Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Dagsvisning


Indholdsfortegnelse

1.4.2  Dagsvisning
   1.4.2.1  Simpel dagsvisning
   1.4.2.2  Avanceret dagsvisning
   1.4.2.3  Avanceret 2.0 dagsvisning
   1.4.2.4  Dato udspecificeret
   1.4.2.5  Konkret booking
   1.4.2.6  Kontakt kunde
   1.4.2.7  Kopier booking
   1.4.2.8  Booking status
   1.4.2.9  Aftalekort
   1.4.2.10  Tag kalender ud af drift

1.4.2 Dagsvisning

Når du trykker på menupunktet 'Kalendere', bliver du overført til dagsvisningen, der giver dig et oveblik over en bestemt dag. Du kan her se både ledige arbejdstider og bookede tider. Du har mulighed for at få vist tre forskellige versioner af dagsvisningen:

  1. Simpel dagsvisning
  2. Avanceret dagsvisning
  3. Avanceret 2.0 dagsvisning.

Hvilken dagsvisning man foretrækker er ofte et spørgsmål om smag og behag, samt hvilken dagsvisning man er vant til. Som sådan er det ligegyldigt hvilken dagsvisning du anvender, men bemærk dog, at du har flere muligheder på de avancerede dagsvisningstyper. Du kan vælge, hvilken dagsvisning du ønsker at se øverst på begge visningstyper:

For mere information om de tre forskellige visningstyper se Simpel dagsvisning, Avanceret dagsvisning og Avanceret 2.0 dagsvisning.


1.4.2.1 Simpel dagsvisning

Den simple dagsvisning giver dig et overblik over en bestemt dag, hvor du kan se både ledige arbejdstider og bookede tider. Du kan vælge at få vist en eller flere kalendere ad gangen.

Farver
I den simple dagsvisning indikerer forskellige farver tidens status:

  • Orange: Kunden har selv booket tiden online.
  • Rød: Personale har booket tiden til kunden gennem kvik book eller direkte i kalenderen.
  • Gul: Personale har booket tiden gennem kvik book eller direkte i kalenderen, men der er ikke tilknyttet en kunde.
  • Grøn: Ledige arbejdertider, der ikke er booket.
  • Blå: Hold-/kursusbooking foretaget af enten kunde eller personale.
  • Grå: Arbejdstider eller bookinger, der er overstået.

Symboler
Ved bookede tider vil du i den farvede boks se nedenstående symboler, som giver dig følgende muligheder:   

  •  

Gå til konkret booking: Se mere information om bookingen og evt. foretag ændringer. Hvis det er kundens første booking, vil der være vist et ettal i dette ikon. Se Konkret booking for mere information.

  •  
Gå til kunde: Se mere information om kunden. Se Kundeoplysninger for mere information.
  •  
Kontakt: Kontakt kunden. Se Kontakt kunde for mere information.
  •  

Gå til kassen: Gå videre til kassen for at betale for ydelsen. Hvis ydelsen allerede er betalt, vil du kunne se et 'betalt'-symbol og gå til en visning af kvitteringen. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.

  •  

Ændre bookingens status: Ændre bookingens status, hvis denne funktion er aktiveret. Se Booking status for mere information.

  •  

Printe aftalekort: Printe et aftalekort, hvis denne funktion er aktiveret. Se Aftalekort for mere information.

  •  

Vigtig information: Hvis kunden har skrevet en besked i forbindelse med bookingen, eller hvis der er skrevet i 'Vigtig note'-feltet på kundens profil, vil dette symbol vises i bookingboksen.

  •  

Online betaling: Hvis der vises en kundevogn på bookingen, er den booking blevet betalt online. Hvis kundevognen er grøn, er betalingen modtaget, hvorimod en rød kundevogn indikerer, at den fulde betaling endnu ikke er modtaget. Ved at trykke på ikonet har du mulighed for at gå til den online ordre. Bemærk at dette kræver tilkøb af Online Betaling-modulet.

  •  

Manglende kundeoplysninger: Hvis dette symbol vises, mangler der nogle oplysninger om kunden. Bemærk at denne funktion skal aktiveres under de avancerede indstillinger. Se Back-end. Tjek for manglende kundeoplysninger for mere information.

  •  

Tilfredhedsscore: Hvis du benytter dig af tilfredshedsundersøgelser, vil du her kunne se kundens sidste tilfredshedsscore. Bemærk at dette kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet.

  •  

Debitorsaldo: Tilgodehavende: Hvis du benytter debitorer, vil du her kunne se, hvis kunden har en debitor tilknyttet med et tilgodehavende hos dig. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.

  •  

Debitorsaldo: Udestående: Hvis du benytter debitorer, vil du her kunne se, hvis kunden har en debitor tilknyttet med et udestående hos dig. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.


Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at vælge, hvilken data, der kommer frem, når du fører musen henover bookingen, samt hvilken information, der skal vises i selve booking boksen (se Back-end. Kalendervisninger for mere information).

 

Ved siden af hvert kalendernavn har du mulighed for at printe dagsvisningen for denne kalender, ligesom du har mulighed for at skrive en datospecifik note på kalenderen. Du kan vælge om denne datospecifikke note skal være offentlig (synlig for kunder, der booker online) eller intern (kun synlig for dig og dit personale). En offentlig datospecifik note kan f.eks. bruges til specifikke kampagnetilbud eller særlige oplysninger.

 

Sådan booker du en tid til en kunde
Ved at klikke på et kalendernavn kan man booke tid til en kunde i denne kalender, samt lukke/åbne arbejdstider specifikt på denne dag og denne kalender. Se Dato udspecificeret for mere information.

Ønskes en anden dag vælges denne, samt evt. en bestemt kalender i scroll-down boksene i toppen af siden. Du kan også hurtigt skifte mellem foregående eller næste dato ved hjælp af pilene '«' og '»'.

Genindlæs
Siden genindlæses automatisk hvert femte minut. Du kan også selv, I bunden af venstre side, opdatere direkte ved at klikke på knappen 'Nu'. Dette er en fordel, hvis computeren ofte står i længere perioder uden at blive brugt. Ved at fjerne markeringen i boksen 'Vis tomme kalendere?' vises kun kalendere, der har arbejdstider på pågældende dag.


1.4.2.2 Avanceret dagsvisning

Den avancerede dagsvisning giver dig et overblik over en bestemt dag, hvor du kan se både ledige arbejdstider og bookede tider. Du kan vælge at få vist en eller flere kalendere ad gangen.

I den avancerede dagsvisning kan du se både oprettede arbejdstider og bookede tider, men arbejdstider fylder ikke så meget her som i den simple dagsvisning. I den avancerede dagsvisning er arbejdstider lagt ind som en del af kalenderbaggrunden. Hvis du er i tvivl om, hvad en farve indikerer, kan du holde musen hen over en arbejdstid. Hvis du ikke benytter dig af arbejdstyper, vil alle oprettede arbejdstider være grønne.

Bemærk! Brugen af arbejdstyper kræver tilkøb af kassemodulet.

Farver
I den avancerede dagsvisning indikerer forskellige farver tidens status:

  • Orange: Kunden har selv booket tiden online.
  • Rød: Personale har booket tiden til kunden gennem kvik book eller direkte i kalenderen.
  • Gul: Personale har booket tiden gennem kvik book eller direkte i kalenderen, men der er ikke tilknyttet en kunde.
  • Blå: Hold-/kursusbooking foretaget af enten kunde eller personale.
  • Grå: Arbejdstider eller bookinger, der er overstået.

Symboler
Ved bookede tider vil du i den farvede boks se nedenstående symboler, som giver dig følgende muligheder:   

  •  

Gå til konkret booking: Se mere information om bookingen og evt. foretag ændringer. Hvis det er kundens første booking, vil der være vist et ettal i dette ikon. Se Konkret booking for mere information.

  •  
Gå til kunde: Se mere information om kunden. Se Kundeoplysninger for mere information.
  •  
Kontakt: Kontakt kunden. Se Kontakt kunde for mere information.
  •  

Gå til kassen: Gå videre til kassen for at betale for ydelsen. Hvis ydelsen allerede er betalt, vil du kunne se et 'betalt'-symbol og gå til en visning af kvitteringen. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.

  •  

Ændre bookingen status: Ændre bookingens status, hvis denne funktion er aktiveret. Se Booking status for mere information.

  •  

Printe aftalekort: Printe et aftalekort, hvis denne funktion er aktiveret. Se Aftalekort for mere information.

  •  

Vigtig information: Hvis kunden har skrevet en besked i forbindelse med bookingen, eller hvis der er skrevet i 'Vigtig note'-feltet på kundens profil, vil dette symbol vises i bookingboksen.

  •  

Drag n' drop: Flyt en booking til et andet tidpunkt og/eller en anden kalender på dagsvisningen. Tryk på ikonet og hold det nede mens du trækker bookingen til den ønskede placering. Eventuelt bookede ressourcer flyttes med, når bookingen flyttes. Hvis en flytning ikke kan gennemføres, vil systemet gøre dig opmærksom på dette. Bemærk! Denne funktion kan ikke bruges ved hold- og kursusbookinger eller ved bookinger af ydelser, der har indlagt en pause.

  •  

Online betaling: Hvis der vises en kundevogn på bookingen, er den booking blevet betalt online. Hvis kundevognen er grøn, er betalingen modtaget, hvorimod en rød kundevogn indikerer, at den fulde betaling endnu ikke er modtaget. Ved at trykke på ikonet har du mulighed for at gå til den online ordre. Bemærk at dette kræver tilkøb af Online Betaling-modulet.

  •  

Manglende kundeoplysninger: Hvis dette symbol vises, mangler der nogle oplysninger om kunden. Bemærk at denne funktion skal aktiveres under de avancerede indstillinger. Se Back-end. Tjek for manglende kundeoplysninger for mere information.

  •  

Tilfredhedsscore: Hvis du benytter dig af tilfredshedsundersøgelser, vil du her kunne se kundens sidste tilfredshedsscore. Bemærk at dette kræver tilkøb af Spørgeskemamodulet.

  •  

Debitorsaldo: Tilgodehavende: Hvis du benytter debitorer, vil du her kunne se, hvis kunden har en debitor tilknyttet med et tilgodehavende hos dig. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.

  •  

Debitorsaldo: Udestående: Hvis du benytter debitorer, vil du her kunne se, hvis kunden har en debitor tilknyttet med et udestående hos dig. Bemærk at dette kræver tilkøb af Kassemodulet.


Under 'Avancerede indstillinger' har du mulighed for at vælge, hvilken data, der kommer frem, når du fører musen henover bookingen, samt hvilken information, er skal vises i selve booking boksen (se Back-end. Kalendervisninger for mere information).

 

Ved siden af hvert kalendernavn har du mulighed for at printe dagsvisningen for denne kalender, ligesom du har mulighed for at skrive en datospecifik note på kalenderen. Du kan vælge om denne datospecifikke note skal være offentlig (synlig for kunder, der booker online) eller intern (kun synlig for dig og dit personale). En offentlig datospecifik note kan f.eks. bruges til specifikke kampagnetilbud eller særlige oplysninger.

 

Sådan booker du en tid til en kunde
Ved at klikke på et kalendernavn kan man booke tid til en kunde i denne kalender, samt lukke/åbne arbejdstider specifikt på denne dag og denne kalender. Se Dato udspecificeret for mere information.


Ønskes en anden dag vælges denne, samt evt. en bestemt kalender i scroll-down boksene i toppen af siden. Du kan også hurtigt skifte mellem foregående eller næste dato ved hjælp af pilene '«' og '»'.

Maksimer vindue
Den avancerede dagsvisning er omfattende, og hvis du ønsker at benytte hele skærmen til at vise dagsvisningen, kan dette gøres ved at trykke på 'Maksimer vindue'-ikonet. Tryk på ikonet igen for at komme tilbage til den almindelige visning.

Genindlæs
Siden genindlæses automatisk hvert femte minut. Du kan også selv, I bunden af venstre side, opdatere direkte ved at klikke på knappen 'Nu'. Dette er en fordel, hvis computeren ofte står i længere perioder uden at blive brugt. Ved at fjerne markeringen i boksen 'Vis tomme kalendere?' vises kun kalendere, der har arbejdstider på pågældende dag.


1.4.2.3 Avanceret 2.0 dagsvisning

Den avancerede 2.0 udgave af dagsvisning giver dig et overblik over en bestemt dag. Her kan du se både ledige arbejdstider og bookede tider. Du kan vælge at få vist en eller flere kalendere ad gangen.

I den avancerede 2.0 dagsvisning indgår arbejdstider som en del af kalenderbaggrunden i form af en farvet lodret bjælke fx som den grønne vist ovenfor. Du bestemmer selv farve og type på en given arbejdstid. Hvis du er i tvivl om, hvad en farve indikerer, kan du holde musen hen over arbejdstiden. Hvis ikke du benytter dig af arbejdstyper, vil alle oprettede arbejdstider være grønne.

Bemærk! Brugen af arbejdstyper kræver tilkøb af [GUIDE_P272:kassemodulet].

Yderligere farver og symboler har samme betydning som i [GUIDE_P241:simple dagsvisning].

Udover de samme muligheder som du har ved [GUIDE_P243:avanceret dagsvisning], har du også mulighed for at:

  • Lave bookinger direkte i din kalender ved at dobbeltklikke på det ønskede tidspunkt. Du kan også oprette en kunde samtidigt med du opretter en booking direkte i kalenderen - læs mere i [FAQ_Q190:FAQ'en 'Hvordan opretter jeg en kunde direkte i kalender 2.2?']
  • Lave 'drag-n-drop' på en eksisterende booking.
  • Tilpasse informationer som du ønsker at se.

Se [GUIDE_P186:Avancerede indstillinger, Kalendervisninger] for mere information.

'Drag-n-drop' fungerer på den måde, at du kan ”trække” i bunden af en booking og henholdsvis forkorte/forlænge den. Du kan også vælge at ”trække” øverst i bookingen og derved flytte bookingen til et andet tidspunkt eller en anden kalender samme dag.


1.4.2.4 Dato udspecificeret

Ved at klikke på et kalendernavn i dags- eller ugevisningen kan man se en udspecificeret version af datoen, samt pågældende kalenders information på denne dato. Her kan du også lukke/åbne arbejdstider, samt booke en tid for en kunde.

Øverst er en oversigt over de eksisterende bookinger på dagen, hvor du har mulighed for at slette en booking eller gå til den konkrete booking.

Dato visning
Døgnet er som udgangspunkt opdelt i ¼ timer; en grøn baggrund indikerer, at tiden er tilgængelig for booking, mens en rød indikerer, at tiden ikke er tilgængelig for kunder, men kan stadigvæk lukkes/bookes manuelt her. Tider med et kryds, der ikke kan markeres, er tider som allerede er booket. Nederst i højre hjørne har du mulighed for at vælge hvilke tidsintervaller, du ønsker, at kalenderen skal vises i, og samtidig bestemme start- og sluttidspunkt for kalendervisningen. Tryk 'Gem visning' og dine visningsindstillinger er nu gemt!

Sådan booker du en tid til en kunde
For at booke en tid til en kunde direkte i kalenderen skal du markere det tidsinterval, der ønskes booket, hvorefter du trykker 'Book tid til kunde'. Tiden er nu booket, og du vil komme videre til den konkrete booking. Du har her mulighed for at udfylde oplysninger om f.eks. hvilken ydelse, der skal bookes, samt kundens navn.

Sådan opretter du en arbejdstid
Hvis du ønsker at oprette en arbejdstid, der kun gælder på denne dag, f.eks. hvis du vil holde længe åben, har du mulighed for at oprette arbejdstiden direkte i kalenderen ved at markere det tidsinterval, du ønsker at oprette arbejdstider i, og derefter trykke på 'Opret arbejdstid'. Arbejdstiden er nu oprettet!

Sådan lukker du en arbejdstid
Lukning af arbejdstider fungerer næsten på samme måde som oprettelse af arbejdstider; Marker det tidsinterval, der ønskes lukket, og tryk derefter 'Luk markerede tider'. Tidsintervallet er nu lukket! Ønsker du at lukke for booking en hel dag, kan dette gøres ved først at klikke på knappen 'Marker alle' og herefter 'Luk markerede tider'. Dette er brugbart, hvis man er væk en hel dag på grund af ferie, afspadsering eller lignende og kun vil lukke denne ene kalender.

Print datoen
I øverste højre hjørne har du mulighed for at printe datoen, og skrive en datospecifik note på kalenderen.

Tage en kalender ud af drift
I øverste højre hjørne har du her mulighed for at tage kalenderen ud af drift ved at flytte bookinger og derefter lukke åbne arbejdstider.


1.4.2.5 Konkret booking

Når en booking vises i kalenderen (både i kalendervisningerne og under dato udspecificeret) vil du have mulighed for at gå videre til en oversigt over den konkrete booking og de informationer, der er registreret i forbindelse med denne.

Bookingoplysninger
Til venstre på siden vil du kunne se bookingen og den information, der er registreret i forbindelse med den. Du har her følgende muligheder:

  • Ret booking: Ændr datoen, hvorpå bookingen skal foregå, eller flyt tilmeldte kunder fra et hold, og samtidig medtage eller slette kunder, som er skrevet på ventelisten,
  • Kopier booking: Kopier bookingen, f.eks. hvis kunden ønsker at modtage samme ydelse hver anden uge.
  • Ny booking: Gå direkte videre til Kvik book, hvor du kan booke en ny tid til kunden.
  • Til kassen: Gå direkte til kassen og betal for ydelsen. Hvis ydelsen allerede er betalt, vil du kunne se et 'betalt'-symbol og kunne gå til en visning af kvitteringen. Bemærk! Dette kræver tilkøb af Kassemodulet.
  • Til ordre: Hvis bookingen er betalt for online, kan du gå direkte til den online ordre. Bemærk! Dette kræver tilkøb af Online betaling-modulet.
  • Udskriv aftale: Hvis aftalekortfunktionen er aktiveret, har du her mulighed for at udskrive et aftalekort til kunden.
  • Ret tid: Ændr tidspunktet, hvorpå booking skal foregå.
  • Afslut booking: Afslut en igangværende booking før tid. Denne funktion skal aktiveres under Avancerede indstillinger. Back-end / generelt.
  • Ydelse: Ændr hvilken ydelse bookingen angår.
  • Ekstra tekst: Tilføj en besked til bookingen, f.eks., hvis kunden har gjort dig opmærksom på noget i forbindelse med bookingen såsom 'Pas på kundens nakke grundet skade'.
  • No show: Marker hvis kunden udeblev fra sin tid. Under 'Kunder' har du mulighed for at se statistik over antallet af udeblevne kunder.
  • Status: Hvis booking status er aktiveret kan du ændre bookingens status.
  • Ekstra felter: Hvis kunden har udfyldt ekstra felter i forbindelse med sin booking, kan du se kundens svar her.
  • Ressourcer: Hvis ressourcebooking er aktiveret, kan du se de bookede ressourcer.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!
 
Herudover har du nederst til venstre mulighed for at få vist en log over, hvilke ændringer, der er blevet foretaget i forbindelse med en booking, samt hvornår og af hvem de er foretaget.


Kundeoplysninger
Til højre på siden kan du se information om den kunde, der er tilknyttet bookingen. Du kan også ændre i informationen, hvis dette er nødvendigt. Du har samtidig mulighed for at sende en e-mail eller en SMS til kunden. Du kan vælge mellem fire forskellige typer af e-mails/SMS'er indeholdende enten:

  1. En bekræftelse af bookingen.
  2. En bekræftelse af en sletning af bookingen.
  3. En bekræftelse af en ændring af bookingen.
  4. Kundens adgangskode til online booking.

Når du har valgt den ønskede type af besked, skal du trykke på 'Go'. Du vil nu komme frem til en side, hvor du har mulighed for at rette i den tekst, der sendes. Husk at trykke 'Send besked', når du har foretaget de ønskede ændringer. Det grønne flueben fortæller, at e-mailen/SMS'en er blevet sendt. Hvis du hoverer med musen over fluebenet vil du kunne se hvornår beskeden er blevet sendt. Sendte mails/SMS'er vil desuden også blive vist i loggen.

Bemærk! SMS kan kun sendes, når SMS-modulet er aktiveret. Modulet er gratis, og du betaler kun per udsendt SMS.

Du har også mulighed for at tilknytte en anden kunden til bookingen ved at søge efter den ønskede kunde i feltet ud for 'Skift kunde'. Du kan også oprette en ny kunde, som automatisk bliver tilknyttet bookingen.

Bemærk! Den nyoprettede kunde vil blive tilknyttet bookingen ligegyldigt om en anden kunde er tilknyttet bookingen eller ej. Den nye kunde vil automatisk overskrive den gamle. Hvis bookingen ikke på forhånd er tilknyttet en kunde, kan du også tilknytte en kunden til bookingen på denne måde.


1.4.2.6 Kontakt kunde

Du kan manuelt sende en e-mail eller en SMS til en specifik kunde, et helt hold og/eller ventelister. Dette kunne f.eks. være, hvis en ansat er blevet syg, eller hvis du vil gøre et hold opmærksom på, at de skal medbringe noget bestemt til undervisningen (se Hold- og kursusbooking for mere information om denne bookingsform).

I dags- og ugevisningen vil der på alle kundebookinger være et lille brevikon. Klikker du på dette ikon, hvad enten det er en holdbooking eller en booking foretaget af en enkelt kunde, vil du komme frem til nedenstående side.

På denne side skal du øverst vælge, hvorvidt du ønsker at sende en SMS eller en e-mail til kunden.

Send e-mail
Hvis du vælger at sende en e-mail, har du mulighed for at indsætte en standard e-mail, der indeholder enten:

  • En bekræftelse af en booking.
  • En bekræftelse af en sletning.
  • Kundens kode.

Tryk herefter 'Go' og e-mailens tekst og emne indsættes. Marker den eller de ønskede modtagere af e-mailen til højre på siden og tryk 'Send besked'. E-mailen er nu sendt!

Bemærk! Du kan ændre netop denne e-mails tekst i tekstfeltet, men du har også mulighed for at ændre standard e-mailens tekst generelt under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Tekster'. 

Du har mulighed for at sende en test e-mail - eksempelvis til egen e-mailadresse - for at se, hvordan e-mailservicen fungerer. Indtast blot den adresse e-mailen ønskes sendt til og tryk 'Send test'. Hvis du i stedet trykker 'Gem test', gemmes indholdet af e-mailen som en skabelon.
 
Du har mulighed for at oprette og gemme en eller flere skabeloner, der fungerer som dine egne standard e-mails, som du kan hente og sende, når du ønsker. Dette er relevant, hvis du ofte sender samme type e-mail ud til dine kunder. For at oprette en skabelon skal du indtaste e-mailens emne, samt indhold, og derefter navngive skabelonen. Tryk 'Opret' og skabelonen er nu oprettet!

Bemærk! Du kan til enhver tid hente, ændre og slette en skabelon ved at vælge den i drop-down listen og trykke på knappen med den ønskede handling.

Husk altid at trykke 'Send besked' for at sende e-mailen!

Send SMS
Hvis du i stedet ønsker at sende en SMS til kunden, skal du markere feltet 'Send SMS'. Du kan øverst vælge at sende en standardSMS til kunden, som indeholder enten en bekræftelse af en booking eller kundens kode til online booking. Når du har valgt den ønskede SMS, skal du trykke på 'Go'. Standardteksten indsættes nu i tekstfeltet.

Bemærk! StandardSMSens tekst kan ændres under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Tekster'.

Hvis du ikke ønskes at sende en standardSMS, kan du istedet i tekstfeltet skrive den SMS, du ønsker at sende til kunden. Under tekstfeltet har du mulighed for at følge med i, hvor mange tegn du har skrevet, samt hvor mange SMS'er din tekst fylder. Marker den/de ønskede modtagere og tryk 'Send besked'. SMS'en er nu sendt!

Bemærk! SMS kan kun sendes, når SMS-modulet er aktiveret. Modulet er gratis, og du betaler kun per udsendt SMS.


1.4.2.7 Kopier booking

Du har mulighed for at kopiere en booking, f.eks. hvis en kunde ønsker at modtage samme ydelse hver uge. Vælg 'Kopier booking', når du viser en specifik booking, og siden vil blive åbnet i et nyt vindue.






Du kan her indtaste 'antallet af kopier' du ønsker at foretage, samt vælge et 'interval' for kopiering, f.eks. dagligt eller månedligt. Hvis du markerer 'Sæt dato for første kopi' kan du vælge, hvilken dato første kopi skal være på. Derudover kan du, ved at markere 'Respekter arbejdstider', vælge, hvorvidt der skal tages højde for arbejdstider, så der kun bookes på 'grønne tider'. Alt fra den originale booking, inklusiv valgt kunde, ekstra tekst mv., kopieres. Tryk 'Kopier' og kopi(erne) er foretaget!


1.4.2.8 Booking status

Du har mulighed for at aktivere funktionen booking status, som gør det muligt at give alle bookinger en status. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis du har en sekretær, der modtager kunder, der ankommer til klinikken, og du i behandlingsrummet skal kunne se om dine kunder er ankommet eller ej. Her kunne du f.eks. oprette en status, der hedder 'Ankommet', og en, der hedder 'Forsinket'. Sekretæren vil så kunne ændre bookingens status, når kunden er ankommet, eller hvis kunden kontakter klinikken for at sige, at han/hun er forsinket. På denne måde kan du i behandlingsrummet se, om dine kunder er ankommet uden at skulle ud i ventelokalet.

Ved at aktivere denne funktion kan du samtidig lave udtræk over bookingers status under menupunktet 'Kunder', hvilket gør dig i stand til at føre statistik over, f.eks., kunders fremmøde.

Booking status funktionen aktiveres under 'Avancerede indstillinger'. Her kan du oprette forskellige statusser, samt give hver status et ikon. Dette gør det nemt og hurtigt at se, hvilken status, der er valgt. Se Back-end. Booking status for mere information.


1.4.2.9 Aftalekort

Du har mulighed for at aktivere funktionen aftalekort, der gør det muligt for dig at udprinte et aftalekort til dine kunder. Et aftalekort er en form for kvittering, hvor detaljer om kundens booking fremgår. Du kan give denne kvittering til kunden som en påmindelse om den bookede tid.

Du kan udprinte aftalekortet, når den konkrete booking vises. Aftalekortet udprintes i en størrelse, der passer til bonprinteren (se kassemodulet for mere information), men det kan dog også printes på en almindelig printer.

Aftalekort-funktionen skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger', hvor du også har mulighed for at personliggøre den tekst, der vises på aftalekortet. Du kan bestemme, hvorvidt aftalekortet kun skal indeholde den booking, som aftalekortet printes fra, eller om det skal indeholde alle kundens aktive reservationer. Dette bestemmes også under de avancerede indstillinger.

Se Back end. Generelt for mere information. 


1.4.2.10 Tag kalender ud af drift

Ved at tage en kalender ud af drift lukker du for bookinger på en bestemt dag i en bestemt kalender. Du her mulighed for at flytte bookinger, der er foretaget på den pågældende dag på pågældende kalender til en anden kalender. Du kan tage en kalender ud af drift via 'Dato udspecificeret'.

Du kan øverst på siden se hvilken kalender, du er ved at tage ud af drift, og på hvilken dato, den bliver taget ud af drift.
I boksen 'Vis interne bookinger?' har du mulighed for at bestemme, hvorvidt du i oversigten over bookinger vil se bookinger, der ikke har tilknyttet en kunde.
I boksen 'Respekter arbejdstider?' har du mulighed for at vælge, hvorvidt du under drop-down menuen kun kan se kalendere, der har ledige arbejdstider i pågældende tidsrum.

Nederst kan du se en oversigt over, hvilke bookinger, der er foretaget på kalenderen på den dag, hvor du er ved at tage kalenderen ud af drift. Du kan her se hvilken kunde, der har booket ydelsen, hvilken ydelse, der er booket, samt hvilket tidspunkt bookingen skal foregå på. Ved at trykke på tidspunktet kommer du til den konkrete booking, hvor du f.eks. kan se kundes kontaktoplysninger, hvis du skal kontakte kunden i forbindelse med flytningen af bookingen.

Hvordan flytter jeg bookinger og tager en kalender ud af drift?
For at flytte en booking skal du, under kolonnen 'Flyt til kalender', vælge den kalender, som du vil flytte den/de pågældende booking(er) til. Tryk på 'Opdater' og bookingen er nu flyttet!

Bemærk! Hold skal flyttes manuelt. Det gør du ved at gå til den konkrete booking og trykke 'Ret booking'.

Når du har flyttet/slettet de eksisterende bookinger, samt eventuelle kunder fra ventelisten, er det muligt at tage kalenderen ud af drift. Gå ind på den pågældende kalender på den pågældende dag og tryk på 'Tag ud af drift' i øverste højre hjørne. De forskellige tjekbokse betyder:

  • 'Luk alle lediger tider': Denne tjekboks er som udgangspunkt blevet markeret, idet det er denne markering, der tager kalenderen ud af drift.
  • 'Marker ude af drift': Ved at markere denne bliver kalender, som er taget ud af drift, ikke vist i kalendervisningnerne på den pågældende dag (denne funktion skal være aktiveret under 'Avancerede indstillinger' - se Back-end. Kalendervisninger for mre information).
  • 'Send marketing mail': Denne tjekboks giver dig mulighed for at udsende en mail til de kunder, der bliver flyttet/slettet, når kalenderen tages ud af drift. Mailen vil være en skabelon fra det tilkøbte Marketingsmodul.

Når du har markeret de ønskede tjekbokse skal du trykke på 'Opdater'. Kalenderen er nu taget ud af drift på den ønskede dag.

Bemærk! Hvis ikke du har flyttet alle kundebookinger på pågældende dag, kan kalenderen ikke tages ud af drift. De omkringliggende tider lukkes, men kundebookingen forbliver uberørt. På samme måde påvirkes en intern booking uden kunde ikke af en lukning. Du vil i oversigten kunne se hvilke tider, der er blevet lukket, og hvilke tider, der ikke er blevet lukket.


Bemærk! Kunder, hvis booking bliver flyttet til en anden kalender, bliver ikke automatisk informeret om flytningen! Hvis du ønsker at kontakte kunden om en eventuel ny behandler, skal dette gøres manuelt.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede