Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Debitoroversigt


Indholdsfortegnelse

16.7  Debitoroversigt
   16.7.1  Automatisk udligning
   16.7.2  Rykkere
   16.7.3  Debitorsaldoliste
   16.7.4  Debitorgrupper

16.7 Debitoroversigt

Du har i GECKO Booking mulighed for at oprette debitorer og håndtere betalinger fra disse via bookingsystemet. Bemærk, at brugen af faktura skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Faktura'. Når brugen af faktura er aktiveret, fremkommer punktet 'Debitoroversigt' i den liste, der fremkommer, når du holder musen over menupunktet 'Kasse'.

Øverst til højre på siden har du mulighed for at oprette en ny debitor. Du bliver overført til en anden side, hvor du skal indtaste en række informationer om debitoren (Bemærk at det er nok blot at angive enten et navn eller et firmanavn. Derudover skal alle informationer bortset fra EAN-nummeret udfyldes). Husk at trykke 'Opdater' for at oprette debitoren! Når debitoren er oprettet, føres du automatisk tilbage til debitoroversigten igen.

Øverst på siden kan du se en oversigt over alle oprettede debitorer. Du har her følgende muligheder:

  • ID: Du kan her se debitorens ID.
  • Gruppe: Du kan her se hvilken debitorgruppe den pågældende debitor er placeret i. 
  • Navn: Du kan her se debitorens navn.
  • Udestående: Du kan her se debitorens udestående. Du har mulighed for at skjule debitorer med udestående ved at trykke på 'Skjul udestående = 0'. 
  • Rediger: Du har her mulighed for at ændre debitorens informationer. Hvis din debitor er tilknyttet en kundeprofil, vil du her også have mulighed for at fjerne linket imellem dem. Derudover kan du også gøre det muligt for flere kunder at dele denne debitor. Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!
  • Indbetaling: Du har her mulighed for at registrere en indbetaling fra debitoren eller lave en udligning/afskrivning af et beløb. Husk at trykke 'Gem indbetaling' når du har indtastet det ønskede beløb. Se denne [FAQ_Q181:FAQ] for mere information om hvordan du laver denne indbetaling. 
  • Posteringer: Du har her mulighed for at se debitorens posteringer. Du har bl.a. mulighed for at se de fakturaer, der er blevet oprettet til debitoren, ligesom du har mulighed for at oprette en kreditnota til den enkelte faktura, hvis denne skal annulleres.
  • Marker: Her har du mulighed for at flytte debitorer til andre grupper. Hvis du sætter flueben i boksen 'Marker' ud for en specifik debitor, og derefter vælger en gruppe ud for 'Flyt til debitorgruppe' vil debitoren blive flyttet til en ny gruppe. Tryk til sidst på 'Opdater'.  

Bemærk! Debitoroversigten vil som udgangspunkt altid vises med debitorer med et udestående. Hvis du ønsker at se dine andre debitorer skal du fjerne fluebenet i boksen 'Kun debitorer med udestående'. 


Faktura oprettes direkte i kassen som betaling for f.eks. en ydelse eller en anden vare. Dette gøres ved at markere boksen 'Opret som faktura' under betalingstyperne. Du har nu mulighed for at søge efter en allerede oprettet debitor eller at oprette en ny debitor direkte i kassen. Når du trykker 'Gennemfør', oprettes bonnen som faktura og kan nu ses under pågældende debitors posteringer eller ved at vælge 'Vis fakturaoversigt'.

Under 'Fakturaoversigt' vil du kunne se en liste over alle fakturaer. Øverst har du mulighed for at vælge den periode du ønsker at se fakturaer for. Du kan her også søge på fakturanr., hvis du ønsker at finde en bestemt faktura. Ud for 'Vælg kasse', kan du filtrere søgningen ud fra hvilken kasse fakturaen er oprettet i. Tryk herefter 'Vis periode', hvorefter en liste over fakturaer, der opfylder dine valgte kriterier, vil komme frem nedenfor.

Ved at trykke på det lille grå plus til venstre for den enkelte faktura, vil du kunne se de enkelte fakturalinjers indhold. Du har også mulighed for at åbne fakturaen som PDF fil, ved at klikke på ikonet til højre for den konkrete faktura


Bemærk! Hver gang du opretter en ny faktura, tildeles denne automatisk et ID, et såkaldt fakturanummer. Som standard tildeler GECKO Booking automatisk fakturanumre til dine fakturaer, men du kan vælge at indstille dine egne fakturanumre. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du skifter til GECKO Booking efter at have brugt et andet system og gerne vil fortsætte med at anvende samme fakturanummerrække. Brugen af egne fakturanumre aktiveres under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Faktura' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).


16.7.1 Automatisk udligning

Med knappen 'Automatisk udligning' kan du skabe et bedre overblik over dine fakturaer, og hvad der nøjagtigt skyldes på disse.

Vis posteringer : Når du har trykket på 'Vis posteringer', vil du kunne se en liste over alle dine debitorer. Du kan vælge at udligne alle eller enkelte debitorers fakturaer automatisk. Beløbet til udligning står yderst til højre under 'Beløb til udligning'.  
Debitor ID fra - til: Du kan søge på et specifikt 'Debitor ID'.
Kun beløb med saldo 0: Hvis du markerer i 'Kun beløb med saldo 0', får du oversigt over debitorer, der har 0 kroner i udestående. 
Kun ens beløb": Hvis du markerer i 'Vis kun ens beløb' vil der kun blive vist debitorer, hvis der foreligger fakturaer og indbetalinger er fuldstændig ens.

Når du har valgt din søgning, markerer du de ønskede debitorer i boksene til venstre og nederst på siden kan du trykke på knappen "Udlign valgte debitorer", hvorefter systemet nu udligner debitorens fakturaer og indbetalinger.

 


Bemærk! Systemet udligner automatisk fakturaer oppefra på din fakturaoversigt med de øverste fakturaer først.

 

Du kan også mere specifikt se de forskellige posteringer på den enkelte debitor. Det gør du ved at vælge 'Posteringer' ud for en debitor under 'Kasse' -> 'Debitoroversigt'. Herunder kan du markere i boksen 'Vis åbne posteringer', hvorved fakturaer/indbetalinger der endnu ikke er fuldt udlignet vises. Du kan nu vælge at udligne spefikke fakturaer til specifikke indbetalinger. Ved at markere i 'Vis udlignede posteringer' vil du kunne se udligninger på fakturaer/indbetalinger samt vælge at fortryde udligninger på bestemte posteringer. Til sidst kan du markere i 'Vis betalingstyper' hvorved du kan se, hvilke betalingstyper der er benyttet til hver enkelt postering. De vil blive vist som en ekstra kolonne til højre for 'Type'. Det kan slåes til/fra når du søger i posteringerne.

Hvis du vil lave en debitorindbetaling på en specifik faktura, skal du gå til 'Kasse' og så trykke på 'Debitorindbetaling' nederst i højre hjørne. Her kan du søge efter en bestemt debitor og indtaste hvilket beløb han/hun vil indbetale. Det kan f.eks. være 1000 kroner der indbetales. Nederst på siden under 'Udlign indbetaling' kan du med det samme vælge, hvilke fakturaer der skal udlignes med dette beløb. Indtast beløbet der er indbetalt og tryk på 'Gennemfør'. Hvis er er flere fakturaer tilgængelig ved samme debitor vil alle disse blive vist under 'Udlign indbetaling'. Læs mere om debitorindbetalinger i vores FAQ [FAQ_Q155:her] 


Bemærk! Det er ikke muligt at udligne mere end der er på en faktura. Hvis der kun bliver udlignet med noget af beløbet, der er blevet indbetalt, vil resten ligge under 'Restbeløb' på din debitorliste og er det beløb der er tilbage og skal udlignes.  

Det er kun fra kassen at det er muligt at udligne specifikke fakturaer. 


16.7.2 Rykkere

Hvis du trykker på knappen 'Rykker' vil du blive overført til en ny side, hvor du har mulighed for at søge efter debitorer du vil udsende rykkere til. Du kan her søge efter en række søgekriterier, der betyder at det kun er debitorer der opfylder de specifikke kriterier der bliver vist på oversigten. Du kan derudover indstille forskellige betingelser der gælder for den specifikke rykker. 

BEMÆRK! Hvis du vil tilskrive renter og gebyrer, så skal du følge renteloven. Her skal du eventuelt rådføre dig med en revisor eller en advokat. 


OBS! Der må kun udsendes rykkere såfremt det står på den oprindelige faktura. På fakturaen skal det derudover fremgå hvad der bliver påført af rykkergebyr/rente. 


På siden 'Rykkerhåndtering' har du flere forskellige muligheder. 

Under 'Diverse' kan du vælge:

  • Vælg type: Ved at markere her, vælger du hvilket rykkernummer du ønsker at udsende. 
  • Debitor ID fra - til: Du kan her vælge at søge efter et specifikt 'Debitor ID'. Hvis felterne står tomme søger systemet igennem alle dine debitorer
  • Til dato: Her kan du søge efter fakturaer med en bestemt forfaldsdato. Vær opmærksom på, at den dato du vælger her er inklusiv selve forfaldsdatoen. "Til dato" beregnes ud fra dine betalingsbetingelser i systemet. Følg denne [FAQ_Q143:FAQ] for oprettelse af betalingsbetingelser. Såfremt du ikke benytter dette, vil "Til dato" /forfaldsdatoen være samme dag, som fakturaen er udstedt.
  • Respit: Er det antal dage du giver kunden til at betale fra forfaldsdatoen, uden at rykke for det. Det er så at sige en yderligere tidsfrist til at nå betalingen. Hvis forfaldsdatoen er 8/1 og du sætter 'Til dato' til 10/1 og 'Respit' til 3 dage, vil fakturaer med forfald 8/1 ikke komme med på oversigten. Det kan være en god ide at give debitoren nogle dages respit, da det f.eks. kan være forskelligt hvor mange dage der går fra at de har indbetalt deres skyld til at du kan se det på din konto. 
  • Begrænse til kasse: Her kan du begrænse søgningen til en bestemt kasse eller vise for alle kasser. 
  • Betalingsbetingelser: Her indstiller du betalingsbetingelserne for rykkeren. En rykker skal altid have en betalingsfrist på + 10 dage. For at kunne vælge en betalingsbetingelse i drop-down menuen skal du have oprettet disse. Følg denne [FAQ_Q143:FAQ]. 

Under 'Gebyrer' kan du indstille følgende:

  • Bagatelsaldo: Her kan du undlade at sende rykkere til debitorer med en saldo under et bestemt beløb. Dette kan være åbne saldi, du synes er for små til at rykke for. Hvis du f.eks. ikke vil rykke for beløb der er under kr. 200, skriver du 200 i dette felt. Hvis kundens saldo er under dette beløb vil denne ikke fremkomme på oversigten. 
  • Rykkergebyr: Her kan du indtaste det beløb, der skal betales for rykkeren. Erhvervsdrivende må opkræve kr. 100 i rykkergebyr og offentlige myndigheder kr. 250. Vi anbefaler, at I altid tjekker den gældende lovgivning på området. 
  • Kompensationsgebyr: Dette gebyr kan kun påkræves kunden, hvis I begge er erhvervsdrivende og har handlet inden for jeres erhverv (b-t-b). Beløbet er et fast kompensationsbeløb til dækning af inddrivelsesomkostninger, hvis kreditor overskrider betalingsfristen. Dette beløb er fastsat af EU. 

Under 'Renter' kan du indstille følgende:

  • Bagatelrentebeløb: Her kan du du undlade at sende rykkere til debitorer med et beregnet rentebeløb under et vist beløb. Det kan f.eks. være rentebeløb der er så små at du ikke vil opkræve/bogføre dem. Kunder med en rente under det beløb du indsætter her, vil ikke fremkomme på oversigten.   
  • Beregning: Her kan du vælge om der skal beregnes rente 'Pr. påbegyndt måned' eller 'Præcis måned'. Vælger du 'Pr. påbegyndt måned' beregnes renten fra forfaldsdatoen (primo måneden) til og med ultimo måneden fra rykkerdatoen. Vælges derimod 'Præcis måned' beregnes renten fra forfaldsdatoen til rykkerdatoen.   
  • Rentesats: Indtast her den rentesats der skal benyttes pr. måned.
    NB! Husk at rådføre dig med renteloven, inden du sender rykkere, for at få den præcise rentesats som du må rykke med. 

Under 'Tekster' har du følgende muligheder:

  • Overskrift: Skriv her en overskrift, f.eks. 'Rykker 1'. Dette vil være den synlige overskrift på selve rykkeren. 
  • Tekst: Her har du mulighed for at skrive en tekst der vil blive vist i rykkeren. Du kan benytte vores erstatningskoder.
  • Tekst, rente: Tekst der vises på rentelinjen i rykkeren. Kan redigeres. 
  • Tekst, rykkergebyr: Tekst der vises på gebyrlinjen f.eks. 'Rykkergebyr'. Kan redigeres. 
  • Tekst, kompensationsgebyr: Tekst der vises på gebyrlinjen f.eks. 'Kompensationsgebyr'. Kan redigeres.  

Bemærk! Skabelonen til rykkere skal opsættes ligesom en faktura. Dette gøres via 'Indstillinger' -> 'Tekster'. 


Når du har sat dine rykkerindstillinger, skal du trykke på 'Vis oversigt'.

Herefter får du en oversigt over de debitorer der har et udestående der fordrer en rykker. Du skal nu vælge hvilke debitorer, du vil sende til. Dette gør du ved at sætte et flueben ud for den/de debitorer der skal sendes en rykker til. Har du flere kasser, skal det her vælges, hvilken kasse der skal bogføres i. 

I bunden af siden skal der vælges hvad der skal ske med rykkerne. Du kan vælge enten 'Opret rykker(e)' eller 'Opret rykker(e) + send e-mail(s)'. Vælger du sidstnævnte vil der komme et felt frem, hvor du har mulighed for at rette i e-mailteksten. Tryk til sidst på 'Opret rykker til valgte' og du vil få mulighed for at sende rykkeren til den valgte debitor samt se rykkeren som pdf.


16.7.3 Debitorsaldoliste

Ved at trykke på 'Debitorsaldoliste' kommer du til en ny side hvor du har mulighed for at få en liste frem over kunder (debitorer) der skylder eller snart vil komme til at skylde penge. 

Du kan opdele listen i forskellige intervaller. Det du vælger her, har betydning for hvad der vises på listen når du trykker 'Ok'. 

  • Debitor ID fra - til: Her søger du efter et specifikt debitor ID. Hvis felterne står tomme, søger systemet igennem alle dine debitorer. 
  • Pr. dato: Listen viser status for den indtastede dato. 
  • Interval: Angiv antal dage i et interval, f.eks. '30' for at få en liste der viser fakturaer med forfald inden for 0-30, mellem 31-60 dage og efter 60 dage. 
  • Vis specificeret: Her markerer du hvis listen skal indeholde flere detaljer. 
  • Vis konti med 0-saldo: Marker dette felt for at inkludere konti der er i balance og altså har en 0-saldo. 

Tryk til sidst på 'Vis' og din debitorsaldoliste vil nu blive vist. 


16.7.4 Debitorgrupper

Når du trykker på 'Debitorgrupper' i øverste højre hjørne på din debitoroversigt, kommer du til en side hvor du kan inddele dine debitorer i grupper. Her skal du trykke på 'Opret debitorgruppe'. Dernæst skal du give gruppen et navn og du kan f.eks. inddele dem i grupper som 'Kommuner' eller 'Virksomheder'. Det er dig der bestemmer hvilke grupper du vil oprette og som passer bedst til de kunder du har. Med disse grupper kan du få et  bedre overblik over alle dine debitorer. 

Når du har oprettet disse grupper vil du hver gang du opretter en ny debitor, kunne placere vedkommende i en af de oprettede debitorgrupper. Du kan også placere allerede oprettede debitorer i grupper. Det gør du ved at trykke på 'Ret' på debitoroversigten ud for den debitor du ønsker at placere. 

Se mere præcist hvor du opretter disse grupper i denne [FAQ_Q186:FAQ].


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede