Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Kalenderoversigt og indstillinger


Indholdsfortegnelse

1.4.1  Kalenderoversigt og indstillinger
   1.4.1.1  Opret ny kalender
   1.4.1.2  Indstillinger
   1.4.1.3  Arbejdstider

1.4.1 Kalenderoversigt og indstillinger

Ved at trykke på 'Indstillinger' under menupunktet 'Kalendere' kommer du til kalenderoversigten. Du kan her se en oversigt over alle dine kalendere i bookingsystemet, samt mulighed for at oprette nye kalendere. For vejledning i at oprette en ny kalender se opret ny kalender.

Øverst på siden har du mulighed for at komme videre til en visning af dags-, uge- og månedskalenderen.

Ud for hvert kalendernavn vil du have følgende muligheder:

  • Ret indstillinger: Ændr kalenderens indstillinger.
  • Ret arbejdstider: Opret nye, samt ændr eksisterende arbejdstider for kalenderen.
  • Vis kalender: Kom direkte videre til en ugevisning for netop denne kalender.
  • Aktiv: Vælg om kalenderen skal være aktiv eller ej. Som standard er en nyoprettet kalender aktiv, men du kan inaktivere den ved at fjerne markeringen og trykke 'Opdater', hvilket fjerner muligheden for at booke i kalenderen, på trods af oprettede arbejdstider.
  • Flyt booking: Tildel prioriteter til dine kalendere, som bestemmer, hvilken rækkefølge de vil blive vist i i online booking og kvik book - jo højere en prioritet, desto længere nede på listen, vil kalenderen blive vist. Ved at trykke på 'Flyt booking'-overskriften vil dine flyt-booking-prioriteter blive aktiveret.
  • Flyt oversigt: Tildel prioriteter til dine kalendere, som bestemmer, hvilken rækkefølge de vil blive vist i i kalenderoversigten - jo højere en prioritet, desto længere nede på listen, vil kalenderen blive vist. Ved at trykke på 'Flyt oversigt'-overskriften vil dine flyt-oversigt-prioriteter blive aktiveret.

Hvis du har oprettet mange kalendere, har du mulighed for oprette kalendergrupper og dermed lette overblikket. Denne funktion aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Generelt for mere information).


1.4.1.1 Opret ny kalender

 
For at oprette en ny kalender skal du indtaste kalederens navn (f.eks. ansattes navn) og derefter trykke 'Opret kalender'. Kalenderen er nu oprettet!

Hvis felterne til at oprette en ny kalender ikke er synlige, har du opbrugt det antal kalendere, der er inkluderet i dit bookingsystem. Kontakt GECKO Booking hvis du ønsker at bestille flere kalendere.

1.4.1.2 Indstillinger

Du har mulighed for at redigere indstillingerne for hver enkelt kalender. Dette gøres ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for den ønskede kalender på kalenderoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Husk at trykke på 'Opdater' i bunden af siden!

Generelle indstillinger:

  • Navn: Ændr kalenderens navn.
  • E-mail: Indtast en e-mailadresse på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per e-mail. Ved indtastning af kode, giver dette ligeledes mulighed for at kunne logge direkte ind på den pågældende kalender, hvilket kan være praktisk, hvis du har flere ansatte (med hver deres kalender). På denne måde kan du udlevere kalender-logins til dine ansatte og sikre, at de kun har adgang til egen kalender, men ikke til diverse indstillinger eller andre kalendere. Via dette login kan den ansatte dog stadig ændre egne arbejdstider og kalenderindstillinger. Som administrator vil du stadig have adgang til alle kalendere. Hvis du indtaster mere end en e-mailadresse, skal de adskilles med komma.
  • Mobilnummer: Indtast et mobilnummer på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per SMS.
  • Kode: Indtaste en kode, der udgør en del af kalenderens login sammen med e-mailadressen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Du skal huske at indtaste BÅDE en e-mail og en kode, idet disse to tilsammen giver et unikt login. Hvis du ikke indtaster en kode, vil e-mailadressen ikke kunne bruges i flere kalendere eller andre e-mail-services i bookingsystemet


Hvis du har indtastet en e-mail har du følgende muligheder:

  • Dagsoversigt: Modtag en oversigt over dagens bookinger hver nat omkring kl. 01:00. Dagsoversigten sendes på det sprog, der er valgt i back-end.
  • Specialoversigt: Modtag en oversigt over en selvvalgt given periode på en bestemt selvvagt ugedag på e-mail.
  • Ny booking – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
  • Ny kommentar - E-mail: Modtag en e-mail ved nye kundebookinger, såfremt kunden har udfyldt noget i kommentar-feltet. Bemærk! Retter kunden sin booking vil du kun modtage en e-mail, hvis kunden i anden omgang indsætter en ny besked i kommentarfeltet.
  • Booking slettet – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Hvis du har indtastet et mobilnummer har du følgende muligheder:

  • Ny booking – SMS: Modtag en SMS, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
  • Booking slettet – SMS: Modtag en SMS, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Du kan tilgå de tilhørende tekstfelter ved at trykke 'gå til tekst' udfor den ønskede funktion.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Tilføj en kalenderbeskrivelse:

  • Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af kalenderen (eller kalenderens indehaver), der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KALENDERBESKRIVELSE].

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


iCal muligheder:

  • iCal: Abonner på en eller flere kalendere via iCal-formatet. iCal understøttes af bl.a. Outlook, Thunderbird og mange smartphones, f.eks. iPhone og Android telefoner. Med denne funktion kan du via 'live'-opdateringer følge med i din kalender uden at skulle logge ind på GECKO Booking. Se vejledning omkring iCal-funktionen.
  • Send link: Ønsker du, at få din bookingkalender til at synkronisere til din mobiltelefon, kan du sende linket direkte fra bookingsystemet til din telefon med en SMS. Vær opmærksom på, at funktionen kræver SMS-modulet tilkoblet.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Du kan se din kalender via iCal funktionen, men du kan ikke lave bookinger - iCal er kun envejs fra bookingsystemet til din enhed.


Medarbejder indstillinger:

  • Medarbejder: Har du tilkøbt kassemodulet kan du koble kalenderen til en medarbejder fra kassesystemet. Hvis en kalender tilhører en medarbejder, der også benytter kassesystemet, kan det lette dit overblik at sammenkoble disse. Du har også mulighed for at oprette en ny medarbejder direkte fra kalenderen ved at trykke på 'Opret ny medarbejder'. Indtast herefter medarbejderens navn og tryk på 'Opdater'. Medarbejderen er nu oprettet og kalenderen er automatisk tilkoblet denne nyoprettede medarbejder.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Ydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede ydelser og ændre kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle ydelser i kundegruppen.

Du har her følgende muligheder:

  • Plus/minus tid: Tilpas ydelsens varighed for netop denne kalender. Dette kan være praktisk, hvis f.eks. en ny medarbejder eller en elev skal bruge 10 minutter mere for at udføre ydelsen.
  • Aktiv?: Vælg hvilke ydelser, kalenderen skal udbyde. Hvis manuel tilmelding af ydelsen blev valgt, da ydelsen blev oprettet, er det vigtigt, at ydelsen aktiveres her.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Tillægsydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede tillægsydelser og ændrer kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle tillægsydelser.

Du har her følgende muligheder:

  • Aktiv?: Vælg hvilke tillægsydelser, kalenderen skal udbyde. Bemærk! Tillægsydelser i den inaktive gruppe ikke vises ved booking ligegyldigt om tillægsydelsen er aktiveret i den enkelte kalender. Hvis dette ønskes ændret, skal tillægsydelsen aktiveres på tillægsydelsesoversigten. Se tillægsydelser for mere information.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!  


Eksterne kalendere

Du har mulighed for at forbinde din GECKO kalender med eksterne kalendere som Exchange og Google Calendar. Dermed vil dine aftaler i den pågældene eksterne kalender blive overført til din GECKO kalender og blive oprettet som arbejdstider der ikke kan bookes. Det er ikke muligt at se hvorfor en tid er blokeret i ens GECKO kalender, men blot at det er en ekstern kalenderaftale.

Læs mere om hvordan du importerer aftaler fra henholdsvis Exchange og Google Calendar her.

 


Slet en kalender
Du har nederst mulighed for at slette en kalender. En sletning af en kalender er permanent og kan ikke fortrydes. Når du sletter en kalender, slettes alle bookinger i kalenderen, samt alt statistik over tilknyttede bookinger. Det er derfor kun super-administratoren, der har lov til at slette en kalender, og derfor skal dette login indtastes for at bekræfte sletningen, når du har trykket på 'Slet kalender'-knappen (se Loginindstillinger for mere information om super-administratorlogin).


Bemærk! En sletning af en kalender er permanent og kan ikke fortrydes. Alle bookinger, der er foretaget i pågældende kalender, slettes sammen med kalenderen. Hvis der er foretaget bookinger i kalenderen, anbefales det derfor, at man før en sletning tager kalenderen ud af drift, hvor du flytter bookingerne til en anden kalender.


1.4.1.3 Arbejdstider

Arbejdstider er dit redskab til at bestemme hvilke tider, dine kunder må booke i din kalender. For at oprette arbejdstider vælges 'Ret' under 'Arbejdstider' ud for den ønskede kalender på kalenderoversigten.

I øverste del af siden kan du tilføje arbejdstider, mens du i nederste del kan se eksisterende arbejdstider. Du har mulighed for at:

  • Oprette arbejdstider, der er generelt gældende.
  • Oprette arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode.
  • Lukke arbejdstiderne i bestemte uger.

Opret arbejdstider, der er generelt gældende
For at oprette arbejdstider, der er generelt gældende, skal du vælge den eller de ugedage, som arbejdstiden skal gælde for, samt vælge det tidsrum, hvori arbejdstiden skal oprettes.

Ugedage
Ugedage er som default ikke markeret. Til højre finder du to links til at vælge ugedage med:

  • Alle dage vælger alle dage.
  • Hverdage vælger kun hverdage.

Tidsrum
Mht. tidsrum skal du her indtaste de ønskede arbejdstider. Du kan også lave forskellige intervaller, hvor intervallerne f.eks. kan bruges til at indsætte en fast pause, såsom frokost med interval 1 fra 09:00-12:00 og interval 2 fra 12:30-16:00. For at oprette arbejdstiden er det kun nødvendigt at lave ét interval. Tryk på knappen 'Opret arbejdstid', og arbejdstiden er oprettet!

Arbejdstiden kan nu ses under 'Eksisterende arbejdstider', hvor du kan tilføje flere arbejdstider, hvis dette ønskes. Under 'Eksisterende arbejdstider' kan du også slette den oprettede arbejdstid ved at markere 'Slet' ud for den pågældende arbejdstid, og derefter trykke på 'Opdater'.

Bemærk! Helligdage kan ikke redigeres.


Bemærk! Hvis du sletter en oprettet arbejdstid, bliver bookinger allerede foretaget i denne arbejdstid ikke påvirket af sletningen. Hvis du bruger GECKO Booking til at holde styr på dine medarbejderes arbejdstid, f.eks. i forbindelse med udbetaling af løn, anbefales det dog, at du aldrig sletter en oprettet arbejdstid, da sletningen også har en bagudrettet effekt. Dvs., at medarbejderens lønstatistik ikke længere er korrekt. Hvis dette er tilfældet, anbefales det, at du benytter dig af periodebegrænsede arbejdstider, hvor du opretter en ny periodebegrænset arbejdstid, når medarbejderens arbejdstid ændres (se nedenfor). Du er velkommen til at kontakte GECKO Bookings support for mere information.


Opret arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode.
Du har også mulighed for at oprette en arbejdstid med en periodebegrænsning, f.eks. hvis du i en periode holder ekstraordinært åbent om aftenen. For at oprette en periodebegrænset arbejdstid skal du markere boksen 'Periodebegrænsning', indtaste den periode som arbejdstiden skal gælde for, og herudover blot følge ovenstående procedure.

Arbejdstider specificeres per kundegruppe. Du kan derfor sætte f.eks. mandag af til en kundegruppe og resten af ugen af til en anden kundegruppe. Se kundegrupper for mere information.

Hvis du ønsker at kopiere arbejdstiderne fra en kalender til en anden, kan du klikke på 'Gem' i bunden af siden. Oplysningerne hentes igen ved at klikke på 'Indsæt gemt' under en anden kalenders arbejdstider.

Under 'Eksisterende arbejdstider' kan du se en oversigt over alle de arbejdstider, der er oprettet for denne kalender. Hvis du har oprettet mange arbejdstider, kan det være svært at overskue, hvilke arbejdstider der har indflydelse på en bestemt dag. Du har derfor mulighed for at søge på bestemte dage eller en bestemt periode ved at indtaste perioden eller datoen ved 'Søg dato' og tryk på 'Opdater visning'. Du vil nu kun få vist arbejdstider, der har indflydelse på den søgte dato/periode. Du kan også vælge kun at vise aktive arbejdstider, dvs. arbejdstider, der er gældende fremadrettet, hvorfor f.eks. en overstået periodebegrænset arbejdstid ikke vil blive vist.

Herudover har du mulighed for at redigere de oprettede arbejdstider ved at trykke 'Ret' ud for den arbejdstid, du ønsker at ændre.

Du har mulighed for at foretage følgende ændringer:

  • Periodebegrænsning: Begræns hvilken periode, arbejdstiden skal gælde for.
  • Ugedag(e): Bestem, hvilke ugedage, arbejdstiden skal gælde for.
  • Må bookes: Bestem, hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for kunderne i online booking (flueben ved 'Aktiv kundebooking') og hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for intern booking (flueben ved 'Aktiv Kvikbook'). Som udgangspunkt vil en oprettet arbejdstid være tilgængelig for både kundebooking og kvikbooking.

Eksempel: Hvis du ønsker at have en time efter almindelig lukketid, hvor kun du kan booke tider, kan du oprette en arbejdstid for denne time, hvor du fjerner fluebenet ved 'Aktiv kundebooking'. Hermed kan kun du booke tider gennem bookingsystemets kvik book-funktion.

  • Prioritet: Ændr arbejdstidens prioritet – jo højere prioritet en arbejdstid har, des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider med indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Som udgangspunkt tildeles alle arbejdstider prioriteten '0'.

Eksempel: Du har i et bestemt tidsrum normalt kun åbent for kvikbooking, men i en bestemt uge ønsker du, at der skal være åbent for både kvik- og kundebooking i tidsrummet. I en sådan situation kan du oprette en periodebegrænset arbejdstid i den pågældende uge, hvor du noterer en højere prioritet på denne end prioriteten på den arbejdstid, der er generelt gældende.

  • Tidspunkt: Ændr arbejdstidens tidspunkt.
  • Gyldige uger: Vælg hvilke uger, arbejdstiden skal være gældende for. Som udgangspunkt er alle uger aktive (markeret med grøn), men du kan inaktivere bestemte uger (markeret med rød) ved at fjerne fluebenet ved de(n) pågældende uge(r). Husk at trykke 'Opdater'. Indeværende uge er markeret med grå.

Eksempel: Gyldige uger benyttes typisk ved firmaordninger, hvor man har indgået en aftale om ydelser f.eks. hver anden uge.

Gyldige uger genbruges ved årsskifte medmindre arbejdstiden er periodebegrænset.

Bemærk! Selvom du har oprettet en periodebegrænset arbejdstid, vil alle uger være vist som gyldige. Dette har dog ingen betydning, idet det er periodebegrænsningen, der tages udgangspunkt i.

Lukket pga. ferie
Ved ferie bør man lukke tiderne i kalenderen ved hjælp af 'Ferie / Lukket'-funktionen under indstillinger
 eller ved dato udspecificeret for at sikre, at der er lukket op tværs af alle arbejdstider.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme ændringer!


Bemærk! Der kan være nogle arbejdstider, som du ikke har mulighed for at slette. Disse arbejdstider er helligdage, der abonneres på gennem 'Ferie / Lukket'-funktionen. Arbejdstiden lukker for kalenderen på den pågældende dag, og hvis dette ønskes ændret, skal det ske gennem 'Ferie / Lukket'- funktionen under 'Indstillinger'.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede