Vejledninger - Kundeoplysninger

Under 'Kundeoplysninger' kan du se al information, der er registreret om den pågældende kunde. Dette inkluderer bl.a. kontaktoplysninger, samt de bookinger og køb, som kunden har foretaget. Kundeoplysningerne udgør dermed kundens kundeprofil.

Du kan gå videre til denne side fra mange forskellige steder i bookingsystemet - eksempelvis via kundekartoteket.

Øverst til højre har du følgende muligheder:

• Quick login: Gå direkte til kundens frontend, dvs. online booking, og foretag en booking til kunden. Bemærk! Pr default er det kun superadministratoren, der har adgang til 'Quick login', men det er muligt at give andre administratorer adgang. Dette gør du under Loginindstillinger.
• Til kasse: Gå direkte til kassen, hvor kunden kan foretage en betaling. Bemærk, at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.
• Til kvikbook: Gå direkte til kvik book og foretag en booking til kunden.
• Send e-mail /SMS: Kontakt kunden via e-mail eller SMS.
• Indstil kundeydelser: Indstil ydelsers varighed og pris specifikt for denne kunde.
• Tjek for dubletter: Tjek hvorvidt der eksisterer dubletter til kunden, dvs., hvorvidt denne kunde har oprettet flere profiler.

Afhængigt af hvilke moduler du har tilkøbt, vil du have forskellige muligheder. I de skærmbilleder, der vises her, vises mulighederne i en kundeprofil, hvor Spørgeskemamodulet, Kassesystemmodulet og Gavekortmodulet er tilkøbt. Ved at åbne et faneblad kan du se den information, der er registreret om kunden i den pågældende kategori.

Dokumenter:

Under 'Dokumenter' kan du oprette dokumenter direkte på kundens profil. For at oprette disse kræver det, at Dokumentmodulet er tilkøbt. Derudover skal du have oprettet nogle dokumenter for at finde dem frem her, læs derfor først hvordan du opretter dokumenter i guiden 'Opret dokument'. 

For at oprette dokumenter via kundeprofilen, vælg da det dokument du ønsker at oprette i drop down menuen på kundens profil. Tryk derefter på 'Opret'. Du vil dernæst komme til en side hvorpå du så at sige kan agere på dokumentet. Du kan øverst se, hvilken status dokumentet har, dvs. hvem, der har ageret/mangler at agere på selve dokumentet som f.eks. at skulle underskrive dokumentet. I eksemplet neden under, er dokumentet en sammentykkeerklæring, som er underskrevet af kunden, og derfor er statussen 'Afsluttet'.

Husk! Hvordan denne side ser ud og hvilke dokumenter der vises, afhænger af hvordan du har oprettet dem, og hvem du har sat som interessant på dit dokument, dvs. den der må oprette og/eller igangsætte dokumentet samt udfylde det. Hvis det er et andet slags dokument, kan det også have status som f.eks. 'Afventer kunde' eller 'Afventer kontaktperson'. 

Dine dokumenter vil på kundeprofilen ligge som nedenfor. Hvis de er afsluttet, vil det stå under 'Status' ud for den pågældende. Hvis statussen er 'Afventer', vil du stadig have mulighed for at tilgå dokumentet ved at trykke 'Ret' ud for den. På fanen 'Dokumenter' vil det også være synligt, hvis denne kunde har dokumenter, der er uafsluttet. 

Kundens skemaer:

Under 'Kundens skemaer' kan du se de skemaer, som kunden har udfyldt. Skemaer kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet. Se også guiden 'Hvad er skemaer' eller 'Kundens skemaer' for mere information. 

Bookinger - aktive reservationer:

Under 'Bookinger' kan du se de af kundens aktive, tidligere og slettede bookinger. Du kan ikke ændre i de aktive bookinger her, men du har mulighed for at trykke 'Gå til konkret booking', hvor du vil blive sendt videre til en side, hvor du kan foretage ændringer. Hvis du har aktiveret 'Ekstra felter', kan du, ved at holde musen over det lille forstørrelsesglas, se den ekstra information, som kunden har udfyldt i forbindelse med bookingen. Du kan også printe en oversigt over alle aktive reservationer.

Til højre under selve reservationerne er der tre knapper:

Brevflet: Trykker du på denne, kan du hente forskellige brevskabeloner frem og flette dem sammen med den specifikke kunde. Disse skabeloner skal først oprettes, se hvordan i FAQ'en 'Hvordan opretter jeg brevflet mailskabeloner?'. 

SMS aftalekort: Her kan du sende et aftalekort til kunden på SMS. Aftalekortet indeholder alle kundens aktive reservationer. Du kan selv indsætte de informationer om kundens bookinger, du ønsker, ved at anvende disse erstatningskoder. Du kan indsætte disse og rette SMS-teksten under 'Indstillinger > 'Tekster'. Her vælger du fanen 'Online booking - SMS/E-mail' og trykker på 'Booking - Aftalekort - SMS'.  I SMS-aftalekortet kan du f.eks. indsætte følgende, hvormed alt mellem 'Begin' og 'End' gentages pr. booking:

[customerFutureBookingsBegin_skipToday]
d. [DATO] Kl. [KLOKKEN_FRATID]
[customerFutureBookingsEnd]

Når du har trykket på knappen og bekræftet, at du ønsker at sende aftalekortet, vil knappen nu vise 'Sendt' sammen med et flueben. Hvis der eksempelvis mangler et mobilnummer på kunden, vil du få en besked om dette. 

Print: Her har du mulighed for at printe kundens aktive reservationer. 

Genindkald:

Hvis du har aktiveret 'Genindkald' kan du tilmelde kunden til automatisk genindkaldelse. Læs også guiden 'Back-end om hvordan du aktiverer geninkald og sætter hele genindkaldsprocessen i gang. 

Kundeoplysninger:

Under 'Kundeoplysninger' kan du se og ændre i de oplysninger, der er registreret om pågældende kunde. Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at ændre, hvilken information du kan se om kunden her (se Back-end. Kunde for mere information).

Udover det basale kan du benytte følgende muligheder:

• Nr.: Kan bruges som reference til kunden i et andet system - eksempelvis i forbindelse med firmaordninger, hvor kunden har et medarbejdernummer i pågældende firma.
• Sprog: Vælg, hvilket sprog kunden skal se online booking i. Kunden kan selv vælge sprog i online booking, men hvis du opretter kunden, kan du indstille sproget med det samme, så kunden fra start ser online bookinge i det rigtige sprog, får tilsendt de rigtige e-mail påmindelser, osv.
• Påmindelser: Noter, hvorvidt kunden ønsker SMS og/eller e-mail påmindelser.
• Tekst/Note: Skriv en note til kunden - eksempelvis, hvis du er frisør, kan du her notere, hvilken hårfarve, kunden normalt farves med.
• Vigtig note: Opret en note indholdende vigtigt information om kunden. Hvis dette felt er udfyldt vil du kunne se et 'Vigtig information'-ikon på kundens bookinger i kalendervisningerne, samt ved siden af kundens navn i kassen og ved siden af kundens navn på konkrete bookinger.
• Retten til indsigt: Her kan du aktivere 'Retten til indsigt', så dette link vil blive vist for kunden, når han/hun logger ind. 'Retten til indstigt' er lavet som følge af EU-persondataforordningen og giver dine kunder ret til at få indsigt i de data, I gemmer på dem. Derfor har de mulighed for at hente en zip-fil med de oplysninger, du har registreret på dem. Ved at markere denne boks aktiverer du 'retten' på den enkelte kunde. Du kan også aktivere det for alle brugere, når de logger ind. Læs også denne FAQ for mere information.

Det er desuden angivet, hvornår kunden blev oprettet, sidst har været logget på, samt på hvilken IP-adresse kunden har siddet. 

Hvis du har tilkøbt kassemodulet har du ligeledes følgende muligheder:

• Hvis du har oprettet kundemarkeringer kan du øverst se hvilke markeringer der er koblet på en kunde. 
• Hvis du har aktiveret rabatgrupper kan du tilmelde den enkelte kunde til en rabatgruppe.
• Se kundens saldo i dine pointprogrammer, samt se, hvor mange point kunden hidtil har brugt.

Hvis du har tilkøbt krypteret linje/journal-modulet har du også mulighed for at skrive et journalindlæg om kunden.

Du vil desuden også her kunne se, hvis kunden er tilknyttet en eksisterende debitor. Herfra vil du kunne gå til debitoren eller vælge at fjerne tilknytningen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Journal:

Under 'Journal' har du mulighed for at oprette journalindlæg på en kunde. Journalføring kræver tilkøb af Journalmodulet. Se også guiden 'Oprettelse af journalindlæg om kunde' eller 'Oprettelse af faste kundefelter' for mere information. 

Kontaktpersoner:

Hvis du har aktiveret brugen af kontaktpersoner kan du her tilknytte en eller flere kontaktpersoner til kunden.

Debitor posteringer:

Under 'Debitorposteringer' kan du få et samlet overblik over en kundes debitorposteringer. Hvis kunden er knyttet til en debitor, vil kundens posteringer blive vist på en liste her. Du kan trykke på + yderst til venstre for at se nærmere informationer om hver enkelt postering og kan derudover se fakturaerne som pdf.   

Bemærk! For at se posteringerne, kræver det at kunden er knyttet til en debitor. Hvis han/hun ikke er det eller at kunden er knyttet til en debitor der har flere kunder tilknyttet, vil du ikke kunne se nogle posteringer på kundeprofilen. 

Du kan læse meget mere om debitorer og debitoroversigter i guiden Debitoroversigt. 

Tidligere køb og Ad hoc køb:

Her kan du se, hvilke køb kunden tidligere har foretaget. Ved at markere boksen 'Søg dato' og herefter indtaste den ønskede periode kan du søge efter køb, foretaget i en bestemt periode. Hvis kunden har betalt via faktura, kan du gå direkte videre til denne.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.

Ved at klikke på 'Opret Ad hoc køb' kan du tilføje køb til kunden, som vedkommende har foretaget gennem et andet system. Dette kunne f.eks. være, hvis du har en online netbutik, der ikke anvender GECKO Booking, men du gerne vil overføre købene til GECKO Booking for at lette dit overblik. Ad hoc køb fremgår ikke af kassestatistikken og påvirker ikke lagerets status. Kunden vil dog stadig have mulighed for at optjene point, hvis ad hoc-købet er af en vare, der er tilmeldt et pointprogram, hvor optjening af point ved ad hoc-køb er tilladt.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet.

Gave-/værdikort køb:

Under 'Gave- / værdikort køb' kan du se, hvilke gave- og værdikort køb, kunden tidligere har foretaget. Ved at trykke på 'Gå til/vis' kan du gå direkte til pågældende gavekort.

Bemærk, at dette kræver tilkøb af gavekortmodulet.

Abonnementer med automatisk træk:

Under 'Abonnementer med automatisktræk' kan du se autotræk-oplysninger på kunden, inkluderende både aktive og inaktive abonnementer, samt ændringer vedrørende betalingskort.

Kommunikationslog:

Under 'Kommunikationslog' kan du se en oversigt over den kommunikation, der er sendt til kunden. Ved hjælp af erstatningskoder, konkret booking vil du have mulighed for at se yderligere information, såsom, hvilke(n) ydelse(r) kunden har modtaget bekræftelses- eller påmindelsesmail omkring.

Vis log:

Under 'Vis log' kan du se, hvilke ændringer der er foretaget for pågældende kunde, ligesom du kan se, hvem, der har foretaget ændringerne.