver kundegruppetæller: Aktiver brugen af en kundegruppetæller, der indebærer,  at alle kunder i kundegruppen tildeles et bestemt antal bookinger, hvor, at når disse er opbrugt, kan kunden som udgangspunkt ikke booke flere tider. Kundens antal bookinger vil automatisk tælle ned for hver behandling han/hun booker uanset, hvilken ydelse der bookes.
  • Default antal bookinger: Indtast det antal bookinger, hver kunde tildeles ved oprettelse.
  • Nulstil alle kunder til default: Nulstille antallet af klip og derved opfyld alle kundegruppens konti med bookinger igen.
  • Book hvis overskredet: Bestem, hvorvidt kunder må booke selvom han/hun ikke har flere bookinger tilbage ved (marker for 'ja'). Hvis denne funktion er aktiveret, vil kundens antal bookinger gå i minus, hvis han/hun booker videre efter bookinger er opbrugt.
  • Overskredet tekst: Indtast den tekst, kunden vises, hvis der ikke er flere bookinger tilbage. Teksten kan f.eks. indeholde en besked om, at kunden ikke kan booke flere ydelser eller at fremtidige bookinger vil skulle betales på egen hånd.
  • Kundegruppebookinger tilbage: Se antallet af tilbageværende bookinger samlet for alle kunder i kundegruppen. Du kan altid se antallet af bookinger en enkelt kunde har tilbage på den enkelte kundes profil.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


Under 'Online betaling' har du følgende muligheder:

  • Aktiver online betaling: Hvis du har tilkøbt online betaling-modulet kan du aktivere online betaling for denne kundegruppe.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under denne fane har du følgende to muligheder:

Under 'Flyt alle kunder til' kan du flytte samtlige kunder i den pågældende kundegruppe over til en anden kundegruppe. 

En anden mulighed er at markere alle kunder i en kundegruppe med en specifik markering. Det gør du ved at vælge den ønskede markering i drop-down-menuen. Hvis de ikke skal beholde markeringen i den nye gruppe vælger du 'Afmarker alle'.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme ændringerne.


1.5.3 Udtræk bookinger

Du har mulighed for at se udtræk over bookinger. Dermed kan du let danne dig et overblik over f.eks. alle bookinger i en bestemt periode, antallet af kunder, der udeblev fra en aftale, samt hvilke ydelser, der bookes flest af. Udtrækkene kan hentes ved at trykke på 'Bookinger'/'Vis' ud for den ønskede kundegruppe på kundegruppeoversigten og herefter sætte et udvalg af nedenstående kriterier.

Påkrævede kriterier:

  • Vælg hvilken kundegruppe, du vil se udtræk for. Ved at vælge 'Alle kundegrupper' kan du se udtræk på tværs af kundegrupper. Bemærk dog, at du i udtrækket ikke kan se, hvilken kundegruppe en bestemt booking tilhører.
  • Vælg, hvilken kalender, du ønsker at se udtræk for. Her kan du også se udtræk på tværs af alle kalendere, samt se, hvilken kalender bookingen er foretaget i.
  • Vælg hvilken periode du ønsker at se statistik for. Herunder skal du vælge, om perioden for udtræk gælder dato for udførsel af booking eller dato for oprettelse af booking.

Tryk på 'Opdater visning'. Du kan nu se en oversigt over bookinger foretaget i perioden opdelt i aktive, ældre og slettede bookinger.
 

Valgfrie kriterier:

  • Ved at markere 'Vis kun kunder med markering' kan du se en oversigt over de bookinger der er blevet foretaget af kunder med en bestemt kundemarkering. Læs guiden her for mere information om disse. 
     
  • Ved at markere 'Vis kun ”No shows”/udeblivelser' kan du se en oversigt over de bookinger, hvor kunden er udeblevet fra sin aftale i den valgte periode (se konkret booking for mere information). Denne funktion kan være brugbar til f.eks. at se, hvorvidt det har en effekt på antallet af fremmødte kunder at sende SMS påmindelser.
  • Ved at markere 'Medtag kunder uden bookinger (kun eksport)' kan du medtage alle kunder i udtrækket – også kunder, der ikke har bookinger i den valgte periode. Bemærk dog, at denne mulighed kun eksisterer, når du eksporterer udtrækket til et .CSV-format eller et .XML-format og ikke når du får vist udtrækket online.
     
  • Ved at markere 'Vis kalender / ydelser statistik' vises en oversigt over antallet af bookinger fordelt på ydelser. Hvis 'Alle kalendere' er valgt vises oversigten også fordelt på kalendere. Du kan hermed se hvilke ydelser, der bookes flest af, og hvilke kalendere, de bookes mest i.

Ekstra muligheder:

  • Hvis du har aktiveret booking status-funktionen kan du lave udtræk over de enkelte statusser. Som udgangspunkt medtages statuskriteriet ikke i søgningen, men du kan i drop-down menuen vælge hvilken status, du ønsker at se udtræk for.
     
  • Hvis du gør brug af journalnotater kan du filtrere ud fra, hvorvidt disse er udfyldt på dagen eller ej. Ligeledes kan du filtrere kunder med eller uden billede uploadet på deres journal.
     
  • Hvis du gør brug af booking ekstra felter kan du få udtræk over et bestemt ekstra felt ved at vælge det ønskede ekstra felt i drop-down listen.

Foruden at se udtrækket online kan du eksportere udtrækket til et .CSV-format eller et .XML-format (formater der bl.a. kan læses af Microsoft Excel). Du kan også få vist en printvenlig version af udtrækket. Marker det ønskede, og tryk derefter på 'Opdater visning'.

Husk at trykke på 'Opdater visning', når du foretager ændringer!


1.5.4 Importer kunder

Du kan importere et kundekartotek fra et andet system til GECKO Booking. Dermed slipper du for at skulle indtaste samtlige kunder manuelt, hvis du allerede har et kundekartotek i et elektronisk format.

Du importerer kunder ved at trykke 'Gå til importer' på kundegruppeoversigten ud for den kundegruppe, du ønsker at importere kundekartoteket til. Den fil, der indeholder kundekartoteket, skal være i .CSV-format (kan bl.a. laves i Microsoft Excel). Al information behøver ikke være udfyldt i filen. Hvis eksempelvis telefonnummer ikke er registeret på alle kunder, efterlades disse felter blot tomme. Der tages ikke højde for store og små bogstaver. Dvs., at m123 og M123 opfattes som værende samme kunde.

Du skal vælge det felt, der unikt identificerer den enkelte kunde:

  • Hvis du vælger 'E-mail' bliver kunder med en e-mail, der allerede er i systemet opdateret under importen med den information, som filen indeholder. Alle andre oprettes som nye kunder.
  • Hvis du vælger 'Medarbejdernr.' bliver kunder med et nummer, der allerede er i systemet opdateret under importen, mens alle andre oprettes som nye kunder.
    Medarbejdernummer refererer til, at kundegrupper oftest anvendes i forbindelse med firmaordninger, hvor kunden i så fald vil have et medarbejdernummer i pågældende firma. Nummerfeltet kan dog bruges til at referere til hvilket som helst nummer (se kundeoplysninger for mere information).
  • Hvis du vælger 'Alle er nye', matches der ikke på felter. I stedet køres alle på listen ind som nye kunder. Kode-feltet benyttes kun ved oprettelse af nye kunder. Hvis feltet er blankt laver systemet automatisk en kode til kunden.

Ved at markere feltet 'Auto book tid?' og udfylde informationen er det muligt at booke en tid til en liste af kunder automatisk. Det er dog en forudsætning, at der er tid til den ønskede ydelse i den ønskede kalender i den ønskede tidsperiode. Kunder oplyses IKKE om deres tildelte tid. Dette skal gøres manuelt ved evt. at lave en statistikeksport i GECKO Booking og derefter bruge brevfletningsfunktionen i Microsoft Word.

Ved at markere feltet 'Auto opret skema?' og vælge det ønskede skema er det muligt at uploade en kundefil og tilknytte et skema uden, at der bliver foretaget bookinger.


1.5.5 Marketing

Hvis du har tilkøbt marketingsmodulet vil der under 'Kundegrupper' være et link til hertil. Se den separate vejledning om marketingsmodulet for mere information om modulet og dettes muligheder.


1.5.6 Kunder

I dit kundekartotek kan du få et overblik over de kunder, der er oprettet i systemet. Du kan tilgå dit kundekartotek ved at trykke på 'Kunder' -> 'Vis' ud for den ønskede kundegruppe på kundegruppeoversigten.

Øverst kan du se en oversigt over eksisterende kunder. Hvis du har et stort kundekartotek, skal du være opmærksom på, at der kun vises 50 kunder per side. Du kan bevæge dig frem og tilbage mellem de forskellige sider under kundelisten. Kundedatabasen kan hurtigt vokse sig meget stor, hvorfor du altid kan søge direkte efter en kunde ved hjælp af søgefeltet til højre.

Du kan redigere de eksisterende kunder ved at trykke 'Ret' ud for kunden, hvorefter du vil komme videre til en side med oplysninger om den pågældende kunde (se Kundeoplysninger for mere information). Samtidig kan du også slette kunden ved at markere 'Slet?' og derefter trykke på 'Slet markerede'.

Nederst på siden kan du oprette en ny kunde ved at indtaste de ønskede informationer og trykke på 'Opret ny kunde'. Kunden er nu oprettet, og du sendes automatisk videre til en side med oplysninger om kunden. Du kan her tilføje yderligere oplysninger (se Kundeoplysninger for mere information).


1.5.6.1 Kundeoplysninger

Under 'Kundeoplysninger' kan du se al information, der er registreret om den pågældende kunde. Dette inkluderer bl.a. kontaktoplysninger, samt de bookinger og køb, som kunden har foretaget. Kundeoplysningerne udgør dermed kundens kundeprofil.

Du kan gå videre til denne side fra mange forskellige steder i bookingsystemet - eksempelvis via kundekartoteket.

Øverst til højre har du følgende muligheder:

  • Quick login: Gå direkte til kundens frontend, dvs. online booking, og foretag en booking til kunden. Bemærk! Pr default er det kun superadministratoren, der har adgang til 'Quick login', men det er muligt at give andre administratorer adgang. Dette gør du under Loginindstillinger.
  • Til kasse: Gå direkte til kassen, hvor kunden kan foretage en betaling. Bemærk, at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.
  • Til kvikbook: Gå direkte til kvik book og foretag en booking til kunden.
  • Send e-mail /SMS: Kontakt kunden via e-mail eller SMS.
  • Indstil kundeydelser: Indstil ydelsers varighed og pris specifikt for denne kunde.
  • Tjek for dubletter: Tjek hvorvidt der eksisterer dubletter til kunden, dvs., hvorvidt denne kunde har oprettet flere profiler.

Afhængigt af hvilke moduler du har tilkøbt, vil du have forskellige muligheder. I de skærmbilleder, der vises her, vises mulighederne i en kundeprofil, hvor Spørgeskemamodulet, Kassesystemmodulet og Gavekortmodulet er tilkøbt. Ved at åbne et faneblad kan du se den information, der er registreret om kunden i den pågældende kategori.


Under 'Dokumenter' kan du oprette dokumenter direkte på kundens profil. For at oprette disse kræver det at Dokumentmodulet er tilkøbt. Derudover skal du have oprettet nogle dokumenter for at finde dem frem her, læs derfor først hvordan du opretter dokumenter i guiden 'Opret dokument'

For at oprette dokumenter via kundeprofilen, vælg da det dokument du ønsker at oprette i drop down menuen på kundens profil. Tryk derefter på 'Opret'. Du vil dernæst komme til en side hvorpå du så at sige kan agere på dokumentet. Du kan øverst se hvilken status dokumentet har, dvs. hvem der mangler at agere på selve dokumentet som f.eks. at skulle bekræfte dokumentet. I eksemplet neden under, er det en henvisning der har 'Back-end/administration som igangsætter og den der må udfylde, og derfor står denne også som 'Status: afventer Back-end/administration'.

Husk! Hvordan denne side ser ud og hvilke dokumenter der vises, afhænger af hvordan du har oprettet dem og hvem du har sat som interessant på dit dokument, dvs. den der må oprette dokumentet eller/og igangsætte det samt udfylde det. Hvis det er et andet slags dokument, kan det også have status som f.eks. 'Afventer kunde' eller 'Afventer kontaktperson'. 

Dine dokumenter vil på kundeprofilen ligge som nedenfor. Hvis de er afsluttet vil det stå under 'Status' ud for den pågældende. Hvis statussen er 'Afventer' en handling fra anden side, vil du stadig have mulighed for at tilgå dokumentet ved at trykke 'Ret' ud for den. På fanen 'Dokumenter' vil det også være synligt hvis denne kunde har dokumenter der er uafsluttet. 


Under 'Kundens skemaer' kan du se de skemaer, som kunden har udfyldt. Skemaer kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet. Se også guiden 'Hvad er skemaer' eller 'Kundens skemaer' for mere information. 


Under 'Aktive reservationer' kan du se de af kundens bookinger, der endnu ikke er overstået. Du kan ikke ændre i bookingerne her, men du har mulighed for at trykke 'Gå til konkret booking', hvor du vil blive sendt videre til en side, hvor du kan foretage ændringer. Hvis du har aktiveret 'Ekstra felter' kan du, ved at holde musen over det lille forstørrelsesglas, se den ekstra information, som kunden har udfyldt i forbindelse med bookingen. Du kan også printe en oversigt over alle aktive reservationer.

Til højre under selve reservationerne er der tre knapper:

Brevflet: Trykker du på denne, kan du hente forskellige brevskabeloner frem og flette dem sammen med den specifikke kunde. Du skal først oprette disse skabeloner før du kan hente dem frem - se hvordan i FAQ'en 'Hvordan opretter jeg brevflet mailskabeloner?'

SMS aftalekort: Her kan du trykke, hvis du ønsker at sende et aftalekort til kunden på SMS. Aftalekortet indeholder alle kundens aktive reservationer. Du kan selv indsætte de informationer om kundens bookinger du ønsker ved at anvende disse erstatningskoder. Du kan indsætte disse og rette SMS-teksten under 'Indstillinger -> 'Tekster'. Her vælger du fanen 'Online booking - SMS/E-mail' og trykker på 'Booking - Aftalekort - SMS'.  I SMS-aftalekortet kan du f.eks. indsætte følgende hvormed alt mellem 'Begin' og 'End' gentages pr. booking:

[customerFutureBookingsBegin_skipToday]
d. [DATO] Kl. [KLOKKEN_FRATID]
[customerFutureBookingsEnd]

Når du har trykket på knappen og bekræftet at du ønsker at sende aftalekortet, vil knappen nu vise ordet 'Sendt' sammen med et flueben. Hvis der eksempelvis mangler et mobilnummer på kunden vil du få en besked om dette. 

Print: Trykker du her har du mulighed for at printe kunden aktive reservationer. 


Hvis du har aktiveret 'Genindkald' kan du tilmelde kunden til automatisk genindkaldelse. Læs også guiden 'Back-end om hvordan du aktiverer geninkald og sætter hele genindkaldsprocessen i gang. 


Under 'Kundeoplysninger' kan du se og ændre i de oplysninger, der er registreret om pågældende kunde. Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at ændre, hvilken information du kan se om kunden her (se Back-end. Kunde for mere information).

Udover det basale kan du benytte følgende muligheder:

  • Nr.: Kan bruges som reference til kunden i et andet system - eksempelvis i forbindelse med firmaordninger, hvor kunden har et medarbejdernummer i pågældende firma.
  • Sprog: Vælg, hvilket sprog kunden skal se online booking i. Kunden kan selv vælge sprog i online booking, men hvis du opretter kunden, kan du indstille sproget med det samme, så kunden fra start ser online bookinge i det rigtige sprog, får tilsendt de rigtige e-mail påmindelser, osv.
  • Påmindelser: Noter, hvorvidt kunden ønsker SMS og/eller e-mail påmindelser.
  • Tekst/Note: Skriv en note til kunden - eksempelvis, hvis du er frisør, kan du her notere, hvilken hårfarve, kunden normalt farves med.
  • Vigtig note: Opret en note indholdende vigtigt information om kunden. Hvis dette felt er udfyldt vil du kunne se et 'Vigtig information'-ikon på kundens bookinger i kalendervisningerne, samt ved siden af kundens navn i kassen og ved siden af kundens navn på konkrete bookinger.

Det er desuden angivet, hvornår kunden blev oprettet, sidst har været logget på, samt på hvilken IP-adresse kunden har siddet.


Bemærk! Hvis der står et orange udråbstegn ved siden af kundens emailadresse betyder dette, at sidste gang systemet forsøgte at sende en e-mail til denne adresse fejlede den. I de fleste tilfælde skyldes dette, at der er en fejl i kundens emailadresse. Systemet vil ikke sende e-mails til denne adresse igen, før den er blevet rettet.


Hvis du har tilkøbt kassemodulet har du ligeledes følgende muligheder:

  • Hvis du har oprettet kundemarkeringer kan du øverst se hvilke markeringer der er koblet på en kunde. 
  • Hvis du har aktiveret rabatgrupper kan du tilmelde den enkelte kunde til en rabatgruppe.
  • Se kundens saldo i dine pointprogrammer, samt se, hvor mange point kunden hidtil har brugt.

Hvis du har tilkøbt krypteret linje/journal-modulet har du også mulighed for at skrive et journalindlæg om kunden.

Du vil desuden også her kunne se, hvis kunden er tilknyttet en eksisterende debitor. Herfra vil du kunne gå til debitoren eller vælge at fjerne tilknytningen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Tilknytter du en debitor til en kunde, så opdateres debitorens oplysninger automatisk med kundens oplysninger!


Under 'Journal' har du mulighed for at oprette journalindlæg på en kunde. Journalføring kræver tilkøb af Journalmodulet. Se også guiden 'Oprettelse af journalindlæg om kunde' eller 'Oprettelse af faste kundefelter' for mere information. 


Hvis du har aktiveret brugen af kontaktpersoner kan du her tilknytte en eller flere kontaktpersoner til kunden.


Under 'Ældre reservationer' kan du se kundens overståede bookinger. Du har her samme muligheder som under 'Aktive reservationer'.


Under 'Slettede reservationer' kan du se de af kundens bookinger, der er blevet slettet. Du har her samme muligheder som under 'Aktive reservationer'.


Under 'Debitorposteringer' kan du få et samlet overblik over en kundes debitorposteringer. Hvis kunden er knyttet til en debitor, vil kundens posteringer blive vist på en liste her. Du kan trykke på + yderst til venstre for at se nærmere informationer om hver enkelt postering og kan derudover se fakturaerne som pdf.   

Bemærk! For at se posteringerne, kræver det at kunden er knyttet til en debitor. Hvis han/hun ikke er det eller at kunden er knyttet til en debitor der har flere kunder tilknyttet, vil du ikke kunne se nogle posteringer på kundeprofilen. 

Du kan læse meget mere om debitorer og debitoroversigter i guiden Debitoroversigt


Under 'Ad hoc køb' kan du tilføje køb til kunden, som vedkommende har foretaget gennem et andet system. Dette kunne f.eks. være, hvis du har en online netbutik, der ikke anvender GECKO Booking, men du gerne vil overføre købene til GECKO Booking for at lette dit overblik. Ad hoc køb fremgår ikke af kassestatistikken og påvirker ikke lagerets status. Kunden vil dog stadig have mulighed for at optjene point, hvis ad hoc-købet er af en vare, der er tilmeldt et pointprogram, hvor optjening af point ved ad hoc-køb er tilladt.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.


Under 'Tidligere køb' kan du se, hvilke køb kunden tidligere har foretaget. Ved at markere boksen 'Søg dato' og herefter indtaste den ønskede periode kan du søge efter køb, foretaget i en bestemt periode. Hvis kunden har betalt via faktura, kan du gå direkte videre til denne.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.


Under 'Gave- / værdikort køb' kan du se, hvilke gave- og værdikort køb, kunden tidligere har foretaget. Ved at trykke på 'Gå til/vis' kan du gå direkte til pågældende gavekort.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af gavekortmodulet.


Under 'Abonnementer med automatisktræk' kan du se autotræk oplysninger på kunden, inkluderende både aktive og inaktive abonnementer, samt ændringer vedrørende betalingskort.


Under 'Kommunikationslog' kan du se en oversigt over den kommunikation, der er sendt til kunden. Ved hjælp af erstatningskoder, konkret booking vil du have mulighed for at se yderligere information, såsom, hvilke(n) ydelse(r) kunden har modtaget bekræftelses- eller påmindelsesmail omkring.


Under 'Vis log' kan du se, hvilke ændringer der er foretaget for pågældende kunde, ligesom du kan se, hvem, der har foretaget ændringerne.


1.5.6.2 Indstil kundeydelser

Du kan indstille en ydelses varighed og pris for én bestemt kunde. Dette kunne f.eks. være, hvis en kunde altid er lidt besværlig og derfor kræver 10 min ekstra, eller hvis kunden altid får en billigere pris, da vedkommende foretager mange bookinger.

Ved at trykke 'Indstil kundeydelser' på kundens profil kommer du frem til denne side.  Du kan her se en oversigt over alle oprettede ydelser i bookingsystemet og ydelsernes generelle varighed. Disse oplysninger har du ikke mulighed for at ændre her. Ændringer i disse skal ske under 'Ydelser'.

Under kolonnen 'Plus / minus tid' kan du indstille, hvor meget længere eller kortere ydelsen varer for netop denne kunde. Kunden kan IKKE se, at der bookes en anden længde af tid til ham/hende. Eksempelvis, hvis en ydelse normalt tager 30 minutter, vil kunden også se, at ydelsen varer 30 min., når han/hun booker.

Under kolonnen 'Fast pris' kan du indstille den pris, som netop denne kunde skal betale for ydelsen. Det er denne pris, som kunden ser, når vedkommende foretager en booking.


Du kan her vælge, hvilke tillægsydelser der skal være aktive for kunden. Dvs. at du kan bestemme hvilke tillægsydelser en bestemt kunde skal have mulighed for at se og booke. Hvis du fjerner fluebenet i 'Aktiv på kunde' ud for en af dine tillægsydelser, vil kunden ikke kunne se den og derfor ikke have muglighed for at booke den.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


1.5.6.3 Genindkald

Du kan automatisk genindkalde kunder, der skal have en tid med et regulært mellemrum. Dette kunne f.eks. være relevant for en tandlæge, der indkalder til eftersyn en gang hver sjette måned. Funktion skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Genindkald for mere information). 

Når funkionen er aktiveret, er der under hver kundes profil mulighed for at oprette genindkald direkte fra profilen. Du kan oprette genindkald manuelt eller bruge en allerede oprettet skabelon. Du opretter begge ved at vælge knappen 'Opret genindkald'. 

Hvis du ønsker at oprette genindkald ved at bruge en allerede oprettet skabelon, skal du vælge en skabelon i dropdown-menuen og derefter vælge en dato hvor genindkaldelsen skal sendes ud. 

Vil du derimod oprette den manuelt, kan dette gøres ved blot at vælge 'Opret manuelt' i dropdown-menuen og derefter har du mulighed for at ændre på en række indstillinger for selve genindkaldelsen. Hvis du har forudbestemt dine indstillinger vil der her allerede være valgt ydelse, frekvens og fortsat. Dette kan du dog stadig ændre. Derudover skal du her vælge hvornår den skal sendes ud samt hvordan kunden skal have besked om denne genindkaldelse.

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem): Hvis du sætter flueben her, vil systemet selv booke en tid til kunden. Systemet søger efter en ledig tid i kalenderen fra genindkalsdatoen og 30 dage frem. Her kan yderligere vælges hvad der skal ske hvis autobookingen fejler. Så kan du markere i enten 'Send e-mail', 'Send en SMS', 'Send brev' eller 'Overføre til genindkaldsliste'. 

Send e-mail: Du kan her vælge at sende en e-mail til kunden. Til dette formål skal der oprettes e-mailskabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter e-mailskabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik e-mailskabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send SMS: Du kan her vælge at sende en SMS til kunden. Til dette formål skal der oprettes SMS-skabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter SMS-skabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik SMS-skabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send brev: Du kan her vælge at sende et brev til dine kunder. Du kan selv oprette brevskabeloner, se her.  

Overfør til genindkaldliste: Her kan du markere hvis du ønsker at overføre kunden til en genindkaldsliste. Du kan derudover give kunden en markering der er en form for ekstra status, som du kan koble på kunden. Denne vil så følge kunden og være synlig på listen.  

Afslut forløb: Her kan du vælge at afslutte et genindkaldelsesforløb. 

Hvis der eksisterer kunder på indkaldelseslisten, vil antallet af kunder på listen være vist i parantesen i banneret. 

Hvis du trykker på knappen kommer du til indkaldelseslisten, hvor du vil kunne se en oversigt over kunderne på listen, samt deres kontaktinformation. Du kan skrive en kommentar til kunden, gå direkte til kvik book og booke en tid til kunden og/eller slette kunden fra indkaldelseslisten ved at markere 'Slet' og derefter trykke på 'Opdater'. Du skal slette kunden fra listen manuelt, når en ny tid er booket, eller hvis kunden ikke ønsker at booke en ny tid.


1.5.6.4 Kontaktpersoner

Du kan tilføje en eller flere kontaktpersoner til dine kunder i systemet. Dette kan f.eks. bruges, hvis du har behov for at vide, hvilken hudlæge, læge, forsikringsselskab, sagsbehandler eller lignende, din kunde har. Hvis dette er tilfældet, skal du oprette en kontaktpersonkategori (f.eks. forsikringsselskab), hvori du indtaster de relevante kontaktpersoner (f.eks. forsikringsselskaber). Du kan på den enkelte kundes profil herefter vælge den kontaktperson, kunden har.

Brugen af kontaktpersoner skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Kunde for mere information). Når funktionen er aktiveret, fremkommer følgende faneblad på den enkelte kundes profil.


Det første du skal gøre er at oprette en kontaktpersonkategori, dvs. den kategori af kontaktpersoner, du vil tilføje til systemet. Du opretter en ny kategori ved at indtaste kategoriens navn i nederste højre hjørne af fanebladet og derefter trykke på 'Opret kategori'. Det er ligegyldigt, hvilken kundeprofil du opretter kategorien fra. Du overføres herefter til en side, hvor du kan indtaste kontaktpersoner i kategorien.

Øverst på siden kan du ændre kategoriens navn.

For at oprette en ny kontaktperson i kategorien skal du udfylde de ønskede oplysninger om kontaktpersonen og trykke på 'Opret ny kontaktperson'. Kontaktpersonen er nu oprettet og fremgår nederst på siden. Du kan rette de oplysninger, du har indtastet om kontaktpersonen ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede kontaktperson.

Du kan slette kategorien ved at trykke 'Slet kategori' i nederste højre hjørne. Bemærk, at hvis du sletter en kategori, vil alle kontaktpersoner oprettet i kategorien, ligeledes blive slettet.


Bemærk! De kategorier og kontaktpersoner, du opretter, vil være aktive for alle kunder i alle kundegrupper. Du skal derfor kun oprette en kontaktperson én gang, hvorefter den kan vælges på alle kundeprofiler. Det er derfor ligegyldigt, hvilken kunde du opretter kontaktpersonkategorien for. Du kan oprette et ubegrænset antal kategorier, samt et ubegrænset antal kontaktpersoner i hver kategori.


Når du har oprettet det ønskede antal kontaktpersoner kan du på den enkelte kundes profil nu vælge disse kontaktperson.

Du vælger den ønskede kontaktperson ved at søge kontaktpersonen frem i søgefeltet. Når du har valgt en kontaktperson, vil denne fremgå på kundens profil, hvor du kan rette eller slette denne ved at trykke på ikonet med den grønne blyant eller ikonet med det røde kryds.

Du tilgår 'Ret kategori'-siden ved at trykke på tandhjulet ved siden af kategorinavnet.


1.5.7 Ekstra felter

Med ekstra felter kan du indhente ekstra oplysninger om dine kunder i forbindelse med bookinger, da ekstra felter fungerer som en form for bookingformular. Du bestemmer selv rækkefølge og opbygning af felterne, og du kan gøre det obligatorisk for dine kunder at skulle udfylde ekstra felter for at kunne fortsætte med bookingen.

Ekstra felterne kan være tekstfelter eller valgmuligheder, hvor kunden svarer ved at markere feltet. Kundens besvarelse af ekstra felter tilføjes ved hver booking. Et eksempel kunne være, at kunden i et felt godkender, at han/hun hæfter for et gebyr ved udeblivelse.

Ekstra felter kan tilføjes ved at trykke på 'Ret' under 'Ekstra felter'-kolonnen ud for den ønskede kundegruppe på kundegruppeoversigten.

Øverst vil du se en oversigt over allerede oprettede ekstra felter, mens du nederst har mulighed for at oprette nye ekstra felter.

For at oprette et nyt felt skal du første indtaste et navn til feltet. Dette navn fungerer som det spørgsmål, der skal besvares af kunden, fx 'Ved udeblivelse fra en aftale hæfter du for et gebyr på 150 DKK. Accepterer du dette?' eller 'Indtast venligst din vægt'. Herefter skal du vælge, hvilken type feltet skal være:

  • Tekstlinie: Kunden skal her besvare spørgsmålet ved at skrive tekst.
  • Radio-buttons (Ja/Nej): Kunden skal her besvare spørgsmålet ved at trykke 'Ja' eller 'Nej'.
  • Radio-buttons (Ja/Nej/Ved ikke): Kunden skal her besvare spørgsmålet ved at trykke på en knap markeret 'Ja', 'Nej' eller 'Ved ikke'.
  • Checkbox: Kunden skal her godkende ved at sætte et flueben.
  • Tal: Kunden skal her besvare spørgsmålet ved at skrive et tal.
  • Drop-down list: Kunden skal her besvare spørgsmålet ved at vælge en mulighed fra en liste.
  • Upload file: Kunden skal her uploade dokumenter til den specifikke booking.
  • Combobox: Kunden skal her vælge en af de muligheder du har oprettet, eller selv oprette en mulighed.

Herefter skal du vælge, hvilken prioritet feltet skal have; hvis du har oprettet flere ekstra felter, bestemmer prioriteten hvilken rækkefølge, felterne skal vises i. Jo højere prioritet et felt har, des længere nede på listen vises det. Hvilke tal, der skrives som prioriteter, er ligegyldigt. Det, der tages udgangspunkt i, er prioriteternes forhold til hinanden. Ekstra felter tildeles automatisk en prioritet, hvor prioriteten bliver højere for hvert oprettet felt. Hvis rækkefølgen af felterne er uden betydning for dig, behøver du ikke at ændre i prioriteterne. Du kan sagtens ændre i prioriteterne, når du har oprettet alle de ønskede felter.

Efter valg af ovenstående, tryk på 'Opret felt' og feltet er nu oprettet!

Du kan redigere de oprettede felter:

  • Felt navn: Ændr feltets navn.
  • Aktiv kundebooking / Aktiv kvikbooking: Bestem, hvorvidt feltet skal vises og udfyldes, når bookingen laves online af kunder (llueben ved 'Aktiv kundebooking'), og hvorvidt feltet skal vises og udfyldes, når bookingen laves af personale via kvik book (flueben ved 'Aktiv Kvikbook').
  • Prioritet: Ændr feltets prioritet.
  • Slet: Slet feltet.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

NB: Du kan ikke ændre feltets type. Du skal i stedet oprette et nyt felt og slette det eksisterende.

I kolonnen 'Indstillinger' kan du ændre feltets indstillinger ved at trykke 'Ret' ud for det felt, som indstillingerne ønskes ændret for.


Du kan ved alle felttyper vælge, om feltet er påkrævet, dvs., om kunden skal udfylde det for at gå videre med bookingen. Som udgangspunkt markeres alle felter som påkrævede. Du kan redigere den tekst, kunden præsenteres for, når han/hun ikke har udfyldt alle felter.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


I felter med typen 'Tal' kan du vælge et interval, som det tal kunden indtaster, skal være indenfor ved at sætte flueben i feltet 'Min.-Max. værdier', indtaste det ønskede interval og trykke på 'Opdater'. Dette kan f.eks. være brugbart, hvis du beder kunden vælge et tal på en skala mellem 1 og 10. Du kan redigere den tekst, kunden præsenteres for, når han/hun indtaster et tal, der ligger udenfor intervallet.

Husk altid at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


I felter med typen ‘Drop-down list' kan du bestemme, hvilke muligheder (såkaldte options), kunden kan vælge imellem. Indtast navnet på muligheden og tryk på 'Opret option'. Muligheden er nu oprettet og kan ses under 'Opret ny'-feltet. Her kan du ligeledes slette en mulighed ved at trykke på 'Slet'.

For at benytte denne felttype er det et krav, at muligheder oprettes. Du opretter flere muligheder gentages ovenstående procedure.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


I felter med typen 'Combobox' kan du oprette felter for kundegruppen.

Ved at markere boksen 'Personlige værdier' vil felter, der er oprettet af kunder, være personlige og derved kun kunne ses af den specifikke kunder, der har oprettet feltet. Hvis boksen ikke markeres, vil andre kunder fra samme kundegruppe også kunne se feltet.

Ud for 'Værdier / Options' kan du oprette felter - f.eks. Projekt A, Projekt B osv. - som vil være gældende for hele kundegruppen.

Felter oprettet af kunder vil også være synlige her. Du vil kunne se, hvem der har oprettet feltet eller hvem feltet er låst til (hvis personligt).

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


1.5.8 Dubletter

Du kan i GECKO Booking finde eventuelle dubletter i din kundedatabase, dvs. kunder med flere kundeprofiler. Du kan flette disse kunder sammen, så du kun har én kundeprofil per kunde.

Du kan sammenligne og flette kunder under 'Kunder' -> 'Dubletter'. Ved at trykke på 'Dubletter?' ud for en given kundegruppe, søges der efter dubletter i den pågældende kundegruppe. Hvis du i stedet trykker på 'Find dubletter på tværs af kundegrupper', søges der efter dubletter på tværs af alle dine kundegrupper.

Når du har trykket på en af ovenstående valgmuligheder får du vist det først fundne match, hvor der er mere end en kunde registeret med samme e-mail, telefonnummer og/eller navn. Der vises kun et match ad gangen for at lette overblikket, dvs. der vises én kunde (kunden yderst til venstre) og det/de match, der eksisterer til denne kunde (til højre).

Du skal herefter bestemme, hvorvidt der faktisk er tale om den samme kunde. Hvis de to kunder er ens og skal flettes sammen til én kunde, vælges 'Ja, flet kunde'. Al information om tidligere og fremtidige bookinger, køb, etc. flettes nu sammen.  Hvis de to kunder ikke er ens, skal du vælge 'Nej, de er ikke ens'. Ved at vælge 'Gør ikke noget' kan du udskyde beslutningen om, hvorvidt kunderne er ens til et senere tidspunkt.

Der skal matches til kunden yderst til venstre. Hvis du vælger at flette kunderne, er det denne kunde, der bibeholdes. Mørkegrå felter indikerer, at samme oplysning står registreret hos begge kunder, mens lysegrå felter indikerer, at der er forskelle mellem de to kunder. Du kan flytte information fra kunden til højre til kunden til venstre ved at trykke på den grønne pil.

Husk at trykke på 'Gem ændringer' for at gemme dine ændringer!


Bemærk! Hvis du vælger at flette kunderne, kan fletningen ikke senere fortrydes! Den inaktiverede kunde kan ikke genskabes.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede