I ydelsesindstillingerne bestemmer du, hvordan den enkelte ydelse fungerer: hvem der kan booke den, hvordan tiden vises for kunden, hvilke kalendere der udfører den, og hvad der skal ske, når den bliver booket. Det er fx her, du lægger en pause ind i en farvebehandling, kræver et klippekort, eller sørger for, at behandlingsrummet bliver booket sammen med ydelsen.

Kom i gang

Gå til 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Ydelser', og klik på 'Ret' i kolonnen 'Indstillinger' ud for ydelsen (se Ydelsesoversigt).

Indstillingerne er delt op i faner, som du åbner og lukker ved at klikke på dem:

• Generelle indstillinger: navn, farver, beskrivelser og kobling til vare, skema, dokument og værdikort.
• Tidsindstillinger: hvordan tiden vises for kunden, egne bookingregler, pauser og bedre udnyttelse af kalenderen.
• Notifikationer: e-mail til dig, når ydelsen bookes eller slettes, og påmindelser til kunden.
• 'Tilmeldte kalendere': hvilke kalendere der udfører ydelsen, og særlige regler pr. kalender.
• Ressourceindstillinger: rum eller udstyr, der bookes sammen med ydelsen. Fanen vises kun, hvis du har aktiveret ressourcer.
• 'Øvrige ydelsesindstillinger': skjul ydelsen, venteliste, datovælgerens startdato og frit starttidspunkt.

Holdydelser, ydelser med ubestemt tid og parbookinger har en ekstra fane med indstillinger for netop den type: se Holdindstillinger, Ubestemt tid-indstillinger og Parbookingindstillinger.

Generelle indstillinger

(1) 'Ydelsenavn': Navnet, som kunden og personalet ser i online booking, kvik book og kalenderen.

(2) 'Aktiv kunder / online booking' og 'Aktiv kvik book / back-end': Bestem, om ydelsen kan bookes af kunderne online, af personalet i kvik book eller begge dele. Fjern fx fluebenet ved 'Aktiv kunder / online booking', hvis en behandling kræver en forsamtale og kun må bookes af personalet.

(3) 'Farver': 'Dags-/Ugekalender' giver ydelsens bookinger en baggrundsfarve i kalendervisningerne, så du hurtigt kan se fx behandlinger, der kræver ekstra forberedelse. 'Ydelsesvælger' er baggrundsfarven på ydelsen, når den vælges i kvik book og online booking. Vælg en lys farve, så navnet stadig kan læses.

(4) 'Tillægsydelser': Som standard har ydelsen sine egne tillæg ('Har egne tillægsydelser'). Vælger du 'Samme som "…"', bruger ydelsen de samme tillæg som en anden ydelse. Tillæggene rettes så kun på den anden ydelse. Læs mere i Ydelsestillæg.

(5) 'Beskrivelse': En kort beskrivelse af ydelsen, fx hvad kunden skal huske. Den kan sættes ind i bekræftelses- og påmindelsesmails med koden [YDELSEBESKRIVELSE] (se Erstatningskoder til brug i tekster).

(6) 'Lang ydelsesbeskrivelse': Klik på 'Rediger lang ydelsesbeskrivelse' for at skrive en længere tekst, fx om hvordan kunden forbereder sig. Sæt flueben ved 'Vis i online booking', så kunden kan læse teksten i et pop op-vindue i online booking. Teksten kan også sættes ind i mails med koden [YDELSEBESKRIVELSE_LANG].

(7) 'Kasse': Hvis du har aktiveret Kassemodulet, kobler du ydelsen til en vare, så den kan afregnes i kassen. Er ydelsen koblet til en vare, ser du varenummer, navn og pris. 'Gå til rediger vare' åbner varen, og 'Fjern tilknytning til vare' fjerner koblingen. Er ydelsen ikke koblet til en vare, skriver du varenummeret under 'Tilknyt ydelse til vare' eller klikker på 'Opret ny vare'. Se Ydelser som varer.

(8) 'Aktiver alternativ pris tekst': Vis en tekst i stedet for prisen i online booking, fx 'Fra 450 kr.' eller 'Pris aftales ved første besøg'.

(9) 'Skema': Hvis du har aktiveret Skemamodulet, kan du knytte et skema til ydelsen, fx en helbredserklæring. Vælg et bestemt skema, eller vælg 'Lad kunden vælge skema', og sæt flueben ved de skemaer, kunden må vælge imellem. Har du valgt et bestemt skema, kan du også sætte flueben ved 'Afslut skema uden booking'. Så kan kunden udfylde skemaet uden at booke en tid. Se Opret nyt skema.

(10) 'Dokumenter': Slå 'Auto opret dokument efter booking af denne ydelse' til, hvis kunden skal have et dokument, fx en samtykkeerklæring, når ydelsen bookes. Vælg dokumentet, om det oprettes ved booking i online booking og/eller kvik book, og om det oprettes ved hver booking eller kun én gang inden for et antal måneder. Under 'Email indstillinger' kan dokumentets PDF vedhæftes bekræftelsesmailen. Se Dokumenter.

(11) 'Gave-/værdikort': Hvis du har aktiveret Gavekortmodulet, kan du slå 'Aktiver kræver værdikort' til. Så kan ydelsen kun bookes af kunder, der har et værdikort til ydelsens vare eller varegruppe, fx et klippekort til 10 fodbehandlinger. Sæt flueben ved 'Vis 'tilføj værdikort'-felt', hvis kunden skal kunne skrive koden på et værdikort, der ikke allerede er registreret på kunden. Se Definer gave-/værdikort.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Tidsindstillinger

(1) 'Vis periode - kunder / online booking': Bestem, hvordan tiden vises for kunden. Som standard vises både fra- og til-tidspunkt. Vælg 'Vis kun fra-tidspunkt', hvis kunden ikke skal se, hvornår behandlingen slutter. 'Vis tekst' viser en tekst i stedet for tiden. Det bruges sjældent, da kunden så ikke kan se, hvornår bookingen starter.

(2) 'Forskyd starttidspunkt': Flyt det starttidspunkt, kunden ser. Det bruges fx, hvis du kører ud til kunden og skal bruge tid til transport før behandlingen.

(3) 'Aktiver egne tids indstillinger': Giv ydelsen sine egne regler for, hvor langt frem der kan bookes ('Dage frem'), hvor kort varsel der skal være ('Må først booke om'), og hvor tæt på bookingen kunden må slette ('Må slette') eller rette ('Må rette tid/dato', 'Må rette ekstra felter'). Reglerne gælder i stedet for dem under 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Bookingindstillinger' og i Kundegruppeindstillinger. Brug det fx til en behandling, hvor du skal bestille materialer hjem og derfor skal have mindst tre dages varsel.

(4) 'Aktiver udvidede tidsindstillinger': Luk eller åbn ydelsen i bestemte tidsrum. Se Udvidede tidsindstillinger nedenfor.

(5) 'Aktiver pauser': Læg en pause ind i ydelsen, så kalenderen er ledig for andre bookinger i pausen, fx hos frisøren, mens kunden sidder med farve i håret. Klik på de 5-minutters intervaller for at markere, hvilke der bookes, og hvilke der er pause. Grå og grønne intervaller bliver booket.

(6) 'Aktiver optimer plads': Få korte ydelser ind i kalenderen uden at blokere for længere ydelser. Vælg, om det gælder i kvik book og/eller online booking ('Aktiv kvik book' og 'Aktiv kunde-/ online book'). Vælg derefter, hvor meget ledig tid der som minimum skal være i kalenderen, før ydelsen kan bookes ('Der skal være min. … plads i kalenderen'), og hvornår en ledig plads alligevel må bruges ('Medmindre pladsen allerede er begrænset til … eller derunder'). Under 'Denne begrænsning gælder indtil … timer før' bestemmer du, hvornår begrænsningen ophører. Som standard er det 24 timer før, fordi en lang behandling sjældent bliver booket med så kort varsel. Booker kunden tillæg sammen med ydelsen, gælder de normale regler.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Udvidede tidsindstillinger

Med udvidede tidsindstillinger bestemmer du præcist, hvornår ydelsen kan bookes inden for kalenderens arbejdstider. Det bruges fx, hvis en behandling kun må bookes om formiddagen, eller hvis en ydelse kun tilbydes på bestemte ugedage.

(1) Slå 'Aktiver udvidede tidsindstillinger' til.

(2) Klik på 'Opdater' for at gemme indstillingen.

(3) Under 'Hvad vil du gøre?' vælger du:

• 'Jeg vil gerne lukke specifikke tider på denne ydelse.': Ydelsen kan bookes i hele arbejdstiden undtagen i de tider, du opretter med 'Opret ny lukket tid'.
• 'Jeg vil gerne åbne specifikke tider på denne ydelse, og lukke alle andre arbejdstider.': Ydelsen kan kun bookes i de tider, du opretter med 'Opret ny åben tid'.

(4) Listen viser de tider, du har oprettet. Du kan vise de aktive tider, alle tider eller søge på en periode og en kalender, og du kan rette og slette tiderne.

Notifikationer

(1) 'E-mail': Skriv den e-mailadresse, der skal have besked, når netop denne ydelse bliver booket eller slettet. Flere adresser adskilles med komma.

(2) 'Send e-mail ved booking': Send en e-mail til adressen, når ydelsen bookes. Det er fx nyttigt, hvis en kollega skal gøre klar til behandlingen.

(3) 'Medtag ydelsesbeskrivelse': Den korte beskrivelse fra 'Generelle indstillinger' kommer med i e-mailen.

(4) 'Send e-mail ved sletning': Send en e-mail, når en booking af ydelsen slettes. Her kan du også vælge 'Medtag ydelsesbeskrivelse'.

(5) 'Kundenotifikationer': Sæt flueben ved 'Deaktiver SMS-påmindelse' eller 'Deaktiver emailpåmindelse', hvis kunderne ikke skal have påmindelser om netop denne ydelse, fx en kort telefonopfølgning.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Tilmeldte kalendere

Her bestemmer du, hvilke kalendere (fx medarbejdere eller lokaler) der udfører ydelsen. Ydelsen kan kun bookes i de kalendere, der er markeret.

(1) 'Auto aktiver på nye kalendere': Ydelsen bliver automatisk tilmeldt nye kalendere, du opretter. Indstillingen er slået til, hvis du valgte, at alle kalendere udbyder ydelsen, da du oprettede den.

(2) 'Aktiv': Sæt flueben ved de kalendere, der udfører ydelsen. 'Alle' markerer alle kalendere i gruppen.

(3) 'Avanceret': Slå det til ud for en kalender for at give ydelsen særlige regler i netop den kalender.

(4) 'Plus / minus tid': Læg tid til eller træk tid fra, når ydelsen bookes i denne kalender. Er en ny medarbejder fx 15 minutter længere om behandlingen, vælger du +00:15 i hendes kalender.

(5) 'Begræns antal pr. dag' og 'Begræns antal i træk': Sæt et højeste antal bookinger af ydelsen pr. dag eller i træk i denne kalender, fx højst fire sportsmassager om dagen eller højst to i træk.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Ressourceindstillinger

Fanen vises kun, hvis du har aktiveret ressourcer under 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Ressourcer'. Her bestemmer du, om et rum eller udstyr automatisk skal bookes, når ydelsen bookes. Kunden får så kun vist tider, hvor ressourcen også er ledig.

(1) Slå 'Aktiver book af ressource (1)' til.

(2) Under 'Vælg ressource(r) der må vælges imellem' vælger du de ressourcegrupper, ressourcer eller tælle ressourcer, der må bookes.

(3) Under 'Indstillinger for booking af ressource' bestemmer du, hvornår ressourcen starter og slutter i forhold til bookingen.

(4) Skal ydelsen bruge flere ressourcer, fx både et rum og et apparat, slår du også 'Aktiver book af ressource (2)' og '(3)' til.

Læs mere i Automatisk booking af ressourcer.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Øvrige ydelsesindstillinger

(1) 'Skjult i ydelsesvælgeren': Ydelsen vises ikke på listen over ydelser. Brug det fx til en holdydelse, der kun skal vises i holdplanen, eller til en ydelse, der kun bruges sammen med et ydelseslink.

(2) 'Venteliste': Ventelisten kan slås til for alle ydelser under 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Bookingindstillinger' (se Opret generel venteliste) eller for den enkelte ydelse her. Slå 'Aktiver venteliste for denne ydelse' til, og vælg:

• 'Periode': det tidsrum, der som standard er valgt, når kunden skriver sig på ventelisten. Kunden kan selv ændre det.
• 'Dage': hvor mange dage frem kunden kan skrive sig på ventelisten ('Plusdage' og 'Dage frem'). Slår du kontakten under 'Dage' til, gælder tilmeldingen kun én dag.
• 'E-mail': den adresse, der får besked, når en kunde skriver sig på ventelisten.

(3) 'Sæt datovælger start dato': Lad datovælgeren i online booking starte i en bestemt måned, fx hvis en sæsonbehandling først kan bookes om to måneder. Indstillingen ændrer kun, hvor datovælgeren starter. Hvornår ydelsen kan bookes, styrer du med arbejdstiderne.

(4) 'Skip vælg tid': Den første ledige tid på dagen bliver valgt automatisk, så kunden ikke selv vælger tidspunkt.

(5) 'Vælg frit starttidspunkt': Tilbyd tider i et andet interval end det, der er sat overordnet, fx hvert 15. minut. Slå 'Kunde' til for online booking og 'Kvik book' for personalet, og vælg intervallet under 'I intervaller'.

Klik på 'Opdater' for at gemme.