Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Kunder


Indholdsfortegnelse

1.5.6  Kunder
   1.5.6.1  Kundeoplysninger
   1.5.6.2  Indstil kundeydelser
   1.5.6.3  Genindkald
   1.5.6.4  Kontaktpersoner

1.5.6 Kunder

I dit kundekartotek kan du få et overblik over de kunder, der er oprettet i systemet. Du kan tilgå dit kundekartotek ved at trykke på 'Kunder' -> 'Vis' ud for den ønskede kundegruppe på kundegruppeoversigten.

Øverst kan du se en oversigt over eksisterende kunder. Hvis du har et stort kundekartotek, skal du være opmærksom på, at der kun vises 50 kunder per side. Du kan bevæge dig frem og tilbage mellem de forskellige sider under kundelisten. Kundedatabasen kan hurtigt vokse sig meget stor, hvorfor du altid kan søge direkte efter en kunde ved hjælp af søgefeltet til højre.

Du kan redigere de eksisterende kunder ved at trykke 'Ret' ud for kunden, hvorefter du vil komme videre til en side med oplysninger om den pågældende kunde (se Kundeoplysninger for mere information). Samtidig kan du også slette kunden ved at markere 'Slet?' og derefter trykke på 'Slet markerede'.

Nederst på siden kan du oprette en ny kunde ved at indtaste de ønskede informationer og trykke på 'Opret ny kunde'. Kunden er nu oprettet, og du sendes automatisk videre til en side med oplysninger om kunden. Du kan her tilføje yderligere oplysninger (se Kundeoplysninger for mere information).


1.5.6.1 Kundeoplysninger

Under 'Kundeoplysninger' kan du se al information, der er registreret om den pågældende kunde. Dette inkluderer bl.a. kontaktoplysninger, samt de bookinger og køb, som kunden har foretaget. Kundeoplysningerne udgør dermed kundens kundeprofil.

Du kan gå videre til denne side fra mange forskellige steder i bookingsystemet - eksempelvis via kundekartoteket.

Øverst til højre har du følgende muligheder:

  • Quick login: Gå direkte til kundens frontend, dvs. online booking, og foretag en booking til kunden. Bemærk! Pr default er det kun superadministratoren, der har adgang til 'Quick login', men det er muligt at give andre administratorer adgang. Dette gør du under Loginindstillinger.
  • Til kasse: Gå direkte til kassen, hvor kunden kan foretage en betaling. Bemærk, at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.
  • Til kvikbook: Gå direkte til kvik book og foretag en booking til kunden.
  • Send e-mail /SMS: Kontakt kunden via e-mail eller SMS.
  • Indstil kundeydelser: Indstil ydelsers varighed og pris specifikt for denne kunde.
  • Tjek for dubletter: Tjek hvorvidt der eksisterer dubletter til kunden, dvs., hvorvidt denne kunde har oprettet flere profiler.

Afhængigt af hvilke moduler du har tilkøbt, vil du have forskellige muligheder. I de skærmbilleder, der vises her, vises mulighederne i en kundeprofil, hvor Spørgeskemamodulet, Kassesystemmodulet og Gavekortmodulet er tilkøbt. Ved at åbne et faneblad kan du se den information, der er registreret om kunden i den pågældende kategori.


Under 'Dokumenter' kan du oprette dokumenter direkte på kundens profil. For at oprette disse kræver det at Dokumentmodulet er tilkøbt. Derudover skal du have oprettet nogle dokumenter for at finde dem frem her, læs derfor først hvordan du opretter dokumenter i guiden 'Opret dokument'

For at oprette dokumenter via kundeprofilen, vælg da det dokument du ønsker at oprette i drop down menuen på kundens profil. Tryk derefter på 'Opret'. Du vil dernæst komme til en side hvorpå du så at sige kan agere på dokumentet. Du kan øverst se hvilken status dokumentet har, dvs. hvem der mangler at agere på selve dokumentet som f.eks. at skulle bekræfte dokumentet. I eksemplet neden under, er det en henvisning der har 'Back-end/administration som igangsætter og den der må udfylde, og derfor står denne også som 'Status: afventer Back-end/administration'.

Husk! Hvordan denne side ser ud og hvilke dokumenter der vises, afhænger af hvordan du har oprettet dem og hvem du har sat som interessant på dit dokument, dvs. den der må oprette dokumentet eller/og igangsætte det samt udfylde det. Hvis det er et andet slags dokument, kan det også have status som f.eks. 'Afventer kunde' eller 'Afventer kontaktperson'. 

Dine dokumenter vil på kundeprofilen ligge som nedenfor. Hvis de er afsluttet vil det stå under 'Status' ud for den pågældende. Hvis statussen er 'Afventer' en handling fra anden side, vil du stadig have mulighed for at tilgå dokumentet ved at trykke 'Ret' ud for den. På fanen 'Dokumenter' vil det også være synligt hvis denne kunde har dokumenter der er uafsluttet. 


Under 'Kundens skemaer' kan du se de skemaer, som kunden har udfyldt. Skemaer kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet. Se også guiden 'Hvad er skemaer' eller 'Kundens skemaer' for mere information. 


Under 'Aktive reservationer' kan du se de af kundens bookinger, der endnu ikke er overstået. Du kan ikke ændre i bookingerne her, men du har mulighed for at trykke 'Gå til konkret booking', hvor du vil blive sendt videre til en side, hvor du kan foretage ændringer. Hvis du har aktiveret 'Ekstra felter' kan du, ved at holde musen over det lille forstørrelsesglas, se den ekstra information, som kunden har udfyldt i forbindelse med bookingen. Du kan også printe en oversigt over alle aktive reservationer.

Til højre under selve reservationerne er der tre knapper:

Brevflet: Trykker du på denne, kan du hente forskellige brevskabeloner frem og flette dem sammen med den specifikke kunde. Du skal først oprette disse skabeloner før du kan hente dem frem - se hvordan i FAQ'en 'Hvordan opretter jeg brevflet mailskabeloner?'

SMS aftalekort: Her kan du trykke, hvis du ønsker at sende et aftalekort til kunden på SMS. Aftalekortet indeholder alle kundens aktive reservationer. Du kan selv indsætte de informationer om kundens bookinger du ønsker ved at anvende disse erstatningskoder. Du kan indsætte disse og rette SMS-teksten under 'Indstillinger -> 'Tekster'. Her vælger du fanen 'Online booking - SMS/E-mail' og trykker på 'Booking - Aftalekort - SMS'.  I SMS-aftalekortet kan du f.eks. indsætte følgende hvormed alt mellem 'Begin' og 'End' gentages pr. booking:

[customerFutureBookingsBegin_skipToday]
d. [DATO] Kl. [KLOKKEN_FRATID]
[customerFutureBookingsEnd]

Når du har trykket på knappen og bekræftet at du ønsker at sende aftalekortet, vil knappen nu vise ordet 'Sendt' sammen med et flueben. Hvis der eksempelvis mangler et mobilnummer på kunden vil du få en besked om dette. 

Print: Trykker du her har du mulighed for at printe kunden aktive reservationer. 


Hvis du har aktiveret 'Genindkald' kan du tilmelde kunden til automatisk genindkaldelse. Læs også guiden 'Back-end om hvordan du aktiverer geninkald og sætter hele genindkaldsprocessen i gang. 


Under 'Kundeoplysninger' kan du se og ændre i de oplysninger, der er registreret om pågældende kunde. Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at ændre, hvilken information du kan se om kunden her (se Back-end. Kunde for mere information).

Udover det basale kan du benytte følgende muligheder:

  • Nr.: Kan bruges som reference til kunden i et andet system - eksempelvis i forbindelse med firmaordninger, hvor kunden har et medarbejdernummer i pågældende firma.
  • Sprog: Vælg, hvilket sprog kunden skal se online booking i. Kunden kan selv vælge sprog i online booking, men hvis du opretter kunden, kan du indstille sproget med det samme, så kunden fra start ser online bookinge i det rigtige sprog, får tilsendt de rigtige e-mail påmindelser, osv.
  • Påmindelser: Noter, hvorvidt kunden ønsker SMS og/eller e-mail påmindelser.
  • Tekst/Note: Skriv en note til kunden - eksempelvis, hvis du er frisør, kan du her notere, hvilken hårfarve, kunden normalt farves med.
  • Vigtig note: Opret en note indholdende vigtigt information om kunden. Hvis dette felt er udfyldt vil du kunne se et 'Vigtig information'-ikon på kundens bookinger i kalendervisningerne, samt ved siden af kundens navn i kassen og ved siden af kundens navn på konkrete bookinger.

Det er desuden angivet, hvornår kunden blev oprettet, sidst har været logget på, samt på hvilken IP-adresse kunden har siddet.


Bemærk! Hvis der står et orange udråbstegn ved siden af kundens emailadresse betyder dette, at sidste gang systemet forsøgte at sende en e-mail til denne adresse fejlede den. I de fleste tilfælde skyldes dette, at der er en fejl i kundens emailadresse. Systemet vil ikke sende e-mails til denne adresse igen, før den er blevet rettet.


Hvis du har tilkøbt kassemodulet har du ligeledes følgende muligheder:

  • Hvis du har oprettet kundemarkeringer kan du øverst se hvilke markeringer der er koblet på en kunde. 
  • Hvis du har aktiveret rabatgrupper kan du tilmelde den enkelte kunde til en rabatgruppe.
  • Se kundens saldo i dine pointprogrammer, samt se, hvor mange point kunden hidtil har brugt.

Hvis du har tilkøbt krypteret linje/journal-modulet har du også mulighed for at skrive et journalindlæg om kunden.

Du vil desuden også her kunne se, hvis kunden er tilknyttet en eksisterende debitor. Herfra vil du kunne gå til debitoren eller vælge at fjerne tilknytningen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Tilknytter du en debitor til en kunde, så opdateres debitorens oplysninger automatisk med kundens oplysninger!


Under 'Journal' har du mulighed for at oprette journalindlæg på en kunde. Journalføring kræver tilkøb af Journalmodulet. Se også guiden 'Oprettelse af journalindlæg om kunde' eller 'Oprettelse af faste kundefelter' for mere information. 


Hvis du har aktiveret brugen af kontaktpersoner kan du her tilknytte en eller flere kontaktpersoner til kunden.


Under 'Ældre reservationer' kan du se kundens overståede bookinger. Du har her samme muligheder som under 'Aktive reservationer'.


Under 'Slettede reservationer' kan du se de af kundens bookinger, der er blevet slettet. Du har her samme muligheder som under 'Aktive reservationer'.


Under 'Debitorposteringer' kan du få et samlet overblik over en kundes debitorposteringer. Hvis kunden er knyttet til en debitor, vil kundens posteringer blive vist på en liste her. Du kan trykke på + yderst til venstre for at se nærmere informationer om hver enkelt postering og kan derudover se fakturaerne som pdf.   

Bemærk! For at se posteringerne, kræver det at kunden er knyttet til en debitor. Hvis han/hun ikke er det eller at kunden er knyttet til en debitor der har flere kunder tilknyttet, vil du ikke kunne se nogle posteringer på kundeprofilen. 

Du kan læse meget mere om debitorer og debitoroversigter i guiden Debitoroversigt


Under 'Ad hoc køb' kan du tilføje køb til kunden, som vedkommende har foretaget gennem et andet system. Dette kunne f.eks. være, hvis du har en online netbutik, der ikke anvender GECKO Booking, men du gerne vil overføre købene til GECKO Booking for at lette dit overblik. Ad hoc køb fremgår ikke af kassestatistikken og påvirker ikke lagerets status. Kunden vil dog stadig have mulighed for at optjene point, hvis ad hoc-købet er af en vare, der er tilmeldt et pointprogram, hvor optjening af point ved ad hoc-køb er tilladt.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.


Under 'Tidligere køb' kan du se, hvilke køb kunden tidligere har foretaget. Ved at markere boksen 'Søg dato' og herefter indtaste den ønskede periode kan du søge efter køb, foretaget i en bestemt periode. Hvis kunden har betalt via faktura, kan du gå direkte videre til denne.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.


Under 'Gave- / værdikort køb' kan du se, hvilke gave- og værdikort køb, kunden tidligere har foretaget. Ved at trykke på 'Gå til/vis' kan du gå direkte til pågældende gavekort.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af gavekortmodulet.


Under 'Abonnementer med automatisktræk' kan du se autotræk oplysninger på kunden, inkluderende både aktive og inaktive abonnementer, samt ændringer vedrørende betalingskort.


Under 'Kommunikationslog' kan du se en oversigt over den kommunikation, der er sendt til kunden. Ved hjælp af erstatningskoder, konkret booking vil du have mulighed for at se yderligere information, såsom, hvilke(n) ydelse(r) kunden har modtaget bekræftelses- eller påmindelsesmail omkring.


Under 'Vis log' kan du se, hvilke ændringer der er foretaget for pågældende kunde, ligesom du kan se, hvem, der har foretaget ændringerne.


1.5.6.2 Indstil kundeydelser

Du kan indstille en ydelses varighed og pris for én bestemt kunde. Dette kunne f.eks. være, hvis en kunde altid er lidt besværlig og derfor kræver 10 min ekstra, eller hvis kunden altid får en billigere pris, da vedkommende foretager mange bookinger.

Ved at trykke 'Indstil kundeydelser' på kundens profil kommer du frem til denne side.  Du kan her se en oversigt over alle oprettede ydelser i bookingsystemet og ydelsernes generelle varighed. Disse oplysninger har du ikke mulighed for at ændre her. Ændringer i disse skal ske under 'Ydelser'.

Under kolonnen 'Plus / minus tid' kan du indstille, hvor meget længere eller kortere ydelsen varer for netop denne kunde. Kunden kan IKKE se, at der bookes en anden længde af tid til ham/hende. Eksempelvis, hvis en ydelse normalt tager 30 minutter, vil kunden også se, at ydelsen varer 30 min., når han/hun booker.

Under kolonnen 'Fast pris' kan du indstille den pris, som netop denne kunde skal betale for ydelsen. Det er denne pris, som kunden ser, når vedkommende foretager en booking.


Du kan her vælge, hvilke tillægsydelser der skal være aktive for kunden. Dvs. at du kan bestemme hvilke tillægsydelser en bestemt kunde skal have mulighed for at se og booke. Hvis du fjerner fluebenet i 'Aktiv på kunde' ud for en af dine tillægsydelser, vil kunden ikke kunne se den og derfor ikke have muglighed for at booke den.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


1.5.6.3 Genindkald

Du kan automatisk genindkalde kunder, der skal have en tid med et regulært mellemrum. Dette kunne f.eks. være relevant for en tandlæge, der indkalder til eftersyn en gang hver sjette måned. Funktion skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Genindkald for mere information). 

Når funkionen er aktiveret, er der under hver kundes profil mulighed for at oprette genindkald direkte fra profilen. Du kan oprette genindkald manuelt eller bruge en allerede oprettet skabelon. Du opretter begge ved at vælge knappen 'Opret genindkald'. 

Hvis du ønsker at oprette genindkald ved at bruge en allerede oprettet skabelon, skal du vælge en skabelon i dropdown-menuen og derefter vælge en dato hvor genindkaldelsen skal sendes ud. 

Vil du derimod oprette den manuelt, kan dette gøres ved blot at vælge 'Opret manuelt' i dropdown-menuen og derefter har du mulighed for at ændre på en række indstillinger for selve genindkaldelsen. Hvis du har forudbestemt dine indstillinger vil der her allerede være valgt ydelse, frekvens og fortsat. Dette kan du dog stadig ændre. Derudover skal du her vælge hvornår den skal sendes ud samt hvordan kunden skal have besked om denne genindkaldelse.

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem): Hvis du sætter flueben her, vil systemet selv booke en tid til kunden. Systemet søger efter en ledig tid i kalenderen fra genindkalsdatoen og 30 dage frem. Her kan yderligere vælges hvad der skal ske hvis autobookingen fejler. Så kan du markere i enten 'Send e-mail', 'Send en SMS', 'Send brev' eller 'Overføre til genindkaldsliste'. 

Send e-mail: Du kan her vælge at sende en e-mail til kunden. Til dette formål skal der oprettes e-mailskabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter e-mailskabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik e-mailskabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send SMS: Du kan her vælge at sende en SMS til kunden. Til dette formål skal der oprettes SMS-skabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter SMS-skabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik SMS-skabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send brev: Du kan her vælge at sende et brev til dine kunder. Du kan selv oprette brevskabeloner, se her.  

Overfør til genindkaldliste: Her kan du markere hvis du ønsker at overføre kunden til en genindkaldsliste. Du kan derudover give kunden en markering der er en form for ekstra status, som du kan koble på kunden. Denne vil så følge kunden og være synlig på listen.  

Afslut forløb: Her kan du vælge at afslutte et genindkaldelsesforløb. 

Hvis der eksisterer kunder på indkaldelseslisten, vil antallet af kunder på listen være vist i parantesen i banneret. 

Hvis du trykker på knappen kommer du til indkaldelseslisten, hvor du vil kunne se en oversigt over kunderne på listen, samt deres kontaktinformation. Du kan skrive en kommentar til kunden, gå direkte til kvik book og booke en tid til kunden og/eller slette kunden fra indkaldelseslisten ved at markere 'Slet' og derefter trykke på 'Opdater'. Du skal slette kunden fra listen manuelt, når en ny tid er booket, eller hvis kunden ikke ønsker at booke en ny tid.


1.5.6.4 Kontaktpersoner

Du kan tilføje en eller flere kontaktpersoner til dine kunder i systemet. Dette kan f.eks. bruges, hvis du har behov for at vide, hvilken hudlæge, læge, forsikringsselskab, sagsbehandler eller lignende, din kunde har. Hvis dette er tilfældet, skal du oprette en kontaktpersonkategori (f.eks. forsikringsselskab), hvori du indtaster de relevante kontaktpersoner (f.eks. forsikringsselskaber). Du kan på den enkelte kundes profil herefter vælge den kontaktperson, kunden har.

Brugen af kontaktpersoner skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Kunde for mere information). Når funktionen er aktiveret, fremkommer følgende faneblad på den enkelte kundes profil.


Det første du skal gøre er at oprette en kontaktpersonkategori, dvs. den kategori af kontaktpersoner, du vil tilføje til systemet. Du opretter en ny kategori ved at indtaste kategoriens navn i nederste højre hjørne af fanebladet og derefter trykke på 'Opret kategori'. Det er ligegyldigt, hvilken kundeprofil du opretter kategorien fra. Du overføres herefter til en side, hvor du kan indtaste kontaktpersoner i kategorien.

Øverst på siden kan du ændre kategoriens navn.

For at oprette en ny kontaktperson i kategorien skal du udfylde de ønskede oplysninger om kontaktpersonen og trykke på 'Opret ny kontaktperson'. Kontaktpersonen er nu oprettet og fremgår nederst på siden. Du kan rette de oplysninger, du har indtastet om kontaktpersonen ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede kontaktperson.

Du kan slette kategorien ved at trykke 'Slet kategori' i nederste højre hjørne. Bemærk, at hvis du sletter en kategori, vil alle kontaktpersoner oprettet i kategorien, ligeledes blive slettet.


Bemærk! De kategorier og kontaktpersoner, du opretter, vil være aktive for alle kunder i alle kundegrupper. Du skal derfor kun oprette en kontaktperson én gang, hvorefter den kan vælges på alle kundeprofiler. Det er derfor ligegyldigt, hvilken kunde du opretter kontaktpersonkategorien for. Du kan oprette et ubegrænset antal kategorier, samt et ubegrænset antal kontaktpersoner i hver kategori.


Når du har oprettet det ønskede antal kontaktpersoner kan du på den enkelte kundes profil nu vælge disse kontaktperson.

Du vælger den ønskede kontaktperson ved at søge kontaktpersonen frem i søgefeltet. Når du har valgt en kontaktperson, vil denne fremgå på kundens profil, hvor du kan rette eller slette denne ved at trykke på ikonet med den grønne blyant eller ikonet med det røde kryds.

Du tilgår 'Ret kategori'-siden ved at trykke på tandhjulet ved siden af kategorinavnet.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede