Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Kom godt i gang



Indholdsfortegnelse


1.2 Kom godt i gang

Med GECKO Booking har du mange muligheder for at skræddersy dit bookingsystem til netop dine behov. Du behøves ikke sætte dig ind i alle mulighederne med det samme, men blot fokusere på de to vigtigste elementer til at starte med:

  1. Oprette ydelser: Du skal oprette de ydelser, du gerne vil tilbyde til dine kunder.
    Ydelserne kunne f.eks. være massage, hårfarvning eller terapi afhængig af hvilken type virksomhed du repræsenterer. For vejledning i hvordan du kommer godt i gang med at oprette ydelser se Oprettelse af ydelser.
  2. Oprette en eller flere kalendere med arbejdstider: Du skal oprette en kalender, som ydelserne kan bookes i, og et tidsrum, hvori ydelserne kan bookes – såkaldte arbejdstider.
    For vejledning i hvordan du kommer godt i gang med at oprette en kalender med arbejdstider se Oprettelse af kalender med arbejdstider.

Under vejledningens punkt 'Kom godt i gang' vil fokus være på de grundlæggende ting i forbindelse med at oprette ydelser og kalendere. Når du har fulgt dette punkt i guiden, er du godt i gang med at bruge systemet, og dine kunder kan booke tider hos dig online.

Der er mange andre muligheder i forbindelse med ydelser og kalendere end dem, der bliver gennemgået under dette punkt. For mere information om disse muligheder se Ydelser og Kalendere


1.2.1 Oprettelse af ydelser

Ydelser er de forskellige services, som du ønsker, at dine kunder skal kunne booke. Du finder ydelser under menupunktet 'Indstillinger'.

På ydelsesforsiden kan du se en oversigt over alle de ydelser, du har oprettet, ligesom du nederst på siden har mulighed for at oprette nye ydelser.

For at oprette en ny ydelse skal du først indtaste ydelsens navn, f.eks. massage, samtale eller noget helt tredje. Vær opmærksom på at det også er dette navn, kunden kan se, når vedkommende ønsker at booke ydelsen.

Herefter skal du vælge, hvilken type ydelse det drejer sig om. Du kan vælge mellem:

  • almindelig ydelse
  • hold/kursus
  • ubestemt (vælg selv) tid
  • Parbooking
  • salg af vare
  • Link

I langt de fleste tilfælde vil du skulle vælge almindelig ydelse. Hold/kursus skal kun anvendes i forbindelse med oprettelse af et hold eller et kursus (Se den separate vejledning om Hold- og kursusbooking for mere information), mens ubestemt (vælg selv) tid kun skal anvendes, når kunden selv må bestemme, hvor lang tid ydelsen skal bookes. Dette anvendes f.eks. i forbindelse med booking af lokaler (Se den separate vejledning om Lokalebooking for mere information). Salg af vare bruges, hvis du ønsker at sælge gave-/værdikort via online booking (Se den separate vejledning Gavekortmodulet for mere information).


Efter valg af type noteres prisen for ydelsen i kroner, samt hvor lang tid ydelsen varer. Det er meget vigtigt, at du vælger den korrekte tid, da det er her, du fortæller systemet hvor lang tid, der skal bookes. Under 'Kunden ser' har du mulighed for at bestemme, hvor lang tid kunden skal se, at ydelsen varer, når han/hun ønsker booker ydelsen. Du kan bruge denne funktion til at give et lille pusterum mellem forskellige kunder ved f.eks. at booke 60 minutter til ydelsen, men præsentere kunden for, at der bestilles 55 minutter. Dermed har du fem minutter til at gøre dig klar til den næste kunde. På den anden side kan du angive en længere behandlingstid over for kunden, hvis du f.eks. kun behandler kunden i 15 minutter, men kunden skal blive siddende i 30 minutter ekstra. Dette kan eksempelvis være tilfældet efter en vaccination, hårfarvning, bloddonation eller hvad det nu måtte være.

Slutteligt skal du vælge, hvorvidt ydelsen skal udbydes på alle kalendere eller om du vil tilmelde ydelsen manuelt på de kalendere, der skal udbyde ydelsen. Manuel tilmelding kan f.eks. bruges i en virksomhed med flere ansatte (med en kalender per ansat), hvor kun enkelte ansatte kan udføre en bestemt behandling. I dette tilfælde ville man skulle vælge 'Nej, jeg tilmelder manuelt' og så tilmelde ydelsen manuelt på de kalendere, der skal udbyde ydelsen (For mere information om manuel tilmelding se Indstillinger). På den anden side kan der være en anden behandling, som alle ansatte kan udføre, hvorfor man her ville skulle vælge at udbyde ydelsen på alle kalendere.

Tryk på knappen 'Opret ydelse' og ydelsen er nu oprettet! Følg samme procedure for at oprette det ønskede antal af ydelser. Du kan til enhver tid tilføje, ændre og slette ydelser.

For mere information om de mange andre muligheder, du har i forbindelse med ydelser, se Ydelser i denne guide.


1.2.2 Oprettelse af kalender med arbejdstider

Hvordan benyttes en kalender?
Kalendere repræsenterer som oftest forskellige ansatte i en virksomhed, men en kalender kan også være en lokalitet, et hold, et lokale, en begivenhed m.m.. Kalendere skal være oprettet før ydelser kan bookes, idet en ydelse bliver booket i en bestemt kalender. Når en kunde booker en tid, vil han/hun som udgangspunkt kunne se navnet på kalenderen og vælge hvilken kalender, der skal bookes i (dette kan dog ændres i  Front-end. Side 1 – logget ind). I alle oprettede kalendere skal der oprettes arbejdstider, som er den tidsperiode, hvori kunderne kan foretage bookinger. Hvis ingen arbejdstider er oprettet, er det ikke muligt at foretage bookinger.

1. Hvordan opretter jeg en kalender?
Ved at trykke på 'Indstillinger' under menupunktet 'Kalendere' kommer du til kalenderoversigten, hvor du kan se en oversigt over alle kalendere i bookingsystemet ligesom du har mulighed for at oprette nye kalendere.
For at oprette en ny kalender skal du indtaste kalenderens navn (f.eks. ansattes navn) og derefter trykke 'Opret kalender'. Kalenderen er nu oprettet!

2. Hvordan opretter jeg arbejdstider?
Før det er muligt for kunder at booke i kalenderen, skal der oprettes arbejdstider, der er dit redskab til at fortælle, hvornår kunder må booke tider i kalenderen. For at oprette arbejdstider skal du vælge 'Ret' under 'Arbejdstider' på kalenderoversigten.

I øverste del af siden har du mulighed for at tilføje arbejdstider mens du i nederste del kan se eksisterende arbejdstider. Du har mulighed for at:

  • Oprette arbejdstider, der er generelt gældende.
  • Oprette periodebegrænsede arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode.
  • Redigere, samt lukke arbejdstider i bestemte uger.


For at oprette arbejdstider, der er generelt gældende, skal du vælge den eller de ugedage, som arbejdstiden skal gælde for, og vælge det tidsrum, hvori arbejdstiden skal oprettes. Du har her mulighed for at vælge et eller flere intervaller, hvor intervallerne f.eks. kan bruges til at indsætte en fast pause såsom frokost – Interval 1 kunne her være 9:00-12:00 og Interval 2 kunne være 12:30-15:00. For at oprette arbejdstiden er det dog kun nødvendigt at vælge et interval. Tryk på knappen 'Opret arbejdstid', og arbejdstiden er oprettet! Arbejdstiden kan nu ses under 'Eksisterende arbejdstider', og du har mulighed for at tilføje flere arbejdstider, hvis du ønsker det.
 
Hvis du ønsker at oprette en periodebegrænset arbejdstid (f.eks. hvis du i en periode holder ekstraordinært åbent om aftenen), kan du markere boksen 'Periodebegrænsning', indtaste den periode, som arbejdstiden skal gælde for, og herudover blot følge ovenstående procedure.

Du har endvidere mulighed for at redigere og/eller lukke oprettede arbejdstider. Denne mulighed vil blive uddybet under Arbejdstider.

For mere information om de mange andre muligheder, du har i forbindelse med kalendere, se Kalendere i denne guide.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede