Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Medarbejdere


Indholdsfortegnelse

16.8.6  Medarbejdere
   16.8.6.1  Ret medarbejder
   16.8.6.2  Arbejdstider
   16.8.6.3  Lønudtræk
   16.8.6.4  Statistik

16.8.6 Medarbejdere

GECKO Booking giver dig mulighed for at holde styr på dine medarbejdere og nemt få et overblik over eksempelvis deres arbejdstider, løn og belægningsprocent. Du kan tilgå dine medarbejdere under kassesystemets indstillinger.

Du har her mulighed for at se en oversigt over de medarbejdere, der er oprettet i systemet, og samtidig oprette nye medarbejdere.

Nederst på siden har du mulighed for at tilføje en ny medarbejder. Indtast medarbejderens navn og tryk herefter 'Tilføj medarbejder'. Medarbejderen er nu oprettet!

Øverst på siden kan du se en oversigt over alle oprettede medarbejdere. Du har her følgende muligheder:

  • Navn: Du kan her se medarbejderens navn. Ønskes dette ændret, skal det gøres under 'Rediger'.
  • Rediger: Du har her mulighed for at redigere medarbejderen (Se Ret medarbejder for mere information).
  • Arbejdstider: Du har her mulighed for at se og ændre medarbejderens arbejdstider (Se Arbejdstider for mere information).
  • Lønudtræk: Du har her mulighed for at se, hvor mange timer medarbejderen er berettiget til at modtage løn for (Se Lønudtræk for mere information).
  • Statistik: Du har her mulighed for at se statistik over medarbejderens belægningsprocent (Se Statistik for mere information).
  • Aktiv: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt medarbejderen skal være aktiv. En nyoprettet medarbejder er automatisk aktiv.
  • Ekspedient: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt medarbejderen også er ekspedient, dvs. hvorvidt medarbejderen kan vælges som ekspedient i kassen. Med ekspedienter kan du holde styr på, hvem der har ekspederet en bestemt kunde. Dette står på den pågældende bon. En ekspedient er dermed den person, der har ekspederet kunden i kassesystemet, mens en medarbejder er den person, der har udført det, som kunden betaler for, eksempelvis en ydelse. Det er dermed muligt at samme kunde betjenes af to forskellige personer, nemlig ekspedienten og medarbejderen, og dette kan vises på kundens kvittering, hvis dette er ønsket. Ligeledes kan samme kunde blive betjent af kun én person, hvor samme person både er medarbejder og ekspedient. Det er under kasseapparatets indstillinger muligt at bestemme, at ekspedient og/eller medarbejder skal være valgt, før en betaling kan gennemføres (Se Kasseapparat(er) for mere information).
  • Slet: Du har her mulighed for at slette medarbejderen. Hvis medarbejderen er tilknyttet en kalender, slettes kalenderen ikke automatisk, når medarbejderen slettes.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Når du opretter en ny medarbejder, oprettes denne medarbejder uden at være tilknyttet en kalender. Hvis du har en kalender, der repræsenterer denne medarbejder, anbefales det, at du kobler medarbejderen og kalenderen sammen. Det er kun når dette sker, at eksempelvis belægningsprocent kan anvendes.  En medarbejder og en kalender kobles sammen under pågældende kalenders indstillinger.


Du kan her vælge, hvilken medarbejder der skal kobles sammen med den valgte kalender. Husk at trykke 'Opdater'! Herefter vil kasseapparatet automatisk genkende medarbejderen, når man går fra en booking i kalenderen til kassen.

Det er dog ikke nødvendigt, at alle medarbejdere skal være tilknyttet en kalender. Hvis du har medarbejdere, der ikke udfører ydelser for kunder og derfor ikke har en kalender, kan du oprette disse som medarbejdere under kassesystemets indstillinger uden at koble dem til en kalender. Du har under kassesystemets indstillinger mulighed for at oprette arbejdstider for disse medarbejdere, så du stadig kan bruge GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer de skal have løn for. Statistik er dog kun relevant for de medarbejdere, der er koblet til en kalender.


16.8.6.1 Ret medarbejder

Du har mulighed for at rette en medarbejders indstillinger ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede medarbejder på medarbejderoversigten.

Du har her følgende muligheder:

  • Navn: Du kan her ændre medarbejderens navn.
  • Aktiv: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er aktiv.
  • Er ekspedient?: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er ekspedient, dvs. hvorvidt medarbejderen kan vælges som ekspedient i kassesystemet (Se Medarbejdere for mere information).
  • Momsfritaget: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er momsfritaget i forbindelse med sine ydelser eller behandlinger. Dette kan være tilfældet i visse brancher. Når en momsfritaget medarbejder er valgt i kassesystemet, vil en vare markeret som værende 'Uden moms' blive angivet med en moms på 0 DKK på den afsluttende bon (Se Ret vare for mere information). Hvis en medarbejder vælges, der ikke er momsfritaget, vil en tilsvarende vare angives inklusiv moms – Også selvom 'Uden moms' er aktiveret på varen. Det vil sige, at varen altid koster det samme for kunden ligegyldigt hvilken medarbejder der betjener ham/hende, men forskellen er, hvorvidt din virksomhed skal betale moms af beløbet til SKAT.

Bemærk! Hvis der ikke er valgt en medarbejder i kassen, når en kassebon gennemføres, vil kassesystemet altid gå efter varens momsindstillinger. Hvis en vare er markeret som værende uden moms, vil den derfor angives med en moms på 0 DKK, hvis en medarbejder ikke er valgt.


  • Adgange: Du kan her bestemme, hvilke kasseapparater medarbejderen skal have adgang til. Dette kan f.eks. benyttes, hvis du har flere lokationer og dermed flere kasseapparater, og du ikke ønsker at en medarbejder tilknyttet en lokation skal have adgang til et kasseapparat på en anden lokation.

Husk at trykke 'Opdater medarbejder' for at gemme en ændring!


16.8.6.2 Arbejdstider

Du har mulighed for at oprette arbejdstider for dine medarbejdere selvom de ikke er tilknyttet en kalender. Du kan dermed bruge GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer dine medarbejdere er berettiget til at modtage løn for. En medarbejders arbejdstider kan tilgås under kassesystemets indstillinger.

I øverste del af siden har du mulighed for at tilføje arbejdstider mens du i nederste del kan se eksisterende arbejdstider. Du har mulighed for at oprette arbejdstider, der er generelt gældende, arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode, og lukke arbejdstiderne i bestemte uger.


Bemærk! Hvis en medarbejder er tilkoblet en kalender, anbefales det, at du opretter medarbejderens arbejdstider under kalenderes arbejdstider. Arbejdstider oprettet ved hjælp af kassesystemet overføres ikke til kalenderen og de kan ikke bookes af kunder eller via kvik book. Oprettelse af arbejdstider under kassesystemets indstillinger skal dermed kun benyttes til medarbejdere, der ikke er koblet til en kalender.


For at oprette en arbejdstid skal du først vælge, hvilken arbejdstype arbejdstiden skal oprettes med. Bemærk at dette kræver at brugen af arbejdstyper er aktiveret (Se Arbejdstyper for mere information). Det er her ikke muligt at oprette arbejdstider, der kan bookes af kunder. Hvis du ønsker at oprette arbejdstider, der kan bookes af kunder, skal dette gøres på den kalender medarbejderen er tilknyttet. Du kan oprette de arbejdstyper, der kan vælges imellem, under kassesystemets indstillinger (Se Arbejdstyper for mere information).

Hvis arbejdstiden skal være generelt gældende, skal du derudover vælge den eller de ugedage, arbejdstiden skal gælde for, og vælge det tidsrum, hvori arbejdstiden skal oprettes. Ugedage er som default ikke markeret. Til højre finder du to links til at vælge ugedage med: Alle dage vælger alle dage, hvorimod hverdage kun vælger hverdagene. Mht. tidsrum har du her mulighed for at vælge et eller flere intervaller, hvor intervallerne f.eks. kan bruges til at indsætte en fast pause såsom frokost – Interval 1 kunne her være 9:00-12:00 og Interval 2 kunne være 12:30-15:00. For at oprette arbejdstiden er det dog kun nødvendigt at vælge et interval. Tryk på knappen 'Opret arbejdstid', og arbejdstiden er oprettet! Arbejdstiden kan nu ses under 'Eksisterende arbejdstider', og du har mulighed for at tilføje flere arbejdstider, hvis du ønsker det.

Du har også mulighed for at oprette en arbejdstid med en periodebegrænsning, f.eks. hvis du i en periode holder ekstraordinært åbent om aftenen. For at oprette en periodebegrænset arbejdstid skal du markere boksen 'Periodebegrænsning', indtaste den periode som arbejdstiden skal gælde for og herudover blot følge ovenstående procedure.

I nederste del af siden kan du se en oversigt over oprettede arbejdstider gældende i en bestemt periode. Som udgangspunkt vises arbejdstiderne for den indeværende måned, men du har i søgefelterne mulighed for at søge efter arbejdstider, der er gældende for en anden periode. Husk at trykke 'Opdater visning' for at gennemføre søgningen efter arbejdstider. Du har mulighed for at se en række informationer om de oprettede arbejdstider. Samtidig har du mulighed for at redigere den oprettede arbejdstid ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede arbejdstid.


Du har her følgende muligheder:

  • Medarbejder: Du kan her se navnet på den medarbejder, arbejdstiden er oprettet for.
  • Kalender: Du kan her se, hvilken kalender medarbejderen er tilknyttet.
  • Kundegruppe: Du kan her se hvilken kundegruppe arbejdstiden er oprettet for.
  • Periodebegrænsning: Du kan her begrænse hvilken periode arbejdstiden skal gælde for.
  • Ugedag(e): Du kan her bestemme, hvilke ugedage arbejdstiden skal gælde for.
  • Må bookes: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for kunderne i online booking (Flueben ved 'Aktiv kundebooking') og hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for intern booking (Flueben ved 'Aktiv Kvikbook'). Bemærk at disse felter kun vises, hvis arbejdstiden er oprettet under en kalender, da det som nævnt kun er her, at arbejdstider, der kan bookes, kan oprettes.
  • Prioritet: Du kan her ændre arbejdstidens prioritet – Jo højere prioritet en arbejdstid har des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider med indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Hvilke tal, der vælges som prioriteter, er ligegyldigt. Det der tages udgangspunkt i, er prioriteternes forhold til hinanden, dvs. hvilke prioriteter der er højest og hvilke der er lavest. Arbejdstidens prioritet bestemmes af hvilken arbejdstype, der er valgt.
  • Tidspunkt: Du kan her se hvilket tidspunkt arbejdstiden gælder for.
  • Gyldige uger: Du kan her vælge hvilke uger arbejdstiden skal være gældende for. Som udgangspunkt er alle uger aktive (Markeret med grønt), men du kan inaktivere bestemte uger (Markeret med rødt) ved at fjerne fluebenet ved de(n) pågældende uge(r). Husk at trykke 'Opdater'. Indeværende uge er markeret med gråt. Gyldige (gældende) uger genbruges ved årsskifte med mindre arbejdstiden er periodebegrænset. Selvom du har oprettet en periodebegrænset arbejdstid, vil alle uger være vist som gyldige. Dette har dog ingen betydning, idet det er periodebegrænsningen, der tages udgangspunkt i.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

NB: Det er ikke muligt at rette i arbejdstidens tidsrum. Hvis tidsrummet er forkert, skal der oprettes en ny arbejdstid og arbejdstiden med det forkerte tidsrum skal slettes. Det er nederst i højre hjørne muligt at slette en oprettet arbejdstid ved at trykke på knappen 'Slet arbejdstid'. En sletning påvirker ikke eventuelle bookinger, der allerede er foretaget i pågældende tidsrum.


16.8.6.3 Lønudtræk

Du har mulighed for at benytte GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer dine medarbejdere skal have løn for. Bemærk at lønudtræk giver mest mening, hvis du benytter dig af arbejdstyper, da det er disse, der bestemmer, hvilke arbejdstider der er lønberettiget (Se Arbejdstyper for mere information).

Øverst på siden har du mulighed for at vælge, hvilken periode du ønsker at se en oversigt for. Husk at trykke 'Opdater visning'! Du kan nu øverst se en oversigt over alle oprettede arbejdstider i den valgte periode. Du har her følgende muligheder:

  • Dato: Du kan her se hvilken dato arbejdstiden gælder for.
  • Ugedag: Du kan her se hvilken ugedag arbejdstiden gælder for.
  • Arbejdstype: Du kan her se hvilken arbejdstype arbejdstiden er oprettet med.
  • Tid: Du kan her se arbejdstidens længde, dvs. hvor mange timer og/eller minutters arbejdstiden blev oprettet til at vare. Dette kunne f.eks. være 4 timer, hvis arbejdstiden blev oprettet fra 8:00-12:00.
  • Tid reelt: Du kan her se, hvor lang tid arbejdstiden reelt varer. Reel tid bruges ved arbejdstider med en arbejdstype, der ikke er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Sygdom'. Når man opretter arbejdstider med en type, der ikke medtages i løn, vil systemet tjekke om der på pågældende tidspunkt allerede eksisterer en arbejdstid med en arbejdstype, der er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Arbejdstiden, der ikke er medregnet i løn, vil have en reel tid, der svarer til den lønberettiget arbejdstid, der i forvejen ligger på samme tidspunkt. I forbindelse med lønstatistik er reel tid dermed mere retvisende for, hvor mange timer medarbejderen skal/skal ikke have løn for. Hvis du eksempelvis har en medarbejder, der er syg, vil du kunne oprette en arbejdstid med typen sygdom på den pågældende dag. For at være sikker på at alle arbejdstider på denne dag er lukket, opretter du arbejdstiden fra 00:00-24:00. Medarbejderen arbejder ikke normalt døgnets 24 timer, men har f.eks. på pågældende dag en arbejdstid fra 08:00-16:00 med typen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Arbejdstiden med typen 'Sygdom' er dermed oprettet med en varighed på 24 timer, men medarbejderens sygdom skal kun registreres i de timer, hvor medarbejderen faktisk skulle have været på arbejde, dvs. fra 08:00-16:00, altså 8 timer. Under medarbejderens lønudtræk udregner systemet automatisk, hvor mange timer medarbejderen reelt er syg, i dette tilfælde 8 timer. Arbejdstiden med typen 'Sygdom' vil i dette eksempel altså have en 'Tid' på 24 timer, men en 'Tid reelt' på 8 timer. Den reelle tid er dermed mere retvisende for, hvor mange timer medarbejderen reelt har været fraværende pga. sygdom (Se Arbejdstyper for mere information).
  • Medtag i lønsum: Du kan her se, hvorvidt arbejdstiden er lønberettiget. Dette bestemmes af den arbejdstype, arbejdstiden er oprettet med. Hvis arbejdstypen er markeret som 'Beregn løn', vil arbejdstider med denne type blive medtaget i lønsummen (Se Arbejdstyper for mere information).
  • Medtag i belægningsstatistik: Du kan her se, hvorvidt arbejdstiden medregnes i belægningsstatistikken (Se Statistik for mere information). Dette bestemmes af den arbejdstype, arbejdstiden er oprettet med. Hvis arbejdstypen er markeret som 'Medtag statistik', vil arbejdstider med denne type blive medtaget i belægningsstatistikken (Se Arbejdstyper for mere information).

Bemærk! Som alle andre steder i bookingsystemer vinder den arbejdstid, der har den højeste prioritet. Det vil sige, at du under medarbejderens lønstatistik ikke nødvendigvis kan se alle medarbejderens arbejdstider. Hvis der er flere arbejdstider, der gælder for det samme tidspunkt, vil du kun kunne se den arbejdstid, der har den højeste prioritet. Det er kun denne arbejdstid, der er gældende for medarbejderens lønstatistik. Det vil sige, at hvis der f.eks. er oprettet en arbejdstid med typen 'Sygdom' oveni en arbejdstid med typen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)', vil du kun kunne se førstnævnte arbejdstid, da det er denne, der har den højeste prioritet.


Nederst på siden kan du se den summerede version af arbejdstiderne. Du har her følgende muligheder:

  • Arbejdstype: Du kan her se de arbejdstyper, der har været anvendt, i den valgte periode.
  • Tid: Du kan her se hvor lang tid arbejdstiderne har varet fordelt på arbejdstype.
  • Tid reelt: Du kan her se hvor lang tid arbejdstiderne reelt har varet fordelt på arbejdstype (For forklaring af hvad reel tid dækker over se ovenfor).
  • Antal dage: Du kan her se det antal dage, der har været oprettet arbejdstider med en bestemt arbejdstype på.
  • Antal dage reelt: Du kan her se det antal dage, der reelt har været oprettet arbejdstider med en bestemt arbejdstype på. 'Antal dage reelt' er opbygget efter samme princip som 'Tid reelt'. Antal reelle dage benyttes dermed ved arbejdstider med en arbejdstype, der ikke er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Sygdom'. Når man opretter arbejdstider med en type, der ikke medtages i løn, vil systemet tjekke om der allerede eksisterer en arbejdstid på samme dag, der har en arbejdstype, der er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Antal reelle dage svarer til det antal dage, hvor der i forvejen var oprettet arbejdstider på. Hvis du f.eks. har en medarbejder, der er sygemeldt i 14 dage, og du dermed opretter en periodebegrænset arbejdstid med typen 'Sygdom' i disse 14 dage, vil 'Antal dage' stå noteret som 14 dage. Medarbejderen har dog ikke skulle være på arbejde alle dage, idet han/hun f.eks. har fri lørdag og søndag, dvs. 4 dage i en 14 dagsperiode. 'Antal dage reelt' vil derfor være 14 – 4, altså 10 dage.

Slutteligt kan du under 'Sum løn' se hvor lang tid og hvor mange dage medarbejderen reelt skal have løn for, dvs. du kan se en summering af de arbejdstyper, der medregnes i lønnen. Herudover kan du under 'Sum medtag statistik' se hvor lang tid og hvor mange dage der reelt skal medregnes i medarbejderens statistik. Du kan dermed se en summering af de arbejdstyper, der medtages i statistikken (Se Statistik for mere information).


16.8.6.4 Statistik

Du har i GECKO Booking mulighed for at føre statistik over medarbejdernes belægningsprocent. Belægningsprocenten er den procent af oprettede arbejdstider, der er booket af kunder. Statistik er derfor kun relevant for de medarbejdere, der er tilkoblet en kalender.

Du kan øverst på siden vælge, hvilken medarbejder du ønsker at se statistik for – Du har dog også mulighed for at se statistik for alle medarbejdere på samme tid. Herefter skal du vælge hvad statistikken skal vises fordelt på. Du har mulighed for at vælge mellem kun at vise summen, at vise statistikken fordelt på de enkelte medarbejdere (Kun relevant hvis det er valgt, at der skal vises statistik for alle medarbejdere) eller fordelt på dage, ugedage eller måneder. Slutteligt skal du vælge hvilken periode du ønsker at se statistik for. Tryk 'Opdater visning' og statistikken vises nu nedenfor.

Du kan i statistikken se, hvor mange timer arbejdstider har været oprettet i og hvor mange timer medarbejderen har været booket i. Nederst ud for 'Procent' kan du se, hvor mange procent af tiden medarbejderen har været booket, den såkaldte belægningsprocent. Antallet af arbejdstimer bestemmes af antallet af oprettede arbejdstider, der har en arbejdstype, der er sat til at blive medtaget i statistik (Se Arbejdstyper for mere information). Antallet af bookede timer bestemmes af, hvor mange timer der er booket af en kunde i den kalender medarbejderen er tilkoblet. Det vil sige, at interne bookinger uden en kunde ikke tælles med i bookede timer.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede