Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Gå til kasse


Indholdsfortegnelse


16.2 Gå til kasse

Når du trykker på menupunktet 'Kasse', vil du blive overført til selve kassen, hvor du kan modtage en betaling fra en kunde. Du kan også tilgå kassen ved at vælge menupunktet 'Gå til kasse'. Bemærk at det er nødvendigt, at en kasse i forvejen er blevet åbnet (Se Åbn kasse for mere information).

På denne side kan du påbegynde en ny bon. Hvis du har flere kasseapparater, vælger du det kasseapparat, hvori betalingen skal foregå, i øverste højre hjørne. Du kan også her vælge, hvilken ekspedient der modtager betalingen. Det er under kasseapparatets indstillinger muligt at bestemme, hvorvidt en ekspedient skal vælges, før en betaling kan gennemføres (Se Kasseapparat(er) for mere information).

I øverste venstre hjørne har du mulighed for at indtaste en kode på et gave- eller værdikort, der skal anvendes til at foretage en betaling. Du kan også vælge istedet, at søge kortet frem via navnet på modtageren af kortet. Når du har indtastet koden, eller fundet kortet frem ved at søge på navnet, fremkommer værdikortets informationer og du kan se, hvor meget der vil blive hævet på værdikortet, hvis den indeværende bon gennemføres. Hvis du har aktiveret stregkodefunktionen på pågældende kasseapparat, har du herudover mulighed for at indtaste en vares stregkode. Bemærk at brugen af stregkode aktiveres under kasseapparatets indstillinger (Se Kasseapparat(er) for mere information).


Du har i felterne 'Varenr.' og 'Beskrivelse' mulighed for at søge direkte efter en bestemt vare i varekartoteket. Varen indsættes på bonnen ved at vælge den ønskede vare i listen. Som standard indsættes det, at der skal købes ét eksemplar af pågældende vare, men du kan i feltet 'Antal' ændre antallet af varer, som kunden køber. Under 'Medarbejder' har du herudover mulighed for at vælge, hvilken medarbejder har betjent pågældende kunde. Hvis varen er en ydelse, vil medarbejderen være den person, der har udført ydelsen for kunden, mens medarbejderen ved en fysisk vare vil være den person, der sælger varen til kunden. Bemærk at ekspedient og medarbejder ikke nødvendigvis behøver at være samme person.

I feltet 'Pris' indsættes varens pris som defineret under varens indstillinger automatisk, men du har mulighed for at give rabat på den pågældende vare i feltet 'Rabat'. Som udgangspunkt skal rabatten indtastes som en procentrabat, men du har under kasseapparatets indstillinger mulighed for at bestemme, at rabat i stedet skal angives i DKK (Se Kasseapparat(er) for mere information). Slutteligt kan du i feltet 'Total' se, hvad kunden skal betale for varen, hvilket bestemmes af felterne antal, pris og rabat. Hvis du ikke ønsker, at man skal kunne ændre i 'Pris', 'Rabat' og 'Total'-felterne, kan du under kasseapparatets indstillinger bestemme, at dette ikke skal være muligt (Se Kasseapparat(er) for mere information). Du har mulighed for at tilføje et ubegrænset antal af varelinjer. Du kan dermed følge ovenstående procedure til at indtaste det ønskede antal af varer, hvor forskellige varer vil vises på hver deres varelinje. Du har mulighed for at slette en varelinje ved at trykke på minus-symbolet. Hvis den valgte vare er del af et pointprogram, vil der ved siden af minussymbolet fremkomme en lille blå mand. Ved at holde musen over den blå mand vil du kunne se, hvor mange point kunden vil optjene ved at købe varen og hvor mange point varen koster. Hvis kunden har optjent et tilstrækkeligt antal point, er der også mulighed for at anvende disse point til at købe varen (Se Optjening og brug af point i kassen for mere information).

Hvis du sælger et værdikort med automatiske trækninger, vil du ved gennemførsel af købet få mulighed for, at angive kundens betalingsoplysninger for fremtidige trækninger (se [GUIDE_P759: Automatiske trækninger] for mere information).

Hvis du ønsker at sælge og bruge et værdikort på samme bon er det vigtigt at du husker at sætte flueben i feltet 'Nyt - benyt', for at bruge værdikortet. For at kunne sælge og bruge et værdikort på samme tid, skal du aktivere dette under Kasseapparat(er).


Bemærk! Før det er muligt at betale for ydelser i kassesystemet, skal disse oprettes som varer. Se Ydelser som varer for mere information.


Til venstre på siden har du mulighed for at søge efter den kunde, der foretager købet. Søgningen sker på tværs af dine kundekartoteker. Når du vælger kunden i søgelisten, indsættes kundens informationer automatisk. Hvis du foretager ændringer i disse informationer, gemmes ændringerne, når du gennemfører betalingen. Du har også mulighed for at oprette en ny kunde uden at forlade kassen ved at trykke 'Opret ny kunde?'. At tilknytte en kunde til en betaling har mange fordele, eksempelvis kan du under den enkelte kundes kundeprofil se, hvilke køb kunden har foretaget (Se Varer købt af enkelt kunde for mere information). Samtidig kan du i kassen se, hvorvidt den valgte kunde har gyldige værdikort, der kan bruges til betaling. Hvis kunden ønsker, at et værdikort skal bruges til betaling, trykkes på 'Benyt', hvorefter værdikortets informationer indsættes som betalingsmiddel. Slutteligt kan du se, hvor mange point kunden vil have før og efter det pågældende køb. Bemærk at dette kræver, at du har oprettet og aktiveret mindst et pointprogram (Se Pointprogrammer for mere information).

Under 'Betaling' kan du vælge, hvilken betalingsmetode kunden ønsker at anvende. De betalingsmetoder, der kan anvendes, skal aktiveres af GECKO Booking. Hvis du ønsker at modtage en betalingstype, der ikke allerede er aktiveret, skal du derfor kontakte GECKO Booking og vi vil aktivere den kvit og frit. Indtast det beløb du modtager ud for den betalingstype kunden anvender. Hvis kunden eksempelvis skal betale 250 DKK, men giver dig 500 DKK, skal du indtaste 500 i kontant-feltet. Du vil yderst til højre kunne se, hvor mange penge kunden skal have retur. Når du gennemfører bonnen, vil du blive mødt med en påmindelse om, at kunden skal have penge retur. Ligeledes vil du blive mødt med en advarsel, hvis et tilstrækkeligt beløb ikke er indtastet under 'Betaling'.

Øverst over 'Kunde' ligger en dropdown menu med navnet 'Opret som'. Den indeværende bon kan nu oprettes som en faktura ved at vælge 'Faktura' i menuen. Bemærk at dette kræver, at brug af faktura er aktiveret. Dette gøres under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Faktura' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). Du har desuden mulighed for at tilpasse indholdet af fakturaen ved at anvende erstatningskoder. Se mulighederne under Erstatningskoder. Derudover er der mulighed for at lave en delbetaling. Dette gøres ved at markere i boksen 'Opret faktura med restbetaling' til højre for 'Opret som faktura'. Dette kan gøres hvis en kunde f.eks. skal betale 1000 kroner, men kun kan betale 500 kroner, og ønsker at få en faktura på resten af beløbet. Læs mere om hvordan du laver delbetalinger [FAQ_Q145:her].


 

Hvis du har aktiveret funktionen 'Opret bon som faktura' under de generelle indstillinger for kasseapparatet, har du her mulighed for at søge efter en allerede oprettet debitor i søgefeltet i midten af siden. Når du vælger debitoren i listen, indsættes debitorens informationer automatisk. Du har også mulighed for at oprette en ny debitor direkte i kassen ved at indtaste debitorens informationer i felterne. Du kan også vælge at oprette kunden som debitor, hvorved debitor informationerne vil blive udfyldt automatisk med informationerne fra kundeprofilen. Du knytter herved også kundeprofilen og debitoren til hinanden. Når du gennemfører bonnen, vil du foruden en kvittering have mulighed for at printe fakturaen. For mere information om debitorindbetaling se Debitoroversigt.


På denne side har du også mulighed for foretage handlinger med bonnen ved at trykke på de forskellige knapper både nederst og midt på siden. Du har her følgende muligheder:

  • +SPLIT: Hvis du har aktiveret muligheden for at splitte en faktura, kan du ved at trykke på denne knap, splitte den igangværende bon/faktura op i to dele, så kunden selv samt en debitor betaler hver deres del af det samlede beløb. For at knappen er synlig i kassen skal den aktiveres under 'Kasse' -> 'Indstillinger' -> 'Generelt'. Se hvordan du konkret splitter en bon/faktura nedenfor. 
  • Debitorindbetaling: Hvis du har aktiveret brugen af faktura i kassen, har du mulighed for at modtage en debitorindbetaling direkte i kassen. Der vil derfor fremkomme en ekstra knap benævnt 'Debitorindbetaling'. Brug af faktura aktiveres under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Faktura' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). For mere information om debitorindbetaling se Debitoroversigt.
  • Parker bon: Det er i GECKO Booking muligt at have flere uafsluttede bonner i gang på samme tid, f.eks. i forbindelse med sideløbende ekspeditioner. At gemme en uafsluttet bon kaldes i GECKO Booking at parkere en bon. Når du vælger at parkere en bon, kan du senere hente den frem og evt. koble den sammen med en igangværende bon. 
  • Vis parkerede: Ved at klikke her kan alle parkerede bonner ses og genindlæses. Tryk 'Hent' ud for den parkerede bon du ønsker at fortsætte. Informationerne på denne bon indsættes herefter på den igangværende bon hvad enten den er blank eller allerede indeholder information. Du har også mulighed for at slette parkerede bonner.
  • Annuller: Du kan her annullere den igangværende bon.
  • Udlæg: Du har her mulighed for at foretage udlæg fra kassen, eksempelvis hvis man skal bruge kontanter til at købe kaffe på virksomhedens regning.  Når du trykker 'Udlæg', åbnes et pop-op vindue. Du skal her indtaste, hvor stort et beløb udlægget skal være på, hvilken ekspedient foretager udlægget samt en årsag til hvorfor udlægget foretages. Når du trykker på 'Registrer udlæg', bliver udlægget talt med i kasserapporten og kontanterne kan tages fra kassen.
  • Bon'er i kassen: Trykker du på denne knap vil du kunne se en liste over alle bon'er der er gennemført i den pågældende kasse. 
  • Nulsalg: Hvis du har aktiveret muligheden for dette, har du mulighed for at foretage et nulsalg i kassen, dvs. gennemføre en bon uden køb. Der vil derfor fremkomme en ekstra knap benævnt 'Nulsalg'. Bemærk at denne funktion skal aktiveres under kasseapparatets indstillinger (Se Kasseapparat(er) for mere information).
  • Gennemfør: En bon gennemføres ved at klikke på 'Gennemfør'. Er der stadig et restbeløb i forhold til betaling, vil man blive mødt med en advarsel. Herefter gemmes bonnes og den udskrives automatisk på den tilkoblede printer. Du har også mulighed for at sende bonnen pr. e-mail til kunden.

Bemærk! Husk at ændringer i den indeværende bon ikke gemmes, før man enten parkerer eller gennemfører bonnen. Når en bon er gennemført, er der dog mulighed for at vende bonnen, hvis man finder ud af, at den er forkert, eller kunden har fortrudt købet. Find bonnen frem i systemet under 'Kasse' -> 'Åbn kasse', hvis bonnen er i den åbne kasse, og hvis den findes i en lukket kasse: 'Kasse' -> 'Udtræk' -> 'Kasseopgørelser', og klik på knappen 'Vend bon' på bonnen. Beløbet vil altid blive trukket ud af kassesystemet i den åbne kasse.


Som nævnt ovenfor kan du ved at trykke på knappen '+SPLIT', splitte en faktura op mellem en kunde og en debitor. 

Efter du har trykket på knappen vil du kunne se et "popup"-vindue, hvori du kan oprette selve splitningen af fakturaen. Først har du mulighed for at søge efter den debitor, der skal være den ene part i betalingen af fakturaen. Denne debitors oplysninger vil så automatisk blive fundet frem. Til højre i popup-vinduet indstiller du så at sige betingelserne for opsplitningen. Her kan du udfylde følgende:

Betalingsbetingelser: Her vælger du, hvor lang betalingsfrist der skal gælde for denne faktura. Du skal selv oprette betalingsbetingelser, før disse kan vælges. Se hvordan du gør her i [FAQ_Q143:FAQ'en om oprettelse af betalingsbetingelser]. 

Opret som: Her har du mulighed for at vælge hvad fakturaen skal oprettes som. Du kan her vælge mellem 'Faktura' eller 'Faktura (EAN via Truelink)'. Sidstnævnte bliver benyttet, hvis man ønsker at sende EAN-fakturaer direkte fra kassen til det offentlige. Læs mere om betingelserne for dette [GUIDE_P709:her] og hvordan du aktiverer det i denne [FAQ_Q161:FAQ]. 

Tekst andel 1: Her kan du skrive en tekst der gælder for den ene andel af betalingen, som debitor oprettet i split-fakturaen får noteret på sin bon/faktura. Det kan f.eks. være 'Patient andel' eller andet der forklarer hvem der står for denne del. 

Tekst andel 2: Her kan du skrive en tekst der gælder for den anden andel af betalingen, som kunden i kassen får noteret på sin bon/faktura. Det kan f.eks. være 'Kommune andel' eller andet der forklarer hvem der står for denne del. 

Split type: Her kan du makere om den andel, der skal betales af debitoren skal angives som beløb eller som procentdel af det samlede beløb. 

Værdi: Ud fra valg af split type, angiver du her beløbet eller procentdelen, som debitoren skal betale.

Når du har oprettet splitningen af fakturaen som ønsket, trykker du på 'Opret split faktura'. Under 'Betaling' i kassen vil der nu stå, hvor meget der er tilbage af beløbet til betaling. Gennemfør nu restbetalingen ved at vælge hvilken betalingsmetode denne del af regningen skal betales med. Vælger du også her, at betalingen skal oprettes som en faktura, vil der, når der er trykket 'Gennemfør', være to fakturaer tilgængelig. Kvitteringen vil vise hvor meget der er/skal betales af begge parter og kan se således ud:

Du kan ligesom med almindelige bon'er/fakturaer også parkere en split-faktura ved at trykke på 'Parker bon'. Når du så henter den igen på et senere tidspunkt, vil det være med alle de informationer som den blev gemt med. 


16.2.0 Opret kladde/tilbud/ordre i kassen

Du kan oprette kladder, tilbud eller ordrer i kassen, som du kan sende ud til dine kunder. Du kan også gemme dem og derefter hente dem, når du vil arbejde videre på dem. Du gør dette under 'Kasse' -> 'Gå til kasse'.

Når du har gemt din kladde, dit tilbud eller din ordre, kommer de til at ligge inde på oversigten 'Parkerede bonner' som du kommer til ved at trykke på 'Vis parkerede'. Dermed kan du altid finde dem frem og evt. arbejde videre på dem. 

Du kan også rette de tekst-skabeloner der ligger med navnene kladde, tilbud og ordre. Så de PDF-filer du sender ud med enten en kladde, et tilbud eller en ordre altid ser ud som du ønsker. Du kan f.eks. rette i både toppen og bunden af skabelonen. Alle teksterne ligger samlet under 'Indstillinger' -> 'Tekster'. 


16.2.1 Gå til kasse direkte fra kalender

Hvis en kunde ønsker at betale for en ydelse, der har været booket i en kalender, er det muligt at gå direkte fra bookingen til kassesystemet.
 

I kalendervisningerne vil der være et lille kasseikon. Ved at trykke på dette vil du blive ført direkte ind i kassen via den pågældende kundebooking – Forudsat at den bookede ydelse er oprettet som en vare i kassesystemet (Se Ydelser som varer for mere information). Alle informationer om den pågældende booking overføres automatisk inkluderende hvilken medarbejder der har udført ydelsen (Forudsat at kalenderen er koblet til en medarbejder (Se Medarbejdere for mere information)), ydelsens varenummer og pris samt kundens informationer. At betale for ydelser på denne måde har den fordel, at du nu kan se, at pågældende ydelse er betalt for – I stedet for et kasseikon vises nu et betalt-ikon.


Du kan også finde en direkte genvej til kassesystemet indefra en konkret booking.

Bemærk at hvis du har flere kasseapparater tilkoblet systemet, vil den altid gå efter den senest brugte åbne kasse.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede