Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Ydelser


Indholdsfortegnelse

1.6.10  Ydelser
   1.6.10.10  Ydelsesoversigt
   1.6.10.20  Oprettelse af ny ydelse
   1.6.10.30  Indstillinger
   1.6.10.90  Kopiering af ydelser til anden kundegruppe
   1.6.10.100  Ydelsesgrupper
   1.6.10.110  Venteliste
   1.6.10.120  Ydelseslink

1.6.10 Ydelser

Ydelser er de forskellige services, som du ønsker dine kunder skal kunne booke. Eksempelvis en massage, samtale eller klipning, afhængigt af hvilken branche, du befinder dig i. Du finder ydelser under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Ydelser'.
    
Som udgangspunkt er det kun muligt at booke én ydelse ad gangen - både i kvik book og i online bookinger. Det er dog muligt at oprette forskellige tillægsydelser til dine ydelser, som kan bookes på samme tid som ydelsen. Hvis du ønsker, at du og dine kunder skal kunne booke flere ydelser på samme tid (så ydelserne bookes i et sammenhængende tidsinterval), skal dine ydelser tilsvarende oprettes som tillægsydelser. På denne måde er det muligt at booke et ubegrænset antal af ydelser på samme tid. Det eneste krav er, at ydelsen og dennes tillæg skal kunne placeres i en kalenders åbningstid.


1.6.10.10 Ydelsesoversigt

På ydelsesoversigten kan du se en oversigt over alle oprettede ydelser. Her kan du til enhver tid tilføje, ændre og slette ydelser.  Vær opmærksom på, at når du opretter og ændrer ydelser, gør du det som udgangspunkt for en enkelt kundegruppe. Dvs., at hvis du har flere kundegrupper, skal du øverst på siden vælge, hvilken kundegruppe, du ønsker at se ydelser for. Hvis du ønsker at udbyde samme ydelse(r) til flere kundegrupper kan du kopiere ydelser fra en kundegruppe til en anden.

Øverst på siden kan du se en oversigt over de ydelser, du har oprettet. Her kan du:

  • Navn: Ændr ydelsens navn.
  • Tillæg: Tryk på 'Vis' under 'Tillæg'-kolonnen ud for en ydelse for at tilføje og/eller ændre tillægsydelser for pågældende ydelse.
  • Indstillinger: Tryk på 'Ret' under 'Indstillinger'-kolonnen ud for en ydelse for at ændre indstillingerne for den pågældende ydelse.
  • Pris: Ændr ydelsens pris.
  • Mangler varenr. / linked til kassen: Hvis du har tilkøbt kassemodulet, kan du her se, hvorvidt ydelsen er forbundet til kassesystemet. Hvis symbolet viser en sammenhængende kæde, er ydelsen forbundet til kassen. Hvis symbolet viser en brudt kæde er ydelsen ikke forbundet til kassen. Du kan tilføje et varenummer til ydelsen under ydelsens indstillinger.
  • Book tid: Ændr hvor lang tid, der bookes til ydelsen i kalenderen.
  • Vis min.: Ændr hvor lang tid, kunden ser, at ydelsen varer, når han/hun booker ydelsen.
  • Aktiv kunder: Bestem, hvorvidt ydelsen skal kunne bookes af kunder, dvs. via online booking.
  • Aktiv kvikbook: Bestem, hvorvidt ydelsen skal kunne bookes internt via kvik book.
  • Flyt: Ændr ydelsernes rækkefølge. Ved at ændre rækkefølgen i ydelsesoversigten, ændres ydelsernes rækkefølge i kvik book og online booking også. Jo højere tal en ydelse har, des længere nede på listen vises den. Hvilket tal, der vælges, er ligegyldigt; det er tallenes forhold til hinanden, der bestemmer ydelsernes rækkefølge.
  • Slet?: Slet en oprettet ydelse.

Bemærk! Hvis du sletter en ydelse har dette kun effekt fremadrettet. Dvs., at de bookinger, der allerede er foretaget af den pågældende ydelse ikke påvirkes af sletningen.



Husk altid at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Øverst på siden kan du også oprette nye ydelser


1.6.10.20 Oprettelse af ny ydelse

Du kan øverst oven over ydelsesoversigten oprette nye ydelser. Hvis du har flere kundegrupper, skal du huske at vælge, hvilken kundegruppe, du ønsker at oprette ydelsen i. Dette gøres øverst på ydelsesoversigten ved at vælge den ønskede kundegruppe i dropdown-menuen 'Vis ydelser til kundegruppe'.

For at oprette en ny ydelse skal du trykke på den grønne knap øverst til højre. Her skal du først indtaste ydelsens navn, f.eks., massage, samtale eller noget helt tredje. Vær opmærksom på, at navnet er det, som kunden ser, når han/hun booker ydelsen.



Vælg herefter, hvilken type ydelse det drejer sig om:

  • Almindelig ydelse.
  • Hold/kursus: Anvendes i forbindelse med oprettelse af et hold eller kursus.
  • Ubestemt (vælg selv) tid: Anvendes, når kunden selv må bestemme, hvor lang tid ydelsen skal bookes. F.eks. i forbindelse med lokalebookinger.
  • Parbooking: Anvendes, når du ønsker at tilbyde fælles behandlinger til flere kunder på samme tid. Fx hvis et par ønsker massage på samme tid.
  • Salg af vare: Anvendes, når du ønsker at sælge gave-/værdikort via online booking (se Gavekortmodulet for mere information).
  • Link: Anvendes, når du ønsker at koble ydelsen på en holdoversigt for selve bookingfasen således, at oversigten bliver vist i stedet for ugevisningen og 'vælg tid'. Bemærk! For at kunne vælge denne type skal du aktivere ydelseslink under avancerede indstillinger.

Herefter angives prisen for ydelsen i kroner, samt hvor lang tid ydelsen varer. Det er meget vigtigt, at du vælger den korrekte tid, da det er her, du fortæller systemet, hvor lang tid der skal bookes. Under 'Kunden ser' bestemmer du, hvor lang tid kunden skal se, at ydelsen varer for ham/hende. Du kan bruge denne funktion til at give et lille pusterum mellem forskellige kunder ved, f.eks., at booke 60 minutter til ydelsen i kalenderen, men kun præsentere kunden for, at der bookes 55 minutter. På den anden side kan du angive en længere behandlingstid over for kunden end du selv bruger på selve ydelsen, f.eks., hvis du som sådan kun behandler kunden i 15 minutter, men kunden skal blive siddende i 30 minutter ekstra. Eksempelvis i forbindelse med en vaccination eller bloddonation.


Bemærk! Ydelsens varighed skal kunne placeres indenfor kalenderens arbejdstid. F.eks. kan en ydelse, der varer 50 minutter ikke placeres, hvis kalenderen kun er åben i 45 minutter. Det er især ved hold- og kursusydelser, at du skal være opmærksom på dette.


Slutteligt skal du vælge, hvorvidt ydelsen skal udbydes på alle kalendere, eller om du vil tilmelde ydelsen manuelt på de kalendere, der skal udbyde ydelsen. Manuel tilmelding kan f.eks. bruges i en virksomhed med flere ansatte (med en kalender per ansat), hvor kun enkelte ansatte kan udføre en bestemt behandling. I dette tilfælde skal du vælge 'Nej, jeg tilmelder manuelt' og så tilmelde ydelsen manuelt på de kalendere, der skal udbyde ydelsen. På den anden side kan der være en anden behandling, som alle ansatte kan udføre, hvorfor du her ville skulle vælge at udbyde ydelsen på alle kalendere.

Tryk på 'Opret ydelse', og ydelsen vil nu fremgå af ydelsesoversigten. Ønskes ydelsen oprettet i en anden kundegruppe skal dette gøres manuelt (se Kopiering af ydelser til anden kundegruppe for mere information).

Hvis en medarbejder ikke er i stand til at udføre ydelsen, kan vedkommende inaktivere den under sin kalenders indstillinger. Modsat kan ydelsen også her aktiveres, hvis manuel tilmelding er valgt.


1.6.10.30 Indstillinger

Du kan ændre den enkelte ydelsesindstillinger ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for en ydelse på ydelsesoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter på 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at åbne fanebladene kan du se og ændre indstillingerne i den pågældende kategori. Hvis det drejer sig om et hold, kan du også gå ind på en kategori for hold. Se Hold-/Kursusindstillinger for mere information herom.


Under 'Generelle indstillinger' kan du ændre følgende generelle indstillinger for en ydelse:

  • Kasse - varenr.: Hvis du har tilkøbt Kassemodulet, kan du indtaste et varenummer til ydelsen, som gør det muligt at betale for ydelsen via kassesystemet. Når du har indtastet et varenummer, vil nye felter fremkomme (som vist på billedet). Indstil her, om ydelsen er en aktiv vare, varens navn og pris, tilføj en alternativ pris tekst, samt gå videre til yderligere vareindstillinger.
  • Skema: Hvis du har tilkøbt Spørgeskemamodulet, kan du tilknytte skemaer til ydelsen. Vælg, om det skal være et bestemt skema eller om kunden skal kunne vælge mellem flere forskellige skemaer. Se mere om hvordan du opretter nye skemaer, eller se Spørgeskemamodulet for mere information. Her kan du også markere i 'Afslut skema uden booking'. Dermed kan du lade din kunde udfylde et skema, uden at der dog skal laves en booking. Skemaerne er så tilgængelige på kundens profil under 'Kundens skemaer' og kan rettes af dig. 
  • Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af ydelsen. Denne kan indsættes i bekræftelses- og påmindelses e-mails ved hjælp af erstatningskoden [YDELSEBESKRIVELSE].
  • Ydelse lang beskrivelse: Ved at markere denne boks kan du indsætte en lang ydelsesbeskrivelse, der vises i online booking ved hjælp af en 'Læs mere'-knap, når kunden har valgt ydelsen. Når kunden trykker på knappen, vil et pop-up vindue indeholdende den lange ydelsesbeskrivelse fremkomme. Rediger indholdet af den lange ydelsesbeskrivelse ved at trykke 'Rediger lang ydelsesbeskrivelse'. Du vil her komme til en teksteditor, hvor du kan indtaste den tekst, du ønsker, der skal stå i ydelsesbeskrivelsen. Teksteditoren fungerer på samme måde som Microsoft Word. Husk at trykke på 'Opdater' når du har ændret teksten.
  • Venteliste: Aktiver en venteliste for ydelsen:
    • Ud for 'Periode' kan du bestemme, hvilken tidsperiode, der skal være valgt som standard, når man tilmelder sig ventelisten (f.eks. dine åbningstider). Kunden kan ændre denne, men som udgangspunkt vil der stå den tidsperiode, du har valgt.
    • Ud for 'Dage' kan du bestemme, hvilken periode der skal være valgt som standard, når man tilmelder sig ventelisten. Kunden har mulighed for at ændre denne, men som udgangspunkt vil der stå den periode, du har valgt.
    • Ud for 'E-mail' indtaste en e-mailadresse, hvortil en e-mail vil blive sendt, når en kunde tilmelder sig ventelisten.
  • Kræver abonnement: Hvis du har tilkøbt Gavekortmodulet, kan du bestemme, at ydelsen kun kan bookes, hvis kunden har et gyldigt abonnement eller værdikort. Hvis boksen 'Vis tilføj værdikortfelt' er markeret, kan kunden indtaste en værdikortkode, hvis et værdikort ikke i forvejen er registreret på kunden. Se Gavekortmodulet for mere information.
  • Datovælger start dato: Bestem, hvornår datovælgeren i online booking skal starte, når ydelsen vælges. Dvs., at datovælgeren vil starte fra den måned, du vælger, og ikke fra den indeværende måned. Foruden at aktivere funktionen skal du indstille den måned og det år, du ønsker, datovælgeren skal starte fra. Bemærk, at selvom datovælgeren er sat til en bestemt måned ude i fremtiden, kan kunden stadigvæk se tidligere måneder ved hjælp af pilene. Hvis der er arbejdstider, kan kunden derfor godt booke ydelsen, selvom datovælgeren først starter ude i fremtiden.
  • Skip vælg tid: Hvis dette er valgt, kan kunden ikke vælge tid, men i stedet automatisk få tildelt den første tid på dagen.
  • Vis periode: Bestem, hvordan ydelsens varighed skal vises i kvik book og online booking. Som standard vises både fra- og til-tidspunktet, men du kan også vælge kun at vise fra-tidspunktet, hvis du ikke ønsker, at dine kunder skal se, hvornår ydelsen er færdig. Du kan også vise en tekst i stedet for at vise perioden (dette anvendes dog kun i sjældne tilfælde, idet man i kvik book og online booking ikke kan se, hvilket tidspunkt bookingen begynder).
  • Forskyd starttidspunkt: Forskyd starttidspunktet, der vises for kunden, f.eks., hvis du skal bruge tid før en booking pga. kørsel.
  • Tillægsydelser: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have egne tillægsydelser, eller om ydelsen skal abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. Som standard står ydelsen til at have egne tillægsydelser, men du kan i drop-down menuen vælge, at ydelsen skal have samme tillægsydelser som en anden ydelse. Hvis du vælger at abonnere på en anden ydelses tillægsydelser, er det ikke muligt at foretage ændringer i tillægsydelserne for denne ydelse - alle ændringer skal foretages i den ydelse, der abonneres på.
  • Egne tidsindstillinger: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have egne indstillinger for dage frem, plusdage, sletdage og ret tid. Vær opmærksom på, at du også kan indstille tidsindstillingerne under Generelle indstillinger (gældende for alle ydelser) og under Kundegrupper (gældende for den enkelte kundegruppe). Hvis du ændrer tidsindstillingerne under den enkelte ydelse, vil disse overskrive både de generelle indstillinger og kundegruppen.

Bemærk! Hvis du har oprettet dine ydelser som tillægsydelser, kan det være problematisk, hvis du under en ydelse vælger at abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. I så fald vil du nemlig kunne booke en ydelse to gange i samme booking - som hovedydelse og som tillægsydelse. Denne dobbeltbooking sker i mange tilfælde som en fejl og er ikke kundens intention.


  • Auto aktiv nye kalendere?: Bestem, hvorvidt ydelsen automatisk skal være aktiv på nyoprettede kalendere. Denne funktion er som standard aktiveret, hvis det blev valgt ved oprettelsen, at ydelsen skulle udbydes på alle kalendere. Hvis du valgte manuel tilmelding af ydelsen er funktionen ikke som standard aktiveret.
  • Farver dags-/ugekalender: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have en speciel baggrundsfarve i kalendervisningerne ved at trykke på symbolet med de farvede firkanter. Denne funktion kan være relevant, hvis ydelsen kræver ekstra opmærksomhed, da den f.eks. kræver ekstra forberedelse.
  • Farver ydelsesvælger: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have en speciel baggrundsfarve i ydelsesvælgeren, der fremkommer i både kvik book og online booking. Tryk på symbolet med de farvede firkanter for at vælge. Vær opmærksom på ikke at vælge for mørk en farve, da ydelsesnavnet i så fald kan være vanskeligt eller umuligt at læse.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Tidsindstillinger' kan du ændre følgende overordnede tidsindstillinger for ydelsen:

  • Optimer plads: Aktiver optimering af plads i din kalender, hvilket giver mulighed for at få kortvarige ydelser ind i kalenderen uden, at de laver begrænsninger for længevarende ydelser. Du skal bestemme følgende:
    • Hvorvidt funktionen skal være aktiv i kvik book og/eller i online booking.
    • Hvor lang tid, der skal være ledig i kalenderen for, at ydelsen normalt kan bookes.
    • Et tidsrum, hvori den normale booking begrænsning ikke skal gælde.
    • Hvor lang tid før booking af ydelsen, at den normale booking begrænsning skal gælde. Som standard er den sat til 24 timer. Dvs., at hvis der er under 24 timer til det tidspunkt, hvor kunden ønsker at få foretaget en kort ydelse, kan kunden foretage bookingen udenom de normale begrænsninger, da det antages, at der er lille sandsynlighed for, at en booking af en længerevarende ydelse foretages med så kort varsel. Hvis kunden booker en eller flere tillægsydelser sammen med ydelsen træder de normale indstillinger i kraft.
  • Indsæt pause: Indsæt en pause i ydelsen. Denne funktion kan benyttes, hvis der er et ophold i bookingen, hvor kalenderen skal stå til rådighed for andre bookinger. Dette kunne f.eks. være relevant i en frisørvirksomhed, hvor kunden skal sidde med farve i håret i f.eks. 45 min., hvori frisøren kan betjene andre kunder. Foruden at aktivere funktionen skal du indstille i form af 5-minutters intervaller, hvor mange minutter efter ydelsens start, pausen skal begynde, og hvor mange minutter frem pausen skal vare. I ovenstående eksempel ville pausen skulle begynde efter f.eks. 30 minutter og vare 45 minutter frem.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Udvidede tidsindstillinger' kan du aktivere udvidede tidsindstillinger for ydelsen, hvilket gør det muligt at bestemme helt præcist, hvornår ydelsen kan og ikke kan bookes. Du har følgende muligheder:

  • Aktiver: Marker boksen for at aktivere udvidede tidsindstillinger. Flere felter vil nu fremkomme som vist på ovenstående billede.
  • Som udgangspunkt er ydelsen: Bestem, hvorvidt ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger eller lukket for bookinger:
    • ​​Hvis ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger, kan ydelsen som udgangspunkt bookes i de kalendere, hvorpå ydelsen er aktiveret, i kalendernes arbejdstider. Du kan under de udvidede tidsindstillinger oprette tidsperioder, hvori ydelsen er lukket og dermed ikke kan bookes.
      Som standard er det valgt, at ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger, så det er vigtigt, at du husker at ændre denne indstilling, hvis ydelsen kun skal kunne bookes i et begrænset tidsrum.
    • Hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket for bookinger, kan ydelsen som udgangspunkt ikke bookes. Du kan under de udvidede tidsindstillinger oprette tidsperioder, hvori ydelsen er åben for bookinger og dermed kan bookes i de kalendere, hvorpå ydelsen er aktiveret og som har arbejdstider i det pågældende tidsrum.

Bemærk! De udvidede tidsindstillinger er sekundære i forhold til kalenderens arbejdstider og indstillinger. Dvs., at en ydelse aldrig vil kunne bookes i en kalender, hvis den ikke er aktiveret i en kalender og/eller hvis kalenderen ikke har arbejdstider i det pågældende tidsrum.


  • Tilføj ny periode hvor ydelsen er lukket/åben: Afhængigt af, om ydelsen er åben eller lukket som standard, kan du her oprette en eller flere perioder, hvor ydelsen enten er lukket (hvis ydelsen som udgangspunkt er åben) eller åben (hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket). For at oprette en ny periode skal du bestemme 1) hvilke kalendere perioden skal gælde i, 2) hvorvidt perioden skal gælde for kundebook og/eller kvikbook, 3) hvorvidt perioden skal være periodebegrænset, så den kun er aktiv i en begrænset periode, 4) hvilke ugedage perioden skal være aktiv på, og 5) hvilket tidsrum perioden skal oprettes i. Du har dermed stort set samme muligheder, når du opretter tidsperioder, som når du opretter arbejdstider i en kalender.
    Når du har valgt de ønskede indstillinger for perioden, skal du trykke på 'Tilføj periode'. Ydelsen kan nu enten bookes (hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket) eller ikke bookes (hvis ydelsen som udgangspunkt er åben) i den oprettede tidsperiode.
  • Eksisterende perioder hvori ydelsen er lukket/åben for bookinger: Du kan her se en oversigt over de oprettede tidsperioder for ydelsen. Hvis du har oprettet mange perioder, kan det være svært at overskue, hvilke tidsperioder der har indflydelse på en bestemt dag. Du kan derfor søge på bestemte dage/perioder ved at indtaste datoen/perioden 'Søg dato' (ved bestemt dato indtast da samme dato i både til- og fra-feltet) og trykke på 'Opdater og vis'. Du vil nu få vist tidsperioder, der har indflydelse på den søgte dato eller periode. Du kan også vælge kun at vise aktive tidsperioder, dvs. tidsperioder, der er gældende fremadrettet. Samtidig kan du ud for 'Kalender' vælge kun at få vist de tidsperioder, der er aktive for den valgte kalender. Du kan se en række informationer om hver periode, og ved at trykke på 'Ret' ud for en tidsperiode, kan du redigere denne. På 'Ret tidsperiode'-siden kan du ændre de indstillinger, du lavede, da du oprettede tidsperioden, ligesom du kan bestemme, at tidsperioden kun skal være aktiv i bestemte uger. Det er dermed stort set de samme muligheder du har her, som når du vælger at redigere en oprettet arbejdstid.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Notifikationer' kan du ændre følgende notifikationsindstillingerne for ydelsen, dvs. indstillinger, der angår de e-mails og SMSer, du sender.

  • E-mail: Indtast en eller flere e-mailadresser, som du kan modtage en e-mail på, når ydelsen bookes eller slettes. Hvis der er flere modtagere af e-mailen, adskilles e-mailadresserne med et komma (,). Husk at aktivere, hvilke e-mails du ønsker at modtage.
  • Send e-mail ved booking: Aktiver modtagelse af e-mails, når ydelsen bookes. Ved at markere boksen 'Medtag ydelsesbeskrivelse' medtages den korte beskrivelse af ydelsen i e-mailen.
  • Send e-mail ved sletning: Aktiver modtagelse af e-mails, når ydelsen slettes. Ved at markere boksen 'Medtag ydelsesbeskrivelse' medtages den korte beskrivelse af ydelsen i e-mailen.
  • Deaktiver SMS påmindelse: Deaktiver SMS påmindelser for ydelsen.
  • Deaktiver e-mail påmindelse: Deaktiver e-mail påmindelser for ydelsen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Ressourceindstillinger' kan du ændre følgende ressourceindstillinger for ydelsen:

  • Ressource 1/Ressource 2/Ressource 3: Aktiver ressourcebooking ved booking af ydelsen. Se Ressourcebooking for mere information.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


1.6.10.90 Kopiering af ydelser til anden kundegruppe

Hvis du har flere kundegrupper og ønsker at udbyde samme ydelser i flere af disse, kan du kopiere ydelser fra en kundegruppe til en anden.

Øverst på ydelsesoversigten skal du vælge, hvilken kundegruppe, du ønsker at kopiere ydelserne fra, og i bunden af siden skal du vælge hvilken kundegruppe, du ønsker at kopiere ydelserne til. Tryk herefter på 'Kopier ydelser' og ydelserne er nu kopieret til den valgte kundegruppe!

Hvis du allerede har oprettet ydelser i den kundegruppe, du kopierer til, vil disse blive bevaret. Dette betyder, at hvis du kopierer en ydelse, der har samme navn som en ydelse, der allerede eksisterer i gruppen, vil du nu have to ydelser med samme navn.


Bemærk! Når du har kopieret ydelser fra en kundegruppe til en anden, påvirkes kopien ikke af ændringer i originalen. Det vil sige, at hvis du f.eks. ændrer prisen på den originale ydelse, vil kopiens pris ikke blive ændret. For at overføre ændringerne skal du slette de kopierede ydelser og derefter kopiere ydelserne på ny.


1.6.10.100 Ydelsesgrupper

Hvis du har mange ydelser, kan du opdele dine ydelser i ydelsesgrupper, hvilket letter overblikket for både dig og dine kunder. Brugen af ydelsesgrupper skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' (se Back-end. Generelt for mere information). Når du har aktiveret ydelsesgruppefunktionen, tilføjes der flere muligheder på ydelsesoversigten.

Øverst i højre hjørne på ydelsesoversigten kan du oprette en ny ydelsesgruppe ved at indtaste navnet på ydelsesgruppen og trykke på 'Opret gruppe'. Et gruppenavn kunne eksempelvis være 'Massage', hvis du tilbyder mange forskellige typer af massage og gerne vil gruppere disse.  Vær opmærksom på, at det også er dette gruppenavn, som kunden kan se, når han/hun ønsker at booke ydelser fra gruppen.

Når du opretter en ny ydelse, kan du vælge hvilken gruppe, ydelsen skal oprettes i. Ønsker du at flytte ydelser til en nyoprettet ydelsesgruppe, kan du markere den eller de ydelser, du ønsker at flytte, og vælge (i drop-down menuen under 'Med markerede gør'), hvilken gruppe ydelserne skal flyttes til. Tryk herefter på 'Opdater markerede' og ydelserne flyttes nu. Du kan også kopiere den eller de markerede ydelser til en anden gruppe. Her bevares originalen, mens der oprettes en kopi i den valgte gruppe. Vær opmærksom på, at hvis du vælger at gøre dette, vil samme ydelse blive vist to gange i både online booking og i kvik book.

Du kan redigere ydelsesgrupperne ved at trykke på tandhjulssymbolet ud for den gruppe, du ønsker at redigere.
Du kan her ændre ydelsesgruppens navn, ligesom du kan tilføje en baggrundsfarve til ydelsesvælgeren. Hvis du vælger en farve, vil ydelsesgruppens navn blive fremhævet med en baggrund i denne farve. Du kan vælge en farve ved at trykke på symbolet med de farvede firkanter. Vær opmærksom på ikke at vælge for mørk en farve, idet gruppenavnet i så fald kan være vanskeligt eller umuligt at læse. Slutteligt kan du indsætte en streg under gruppenavnet, hvilket letter overblikket i ydelsesvælgeren. Som standard er der indsat en streg.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.


Bemærk! Hvis du har aktiveret ydelsesgruppefunktionen, samt oprettet ydelser i grupperne, men herefter inaktiveret ydelsesgruppefunktionen, vil de oprettede ydelser blive bevaret. Ydelsernes grupper skjules blot og kan findes ved at aktivere funktionen igen.


1.6.10.110 Venteliste

Du kan på dine ydelser vælge at aktivere en venteliste, så dine kunder kan blive skrevet op til en ellers besat ydelse. Der er her tale om en manuel funktion, hvor du selv skal kontakte kunden, hvis en tid bliver ledig. Funktion aktiveres under den enkelte ydelses indstillinger. Når ventelistefunktionen er aktiveret, vil den være aktiveret både i Kvik book og online booking.

I kvik book kan en kunde tilmeldes en ydelses venteliste, når ydelsen er valgt i ydelsesvælgeren. Bemærk, at der skal være valgt en kunde før denne mulighed fremkommer. I online booking kan en kunde tilmelde sig en ydelses venteliste under kalenderen, når pågældende ydelse er valgt.

Efter tilmelding til venteliste fremkommer denne side; her vælges hvilken periode, kunden ønsker at blive skrevet op på ventelisten i, samt hvilket tidsinterval, kunden ønsker at få ydelsen udført i. Samtidig er det muligt at vælge hvilken kalender, ydelsen ønskes booket i, og det er muligt at skrive en kommentar. Når der trykkes på knappen 'Bekræft', er tilmeldingen til ventelisten registreret.
 


Hvis der eksisterer kunder på ventelisten, vil antallet af kunder på listen være vist øverst i det banner, der er synligt på alle sider i bookingsystemet. Ved tryk på knappen, kommer du til ventelisten.


Du kan øverst på ventelisten vælge, hvilken periode, du ønsker at se ventelistetilmeldinger i. Tryk på 'Opdater visning' for at komme videre til oversigten over kunderne på ventelisten i den valgte periode. Her kan du:

  • Gå videre til den enkelte kundes profil.
  • Kontakte kunden direkte herfra, hvis du f.eks. finder en ledig tid til kunden.
  • Se, hvilken kalender, kunden ønsker, at ydelsen skal bookes i. Hvis ingen kalender er valgt, vil der stå 'Første ledige'.
  • Se, hvilken tidsperiode og på hvilket tidspunkt, kunden ønsker at booke ydelsen i, samt hvilken ydelse, kunden har skrevet sig på venteliste til.
  • Se, hvis kunden i forbindelse med tilmelding til ventelisten har skrevet en kommentar.
  • Gå direkte videre til kvik book og booke ydelsen til kunden, hvis en tid bliver ledig. Husk dog at kontakte kunden angående bookingen!
  • Foretage ændringer for de enkelte kunder på ventelisten.
  • Slette kunden fra ventelisten ved at markere 'Slet' og derefter trykke 'Slet markerede'. Hvis du booker en tid til kunden, skal du ligeledes huske at slette kunden fra listen manuelt. Hvis kundens valgte tidsperiode er overstået, slettes kunden dog automastisk fra ventelisten.

1.6.10.120 Ydelseslink

Du kan benytte forskellige former for ydelseslinks til dine ydelser, som gør, at bookingen bliver baseret på enten den specifikke ydelse, en holdoversigt eller et skema i stedet for uge-/månedsvisningen.

Bemærk, at denne funktion først og fremmest skal aktiveres under 'Indstillinger' -> 'Avancerede indstillinger' -> 'Back end - Generelt'.

  • Direkte link: I forbindelse med bookingen af en specificeret ydelse, hvor dato og tid er forudbestemt for kunden (fx i forbindelse med et event) kan du benytte et direkte link til ydelsen således at, når dine kunder vælger ydelsen, vil han/hun blive ledt direkte til bookingen bekræftelsen i stedet for dato- og tidsvælgeren. Se her, hvordan du gør.
  • Link til indsætningskode: I forbindelse med booking af et hold kan du benytte en indsætningskode, der gør, at dine kunder får vist holdoversigten over et eller flere hold i booking processen. Se her, hvordan du gør.
  • Link til skema: Ønsker du, at dine kunder skal kunne udfylde et skame uden en egentlig booking, kan dette gøres ved at linke ydelsen direkte til et bestemt skema, som på denne måde vil blive oprettet med d.d. i stedet for en booking. Denne dato vil ligeledes blive brugt i udtræk. Det kan være en god idé at lave en sidste side i skemaet, hvor der skrives "tak for din besvarelse". Dvs. en side uden felter. Herved undgår du forvirring for kunderne om, hvorvidt deres besvarelse er gemt eller ej, da kunden ellers blot vil blive ført tilbage til startsiden. Se ret indstillinger for frit / enkelt skema for mere information omkring skemaer. , hvordan du opsætter et link til et skema.

Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede