Vejledninger - Importer kunder

Du kan importere et kundekartotek fra et andet system til GECKO Booking. Dermed slipper du for at skulle indtaste samtlige kunder manuelt, hvis du allerede har et kundekartotek i et elektronisk format.

Du importerer kunder ved at trykke 'Gå til importer' på kundegruppeoversigten ud for den kundegruppe, du ønsker at importere kundekartoteket til. Den fil, der indeholder kundekartoteket, skal være i .CSV-format (kan bl.a. laves i Microsoft Excel). Al information behøver ikke være udfyldt i filen. Hvis eksempelvis telefonnummer ikke er registeret på alle kunder, efterlades disse felter blot tomme. Der tages ikke højde for store og små bogstaver. Dvs., at m123 og M123 opfattes som værende samme kunde.

Du skal vælge det felt, der unikt identificerer den enkelte kunde:

• Hvis du vælger 'E-mail' bliver kunder med en e-mail, der allerede er i systemet opdateret under importen med den information, som filen indeholder. Alle andre oprettes som nye kunder.
• Hvis du vælger 'Medarbejdernr.' bliver kunder med et nummer, der allerede er i systemet opdateret under importen, mens alle andre oprettes som nye kunder.
  Medarbejdernummer refererer til, at kundegrupper oftest anvendes i forbindelse med firmaordninger, hvor kunden i så fald vil have et medarbejdernummer i pågældende firma. Nummerfeltet kan dog bruges til at referere til hvilket som helst nummer (se kundeoplysninger for mere information).
• Hvis du vælger 'Alle er nye', matches der ikke på felter. I stedet køres alle på listen ind som nye kunder. Kode-feltet benyttes kun ved oprettelse af nye kunder. Hvis feltet er blankt laver systemet automatisk en kode til kunden.​

Ved at markere feltet 'Auto book tid?' og udfylde informationen er det muligt at booke en tid til en liste af kunder automatisk. Det er dog en forudsætning, at der er tid til den ønskede ydelse i den ønskede kalender i den ønskede tidsperiode. Kunder oplyses IKKE om deres tildelte tid. Dette skal gøres manuelt ved evt. at lave en statistikeksport i GECKO Booking og derefter bruge brevfletningsfunktionen i Microsoft Word.

Ved at markere feltet 'Auto opret skema?' og vælge det ønskede skema er det muligt at uploade en kundefil og tilknytte et skema uden, at der bliver foretaget bookinger.