Fra bookingen kan du sende en besked direkte til kunden, fx hvis en ansat er blevet syg, eller hvis kunden skal huske at medbringe noget. Alt efter hvad du har aktiveret, sender du beskeden som e-mail, SMS, sikker mail eller brev til kundens e-Boks – alt fra samme dialog.

Kom i gang

Klik på bookingen i kalenderen. Øverst i boksen, der åbner, finder du knappen 'Besked'.

(1) 'Besked' åbner beskeddialogen, hvor du skriver til kunden på bookingen. Det er den hurtigste måde at kontakte kunden på.

(2) Brevikonet 'Kontakt kunde' åbner siden 'Send e-mail / SMS', hvor du også kan skrive til et helt hold og/eller ventelisten (se 'Send til et hold eller ventelisten' længere nede).

Send en besked

(1) Vælg, hvordan beskeden skal sendes. 'E-mail' er der altid. 'SMS' vises, hvis du har aktiveret SMS-modulet, 'Sikker mail', hvis du har aktiveret sikker mail, og 'e-Boks', hvis du har aktiveret e-Boks-integrationen.

(2) Under 'Skabelon' kan du vælge en af dine skabeloner og klikke på 'Indsæt', så bliver emne og indhold sat ind. Skabeloner til e-mail, sikker mail og SMS opretter du under 'Indstillinger' > 'Marketing' > 'E-mail/SMS-skabeloner'. Til e-Boks bruges dine brevfletskabeloner.

(3) Skriv emnet.

(4) Skriv indholdet. Du kan bruge fed, kursiv, understregning samt sænket og hævet skrift.

(5) Under 'Vedhæft' kan du vedhæfte en fil: Vælg filen, og klik på 'Upload', før du sender beskeden.

(6) Under 'Send til' er kunden valgt. Vælger du 'Anden modtager', skriver du selv modtagerens navn og e-mailadresse.

(7) Navn og e-mailadresse hentes fra kunden og kan rettes for netop denne besked.

(8) Klik på 'Send besked'. Med 'Tilbage' kommer du tilbage til bookingen uden at sende noget.

SMS

Hvis du har aktiveret SMS-modulet, vælger du fanen 'SMS'. Vælg evt. en skabelon, og skriv beskeden under 'SMS Indhold'. Under feltet kan du følge med i, hvor mange tegn du har skrevet, og hvor mange SMS'er teksten fylder. Beskeden sendes til nummeret under 'Mobil'. Har du ikke SMS'er nok til at sende beskeden, vises det i dialogen sammen med et link, hvor du kan købe flere.

Bemærk! SMS-modulet er gratis at aktivere, og du betaler kun per udsendt SMS.

Sikker mail

Hvis du har aktiveret sikker mail, kan du under fanen 'Sikker mail' sende beskeden som en sikker e-mail. Den udfyldes som en almindelig e-mail, og derudover vælger du, hvilken kode modtageren skal bruge til at åbne den.

(1) Under 'Indsæt' vælger du kodetypen: 'Kundens CPR-nr', 'Sidste 4 cifre i kundens cpr', 'Fast kode' eller 'Tilfældig kode - koden medsendes i e-mailen'.

(2) Koden sættes ind i feltet 'Kode' ud fra det, du har valgt. Vælger du 'Fast kode', skriver du selv koden.

Hvilken kodetype der er valgt på forhånd, og om e-mails altid skal sendes sikkert, indstiller du under 'Indstillinger' > 'Journal' > 'Sikker mail indstillinger'.

e-Boks

Hvis du har aktiveret e-Boks-integrationen, kan du under fanen 'e-Boks' sende beskeden som et brev til kundens e-Boks. Vælg evt. en skabelon, skriv indholdet, og kontrollér CPR-nummeret under 'Cprnr', før du klikker på 'Send besked'.

Send til et hold eller ventelisten

Skal beskeden ud til et helt hold og/eller ventelisten, så brug siden 'Send e-mail / SMS' (se Hold- og kursusbooking for mere information om denne bookingform). Du åbner den med brevikonet 'Kontakt kunde' i boksen i kalenderen. Du kan også komme til siden fra bookingsiden ved at klikke på kundens e-mailadresse eller vælge en besked under 'Send e-mail/SMS' og klikke på 'Go'.

(1) Med 'Skabeloner' øverst til højre opretter, retter og sletter du dine egne skabeloner, fx hvis du ofte sender samme type e-mail til dine kunder. Læs her, hvordan du opretter dem.

(2) Vælg, om du vil sende en e-mail eller en SMS.

(3) Under 'Vælg skabelon' kan du vælge en standard-e-mail med en bekræftelse af bookingen, af sletning eller af ændring, eller en af dine egne skabeloner.

(4) Klik på 'Hent', så bliver emne og tekst sat ind.

(5) Du kan rette emne og indhold for netop denne e-mail.

Bemærk! Standard-e-mailenes tekst ændrer du generelt under 'Indstillinger' > 'Tekster og skabeloner'.

(6) Under 'Send test e-mail' kan du skrive fx din egen e-mailadresse og klikke på 'Send test' for at se, hvordan e-mailen ser ud. Klikker du på 'Gem test', gemmes indholdet som en skabelon.

(7) Sæt flueben ved de modtagere under 'Modtagere', der skal have e-mailen, og klik på 'Send besked'.

(8) Med knappen ved 'Modtagere' kan du markere eller fjerne markeringen af alle modtagere på én gang. Med 'Eksporter markerede' kan du eksportere de markerede modtagere.

Vil du i stedet sende en SMS, så vælg 'Send SMS' øverst. Under 'Vælg skabelon' kan du vælge en standard-SMS med en bekræftelse af bookingen, af sletning eller af ændring. Klik på 'Hent', så bliver standardteksten sat ind i tekstfeltet. Du kan også selv skrive SMS'en i tekstfeltet. Under tekstfeltet kan du følge med i, hvor mange tegn du har skrevet, og hvor mange SMS'er teksten fylder. Sæt flueben ved modtagerne, og klik på 'Send besked'.

Bemærk! Standard-SMS'ens tekst kan ændres under 'Indstillinger' > 'Tekster og skabeloner'.