Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Indstillinger


Indholdsfortegnelse

1.4.1.2  Indstillinger

1.4.1.2 Indstillinger

Du har mulighed for at redigere indstillingerne for hver enkelt kalender. Dette gøres ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for den ønskede kalender på kalenderoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Husk at trykke på 'Opdater' i bunden af siden!

Generelle indstillinger:

  • Navn: Ændr kalenderens navn.
  • E-mail: Indtast en e-mailadresse på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per e-mail. Ved indtastning af kode, giver dette ligeledes mulighed for at kunne logge direkte ind på den pågældende kalender, hvilket kan være praktisk, hvis du har flere ansatte (med hver deres kalender). På denne måde kan du udlevere kalender-logins til dine ansatte og sikre, at de kun har adgang til egen kalender, men ikke til diverse indstillinger eller andre kalendere. Via dette login kan den ansatte dog stadig ændre egne arbejdstider og kalenderindstillinger. Som administrator vil du stadig have adgang til alle kalendere. Hvis du indtaster mere end en e-mailadresse, skal de adskilles med komma.
  • Mobilnummer: Indtast et mobilnummer på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per SMS.
  • Kode: Indtaste en kode, der udgør en del af kalenderens login sammen med e-mailadressen.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Du skal huske at indtaste BÅDE en e-mail og en kode, idet disse to tilsammen giver et unikt login. Hvis du ikke indtaster en kode, vil e-mailadressen ikke kunne bruges i flere kalendere eller andre e-mail-services i bookingsystemet


Hvis du har indtastet en e-mail har du følgende muligheder:

  • Dagsoversigt: Modtag en oversigt over dagens bookinger hver nat omkring kl. 01:00. Dagsoversigten sendes på det sprog, der er valgt i back-end.
  • Specialoversigt: Modtag en oversigt over en selvvalgt given periode på en bestemt selvvagt ugedag på e-mail.
  • Ny booking – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
  • Ny kommentar - E-mail: Modtag en e-mail ved nye kundebookinger, såfremt kunden har udfyldt noget i kommentar-feltet. Bemærk! Retter kunden sin booking vil du kun modtage en e-mail, hvis kunden i anden omgang indsætter en ny besked i kommentarfeltet.
  • Booking slettet – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Hvis du har indtastet et mobilnummer har du følgende muligheder:

  • Ny booking – SMS: Modtag en SMS, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
  • Booking slettet – SMS: Modtag en SMS, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Du kan tilgå de tilhørende tekstfelter ved at trykke 'gå til tekst' udfor den ønskede funktion.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Tilføj en kalenderbeskrivelse:

  • Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af kalenderen (eller kalenderens indehaver), der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KALENDERBESKRIVELSE].

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


iCal muligheder:

  • iCal: Abonner på en eller flere kalendere via iCal-formatet. iCal understøttes af bl.a. Outlook, Thunderbird og mange smartphones, f.eks. iPhone og Android telefoner. Med denne funktion kan du via 'live'-opdateringer følge med i din kalender uden at skulle logge ind på GECKO Booking. Se vejledning omkring iCal-funktionen.
  • Send link: Ønsker du, at få din bookingkalender til at synkronisere til din mobiltelefon, kan du sende linket direkte fra bookingsystemet til din telefon med en SMS. Vær opmærksom på, at funktionen kræver SMS-modulet tilkoblet.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Du kan se din kalender via iCal funktionen, men du kan ikke lave bookinger - iCal er kun envejs fra bookingsystemet til din enhed.


Medarbejder indstillinger:

  • Medarbejder: Har du tilkøbt kassemodulet kan du koble kalenderen til en medarbejder fra kassesystemet. Hvis en kalender tilhører en medarbejder, der også benytter kassesystemet, kan det lette dit overblik at sammenkoble disse. Du har også mulighed for at oprette en ny medarbejder direkte fra kalenderen ved at trykke på 'Opret ny medarbejder'. Indtast herefter medarbejderens navn og tryk på 'Opdater'. Medarbejderen er nu oprettet og kalenderen er automatisk tilkoblet denne nyoprettede medarbejder.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Ydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede ydelser og ændre kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle ydelser i kundegruppen.

Du har her følgende muligheder:

  • Plus/minus tid: Tilpas ydelsens varighed for netop denne kalender. Dette kan være praktisk, hvis f.eks. en ny medarbejder eller en elev skal bruge 10 minutter mere for at udføre ydelsen.
  • Aktiv?: Vælg hvilke ydelser, kalenderen skal udbyde. Hvis manuel tilmelding af ydelsen blev valgt, da ydelsen blev oprettet, er det vigtigt, at ydelsen aktiveres her.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Tillægsydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede tillægsydelser og ændrer kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle tillægsydelser.

Du har her følgende muligheder:

  • Aktiv?: Vælg hvilke tillægsydelser, kalenderen skal udbyde. Bemærk! Tillægsydelser i den inaktive gruppe ikke vises ved booking ligegyldigt om tillægsydelsen er aktiveret i den enkelte kalender. Hvis dette ønskes ændret, skal tillægsydelsen aktiveres på tillægsydelsesoversigten. Se tillægsydelser for mere information.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!  


Eksterne kalendere

Du har mulighed for at forbinde din GECKO kalender med eksterne kalendere som Exchange og Google Calendar. Dermed vil dine aftaler i den pågældene eksterne kalender blive overført til din GECKO kalender og blive oprettet som arbejdstider der ikke kan bookes. Det er ikke muligt at se hvorfor en tid er blokeret i ens GECKO kalender, men blot at det er en ekstern kalenderaftale.

Læs mere om hvordan du importerer aftaler fra henholdsvis Exchange og Google Calendar [FAQ_Q147:her].

 


Slet en kalender
Du har nederst mulighed for at slette en kalender. En sletning af en kalender er permanent og kan ikke fortrydes. Når du sletter en kalender, slettes alle bookinger i kalenderen, samt alt statistik over tilknyttede bookinger. Det er derfor kun super-administratoren, der har lov til at slette en kalender, og derfor skal dette login indtastes for at bekræfte sletningen, når du har trykket på 'Slet kalender'-knappen (se Loginindstillinger for mere information om super-administratorlogin).


Bemærk! En sletning af en kalender er permanent og kan ikke fortrydes. Alle bookinger, der er foretaget i pågældende kalender, slettes sammen med kalenderen. Hvis der er foretaget bookinger i kalenderen, anbefales det derfor, at man før en sletning tager kalenderen ud af drift, hvor du flytter bookingerne til en anden kalender.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede