Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Indstillinger


Indholdsfortegnelse

1.6.10.30  Indstillinger

1.6.10.30 Indstillinger

Du kan ændre den enkelte ydelsesindstillinger ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for en ydelse på ydelsesoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter på 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at åbne fanebladene kan du se og ændre indstillingerne i den pågældende kategori. Hvis det drejer sig om et hold, kan du også gå ind på en kategori for hold. Se Hold-/Kursusindstillinger for mere information herom.


Under 'Generelle indstillinger' kan du ændre følgende generelle indstillinger for en ydelse:

  • Kasse - varenr.: Hvis du har tilkøbt Kassemodulet, kan du indtaste et varenummer til ydelsen, som gør det muligt at betale for ydelsen via kassesystemet. Når du har indtastet et varenummer, vil nye felter fremkomme (som vist på billedet). Indstil her, om ydelsen er en aktiv vare, varens navn og pris, tilføj en alternativ pris tekst, samt gå videre til yderligere vareindstillinger.
  • Skema: Hvis du har tilkøbt Spørgeskemamodulet, kan du tilknytte skemaer til ydelsen. Vælg, om det skal være et bestemt skema eller om kunden skal kunne vælge mellem flere forskellige skemaer. Se mere om hvordan du opretter nye skemaer, eller se Spørgeskemamodulet for mere information. Her kan du også markere i 'Afslut skema uden booking'. Dermed kan du lade din kunde udfylde et skema, uden at der dog skal laves en booking. Skemaerne er så tilgængelige på kundens profil under 'Kundens skemaer' og kan rettes af dig. 
  • Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af ydelsen. Denne kan indsættes i bekræftelses- og påmindelses e-mails ved hjælp af erstatningskoden [YDELSEBESKRIVELSE].
  • Ydelse lang beskrivelse: Ved at markere denne boks kan du indsætte en lang ydelsesbeskrivelse, der vises i online booking ved hjælp af en 'Læs mere'-knap, når kunden har valgt ydelsen. Når kunden trykker på knappen, vil et pop-up vindue indeholdende den lange ydelsesbeskrivelse fremkomme. Rediger indholdet af den lange ydelsesbeskrivelse ved at trykke 'Rediger lang ydelsesbeskrivelse'. Du vil her komme til en teksteditor, hvor du kan indtaste den tekst, du ønsker, der skal stå i ydelsesbeskrivelsen. Teksteditoren fungerer på samme måde som Microsoft Word. Husk at trykke på 'Opdater' når du har ændret teksten.
  • Venteliste: Aktiver en venteliste for ydelsen:
    • Ud for 'Periode' kan du bestemme, hvilken tidsperiode, der skal være valgt som standard, når man tilmelder sig ventelisten (f.eks. dine åbningstider). Kunden kan ændre denne, men som udgangspunkt vil der stå den tidsperiode, du har valgt.
    • Ud for 'Dage' kan du bestemme, hvilken periode der skal være valgt som standard, når man tilmelder sig ventelisten. Kunden har mulighed for at ændre denne, men som udgangspunkt vil der stå den periode, du har valgt.
    • Ud for 'E-mail' indtaste en e-mailadresse, hvortil en e-mail vil blive sendt, når en kunde tilmelder sig ventelisten.
  • Kræver abonnement: Hvis du har tilkøbt Gavekortmodulet, kan du bestemme, at ydelsen kun kan bookes, hvis kunden har et gyldigt abonnement eller værdikort. Hvis boksen 'Vis tilføj værdikortfelt' er markeret, kan kunden indtaste en værdikortkode, hvis et værdikort ikke i forvejen er registreret på kunden. Se Gavekortmodulet for mere information.
  • Datovælger start dato: Bestem, hvornår datovælgeren i online booking skal starte, når ydelsen vælges. Dvs., at datovælgeren vil starte fra den måned, du vælger, og ikke fra den indeværende måned. Foruden at aktivere funktionen skal du indstille den måned og det år, du ønsker, datovælgeren skal starte fra. Bemærk, at selvom datovælgeren er sat til en bestemt måned ude i fremtiden, kan kunden stadigvæk se tidligere måneder ved hjælp af pilene. Hvis der er arbejdstider, kan kunden derfor godt booke ydelsen, selvom datovælgeren først starter ude i fremtiden.
  • Skip vælg tid: Hvis dette er valgt, kan kunden ikke vælge tid, men i stedet automatisk få tildelt den første tid på dagen.
  • Vis periode: Bestem, hvordan ydelsens varighed skal vises i kvik book og online booking. Som standard vises både fra- og til-tidspunktet, men du kan også vælge kun at vise fra-tidspunktet, hvis du ikke ønsker, at dine kunder skal se, hvornår ydelsen er færdig. Du kan også vise en tekst i stedet for at vise perioden (dette anvendes dog kun i sjældne tilfælde, idet man i kvik book og online booking ikke kan se, hvilket tidspunkt bookingen begynder).
  • Forskyd starttidspunkt: Forskyd starttidspunktet, der vises for kunden, f.eks., hvis du skal bruge tid før en booking pga. kørsel.
  • Tillægsydelser: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have egne tillægsydelser, eller om ydelsen skal abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. Som standard står ydelsen til at have egne tillægsydelser, men du kan i drop-down menuen vælge, at ydelsen skal have samme tillægsydelser som en anden ydelse. Hvis du vælger at abonnere på en anden ydelses tillægsydelser, er det ikke muligt at foretage ændringer i tillægsydelserne for denne ydelse - alle ændringer skal foretages i den ydelse, der abonneres på.
  • Egne tidsindstillinger: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have egne indstillinger for dage frem, plusdage, sletdage og ret tid. Vær opmærksom på, at du også kan indstille tidsindstillingerne under Generelle indstillinger (gældende for alle ydelser) og under Kundegrupper (gældende for den enkelte kundegruppe). Hvis du ændrer tidsindstillingerne under den enkelte ydelse, vil disse overskrive både de generelle indstillinger og kundegruppen.

Bemærk! Hvis du har oprettet dine ydelser som tillægsydelser, kan det være problematisk, hvis du under en ydelse vælger at abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. I så fald vil du nemlig kunne booke en ydelse to gange i samme booking - som hovedydelse og som tillægsydelse. Denne dobbeltbooking sker i mange tilfælde som en fejl og er ikke kundens intention.


  • Auto aktiv nye kalendere?: Bestem, hvorvidt ydelsen automatisk skal være aktiv på nyoprettede kalendere. Denne funktion er som standard aktiveret, hvis det blev valgt ved oprettelsen, at ydelsen skulle udbydes på alle kalendere. Hvis du valgte manuel tilmelding af ydelsen er funktionen ikke som standard aktiveret.
  • Farver dags-/ugekalender: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have en speciel baggrundsfarve i kalendervisningerne ved at trykke på symbolet med de farvede firkanter. Denne funktion kan være relevant, hvis ydelsen kræver ekstra opmærksomhed, da den f.eks. kræver ekstra forberedelse.
  • Farver ydelsesvælger: Bestem, hvorvidt ydelsen skal have en speciel baggrundsfarve i ydelsesvælgeren, der fremkommer i både kvik book og online booking. Tryk på symbolet med de farvede firkanter for at vælge. Vær opmærksom på ikke at vælge for mørk en farve, da ydelsesnavnet i så fald kan være vanskeligt eller umuligt at læse.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Tidsindstillinger' kan du ændre følgende overordnede tidsindstillinger for ydelsen:

  • Optimer plads: Aktiver optimering af plads i din kalender, hvilket giver mulighed for at få kortvarige ydelser ind i kalenderen uden, at de laver begrænsninger for længevarende ydelser. Du skal bestemme følgende:
    • Hvorvidt funktionen skal være aktiv i kvik book og/eller i online booking.
    • Hvor lang tid, der skal være ledig i kalenderen for, at ydelsen normalt kan bookes.
    • Et tidsrum, hvori den normale booking begrænsning ikke skal gælde.
    • Hvor lang tid før booking af ydelsen, at den normale booking begrænsning skal gælde. Som standard er den sat til 24 timer. Dvs., at hvis der er under 24 timer til det tidspunkt, hvor kunden ønsker at få foretaget en kort ydelse, kan kunden foretage bookingen udenom de normale begrænsninger, da det antages, at der er lille sandsynlighed for, at en booking af en længerevarende ydelse foretages med så kort varsel. Hvis kunden booker en eller flere tillægsydelser sammen med ydelsen træder de normale indstillinger i kraft.
  • Indsæt pause: Indsæt en pause i ydelsen. Denne funktion kan benyttes, hvis der er et ophold i bookingen, hvor kalenderen skal stå til rådighed for andre bookinger. Dette kunne f.eks. være relevant i en frisørvirksomhed, hvor kunden skal sidde med farve i håret i f.eks. 45 min., hvori frisøren kan betjene andre kunder. Foruden at aktivere funktionen skal du indstille i form af 5-minutters intervaller, hvor mange minutter efter ydelsens start, pausen skal begynde, og hvor mange minutter frem pausen skal vare. I ovenstående eksempel ville pausen skulle begynde efter f.eks. 30 minutter og vare 45 minutter frem.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Udvidede tidsindstillinger' kan du aktivere udvidede tidsindstillinger for ydelsen, hvilket gør det muligt at bestemme helt præcist, hvornår ydelsen kan og ikke kan bookes. Du har følgende muligheder:

  • Aktiver: Marker boksen for at aktivere udvidede tidsindstillinger. Flere felter vil nu fremkomme som vist på ovenstående billede.
  • Som udgangspunkt er ydelsen: Bestem, hvorvidt ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger eller lukket for bookinger:
    • ​​Hvis ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger, kan ydelsen som udgangspunkt bookes i de kalendere, hvorpå ydelsen er aktiveret, i kalendernes arbejdstider. Du kan under de udvidede tidsindstillinger oprette tidsperioder, hvori ydelsen er lukket og dermed ikke kan bookes.
      Som standard er det valgt, at ydelsen som udgangspunkt er åben for bookinger, så det er vigtigt, at du husker at ændre denne indstilling, hvis ydelsen kun skal kunne bookes i et begrænset tidsrum.
    • Hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket for bookinger, kan ydelsen som udgangspunkt ikke bookes. Du kan under de udvidede tidsindstillinger oprette tidsperioder, hvori ydelsen er åben for bookinger og dermed kan bookes i de kalendere, hvorpå ydelsen er aktiveret og som har arbejdstider i det pågældende tidsrum.

Bemærk! De udvidede tidsindstillinger er sekundære i forhold til kalenderens arbejdstider og indstillinger. Dvs., at en ydelse aldrig vil kunne bookes i en kalender, hvis den ikke er aktiveret i en kalender og/eller hvis kalenderen ikke har arbejdstider i det pågældende tidsrum.


  • Tilføj ny periode hvor ydelsen er lukket/åben: Afhængigt af, om ydelsen er åben eller lukket som standard, kan du her oprette en eller flere perioder, hvor ydelsen enten er lukket (hvis ydelsen som udgangspunkt er åben) eller åben (hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket). For at oprette en ny periode skal du bestemme 1) hvilke kalendere perioden skal gælde i, 2) hvorvidt perioden skal gælde for kundebook og/eller kvikbook, 3) hvorvidt perioden skal være periodebegrænset, så den kun er aktiv i en begrænset periode, 4) hvilke ugedage perioden skal være aktiv på, og 5) hvilket tidsrum perioden skal oprettes i. Du har dermed stort set samme muligheder, når du opretter tidsperioder, som når du opretter arbejdstider i en kalender.
    Når du har valgt de ønskede indstillinger for perioden, skal du trykke på 'Tilføj periode'. Ydelsen kan nu enten bookes (hvis ydelsen som udgangspunkt er lukket) eller ikke bookes (hvis ydelsen som udgangspunkt er åben) i den oprettede tidsperiode.
  • Eksisterende perioder hvori ydelsen er lukket/åben for bookinger: Du kan her se en oversigt over de oprettede tidsperioder for ydelsen. Hvis du har oprettet mange perioder, kan det være svært at overskue, hvilke tidsperioder der har indflydelse på en bestemt dag. Du kan derfor søge på bestemte dage/perioder ved at indtaste datoen/perioden 'Søg dato' (ved bestemt dato indtast da samme dato i både til- og fra-feltet) og trykke på 'Opdater og vis'. Du vil nu få vist tidsperioder, der har indflydelse på den søgte dato eller periode. Du kan også vælge kun at vise aktive tidsperioder, dvs. tidsperioder, der er gældende fremadrettet. Samtidig kan du ud for 'Kalender' vælge kun at få vist de tidsperioder, der er aktive for den valgte kalender. Du kan se en række informationer om hver periode, og ved at trykke på 'Ret' ud for en tidsperiode, kan du redigere denne. På 'Ret tidsperiode'-siden kan du ændre de indstillinger, du lavede, da du oprettede tidsperioden, ligesom du kan bestemme, at tidsperioden kun skal være aktiv i bestemte uger. Det er dermed stort set de samme muligheder du har her, som når du vælger at redigere en oprettet arbejdstid.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Notifikationer' kan du ændre følgende notifikationsindstillingerne for ydelsen, dvs. indstillinger, der angår de e-mails og SMSer, du sender.

  • E-mail: Indtast en eller flere e-mailadresser, som du kan modtage en e-mail på, når ydelsen bookes eller slettes. Hvis der er flere modtagere af e-mailen, adskilles e-mailadresserne med et komma (,). Husk at aktivere, hvilke e-mails du ønsker at modtage.
  • Send e-mail ved booking: Aktiver modtagelse af e-mails, når ydelsen bookes. Ved at markere boksen 'Medtag ydelsesbeskrivelse' medtages den korte beskrivelse af ydelsen i e-mailen.
  • Send e-mail ved sletning: Aktiver modtagelse af e-mails, når ydelsen slettes. Ved at markere boksen 'Medtag ydelsesbeskrivelse' medtages den korte beskrivelse af ydelsen i e-mailen.
  • Deaktiver SMS påmindelse: Deaktiver SMS påmindelser for ydelsen.
  • Deaktiver e-mail påmindelse: Deaktiver e-mail påmindelser for ydelsen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Ressourceindstillinger' kan du ændre følgende ressourceindstillinger for ydelsen:

  • Ressource 1/Ressource 2/Ressource 3: Aktiver ressourcebooking ved booking af ydelsen. Se Ressourcebooking for mere information.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede