Under 'Indstillinger' har du mulighed for at ændre en lang række indstillinger for kassemodulet. Det er samtidig her du kan tilgå dit varekartotek og dit lager samt dine rabatgrupper, leverandører, arbejdstyper og medarbejdere.

Du har i GECKO Booking mulighed for at have et eller flere kasseapparater tilknyttet din konto. Ét kasseapparat er tilknyttet din konto som standard, men hvis du ønsker at tilkøbe yderligere kasseapparater, kan du rette henvendelse til GECKO Booking. Flere kasseapparater kan f.eks. anvendes, hvis din virksomhed er fordelt på flere lokationer, og du derfor har behov for et kasseapparat på hver lokation. Ved at anvende flere kasseapparater holdes informationen fra de forskellige kasseapparater adskilt, det er muligt at anvende separate lagere og du kan anvende forskellige indstillinger for kasseapparaterne. Hvis du har behov for at tilkøbe flere fysiske kasser, bonprintere og/eller stregkodescannere, kan GECKO Booking også være behjælpelig med dette (Se Tilkøb til kassemodulet for mere information).

Du har mulighed for at rette indstillingerne for det enkelte kasseapparatet ved at trykke 'Kasseapparat(er)' under 'Indstillinger'. Er der flere kasseapparater tilkoblet, vælges en fra oversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at trykke på den lille pil til højre kan du se og ændre indstillingerne i den pågældende kategori.

Under 'Generelt' har du mulighed for at ændre følgende generelle indstillinger:

• ID: Fortæller kasseapparatets ID. Dette ID tildeles automatisk dit kasseapparat af GECKO Booking, så kasseapparaterne kan adskilles i vores system.
• Navn: Ændr her kasseapparatets navn. Dette navn kan ikke ses af kunder, men navnet kan bruges af dig til at adskille kasseapparaterne fra hinanden, hvis du har oprettet flere apparater. Hvis du f.eks. har flere lokationer med et kasseapparat på hver lokation, kan kasseapparaterne navngives efter lokationen, eksempelvis kunne kasseapparaterne navngives 'København' og 'Aarhus'.
• Stregkode aktiv: Bestem her, hvorvidt brugen af stregkode skal være aktiv. Hvis du har en stregkodelæser og indtaster en stregkode på dine varer, kan disse nemt indscannes.
• Tving ekspedient: Bestem her, hvorvidt en ekspedition i kassesystemet kun kan gennemføres, hvis der er valgt en ekspedient.
• Tving medarbejder: Bestem her, hvorvidt en ekspedition i kassesystemet kun kan gennemføres, hvis der er valgt en medarbejder.
• Tving åben kasse ny dag: Aktiver, at der kræves, at der åbnes en ny kasse efter midnat. Det er dermed ikke muligt at benytte samme kasse på forskellige datoer.
• Tving luk tidligere kasse før ny kan åbnes: Aktiver, at der kræves, at en åben kasse skal lukkes, før en ny kan åbnes. På denne måde sikres det, at der altid foretages en kasseopgørelse, før en ny kasse åbnes.
• Tving ingen parkerede bon ved luk kasse: Aktiver, at en advarsel fremkommer, hvis der ligger parkerede bonner, når du lukker kassen. Parkerede bonner er bonner, som ikke er gennemført. Hvis funktionen er aktiveret, kan kassen ikke lukkes, før de parkerede bonner enten er blevet gennemført eller slettet.
• Tving 'lukket af' ved luk kasse': Her kan du markere hvis du ønsker at det skal angives hvilken medarbejder der lukker kassen. Hvis denne ikke markeres, gøres det valgfrit om man vil angive 'lukket af''. 
• Medtag online fakturaer ved luk kasse: Hvis denne er markeret, vil der medtages online fakturaer når du eksporterer din kasseafstemning til et regnskabsprogram. 
• Må rette i varelinie priser: Bestem her, hvorvidt det skal være muligt at rette i 'Pris', 'Rabat' og 'Total'-felterne på varelinjen i kassen. Hvis boksen ikke er markeret, kan man kun sælge til standardprisen.
• Varenr. skal eksistere: Hvis du markerer her, skal et varenr. være oprettet før man kan gennemføre et køb i kassen. Det betyder at når der i kassen skrives en vare i varelinjen, skal denne vare have et varenr. tilknyttet før den kan sælges. Hvis ikke varen har dette, vil du blive mødt af et advarselsvindue der gør dig opmærksom på at der ikke er et varenummer tilknyttet. 
• Må rette i gavekortbeløb: Bestem her, hvorvidt det skal være muligt at rette i værdi-/gavekort beløb i kassen og på kasseopgørelsen. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis du ønsker, at det skal være muligt at give tilbage på et værdikort, f.eks. hvis værdikortet har en værdi på 500 DKK og der skal betales 475 DKK. Hvis denne funktion er aktiveret, kan du i kassesystemet nu hæve 500 DKK på kortet og give kunden 25 DKK retur i kontant.

Bemærk! Når du har aktiveret 'Må rette i gavekortbeløb'-funktionen skal du være opmærksom på, at det beløb, du vælger at hæve på kortet udover det krævede, ikke automatisk hæves på kortet. Hævningen skal ske manuelt under det enkelte kort. Hvis dette ikke sker, vil kunden stadig have et gavekort med en resterende værdi. I ovenstående eksempel vil kunden have et gavekort på 25 DKK samtidig med at kunden har fået 25 DKK retur i kontant.

• Indløse gamle gavekort?: Bestem her, hvorvidt det i kassen skal være muligt at indløse udløbne gave-/værdikort.
• Indløse personligt gave-/værdikort til anden kunde?: Bestem her, hvorvidt det i kassen skal være muligt at indløse personlige værdikort til en anden kunde end værdikortets ejer (for mere information om personlige værdikort se den separate vejledning Gavekortmodulet)
• Må rette i det beløb der trækkes fra gavekort: Aktiveres denne, kan du ændre i det beløb, der skal trækkes fra et værdikort, ved køb i kassen. Dette kan være nyttigt, hvis en kunde f.eks. har et gavekort på 850 kr. og køber en vare til 100 kr., men ønsker at betale halvdelen kontant. Der skal derfor kun skal trækkes 50 kr. fra kortet, istedet for hele beløbet. Det kan også være, at kunden køber en vare til 95 kr., men hvor du har mulighed for, at ændre trækbeløbet til 100 kr., så du kan udbetale 5 kr. til kunden.
• Opret og indløs værdikort på samme bon: Sælg et værdikort i kassen og benyt det som betalingsmiddel med det samme. Dvs., at har din kunde fået en behandling og efterfølgende ønsker et klippekort på 10 behandlinger, så kan du sælge klippekortet til kunden og samtidig trække første klip på kortet for den netop overståede behandling. Når du tilføjer et værdikort i kassen, bliver det nu vist med det samme. Har du på værdikortet markeret, at der er mulighed for at vælge startdato for værdikortet, bliver denne funktion deaktiveret, og kortet sættes gyldigt fra dags dato. På bonen bliver varen nu betalt med et klip, samtidig er klippekortet nu blevet nedskrevet med 1 klip.

Bemærk! Ønsker du at bruge værdikortet ved købet, skal det altid "krydses af", før det bliver benyttet. Se guiden gå til kasse angående hvordan du bruger værdikort i kassen.

• Værdikortkode eller -id på bon: Bestem her, hvorvidt det er værdikortkoden eller værdikortid'et, der skal vises på bonnen, når kunden benytter et værdikort til at foretage et køb.
• Vis nulsalgsknap?: Aktiver en nulsalgsknap i kassen, der gør det muligt at gennemføre en nulsalgsbon, dvs. en bon uden et egentligt køb. Dette kan eksempelvis bruges, hvis du har en kasseskuffe, der kun kan åbnes, når et køb i kassen gennemføres, hvorfor du med denne funktion kan lave en bon uden salg på, hvormed kasseskuffen åbnes.
• Moms PCT: Angiv her procentsatsen for moms. Hvis moms ikke skal afregnes i din virksomhed, sættes feltet til 0%.
• Vis med/uden moms: Bestem her, om det skal være muligt at ændre med/uden moms i kassen.
• Rabattype: Vælg her, hvorvidt rabat skal angives i DKK eller i %. Som standard angiver rabatfelterne i kassesystemet rabat i procent.
• Kontroller kontantbeholdning ved åben kasse: Bestem her, om kontantbeholdningen skal kontrolleres mod den sidst lukkede kasses aftenbeholdning. Du kan også vælge at få aftenens kassebeholdning vist, når du åbner kassen. Hvis der er difference kan du vælge at få vist en pop-up hvor du enten skal bekræfte differencen eller ændre beløbet, som kassen skal åbnes med. Desuden kan du få tilsendt en SMS, hvis kassen ikke åbnes med samme beløb, som den blev lukket med aftenen før. En eventuel kassedifference om morgenen vil indgå i kasseafstemningen for dagen, og vil også blive indregnet på eksporten af kasseafstemningen.
• Send SMS ved lukning af kasse: Vælg at modtage en SMS, når en kasse lukkes. Foruden at aktivere funktionen, skal du huske at indtaste mindst et mobilnummer (Flere adskilles med komma (,)). Det er desuden også muligt at ændre teksten i den SMS, der sendes, når kassen lukkes. Se guiden over erstatningskoder for kassen, for at se hvilke der kan bruges i SMS'en.
• Vis medarbejderomsætning: Bestem her, hvorvidt statistikken over medarbejderomsætningen skal vises, når du lukker en kasse. Statistikken vil blive vist på kasseopgørelsen, der vises, når kassen er blevet lukket.
• Saml bookinger på bon: Aktiver muligheden for at medtage alle dagens bookinger fra en kunde til kassen, når du trækker en booking til kassen.
• Annuller ikke betalt online ordre: Marker denne for automatisk at markere 'ikke betalte online ordre' som annulleret, når de bliver trukket over i kassen og betalt der.
• Træk booking til kassen: Aktiver at rettelser trækkes med over i kassen, hvis du har foretaget rettelser på bookinger med eksempelvis status 'betaling ved fremmøde'. Bemærk! Dette kun er gældende for ubetalte ordre.
• Kræv kunde valgt: Bestem her, at en kunde skal være valgt for at kunne gennemføre et køb i kassen. Hvis denne funktionen er valgt her, er det ikke relevant, hvorvidt den også er valgt under de enkelte varer eller ej.
• Aktiver TrueLink EAN fakturering: Hvis denne funktion er valgt, kan EAN-fakturaer blive sendt direkte fra kassen til det offentlige. Dette kræver en konto ved TrueLink, som skal oprettes via os. Derudover er det påkrævet at du udfylder EAN-nummer og CVR-nummer samt EAN att. person på dine debitorer. Læs mere om hvordan du aktiverer den her.  
• Opret bon som faktura: Hvis du markerer denne, oprettes alle køb der foretages i kassen altid som fakturaer og ikke som bon'er. 
• Split faktura: Her kan du markere, hvis du ønsker muligheden for at splitte en faktura mellem en kunde og en debitor, så disse to parter hver betaler en del af det samlede beløb. Når du aktiverer denne, vil denne mulighed være tilgængelig i kassen og det er også her du angiver hvor meget hver part skal betale. Læs mere her. 

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Valuta' har du mulighed for at aktivere brugen af flere forskellige valutaer i kassen.

Den primære valuta har du ikke mulighed for selv at ændre. Dette kan kun gøres af GECKO Booking. Du har dog mulighed for at aktivere brugen af ekstra valutaer ved at markere de(n) ønskede ekstra valuta og herefter trykke på  'Opdater'.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bemærk! Hvis du ønsker at aktivere brugen af flere valutaer, anbefales det, at du kontakter GECKO Booking for en fuld introduktion til brugen af valuta i GECKO Booking.

Under 'Bon og faktura oplysninger' kan du indstille følgende informationer, der vises på de bonner/kvitteringer, du udskriver til dine kunder:

• Adresse- og firmaoplysninger: Se og ændr de adresse- og firmaoplysninger, der står registreret på dine kvitteringer. Bemærk, at du ikke selv kan ændre CVR-nummeret. Ifølge krav fra SKAT, skal du kontakte GECKO Booking, hvis dette ønskes ændret. Starter man et nyt firma med et nyt CVR-nummer, skal der oprettes en ny kassekonto til det pågældende CVR-nummer efter krav fra SKAT. Dine fulde firmaoplysninger står stadigvæk registreret under 'Generelle indstillinger' under menupunktet 'Indstillinger' (se generel vejledning for mere information), men du har her mulighed for f.eks. at indtaste forskellige adresse- og firmaoplysninger på dine kvitteringer fra forskellige kasseapparater. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis din virksomhed er fordelt på flere lokationer.
• Top tekst: Indtast en tekst, der skal stå på toppen af dine kvitteringer.
• Kommentar (vises i bunden): Indtast en tekst, der skal stå i bunden af dine kvitteringer. Husk, at du altid har mulighed for at ændre kommentaren, så dette felt kan også indeholde en tekst, der kun skal vises i en midlertidig periode fx i forbindelse med en kampagne.
• Vis kundeoplysninger: Vælg, hvorvidt kundens oplysninger skal vises på kvitteringen, samt hvor på kvitteringen oplysningerne skal vises.
• Vis kunde CPR-nr.: Bestem, hvorvidt kundens CPR-nummer skal vises på kvitteringen. Hvis det ikke er valgt, at kundeoplysninger generelt skal vises, vises CPR-nummeret heller ikke. CPR-nummeret vises samme sted som de andre kundeoplysninger. Bemærk at brug af CPR-nummer skal aktiveres generelt under 'Avancerede indstillinger' (se generel vejledning for mere information).
• Vis kundens fremtidige aftaler: Bestem, om kundens fremtidige aftaler skal vises på kvitteringen.
• Vis evt. gavekortrest: Bestem, hvorvidt en eventuel rest på et gave-/værdikort skal vises på kvitteringen. På denne måde kan en kunde selv se, hvilket beløb der er tilbage på et gave-/værdikort.
• Vis evt. medarbejder på varelinje: Bestem, hvorvidt den valgte medarbejder skal vises på varelinjen. Hvis flere varer købes på samme bon vil medarbejderens navn være vist på alle varelinjer. Dette giver mulighed for at vælge forskellige medarbejdere til hver vare.
• Faktura Konto nr.: Indsæt her det registreringsnummer og kontonummer, der skal påføres fakturaer oprettet i den pågældende kasse. Hvis du har flere kasseapparater, kan du hermed også benytte forskellige kontonumre alt efter, hvilken kasse, fakturaen oprettes i. Brug erstatningskoderne [cashRegisterAccountRegNo] og [cashRegisterAccountNo] på faktura teksterne under 'Indstillinger' -> 'Tekster' -> 'Kasse'.
• Ekstra faktura tekst: Skriv her den tekst du ønsker at indsætte som standard på dine fakturaer. Hvis du har flere kasseapparater, kan du hermed benytte forskellige tekster alt efter, hvilken kasse, fakturaen oprettes i. Brug erstatningskoden [cashRegisterExtraText] på faktura teksterne under 'Indstillinger' -> 'Tekster' -> 'Kasse'.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Indstillinger til kasseafstemning eksport' kan du ændre indstillinger, der påvirker dine muligheder for at lave en eksport af dine kasseafstemninger til et regnskabsprogram, f.eks. E-conomic eller Dinero. Der er to måder at benytte kasseeksporten på: 1) lav en eksport til en .csv fil, der herefter kan importeres til dit regnskabsprogram eller 2) eksporter direkte til regnskabsprogrammet E-conomic eller Dinero. Begge dele kan gøres med dine afsluttede kasseafstemninger, dvs. dine lukkede kasser (se Eksport af kasseafstemning for mere information). Du har her følgende muligheder:

• Kontonumre til varegrupper: Indtast her kontonumrene fra dit regnskabsprogram for dine varegrupper. Hvis du benytter samme kontonummer til alle dine varegrupper, kan du indtaste samme nummer for alle varegrupper. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver varegruppe. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt.
• Kontonumre til betalingstyper: Indtast her kontonumrene fra dit regnskabsprogram for dine betalingstyper. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver betalingstype. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt.
• Kontonumre øvrige: Indtast her øvrige kontonumre fra dit regnskabsprogram. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer/ydelser, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver betalingstype. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt. 

For en yderligere beskrivelse af hvert enkelt felt der findes under 'Kontonumre til varegrupper, 'Kontonumre til betalingstyper' og 'Kontonumre øvrige' og som kan anvendes til opsætningen af en kasseeksport, se da denne FAQ. 

Bemærk! Det er vigtigt, at du altid husker at indtaste både et kontonummer og en beskrivelse, hvis du ønsker, at et felt skal medtages i eksporten.

• E-conomic integration: Hvis du benytter dig af regnskabsprogrammet E-conomic, kan du aktivere direkte eksport fra GECKO Booking til E-conomic. For at benytte denne funktion skal du, udover ovenstående, i E-conomic aktivere API tilføjelsen, hvilket du gør under 'Abonnement' > 'Tillægsmoduler'. Herefter skal du logge ind på dit GECKO Booking system, åbne denne fane (Indstillinger til kasseafstemning eksport) og aktivere E-conomic integration. Du har nu en mulig integration: APP token. For at benytte APP token, skal du markere 'App token' og klikke på 'Klik her og få en med det samme'. Du vil nu få vist et vindue, hvor du skal angive aftalenr., bruger-ID og adgangskode til E-conomic og derefter trykke på 'Giv adgang'. Din APP token bliver nu oprettet. Denne skal du kopiere og indsætte i feltet ud for 'APP token' i GECKO. Slutteligt skal du angive Kassekladde navn nøjagtig som i E-conomic (dette finder du i E-conomic under 'Regnskab > 'Kassekladder'). Bemærk! Det er vigtigt at kassekladde navnet skrives på præcis samme måde som i E-conomic. Efter at have tjekket, at alt stemmer, skal du selv bogføre eksporten i E-conomic. Du kan også tilføje et afdelingsnummer, hvilket kan være relevant, hvis du har flere afdelinger. På denne måde kan hver afdeling tilføje deres afdelingsnummer, når de eksporterer til e-conomic, hvilket gør det nemt og overskueligt for dig at se, hvilke eksporter mv. der hører til de forskellige afdelinger, når du er i E-conomic. Bemærk, at dette kræver, at du har E-conomic modulet 'dimension' aktiveret.

• Dinero integration: Hvis du benytter dig af regnskabsprogrammet Dinero, kan du aktivere direkte eksport fra GECKO Booking til Dinero. For at benytte denne funktion skal du, udover ovenstående, oprette en API-nøgle i Dinero, hvilket du gør under 'Indstillinger' > 'API' > '+Ny API-nøgle'. Denne API-nøgle skal gemmes, da den skal indsættes i GECKO. Herudover, skal du ligeledes gemme dit firma ID, som du finder i bunden af siden i Dinero. Gå nu til dit GECKO Booking system, åbn denne fane (Indstillinger til kasseafstemning eksport) og indtast aktiver Dinero integration. Indtast ligeledes dine gemte Dinero oplysninger. Efter at have tjekket, at alt stemmer, skal du selv bogføre eksporten i Dinero.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bemærk! Det er dit eget ansvar at tjekke, at alt er korrekt, før du bogfører eksporten til dit regnskabsprogram. Hvis du er i tvivl, anbefaler vi, at du tjekker med din revisor.

Du har i GECKO Booking mulighed for at aktivere brugen af arbejdstyper. Dette gør det muligt at tildele en arbejdstype til de arbejdstider, du opretter. Du kan dermed bruge GECKO Booking til f.eks. at holde styr på, hvor meget løn dine ansatte skal have udbetalt, og du kan se statistik over eksempelvis deres belægningsprocent. Bemærk at brugen af arbejdstyper skal aktiveres under bookingsystemets avancerede indstillinger, der findes under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end: Generelt' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).

Når brugen af arbejdstyper er aktiveret, har du under kassesystemets indstillinger mulighed for at redigere og oprette de arbejdstyper, der kan vælges imellem.

Nederst på siden har du mulighed for at oprette en ny arbejdstype. For at oprette en arbejdstype skal du indtaste følgende:

• Beskrivelse: Du kan her indtaste en beskrivelse af arbejdstypen, dvs. arbejdstypens navn.
• Farve: Du har her mulighed for at vælge, hvilken farve arbejdstider af denne type skal vises med i kalendervisningerne. Du kan vælge en farve ved at trykke på symbolet med de farvede firkanter. Husk dog at farvene grøn, rød, gul, orange, blå og grå allerede har en betydning (Se 'Dagsvisning' under den separate vejledning Generel vejledning for mere information). I mange tilfælde vil det derfor være relevant at vælge en anden farve end disse medmindre den oprettede arbejdstid har samme betydning.
• Book kunder: Du kan her bestemme, hvorvidt kunder kan booke tider i arbejdstider af denne type.
• Book kvikbook: Du kan her bestemme, hvorvidt personale kan booke tider i arbejdstider af denne type.
• Beregn løn: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstiden er lønberettiget (Se Lønudtræk for mere information).
• På tværs af alt: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstider af denne type skal gælde på tværs af alt, dvs. på tværs af alle kalendere og/eller kundegrupper som medarbejderen er tilknyttet. Hvis en medarbejder eksempelvis er tilknyttet to forskellige kundegrupper, vil en arbejdstid med en arbejdstype, der gælder på tværs af alt, automatisk gælde i begge kundegrupper. Hvis medarbejderen f.eks. er syg, behøver du dermed kun at ligge én arbejdstid ind af typen 'Sygdom', da denne arbejdstype gælder på tværs af alt.
• Medtag statistik: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstypen skal medtages i den statistik, der kan vises over medarbejderens belægningsprocent. Kun de arbejdstider, der er oprettet med en arbejdstype, der medtages i statistik, tæller med som den arbejdstid belægningsprocenten udregnes fra (Se Statistik for mere information).
• Betragt som tom i kalendervisning: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstider af denne type skal betragtes som tomme i dagsvisningen. Dette betyder, at en kalender, der kun har arbejdstider af denne type, ikke vil blive vist i dagsvisningen, hvis du har valgt, at tomme kalendere ikke skal vises. Dette kan f.eks. bruges, hvis du har en arbejdstype, der bruges, når en medarbejder har fri, er på ferie eller på barsel.
• Prioritet: Du kan her bestemme, hvilken prioritet arbejdstypen skal oprettes med. Jo højere prioritet en arbejdstid har, des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider (med forskellige arbejdstyper), der har indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Hvilke tal, der vælges som prioriteter, er ligegyldigt. Det, der tages udgangspunkt i, er prioriteternes forhold til hinanden, dvs. hvilke prioriteter der er højest og hvilke der er lavest.

Bemærk! Når du vælger en arbejdstypes prioritet, anbefales det, at du tager udgangspunkt i de prioriteter, der er valgt til de arbejdstyper, der er oprettet som standard. Det vil sige, at hvis du opretter en arbejdstype, der repræsenterer en form for arbejde, skal den have en prioritet, der er lavere end f.eks. frokost, ferie, fri osv., da disse er 'vigtigere' end en form for arbejde. På samme måde skal du kun sjældent oprette en arbejdstype med en prioritet over 1000 (der er helligdages prioritet), da der sjældent er noget, der er 'vigtigere' end en helligdag.

Tryk 'Opret arbejdstype' og arbejdstypen er nu oprettet. Den nye arbejdstype er automatisk aktiv og kan nu vælges, når en ny arbejdstid oprettes.

Øverst på siden har du mulighed for at se alle oprettede arbejdstyper inkluderende både selvoprettede arbejdstyper og de arbejdstyper, der er oprettet af GECKO Booking som standard. Du har her samme muligheder, som når arbejdstyper oprettes (se ovenfor). Herudover har du mulighed for at vælge, hvorvidt arbejdstypen skal være aktiv, dvs. hvorvidt den kan vælges, når nye arbejdstider oprettes. Bemærk at hvis du allerede har oprettet arbejdstider med en nu deaktiveret arbejdstype, skjules arbejdstypen på disse tider, men den slettes ikke. Hvis du derfor vælger at aktivere arbejdstypen på et senere tidspunkt, vil arbejdstiden igen vises med pågældende type. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at slette en arbejdstype, men du kan inaktivere den, hvis du ikke længere ønsker, at den skal kunne vælges.

Bemærk! Husk at tjekke om de arbejdstyper, der er oprettet som standard, har de ønskede indstillinger. Eksempelvis er 'Frokost' sat som 'Beregn løn', hvormed frokostpausen er betalt. Dette er ikke nødvendigvis tilfældet i alle virksomheder.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Nederst på arbejdstypelisten står arbejdstypen 'Overarbejde'. Du har ikke mulighed for at foretage ændringer i denne arbejdstype ligesom den ikke aktivt kan vælges til en arbejdstid. Dette skyldes, at denne arbejdstype vælges automatisk, når der oprettes en booking uden for kalenderen arbejdstid. Det vil sige, at hvis en given kalender er åben fra 09:00-15:00, men du booker en tid til en kunde på selve kalenderen kl. 16:00-17:00, vil der oprettes en arbejdstid med typen 'Overarbejde' i dette tidsrum. Når du udtrækker lønstatistik for de medarbejdere, der er tilknyttet en kalender, vil du kunne se antallet af overarbejdstimer.

Til højre på siden kan du se om der er nogle arbejdstidsregistreringer, hvor der ikke er blevet valgt en arbejdstype. Dette er ofte tilfældet, hvis brugen af arbejdstyper først er blevet aktiveret efter at der er blevet oprettet arbejdstider. Du har ikke mulighed for at rette disse arbejdstiders type individuelt, men du kan i drop-down menuen vælge en arbejdstype, som alle arbejdstider uden arbejdstyper skal rettes til – Som oftest 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Tryk herefter 'Opdater' hvorefter arbejdstiderne rettes til den valgte arbejdstype. Hvis du ikke ønsker, at alle arbejdstider skal rettes til samme arbejdstype, skal du oprette nye arbejdstider med den korrekte arbejdstype og slette den oprindelige. Sletning af en arbejdstid påvirker ikke de bookinger, der allerede er lavet i den pågældende arbejdstid.

Efter brugen af arbejdstyper er aktiveret, er det, når man opretter nye arbejdstider, som vist i skærmbilledet muligt at vælge, hvilken arbejdstype en arbejdstid skal oprettes med. De arbejdstyper, du kan vælge imellem, er de arbejdstyper, du har oprettet under kassesystemets indstillinger. Bemærk at når en arbejdstid først er oprettet, kan den ikke ændres til at have en anden arbejdstype. Hvis en medarbejder eksempelvis har en arbejdstid med arbejdstypen arbejdstid (book kunder og kvikbook), men er syg den pågældende arbejdsdag, kan der oprettes en ny arbejdstid med typen sygdom. Da denne arbejdstype har højere prioritet, vil den 'vinde' forstået på den måde, at det er denne arbejdstid, der er gældende.  

På samme måde har du nu under visningen af en dato på en bestemt kalender mulighed for at vælge, hvilken type de arbejdstider, du indsætter her, skal have.

Bemærk! Hvis du benytter arbejdstyper, anbefales det, at du ikke bruger 'Luk markerede tider'-funktionen, der findes her. Denne funktion bruges ofte til at lukke kalenderen ned for bookinger ved sygdom eller ferie, men når du lukker oprettede arbejdstider her, oprettes der blot en intern booking i det valgte tidsrum, der forhindrer, at kundebookinger kan ske. Det vil sige, at selve arbejdstiden ikke slettes, og dermed tæller tider lukket i kalenderen stadig med i f.eks. lønstatistik. I stedet for at lukke en tid i kalenderen, anbefales det, at du opretter en arbejdstid direkte i kalenderen med den ønskede arbejdstype. Hvis f.eks. kalenderens indehaver er syg, opretter du en ny arbejdstid med arbejdstypen 'Sygdom' i alle åbne arbejdstider. Da denne arbejdstype har højere prioritet end arbejdstider, der er åben for booking, vil kalenderen blive lukket for bookinger og arbejdstiden vil ikke tælles med i f.eks. lønstatistik.

Du har i GECKO Booking mulighed for at opdele dine varer i varegrupper. Dette gør det nemmere at holde styr på dine varer. Herudover er brugen af varegrupper en fordel i forhold til de forskellige udtræksmuligheder, du har i GECKO Booking (Se Udtræk for mere information).

Øverst har du mulighed for at se en oversigt over de varegrupper, du har oprettet. Du har her følgende muligheder:

• Se varer: Du har her mulighed for at se, hvilke varer varegruppen indeholder. Når du vælger at trykke 'Se varer' ud for en bestemt varegruppe, overføres du til vareoversigten. Det er her valgt, at det er varer tilhørende denne varegruppe, du ønsker at se (Se Varer for mere information).
• Undergrupper: Hvis du har mange varer, kan det være en fordel foruden varegrupper at oprette vareundergrupper. Hvis du f.eks. har mange varer i en varegruppe benævnt 'Hårprodukter', kan du oprette undergrupper til denne varegruppe, f.eks. 'Stylingsprodukter' og 'Hårkurer'. Brugen af undergrupper kan igen være en fordel i forhold til dine udtræksmuligheder (Se Udtræk for mere information). Samtidig kan undergrupper hjælpe dig til at få et bedre overblik over et meget stort antal varer. Når du vælger at trykke på 'Undergrupper' ud for en varegruppe, vil du blive overført til en side, der er næsten identisk med varegruppeforsiden. Eneste forskel er, at de varegrupper, der står på listen, er undergrupper til den valgte varegruppe og at de varegrupper, du opretter her, oprettes som vareundergrupper til den valgte varegruppe.
• Importer varer: Hvis du allerede har en liste over dine varer i et elektronisk format, har du mulighed for at importere denne liste til GECKO Booking. På denne måde slipper du for manuelt at skulle tilføje alle varerne. Se Importer varer for mere information.
• Aktiv: Hvis en varer ligger i en inaktiv varegruppe, kan varen ikke blive søgt frem i kassen.
• Slet: Du har her mulighed for at slette en oprettet varegruppe. Når du sletter en varegruppe, slettes varerne i denne gruppe ikke.

I midten af siden har du mulighed for at tilføje en ny varegruppe. Indtast varegruppens navn og tryk 'Opret varegruppe'. Varegruppen er nu oprettet og fremgår af ovenstående oversigt. Husk at tilføje varer til den oprettede varegruppe. Dette kan gøres under den enkelte vares indstillinger (Se Ret vare for mere information) eller ved at importere en liste af varer til pågældende gruppe (Se Importer varer for mere information).

Nederst på siden har du mulighed for at se en oversigt over de leverandørvaregrupper som du er tilmeldt. For at kunne se disse grupper, skal du tilmelde en vareliste til din konto. GECKO har til dette formål importeret forskellige varelister fra diverse leverandører og du har mulighed for at tilmelde en af disse varelister til netop din konto. På denne måde skal du ikke selv tilføje alle varerne manuelt. Du tilmelder dig disse varelister via den blå knap 'Tilmeld vareliste'. 

Dernæst vil der komme en oversigt frem over alle varelisterne. Du skal markere ud for alle de leverandører og mærker som du benytter dig af. Når dette er gjort vil de markerede lister være synlige på 'Leverandørvaregruppe'-oversigten. Ved at trykke på 'Se varer' har du mulighed for at se de varer, der er indeholdt i den pågældende leverandørvaregruppe. 

Du kan læse mere om hvordan du præcist får tilmeldt en vareliste i FAQ'en Hvordan tilknytter jeg nye varelister til min konto?. 

Hvis du allerede har en liste over dine varer i et elektronisk format, har du mulighed for at importere denne liste til GECKO Booking. På denne måde slipper du for manuelt at skulle tilføje alle varerne. Bemærk at du kun kan importere varer til en varegruppe af gangen, dvs. at din liste kun må indeholde varer, der skal i samme varegruppe. Det anbefales samtidigt, at listen kun indeholder varer fra en bestemt leverandør, da du har mulighed for automatisk at tilføje en leverandør til varerne i stedet for manuelt at skulle vælge leverandør på alle varer. Den uploadede fil skal være i .csv format.

Du kan importere varer til en varegruppe på varegruppeoversigten.

Hvis du ønsker det, kan du her vælge, hvilken leverandør varerne skal tilføjes med. Hvis leverandør ikke ønskes tilføjet, behøver du ikke vælge en leverandør i listen. Vælg herefter hvilken fil der skal uploades og tryk 'Upload fil'. Varerne i den pågældende fil uploades nu til dit varekartotek. Bemærk at importen godt kan tage flere minutter at gennemføre.

Du har desuden også mulighed for at uploade csv-filer under værdikort og kunder.

Du har i GECKO Booking mulighed for at oprette rabatgrupper, som du kan tilmelde udvalgte kunder til. Medlemmerne af disse rabatgrupper får rabat på de varer eller varegrupper, du har valgt at give rabat på, og du bestemmer selv, hvor meget rabat du ønsker at give. Rabatgrupper oprettes under menupunktet 'Kasse' -> 'Indstillinger'.

Nederst på siden har du mulighed for at oprette nye rabatgrupper. Indtast navnet på rabatgruppen og tryk 'Opret rabatgruppe'. Rabatgruppen er nu oprettet! Du vil automatisk blive overført til en side, hvor du kan ændre indstillingerne for rabatgruppen, f.eks. bestemme hvor meget rabat gruppen skal have (Se Ret rabatgruppe for mere information).

Øverst på siden kan du se en oversigt over de rabatgrupper, du har oprettet. Ved at markere feltet 'Aktiv' og herefter trykke 'Opdater liste' kan du gøre rabatgruppen aktiv. Ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede rabatgruppe har du mulighed for at ændre rabatgruppens indstillinger (Se Ret rabatgruppe for mere information).

Husk at tilmelde de kunder der skal være medlem af rabatgruppen.

Du kan tilmelde den enkelte kunde til en rabatgruppe under kundens profil. Kundeprofilen kan tilgås, når du vælger kunden i kundekartoteket. Du kan her se de rabatgrupper, du har oprettet, og vælge hvilke rabatgrupper kunden skal være tilmeldt.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede rabatgruppe på rabatgruppeoversigten kan du ændre indstillingerne for den enkelte rabatgruppe.

Øverst til venstre under 'Rediger rabatgruppe' har du mulighed for at bestemme, hvorvidt rabatgruppen skal være aktiv og du kan ændre rabatgruppens navn. Indtil rabatgruppen opdateres med varer, hvorpå der skal gives rabat, har rabatgruppen dog ingen funktion.

For at tilføje en vare der skal gives rabat på, skal du indtaste et varenummer eller et varenavn på varen og herefter vælge hvor mange procent der skal gives i rabat. Tryk herefter 'Tilføj' og varen og dennes rabat er nu tilføjet til rabatgruppen. På denne måde vil medlemmer af rabatgruppen få den indtastede rabat, når de køber pågældende vare. Hvis du ønsker at ændre en vares rabat eller slette en tilføjet vare, kan dette gøres i oversigten over tilføjede varer.

Husk at trykke 'Opdater varerabatter' for at gemme en ændring!

Hvis du i stedet ønsker at give rabat på en hel varegruppe, kan du vælge varegruppen i højre hjørne og trykke 'Tilføj varegruppe'. Varegruppen er nu tilføjet, men husk at indstille hvor stor rabat der skal gives på varer i denne varegruppe. Dette gøres i listen over tilføjede varegrupper.

Husk at trykke 'Opdater varegrupperabatter' for at gemme en ændring!

Slutteligt kan du nederst til højre under 'Kunder i gruppen' se, hvor mange, samt hvilke kunder der er tilmeldt denne rabatgruppe. Du kan her også vælge at slette én, flere eller alle kunder fra gruppen. Hvis du har tilkøbt marketingmodulet har du mulighed for at sende denne kundeliste hertil, hvor du også kan eksportere listen til Microsoft Excel (Se den separate vejledning Marketingsmodulet for mere information).

Du har i GECKO Booking mulighed for at oprette pointprogrammer, der giver dine kunder mulighed for at optjene point ved køb af udvalgte varer og herefter bruge disse point til at købe udvalgte varer. Du bestemmer selv, hvilke varer pointprogrammet skal omfatte, hvor mange point kunden optjener ved køb af varen, hvor mange point varen skal koste samt hvilken periode pointprogrammet skal gælde i. Du kan også bruge pointprogrammet til at lave en kampagne, hvor kunden f.eks. får en behandling gratis, når han/hun har booket 10 behandlinger (Se Tilføj vare til pointprogram for mere information). Pointprogrammer oprettes under menupunktet 'Kasse' -> 'Indstillinger'.

Nederst på siden har du mulighed for at oprette nye pointprogrammer. Indtast navnet på pointprogrammet og tryk 'Opret'. Pointprogrammet er nu oprettet! Du vil automatisk blive overført til en side, hvor du kan ændre indstillingerne for pointprogrammet, f.eks. bestemme hvilken periode pointprogrammet skal gælde for (Se Ret pointprogram for mere information).

Øverst på siden kan du se en oversigt over de pointprogrammer, du har oprettet. Ved at markere feltet 'Aktiv' og herefter trykke 'Opdater' kan du gøre pointprogrammet aktivt. Det er muligt at have flere forskellige pointprogrammer, der er aktive på samme tid. Ved at trykke 'Ret' ud for det ønskede pointprogram har du mulighed for at ændre pointprogrammets indstillinger (Se Ret pointprogram for mere information), hvorimod du ved at trykke 'Indløst' kan se en oversigt over de point, der er blevet indløst i pointprogrammet (Se Indløste point for mere information).

Bemærk! Hvis du er tilknyttet en leverandør, vil du foruden dine egne pointprogrammer også kunne se en oversigt over din leverandørs pointprogrammer under overskrifter 'Forhandler pointprogrammer'. Ved disse pointprogrammer bestemmer leverandøren, hvilke varer der skal være omfattet af programmet, hvor mange point kunden optjener, hvor mange point varerne koster samt hvilken periode pointprogrammet er gyldigt i. Du tilmelder dig pointprogrammet ved at markere boksen 'Benyt' og herefter trykke 'Opdater'.

Når du har oprettet pointprogrammet og ændret dets indstillinger, skal du vælge, hvilke varer pointprogrammet skal omfatte. Dette gøres under den enkeltes vares indstillinger (Se Tilføj vare til pointprogram for mere information).

Når du har tilføjet varer til pointprogrammet, vil du i kassen kunne se, hvis en vare er tilmeldt pointprogrammet. Du vil samtidig kunne se, hvor mange point kunden har optjent samt vælge at købe en vare med optjente point (Se Optjening og brug af point i kassen for mere information). Du kan også se, hvor mange point kunden har optjent og brugt på kundens profil.

Ved at trykke 'Ret' ud for det ønskede pointprogram på pointprogramoversigten kan du ændre indstillingerne for det enkelte pointprogram.

Du har her følgende muligheder:

• Navn: Du kan her ændre pointprogrammets navn. Det er dette navn, der vises for kunden.
• Nyhedsbrev: Hvis denne boks er markeret, kan en kunde kun optjene point, hvis vedkommende er tilmeldt dit nyhedsbrev. Dette kan f.eks. være et krav, hvis du ønsker at udsende pointkampagner pr. e-mail til dine kunder.
• Slet points: Ved at markere denne boks, slettes en kundes points, hvis han/hun framelder sig dit nyhedsbrev. Du kan vælge at angive en advarselstekst, som vises, når kunden prøver at framelde sig nyhedsbrevet.
• Ad hoc: Hvis denne boks er markeret, kan en kunde også optjene point ved ad hoc-køb foretaget på kundens kundeprofil.
• Point v. rabat: Hvis denne boks er markeret, har du mulighed for at give point, selvom der gives rabat på varen. Denne funktion er som default slået fra.
• Kunde kan se saldo: Hvis denne boks er markeret kan kunden selv tjekke sin pointsaldo.
• Aktiv: Du kan her bestemme, hvorvidt pointprogrammet er aktivt. Hvis pointprogrammet er aktivt, kan kunden optjene og bruge point. Pointprogrammet er inaktivt som standard, så du skal huske at aktivere det.
• Aktiv periode: Du kan her bestemme, hvilken periode pointprogrammet skal være aktiv i, dvs. den periode, hvori kunderne kan optjene points ved at købe varer i butikken.
• Indløsningsperiode: Du kan her bestemme, hvilken periode de optjente point kan indløses i, dvs. den periode, hvori kunderne kan bruge de optjente points til at købe varer i butikken. Indløsningsperioden og den aktive periode behøver ikke at være den samme. Det er f.eks. muligt at bestemme, at indløsningsperioden skal ligge efter den aktive periode.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bemærk! Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at slette et pointprogram.

Ved at trykke 'Indløst' ud for det ønskede pointprogram kan du se en oversigt over de point, der er blevet indløst, dvs. de point der er blevet brugt til at købe varer.

Du kan øverst vælge, hvilken periode du ønsker at se en oversigt over indløste point i. Når du har valgt den ønskede periode, skal du trykke 'Vis', hvorefter en liste over indløste point i den valgte periode fremkommer. Du har følgende muligheder:

• Dato: Du kan se, hvilken dato pointene blev indløst.
• BonID: Du kan se, hvilken bon pointkøbet blev foretaget på.
• Varenr.: Du kan se varenummeret på den vare, der blev købt for pointene.
• Varenavn: Du kan se varenavnet på den vare, der blev købt for pointene.
• Antal: Du kan se, hvor mange eksemplarer af varen der blev købt for pointene.
• Point: Du kan se, hvor mange point der blev indløst.

Når du har oprettet et pointprogram, skal du huske at tilføje de varer til programmet, som kunderne kan optjene point ved at købe, samt de varer, kunderne kan købe med point. Pointprogrammet omfatter kun de varer, du tilføjer til programmet. Når du har oprettet et pointprogram, fremkommer der som vist i nedenstående skærmbillede en ekstra fane på 'Rediger vare'-siden. Der vil blive tilføjet en fane pr. oprettet pointprogram.

Du har her følgende muligheder:

• Pointprograminformation: Du kan her se, hvorvidt pointprogrammet er aktivt, samt pointprogrammets aktive periode og indløsningsperiode. Disse informationer er indtastet på 'Ret pointprogram'-side, og du kan også kun ændre dem her (Se Ret pointprogram for mere information).
• Varens standardindstillinger: Du kan her bestemme, hvor mange point kunden vil optjene ved at købe varen. Antallet af point skrives i feltet ud for 'Point optjent ved køb'. Når dette felt er udfyldt, er varen tilføjet til pointprogrammet. Kunden vil nu optjene det indtastede antal point ved at købe denne vare i pointprogrammets aktive periode. Du kan samtidig bestemme, hvor mange point varen skal koste, hvis kunden ønsker at købe varen med point. Varens 'pointpris' skrives i feltet ud for 'Pointpris ved køb'. Hvis du ønsker, at varen skal kunne købes med point, er det vigtigt, at du også markerer boksen 'Må købes for point'. Hvis denne boks ikke er markeret, kan varen ikke købes for point, selvom pointpris-feltet er udfyldt. Det vil herefter være muligt at købe varen for point i pointprogrammets indløsningsperiode.
• Tidsbegrænsede perioder: Du kan her se de tidsbegrænsede perioder, du har oprettet. En tidsbegrænset periode kan benyttes, hvis du i en bestemt periode ønsker, at dine kunder skal optjene flere points end normalt, eller at varen skal koste færre point end normalt. Det kunne f.eks. være, hvis du vil køre en tidsbegrænset sommer- eller julekampagne. I den angivne periode vil den tidsbegrænsede periode overskrive standardperioden, således at det er den 'Point optjent ved køb' og den 'Pointpris ved køb', der står her, der er den gældende. Hvis varen skal kunne købes for point, skal du huske at markere boksen 'Må købes for point'. Du kan slette en tidsbegrænset periode ved at markere boksen 'Slet perioden' og derefter trykke 'Opdater'.
• Tilføj tidsbegrænset periode: Du kan her tilføje en ny tidsbegrænset periode (se ovenfor). Når du har valgt den ønskede periode, skal du huske at markere boksen 'Tilføj perioden' og herefter trykke 'Opdater'. Når du har tilføjet perioden, skal du huske at angivne varens point ud for 'Tidsbegrænsede perioder'.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bemærk! Det er også muligt at bruge pointprogrammet til at lave en kampagne, hvor kunden får en behandling gratis, når vedkommende har booket f.eks. 10 behandlinger. Hvis du ønsker at lave en sådan kampagne, skal du på de pågældende behandlinger indtaste et tilfældigt antal point, som kunden optjener ved at købe behandlingen (f.eks. 10 point) og så indtaste, at behandlingen kan købes for det angivne antal point * det antal behandlinger kunden skal købe for at få en behandling gratis, i dette eksempel 10 point * 10 behandlinger = 100 point. I dette tilfælde ville behandlingens pointpris derfor skulle sættes til 100. Når kunden har booket 10 behandlinger af 10 point per styk, har vedkommende optjent 100 point og har derfor nok point til at købe den 11. behandling med point. Den 11. behandling vil derfor være 'gratis' for kunden. Kontakt gerne GECKO Booking for mere information.

Når du har oprettet et pointprogram og tilføjet varer til det, kan point optjenes og bruges i kassen. Når der i kassen vælges en vare, der enten er sat til at optjene point eller til at kunne købes for point, vil der som vist i nedenstående skærmbillede fremkomme en lille blå mand ved siden af varens pris.

Ved at køre musen over denne mand fremkommer der en lille boks. Du kan her se, hvilke pointprogrammer varen er tilknyttet, hvor mange point kunden vil optjene ved at købe varen og hvor mange point varen koster. Hvis du har valgt en kunde, der har optjent nok point til at købe varen, er det muligt at anvende disse til at betale for varen. Dette gøres ved at trykke 'Benyt'. Varelinjen låses herefter, så det ikke længere er muligt at rette i antal og pris. Samtidig sættes varen til at være med 100 % rabat (dvs. hele varens pris), hvorfor varens totalpris vil stå til 0 DKK. Når du trykker 'Gennemfør', trækkes pointene fra kundens konto. Hvis kunden alligevel ikke vil betale for varen med point, kan du annullere ved at trykke på den blå mand igen. Det er dog kun muligt at annullere, hvis betalingen endnu ikke er gennemført.

Bemærk! Point kan kun optjenes og anvendes, hvis der er valgt en kunde i kassen. Hvis du anvender pointprogrammer, er det derfor vigtigt, at du altid husker at vælge en kunde.

Når du har valgt en kunde i kassen, vil du kunne se, hvor mange point kunden har optjent (dvs. kundens saldo) og hvor mange point kunden har på sin konto efter han/hun har optjent/brugt point ved at købe den valgte vare.

Når en betaling gennemføres, kan du på kundens bon endvidere se, hvor mange point kunden har optjent ved købet, hvor mange point kunden har brugt ved købet og hvad kundens nye saldo er, dvs. hvor mange point der nu står på kundens konto.

Bemærk! Hvis en vare tilmeldt et pointprogram købes som et ad hoc-køb på en kundes profil, vil kunden stadigvæk kunne optjene point, hvis denne funktion er aktiveret på 'Ret pointprogram'-siden (Se Ret pointprogram for mere information).

GECKO Booking giver dig mulighed for at holde styr på dine medarbejdere og nemt få et overblik over eksempelvis deres arbejdstider, løn og belægningsprocent. Du kan tilgå dine medarbejdere under kassesystemets indstillinger.

Du har her mulighed for at se en oversigt over de medarbejdere, der er oprettet i systemet, og samtidig oprette nye medarbejdere.

Nederst på siden har du mulighed for at tilføje en ny medarbejder. Indtast medarbejderens navn og tryk herefter 'Tilføj medarbejder'. Medarbejderen er nu oprettet!

Øverst på siden kan du se en oversigt over alle oprettede medarbejdere. Du har her følgende muligheder:

• Navn: Du kan her se medarbejderens navn. Ønskes dette ændret, skal det gøres under 'Rediger'.
• Rediger: Du har her mulighed for at redigere medarbejderen (Se Ret medarbejder for mere information).
• Arbejdstider: Du har her mulighed for at se og ændre medarbejderens arbejdstider (Se Arbejdstider for mere information).
• Lønudtræk: Du har her mulighed for at se, hvor mange timer medarbejderen er berettiget til at modtage løn for (Se Lønudtræk for mere information).
• Statistik: Du har her mulighed for at se statistik over medarbejderens belægningsprocent (Se Statistik for mere information).
• Aktiv: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt medarbejderen skal være aktiv. En nyoprettet medarbejder er automatisk aktiv.
• Ekspedient: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt medarbejderen også er ekspedient, dvs. hvorvidt medarbejderen kan vælges som ekspedient i kassen. Med ekspedienter kan du holde styr på, hvem der har ekspederet en bestemt kunde. Dette står på den pågældende bon. En ekspedient er dermed den person, der har ekspederet kunden i kassesystemet, mens en medarbejder er den person, der har udført det, som kunden betaler for, eksempelvis en ydelse. Det er dermed muligt at samme kunde betjenes af to forskellige personer, nemlig ekspedienten og medarbejderen, og dette kan vises på kundens kvittering, hvis dette er ønsket. Ligeledes kan samme kunde blive betjent af kun én person, hvor samme person både er medarbejder og ekspedient. Det er under kasseapparatets indstillinger muligt at bestemme, at ekspedient og/eller medarbejder skal være valgt, før en betaling kan gennemføres (Se Kasseapparat(er) for mere information).
• Slet: Du har her mulighed for at slette medarbejderen. Hvis medarbejderen er tilknyttet en kalender, slettes kalenderen ikke automatisk, når medarbejderen slettes.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Når du opretter en ny medarbejder, oprettes denne medarbejder uden at være tilknyttet en kalender. Hvis du har en kalender, der repræsenterer denne medarbejder, anbefales det, at du kobler medarbejderen og kalenderen sammen. Det er kun når dette sker, at eksempelvis belægningsprocent kan anvendes.  En medarbejder og en kalender kobles sammen under pågældende kalenders indstillinger.

Du kan her vælge, hvilken medarbejder der skal kobles sammen med den valgte kalender. Husk at trykke 'Opdater'! Herefter vil kasseapparatet automatisk genkende medarbejderen, når man går fra en booking i kalenderen til kassen.

Det er dog ikke nødvendigt, at alle medarbejdere skal være tilknyttet en kalender. Hvis du har medarbejdere, der ikke udfører ydelser for kunder og derfor ikke har en kalender, kan du oprette disse som medarbejdere under kassesystemets indstillinger uden at koble dem til en kalender. Du har under kassesystemets indstillinger mulighed for at oprette arbejdstider for disse medarbejdere, så du stadig kan bruge GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer de skal have løn for. Statistik er dog kun relevant for de medarbejdere, der er koblet til en kalender.

Du har mulighed for at rette en medarbejders indstillinger ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede medarbejder på medarbejderoversigten.

Du har her følgende muligheder:

• Navn: Du kan her ændre medarbejderens navn.
• Aktiv: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er aktiv.
• Er ekspedient?: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er ekspedient, dvs. hvorvidt medarbejderen kan vælges som ekspedient i kassesystemet (Se Medarbejdere for mere information).
• Momsfritaget: Du kan her bestemme, hvorvidt medarbejderen er momsfritaget i forbindelse med sine ydelser eller behandlinger. Dette kan være tilfældet i visse brancher. Når en momsfritaget medarbejder er valgt i kassesystemet, vil en vare markeret som værende 'Uden moms' blive angivet med en moms på 0 DKK på den afsluttende bon (Se Ret vare for mere information). Hvis en medarbejder vælges, der ikke er momsfritaget, vil en tilsvarende vare angives inklusiv moms – Også selvom 'Uden moms' er aktiveret på varen. Det vil sige, at varen altid koster det samme for kunden ligegyldigt hvilken medarbejder der betjener ham/hende, men forskellen er, hvorvidt din virksomhed skal betale moms af beløbet til SKAT.

Bemærk! Hvis der ikke er valgt en medarbejder i kassen, når en kassebon gennemføres, vil kassesystemet altid gå efter varens momsindstillinger. Hvis en vare er markeret som værende uden moms, vil den derfor angives med en moms på 0 DKK, hvis en medarbejder ikke er valgt.

• Adgange: Du kan her bestemme, hvilke kasseapparater medarbejderen skal have adgang til. Dette kan f.eks. benyttes, hvis du har flere lokationer og dermed flere kasseapparater, og du ikke ønsker at en medarbejder tilknyttet en lokation skal have adgang til et kasseapparat på en anden lokation.

Husk at trykke 'Opdater medarbejder' for at gemme en ændring!

Du har mulighed for at oprette arbejdstider for dine medarbejdere selvom de ikke er tilknyttet en kalender. Du kan dermed bruge GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer dine medarbejdere er berettiget til at modtage løn for. En medarbejders arbejdstider kan tilgås under kassesystemets indstillinger.

I øverste del af siden har du mulighed for at tilføje arbejdstider mens du i nederste del kan se eksisterende arbejdstider. Du har mulighed for at oprette arbejdstider, der er generelt gældende, arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode, og lukke arbejdstiderne i bestemte uger.

Bemærk! Hvis en medarbejder er tilkoblet en kalender, anbefales det, at du opretter medarbejderens arbejdstider under kalenderes arbejdstider. Arbejdstider oprettet ved hjælp af kassesystemet overføres ikke til kalenderen og de kan ikke bookes af kunder eller via kvik book. Oprettelse af arbejdstider under kassesystemets indstillinger skal dermed kun benyttes til medarbejdere, der ikke er koblet til en kalender.

For at oprette en arbejdstid skal du først vælge, hvilken arbejdstype arbejdstiden skal oprettes med. Bemærk at dette kræver at brugen af arbejdstyper er aktiveret (Se Arbejdstyper for mere information). Det er her ikke muligt at oprette arbejdstider, der kan bookes af kunder. Hvis du ønsker at oprette arbejdstider, der kan bookes af kunder, skal dette gøres på den kalender medarbejderen er tilknyttet. Du kan oprette de arbejdstyper, der kan vælges imellem, under kassesystemets indstillinger (Se Arbejdstyper for mere information).

Hvis arbejdstiden skal være generelt gældende, skal du derudover vælge den eller de ugedage, arbejdstiden skal gælde for, og vælge det tidsrum, hvori arbejdstiden skal oprettes. Ugedage er som default ikke markeret. Til højre finder du to links til at vælge ugedage med: Alle dage vælger alle dage, hvorimod hverdage kun vælger hverdagene. Mht. tidsrum har du her mulighed for at vælge et eller flere intervaller, hvor intervallerne f.eks. kan bruges til at indsætte en fast pause såsom frokost – Interval 1 kunne her være 9:00-12:00 og Interval 2 kunne være 12:30-15:00. For at oprette arbejdstiden er det dog kun nødvendigt at vælge et interval. Tryk på knappen 'Opret arbejdstid', og arbejdstiden er oprettet! Arbejdstiden kan nu ses under 'Eksisterende arbejdstider', og du har mulighed for at tilføje flere arbejdstider, hvis du ønsker det.

Du har også mulighed for at oprette en arbejdstid med en periodebegrænsning, f.eks. hvis du i en periode holder ekstraordinært åbent om aftenen. For at oprette en periodebegrænset arbejdstid skal du markere boksen 'Periodebegrænsning', indtaste den periode som arbejdstiden skal gælde for og herudover blot følge ovenstående procedure.

I nederste del af siden kan du se en oversigt over oprettede arbejdstider gældende i en bestemt periode. Som udgangspunkt vises arbejdstiderne for den indeværende måned, men du har i søgefelterne mulighed for at søge efter arbejdstider, der er gældende for en anden periode. Husk at trykke 'Opdater visning' for at gennemføre søgningen efter arbejdstider. Du har mulighed for at se en række informationer om de oprettede arbejdstider. Samtidig har du mulighed for at redigere den oprettede arbejdstid ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede arbejdstid.

Du har her følgende muligheder:

• Medarbejder: Du kan her se navnet på den medarbejder, arbejdstiden er oprettet for.
• Kalender: Du kan her se, hvilken kalender medarbejderen er tilknyttet.
• Kundegruppe: Du kan her se hvilken kundegruppe arbejdstiden er oprettet for.
• Periodebegrænsning: Du kan her begrænse hvilken periode arbejdstiden skal gælde for.
• Ugedag(e): Du kan her bestemme, hvilke ugedage arbejdstiden skal gælde for.
• Må bookes: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for kunderne i online booking (Flueben ved 'Aktiv kundebooking') og hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for intern booking (Flueben ved 'Aktiv Kvikbook'). Bemærk at disse felter kun vises, hvis arbejdstiden er oprettet under en kalender, da det som nævnt kun er her, at arbejdstider, der kan bookes, kan oprettes.
• Prioritet: Du kan her ændre arbejdstidens prioritet – Jo højere prioritet en arbejdstid har des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider med indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Hvilke tal, der vælges som prioriteter, er ligegyldigt. Det der tages udgangspunkt i, er prioriteternes forhold til hinanden, dvs. hvilke prioriteter der er højest og hvilke der er lavest. Arbejdstidens prioritet bestemmes af hvilken arbejdstype, der er valgt.
• Tidspunkt: Du kan her se hvilket tidspunkt arbejdstiden gælder for.
• Gyldige uger: Du kan her vælge hvilke uger arbejdstiden skal være gældende for. Som udgangspunkt er alle uger aktive (Markeret med grønt), men du kan inaktivere bestemte uger (Markeret med rødt) ved at fjerne fluebenet ved de(n) pågældende uge(r). Husk at trykke 'Opdater'. Indeværende uge er markeret med gråt. Gyldige (gældende) uger genbruges ved årsskifte med mindre arbejdstiden er periodebegrænset. Selvom du har oprettet en periodebegrænset arbejdstid, vil alle uger være vist som gyldige. Dette har dog ingen betydning, idet det er periodebegrænsningen, der tages udgangspunkt i.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

NB: Det er ikke muligt at rette i arbejdstidens tidsrum. Hvis tidsrummet er forkert, skal der oprettes en ny arbejdstid og arbejdstiden med det forkerte tidsrum skal slettes. Det er nederst i højre hjørne muligt at slette en oprettet arbejdstid ved at trykke på knappen 'Slet arbejdstid'. En sletning påvirker ikke eventuelle bookinger, der allerede er foretaget i pågældende tidsrum.

Du har mulighed for at benytte GECKO Booking til at holde styr på, hvor mange timer dine medarbejdere skal have løn for. Bemærk at lønudtræk giver mest mening, hvis du benytter dig af arbejdstyper, da det er disse, der bestemmer, hvilke arbejdstider der er lønberettiget (Se Arbejdstyper for mere information).

Øverst på siden har du mulighed for at vælge, hvilken periode du ønsker at se en oversigt for. Husk at trykke 'Opdater visning'! Du kan nu øverst se en oversigt over alle oprettede arbejdstider i den valgte periode. Du har her følgende muligheder:

• Dato: Du kan her se hvilken dato arbejdstiden gælder for.
• Ugedag: Du kan her se hvilken ugedag arbejdstiden gælder for.
• Arbejdstype: Du kan her se hvilken arbejdstype arbejdstiden er oprettet med.
• Tid: Du kan her se arbejdstidens længde, dvs. hvor mange timer og/eller minutters arbejdstiden blev oprettet til at vare. Dette kunne f.eks. være 4 timer, hvis arbejdstiden blev oprettet fra 8:00-12:00.
• Tid reelt: Du kan her se, hvor lang tid arbejdstiden reelt varer. Reel tid bruges ved arbejdstider med en arbejdstype, der ikke er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Sygdom'. Når man opretter arbejdstider med en type, der ikke medtages i løn, vil systemet tjekke om der på pågældende tidspunkt allerede eksisterer en arbejdstid med en arbejdstype, der er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Arbejdstiden, der ikke er medregnet i løn, vil have en reel tid, der svarer til den lønberettiget arbejdstid, der i forvejen ligger på samme tidspunkt. I forbindelse med lønstatistik er reel tid dermed mere retvisende for, hvor mange timer medarbejderen skal/skal ikke have løn for. Hvis du eksempelvis har en medarbejder, der er syg, vil du kunne oprette en arbejdstid med typen sygdom på den pågældende dag. For at være sikker på at alle arbejdstider på denne dag er lukket, opretter du arbejdstiden fra 00:00-24:00. Medarbejderen arbejder ikke normalt døgnets 24 timer, men har f.eks. på pågældende dag en arbejdstid fra 08:00-16:00 med typen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Arbejdstiden med typen 'Sygdom' er dermed oprettet med en varighed på 24 timer, men medarbejderens sygdom skal kun registreres i de timer, hvor medarbejderen faktisk skulle have været på arbejde, dvs. fra 08:00-16:00, altså 8 timer. Under medarbejderens lønudtræk udregner systemet automatisk, hvor mange timer medarbejderen reelt er syg, i dette tilfælde 8 timer. Arbejdstiden med typen 'Sygdom' vil i dette eksempel altså have en 'Tid' på 24 timer, men en 'Tid reelt' på 8 timer. Den reelle tid er dermed mere retvisende for, hvor mange timer medarbejderen reelt har været fraværende pga. sygdom (Se Arbejdstyper for mere information).
• Medtag i lønsum: Du kan her se, hvorvidt arbejdstiden er lønberettiget. Dette bestemmes af den arbejdstype, arbejdstiden er oprettet med. Hvis arbejdstypen er markeret som 'Beregn løn', vil arbejdstider med denne type blive medtaget i lønsummen (Se Arbejdstyper for mere information).
• Medtag i belægningsstatistik: Du kan her se, hvorvidt arbejdstiden medregnes i belægningsstatistikken (Se Statistik for mere information). Dette bestemmes af den arbejdstype, arbejdstiden er oprettet med. Hvis arbejdstypen er markeret som 'Medtag statistik', vil arbejdstider med denne type blive medtaget i belægningsstatistikken (Se Arbejdstyper for mere information).

Bemærk! Som alle andre steder i bookingsystemer vinder den arbejdstid, der har den højeste prioritet. Det vil sige, at du under medarbejderens lønstatistik ikke nødvendigvis kan se alle medarbejderens arbejdstider. Hvis der er flere arbejdstider, der gælder for det samme tidspunkt, vil du kun kunne se den arbejdstid, der har den højeste prioritet. Det er kun denne arbejdstid, der er gældende for medarbejderens lønstatistik. Det vil sige, at hvis der f.eks. er oprettet en arbejdstid med typen 'Sygdom' oveni en arbejdstid med typen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)', vil du kun kunne se førstnævnte arbejdstid, da det er denne, der har den højeste prioritet.

Nederst på siden kan du se den summerede version af arbejdstiderne. Du har her følgende muligheder:

• Arbejdstype: Du kan her se de arbejdstyper, der har været anvendt, i den valgte periode.
• Tid: Du kan her se hvor lang tid arbejdstiderne har varet fordelt på arbejdstype.
• Tid reelt: Du kan her se hvor lang tid arbejdstiderne reelt har varet fordelt på arbejdstype (For forklaring af hvad reel tid dækker over se ovenfor).
• Antal dage: Du kan her se det antal dage, der har været oprettet arbejdstider med en bestemt arbejdstype på.
• Antal dage reelt: Du kan her se det antal dage, der reelt har været oprettet arbejdstider med en bestemt arbejdstype på. 'Antal dage reelt' er opbygget efter samme princip som 'Tid reelt'. Antal reelle dage benyttes dermed ved arbejdstider med en arbejdstype, der ikke er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Sygdom'. Når man opretter arbejdstider med en type, der ikke medtages i løn, vil systemet tjekke om der allerede eksisterer en arbejdstid på samme dag, der har en arbejdstype, der er sat til at beregne løn. Dette gælder f.eks. for arbejdstypen 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Antal reelle dage svarer til det antal dage, hvor der i forvejen var oprettet arbejdstider på. Hvis du f.eks. har en medarbejder, der er sygemeldt i 14 dage, og du dermed opretter en periodebegrænset arbejdstid med typen 'Sygdom' i disse 14 dage, vil 'Antal dage' stå noteret som 14 dage. Medarbejderen har dog ikke skulle være på arbejde alle dage, idet han/hun f.eks. har fri lørdag og søndag, dvs. 4 dage i en 14 dagsperiode. 'Antal dage reelt' vil derfor være 14 – 4, altså 10 dage.

Slutteligt kan du under 'Sum løn' se hvor lang tid og hvor mange dage medarbejderen reelt skal have løn for, dvs. du kan se en summering af de arbejdstyper, der medregnes i lønnen. Herudover kan du under 'Sum medtag statistik' se hvor lang tid og hvor mange dage der reelt skal medregnes i medarbejderens statistik. Du kan dermed se en summering af de arbejdstyper, der medtages i statistikken (Se Statistik for mere information).

Du har i GECKO Booking mulighed for at føre statistik over medarbejdernes belægningsprocent. Belægningsprocenten er den procent af oprettede arbejdstider, der er booket af kunder. Statistik er derfor kun relevant for de medarbejdere, der er tilkoblet en kalender.

Du kan øverst på siden vælge, hvilken medarbejder du ønsker at se statistik for – Du har dog også mulighed for at se statistik for alle medarbejdere på samme tid. Herefter skal du vælge hvad statistikken skal vises fordelt på. Du har mulighed for at vælge mellem kun at vise summen, at vise statistikken fordelt på de enkelte medarbejdere (Kun relevant hvis det er valgt, at der skal vises statistik for alle medarbejdere) eller fordelt på dage, ugedage eller måneder. Slutteligt skal du vælge hvilken periode du ønsker at se statistik for. Tryk 'Opdater visning' og statistikken vises nu nedenfor.

Du kan i statistikken se, hvor mange timer arbejdstider har været oprettet i og hvor mange timer medarbejderen har været booket i. Nederst ud for 'Procent' kan du se, hvor mange procent af tiden medarbejderen har været booket, den såkaldte belægningsprocent. Antallet af arbejdstimer bestemmes af antallet af oprettede arbejdstider, der har en arbejdstype, der er sat til at blive medtaget i statistik (Se Arbejdstyper for mere information). Antallet af bookede timer bestemmes af, hvor mange timer der er booket af en kunde i den kalender medarbejderen er tilkoblet. Det vil sige, at interne bookinger uden en kunde ikke tælles med i bookede timer.

Du har i GECKO Booking mulighed for at oprette de leverandører, du modtager dine varer fra. Dette kan lette dit overblik og hjælpe dig med at holde styr på dine varer i varekartoteket. Hvis du ikke forhandler produkter i din virksomhed, er det ikke relevant at oprette leverandører.

Du har øverst på siden mulighed for at oprette en ny leverandør. Tryk på den blå knap 'Tilføj leverandør' og indtast navnet på leverandøren. Leverandøren er nu oprettet!

Øverst på siden kan du se en oversigt over de leverandører, du har oprettet. Du har her mulighed for at aktivere/inaktivere leverandørerne samt slette dem, hvis dette er ønsket.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Når du har oprettet de leverandører, du modtager varer fra, skal du under den enkelte vares indstillinger markere, at pågældende vare stammer fra en bestemt leverandør (Se Ret vare for mere information). Når alle varer er tilknyttet en leverandør, gør det det nemmere for dig, når f.eks. nye varer skal bestilles hjem (Se Genbestillingslister for mere information).

For at benytte GECKO Bookings kassesystem til at håndtere betaling for ydelser og eventuelle fysiske varer, skal disse oprettes som varer i GECKO Booking. Det vil sige, at betegnelsen 'Varer' dækker over alle ting, der sælges via kassesystemet inklusiv gave-/værdikort, ydelser og almindelige fysiske produkter. For mere information om at oprette dine ydelser som varer se Ydelser som varer. Du kan tilgå dine varer under kassesystemets indstillinger.

Nederst på siden har du mulighed for at tilføje en ny vare. Dette gøres ved at trykke på den blå knap 'Opret ny vare'. Dernæst popper et vindue op, hvor du skal indtaste varens navn og dernæst evt. placere denne i en varegruppe. Herefter skal du trykke 'Opret vare'. Varen er nu oprettet og du overføres automatisk til en side, hvor du kan redigere varens indstillinger. Bemærk at det er meget vigtigt, at du indstiller varen her, da varen ellers ikke indeholder anden information end navnet (Se Ret vare for mere information).

Bemærk! Hvis du skal tilføje mange varer til GECKO Booking på samme tid og allerede har disse i et elektronisk format, har du mulighed for at importere disse varer til GECKO Booking. På denne måde slipper du for manuelt at skulle indtaste samtlige varer og disses indstillinger (Se Importer varer for mere information).

Øverst på siden har du mulighed for at foretage en søgning efter varer. Du har mulighed for at vælge at søge efter varer i en bestemt varegruppe og/eller varer fra en bestemt leverandør. Herudover har du mulighed for at indtaste et bestemt varenr. eller varenavn, hvis det er en specifik vare, du leder efter. Når du har indtastet de ønskede søgekriterier tryk 'Søg'. Alle varer, der opfylder de valgte søgekriterier, vises herefter i selve vareoversigten. Du har her følgende muligheder:

• Varenr.: Du kan her se varens varenummer. Bemærk at dette kun kan ændres under varens indstillinger (Se Ret vare for mere information).
• Navn: Du kan her se varens navn. Bemærk at dette kun kan ændres under varens indstillinger (Se Ret vare for mere information).
• Pris: Du kan her se varens pris. Bemærk at dette kun kan ændres under varens indstillinger (Se Ret vare for mere information).
• Rediger: Du har her mulighed for at redigere varens indstillinger (Se Ret vare for mere information).
• Aktiv: Du kan her bestemme, hvorvidt varen skal være aktiv. Når en vare er aktiv, kan den købes i kassesystemet. Bemærk at en nyoprettet vare altid er inaktiv, dvs. at alle varer skal aktiveres, før de kan købes i kassesystemet.
• Slet: Du har her mulighed for at slette en oprettet vare.
• Lager: Hvis du har aktiveret brugen af et lager og samtidig har aktiveret visningen af lageret på varelisten, kan du her se den enkelte vares lagerstatus. Aktiveringen af disse to funktioner sker under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Lager' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). Du har her mulighed for at indtaste, hvor mange eksemplarer af varen du altid min. vil have på lager, hvor mange eksemplarer af varen der skal bestilles, når der er mindre end minimumantallet tilbage, samt hvor mange eksemplarer af varen der pt. er på lager. Når en vare købes gennem kassesystemet, opdateres lageret automatisk. Det vil sige, at varens pt. antal som oftest kun skal ændres, når der er lavet status og antallet af varer er optalt eller når nye eksemplarer af varen er bestilt og modtaget (Se Lager for mere information).
• Marker: Ved at markere en vare her kan du flytte varen til en anden varegruppe i drop-down listen under 'Med markerede flyt til gruppe'. Husk at trykke 'Flyt markerede' når du har markeret de ønskede varer og valgt den ønskede varegruppe.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Når du opretter en ny vare, er det nødvendigt at redigere varens indstillinger før den 'tages i brug'. Samtidig har du altid mulighed for at vende tilbage og ændre en vares indstillinger, hvis disse skulle ændre sig på et senere tidspunkt. Du kan rette en vare ved at trykke 'Ret' ud for den ønskede vare på vareoversigten.

Du kan her se al information, der er registreret om den pågældende vare. Ved at trykke på den lille pil til højre, kan du se den information, der er registreret om varen i den pågældende kategori.

Under 'Generelle indstillinger' har du mulighed for at ændre en række generelle indstillinger for varen. Du har her følgende muligheder:

• ID: Du kan her se varens ID.
• Dato oprettet: Du kan her se hvornår varen blev oprettet.
• Dato opdateret: Du kan her se hvornår varen sidst er blevet ændret.
• Aktiv: Du kan her bestemme, hvorvidt varen skal være aktiv, dvs. hvorvidt varen kan købes gennem kassesystemet.
• Type: Du har her mulighed for at ændre varens type. Hvis der er tale om en almindelig fysisk vare eller en vare, der repræsenterer en ydelse, skal du altid vælge mellem de to normal-typer, dvs. Normal og Normal (altid momsfritaget). Hvis din vare er momspligtig, skal du vælge typen Normal, mens du skal vælge typen Normal (altid momsfritaget), hvis varen altid er momsfritaget. Hvis varen sættes til altid at være momsfritaget, vil varen være fritaget for moms ligegyldigt om medarbejderen er momsfritaget eller ej (Se nedenfor for mere information om medarbejdere, der er fritaget for moms). Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din vare er momsfri, skal du selv tjekke det med din revisor eller de relevante myndigheder. Hvis du i stedet for normal-typerne vælger en af de fire værdikortstyper, forvandles din vare til et værdikort. Dette er sjældent meningen, og typen skal derfor sjældent ændres fra en normal-type til en værdikortstype.
• Uden moms: Du har her mulighed for at gøre denne vare momsfri. Bemærk at momsfritagelsen kun gælder, hvis medarbejderen er markeret som værende momsfri. Det betyder, at hvis denne funktion er aktiveret, vil samme vare have forskellige momsregler afhængigt af, hvorvidt medarbejderen er momsfritaget eller ej. En medarbejder fritages for moms under dennes indstillinger (Se Ret medarbejder for mere information).
• Navn: Du kan her ændre varens navn.
• Varenr.: Du kan her ændre varens varenummer. Bemærk at to varer ikke kan have samme varenummer. Hvis du forsøger at tildele en vare et nummer, der allerede er tildelt en anden vare i varekartoteket, vil du blive mødt med en advarsel og varen kan ikke opdateres.
• Pris: Du kan her ændre varens pris. Prisen skal indtaste inklusiv moms. Hvis varen er af typen Normal (altid momsfri) vil kassesystemet automatisk se, at den indtastede pris ikke skal inkludere moms – Det vil sige, at varen sælges til den pris, du har indtastet her, men på kassebonnen står det registreret, at moms udgør 0,0 DKK af prisen.
• Pris indkøb: Du kan her indtaste varens indkøbspris. Prisen skal indtastes eksklusiv moms. Ved at indtaste varens indkøbspris her, har du mulighed for at se, hvilken værdi dit lager har (Se Lagerværdi for mere information).
• Stregkode: Du har her mulighed for at indtaste varens stregkode. Hvis du tilkøber en stregkodescanner til kassemodulet, har du dermed mulighed for nemt og hurtigt at indscanne dine varer (Se Tilkøb til kassemodulet for mere information). Bemærk at brugen af stregkode skal aktiveres under det enkelte kasseapparats indstillinger (Se Kasseapparat(er) for mere information).
• Varegruppe: Du kan her bestemme, hvilken varegruppe varen skal tilhøre.
• Leverandør: Du kan her vælge, hvilken leverandør varen stammer fra. Bemærk at du skal indtaste dine leverandører under kassesystemets indstillinger, før de kan vælges her.
• Kræv kunde valgt: Her kan du bestemme at man skal vælge en kunde i kassen for at kunne gennemføre købet af denne specifikke vare. Denne funktion kan også vælges for alle køb under Kasse, kasseapparat(er).
• Flyt kundegruppe: Her kan du vælge om en kunde, ved køb af denne vare, skal forblive i sin eksisterende kundegruppe eller skal flyttes til en anden kundegruppe. Dette kan f.eks. være nyttigt, hvis kunderne eksempelvis skal købe et kontingent før de kan booke sig på et hold. Den konkrete vare oprettes for en bestemt kundegruppe. Se Salg af værdikort gennem online booking for mere information om hvordan du opretter salg af vare, så som eksempelvis et kontingent.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bemærk! Hvis den vare, du har valgt at redigere, er en vare fra en leverandørvaregruppe, vil dine muligheder her være lidt anderledes (Se Varegrupper for mere information). Du vil ikke have mulighed for at ændre alle informationer og f.eks. leverandør og stregkode ligger fast. Til gengæld vil du kunne se varens vejledende pris og varens vejledende indkøbspris.

Under 'Varelager' har du mulighed for at ændre varens lagerindstillinger og lagerstatus. Bemærk at dette kræver, at du har aktiveret brugen af et lager og samtidig har aktiveret visningen af lageret på rediger vare-siden. Aktiveringen af disse to funktioner kan ske under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Lager' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).

Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt varelageret skal benyttes til denne vare. Herudover har du mulighed for at indtaste, hvor mange eksemplarer af varen du altid min. vil have på lager, hvor mange eksemplarer af varen der skal bestilles, når der er mindre end minimumantallet tilbage, samt hvor mange eksemplarer af varen der pt. er på lager. Når en vare købes gennem kassesystemet, opdateres lageret automatisk. Det vil sige, at varens pt. antal som oftest kun skal ændres, når der er lavet status og antallet af varer er optalt eller når nye eksemplarer af varen er bestilt og modtaget (Se Lager for mere information).

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Pointprogram' kan du tilføje varen til de pointprogram, du har oprettet. Du vil få vist en fane for hvert pointprogram, du har oprettet. For mere information om pointprogrammer se Pointprogrammer. Du har her følgende muligheder:

• Pointprograminformation: Du kan her se, hvorvidt pointprogrammet er aktivt, samt pointprogrammets aktive periode og indløsningsperiode. Disse informationer er indtastet på 'Ret pointprogram'-side, og du kan også kun ændre dem her (Se Ret pointprogram for mere information).
• Varens standardindstillinger: Du kan her bestemme, hvor mange point kunden vil optjene ved at købe varen. Antallet af point skrives i feltet ud for 'Point optjent ved køb'. Når dette felt er udfyldt, er varen tilføjet til pointprogrammet. Kunden vil nu optjene det indtastede antal point ved at købe denne vare i pointprogrammets aktive periode. Du kan samtidig bestemme, hvor mange point varen skal koste, hvis kunden ønsker at købe varen med point. Varens 'pointpris' skrives i feltet ud for 'Pointpris ved køb'. Hvis du ønsker, at varen skal kunne købes med point, er det vigtigt, at du også markerer boksen 'Må købes for point'. Hvis denne boks ikke er markeret, kan varen ikke købes for point, selvom pointpris-feltet er udfyldt. Det vil herefter være muligt at købe varen for point i pointprogrammets indløsningsperiode.
• Tidsbegrænsede perioder: Du kan her se de tidsbegrænsede perioder, du har oprettet. En tidsbegrænset periode kan benyttes, hvis du i en bestemt periode ønsker, at dine kunder skal optjene flere points end normalt, eller at varen skal koste færre point end normalt. Det kunne f.eks. være, hvis du vil køre en tidsbegrænset sommer- eller julekampagne. I den angivne periode vil den tidsbegrænsede periode overskrive standardperioden, således at det er den 'Point optjent ved køb' og den 'Pointpris ved køb', der står her, der er den gældende. Hvis varen skal kunne købes for point, skal du huske at markere boksen 'Må købes for point'. Du kan slette en tidsbegrænset periode ved at markere boksen 'Slet perioden' og derefter trykke 'Opdater'.
• Tilføj tidsbegrænset periode: Du kan her tilføje en ny tidsbegrænset periode (se ovenfor). Når du har valgt den ønskede periode, skal du huske at markere boksen 'Tilføj perioden' og herefter trykke 'Opdater'. Når du har tilføjet perioden, skal du huske at angivne varens point ud for 'Tidsbegrænsede perioder'.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Posteringer' kan du se de ændringer, der er sket med varens lagerstatus. Dette gælder både, når varen er blevet købt via kassesystemet og hvis du manuelt har foretaget ændringer i lagerstatussen (Se Lager for mere information). I fra- og til-felterne kan du vælge, hvilken periode du ønsker at se posteringer for.

Bemærk! Hvis varen er oprettet ved hjælp af gavekortmodulet, vil du have mulighed for at ændre flere indstillinger under overskriften 'Gavekort-/Shop vare' (Se den separate vejledning Gavekortmodulet for mere information).

For at kassesystemet kan håndtere betaling for ydelser, skal hver enkelt ydelse oprettes som en vare i kassesystemets varekartotek. Det er ikke muligt at betale for ydelser, der ikke er oprettet som en vare med et tilknyttet varenummer.

For at lette dit overblik anbefales det, at du, før du opretter dine ydelser som varer, opretter en eller flere varegrupper, som du ønsker at placere dine ydelser i. Dette kunne f.eks. være en varegruppe med navnet 'Ydelser' (For mere information om oprettelse af varegrupper se Varegrupper).

En ydelse kan oprettes som en vare under den enkelte ydelses indstillinger. Når du har indtastet et varenummer på ydelsen, fremkommer flere felter som vist i skærmbilledet. Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt varen skal være aktiv samt indtaste varens navn og varens pris. Disse felter er muligvis allerede udfyldt, hvis du indtastede informationen, da du oprettede ydelsen. Ved ekspedering af en kundebooking genkendes ydelsen nu automatisk af kassesystemet. Du har samtidig mulighed for at modtage betaling for en ydelse, der ikke er tilknyttet en bestemt booking ved at indtaste ydelsens varenummer i kassesystemet.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Ved at trykke på 'Gå til rediger vare' ud for 'Yderligere indstillinger' har du mulighed for at redigere ydelsens vareindstillinger yderligere. Du har her f.eks. mulighed for at flytte ydelsen til en bestemt varegruppe (Se Ret vare for mere information).

Du har i GECKO Booking mulighed for at aktivere brugen af et lager, der gør det muligt for dig nemt og enkelt at holde styr på, hvor mange eksemplarer af en bestemt vare du har tilbage. Systemet registrerer automatisk, når en vare sælges via kassen, og du skal derfor ikke manuelt opdatere dit lager. Bemærk at brugen af lager skal aktiveres under 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Lager' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).

Du kan her se en oversigt over de kasseapparater, du har oprettet. Som standard har hvert kasseapparat et separat lager, men du har under 'Avancerede indstillinger' mulighed for at bestemme, at alle kasseapparater skal benytte sig af samme lager. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis de to kasseapparater står på samme lokation.

Du har her følgende muligheder:

• Navn: Du kan her se navnet på det kasseapparat, som lageret er tilknyttet.
• Genbestil liste: Du har i GECKO Booking mulighed for at indstille, hvor mange eksemplarer af en given vare, der altid som minimum skal være på lageret. Når der er mindre end dette antal tilbage, vil varen automatisk blive tilføjet til en genbestillingsliste. Du kan dermed nemt og hurtigt se hvilke varer du skal bestille hjem. Se Genbestillingslister for mere information.
• Værdi: Du kan her se lagerets værdi. Se Lagerværdi for mere information.
• Tilføj vare: Du har her mulighed for at tilføje varer til lageret. Dette kunne f.eks. være relevant, når du har indkøbt nye varer eller når du har foretaget en lagerstatus, hvorefter du gerne vil regulere antallet af varer på lageret. Se Tilføj vare til lager for mere information.

Du har i GECKO Booking mulighed for automatisk at registrere, hvornår det er tid til at bestille nye eksemplarer af en vare hjem. Dette gøres under den enkelte vares indstillinger, hvor du kan bestemme, hvor mange eksemplarer af varen der som minimum skal være på lageret og hvor mange varer der skal bestilles hjem, når der er mindre end dette antal tilbage (Se Ret vare for mere information). Når der er mindre end minimumsantallet tilbage, sættes varen automatisk på genbestillingslisten.

Øverst på siden kan du se en oversigt over de varer, der skal genbestilles. Du har mulighed for at vælge, hvorvidt du vil se alle varer samlet eller om du vil se varer, der skal genbestilles fra en bestemt leverandør, separat. Hvis du benytter dig af leverandører, kan det være en fordel at vise varer, der skal bestilles fra forskellige leverandører, separat. Du har nemlig mulighed for at gemme genbestillingslisten og automatisk indføre de bestilte varer i lageret, når du har modtaget dem. Da forskellige leverandører kan risikere at levere på forskellige tidspunkter, er det dermed nemmest at have separate genbestillingslister for de forskellige leverandører.

Du har i listen over de varer, der skal genbestilles, ikke mulighed for at ændre andet end antallet af eksemplarer, der skal bestilles. Al information, der står registreres her, er tilføjet under den enkelte vares indstillinger, og det skal derfor også ændres her (Se Ret vare for mere information). Du har ikke mulighed for at slette en vare fra genbestillingslisten manuelt. Varen slettes automatisk, når lageret igen indeholder minimumsantallet af varer.

Som nævnt har du mulighed for at gemme din genbestillingsliste og derefter importere den til lageret, når varerne ankommer fra leverandøren. Indtast en beskrivelse af listen, eksempelvis 'Bestilling fra leverandør X', og tryk 'Gem til lagerliste'. Genbestillingslisten er nu gemt som en lagerliste og varerne kan nemt tilføjes, når de ankommer (Se Tilføj vare til lager for mere information).

Nederst på siden har du mulighed for at se en oversigt over de genbestillingslister, du har gemt. Når listen er blevet importeret til lageret, kan du slette den ved at markere feltet 'Slet' og derefter trykke 'Slet valgte'.

Ved at trykke 'Værdi' ud for et lager på lageroversigten har du mulighed for at se antallet af varer på det pågældende lager samt disse varers værdi.

Øverst på siden har du mulighed for at vælge om lagerets varer skal grupperes i oversigten. Du kan vælge mellem ingen gruppering (alle lagerets varer vises separat), gruppering per varegruppe (inkl. undergrupper) (varerne grupperes i deres respektive varegrupper, hvad enten denne er en hoved- eller en undervaregruppe) eller gruppering i topvaregrupper (varerne grupperes i hovedvaregrupperne, dvs. at varer i undergrupper inkluderes i hovedgrupperne). Du kan ligeledes vælge kun at se aktive varer ved at sætte kryds i feltet 'Vis kun aktive varer'.

Samtidig skal du vælge hvilken dato du ønsker at se lagerværdien per. Værdien vises per 23:59:59 for den valgte dato. Bemærk at der i udregningen af lagerets værdi benyttes den nuværende indkøbs/salgspris og ikke en evt. anden pris, der måtte gælde fra den dato, der vælges ovenfor. Husk at trykke 'Vis lagerværdi til dato' for at opdatere oversigten! Hvis du ønsker, har du også mulighed for at eksportere lagerlisten til en .CSV Excel fil.

Nederst på siden kan du se selve oversigten over lagerets værdi per den valgte dato. Du har her mulighed for at se varernes varenr., navn, salgspris, indkøbspris, antal eksemplarer af varen på lageret samt den samlede værdi af indkøbet, dvs. varens indkøbspris ganget med antallet af varen på lager.

Du har mulighed for at tilføje eller fjerne varer fra det elektroniske lager, så det stemmer overens med dit fysiske lager. Dette kunne f.eks. være relevant, når du har indkøbt nye varer eller når du har foretaget en lagerstatus, hvorefter antallet af varer på lageret skal reguleres. Med at tilføje en vare til lageret menes dermed blot at ændre en vares lagerstatus, hvad enten denne status op- eller nedreguleres.

Nederst på siden under 'Tilføj vare' har du mulighed for at tilføje eller fjerne varer fra det elektroniske lager. Du har her følgende muligheder:

• Stregkode: Hvis du har aktiveret brugen af stregkode, kan du her søge efter den vare du ønsker at tilføje. Dette gøres ved at indtaste en del af stregkoden i feltet og derefter vælge varen i drop-down listen, der fremkommer. Du kan også vælge at søge efter en vare i varenr.- eller i navnefeltet. Hvis du indtaster en stregkode her, udfyldes de andre felter automatisk med varens information.
• Dato: Du kan her bestemme, hvilken dato varen skal tilføjes med. Som standard er dags dato valgt.
• Varenr.: Du har her mulighed for at indtaste det varenummer, der tilhører den vare, du ønsker at tilføje til lageret. Du kan også vælge en vare ved hjælp af stregkode- eller navnefeltet. Hvis du indtaster et varenummer her, udfyldes de andre felter automatisk med varens information.
• Navn: Du har her mulighed for at indtaste navnet på den vare, du ønsker at tilføje til lageret. Du kan også vælge en vare ved hjælp af stregkode- eller varenr.-feltet. Hvis du indtaster et navn her, udfyldes de andre felter automatisk med varens information.
• På lager: Her vises det antal der pt. er på lager, af den pågældende vare.
• Aktion: Du har her mulighed for at vælge, hvilken handling du ønsker at udføre med den valgte vare. Du kan vælge mellem køb, hvor eksemplarer af varen er blevet indkøbt, salg, hvor eksemplarer af varen er blevet solgt uden om kassesystemet til indkøbspris, f.eks. hvis varer er blevet leveret tilbage til leverandøren, opreguler hvor antallet af varer på lager skal opreguleres, f.eks. efter en lagerstatus, eller nedreguler, hvor antallet af varer på lager skal nedreguleres, f.eks. efter en lagerstatus.
• Antal: Du kan her indtaste det antal eksemplarer, der skal tilføjes til lageret.
• Indkøbspris: Varens indkøbspris tilføjes automatisk, hvis du har indstillet denne under den enkelte vares indstillinger (Se Ret vare for mere information).

Tryk 'Tilføj til liste' når du har indtastet det ønskede information. Den vare, du har tilføjet, kan nu ses nedenfor. Bemærk at varen endnu ikke er tilføjet til lageret! Tilføj herefter det ønskede antal varer efter samme procedure. Når du har tilføjet det ønskede antal varer, skal du trykke 'Opdater lageret med ovenstående rettelser'. Varernes lagerstatus er nu opdateret! Hvis du forlader siden inden lageret opdateres, vil dine tilføjelser ikke slettes. Du har dermed mulighed for at vende tilbage til siden senere og opdatere lagerets status på dette tidspunkt. Hvis du i stedet fortryder dine tilføjelser, kan du trykke 'Nulstil liste'. Dine tilføjelser slettes nu. Hvis det blot er en enkelt vare, du ønsker at slette tilføjelsen af, kan du trykke på det røde minus-ikon.

Øverst på siden under 'Hent lagerklade' har du mulighed for at hente de lagerklader, dvs. genbestillingslister, du har gemt (Se Genbestillingslister for mere information). Du kan dermed nemt og hurtigt tilføje varerne på lageret, når du har modtaget dem. Som før, husk at trykke 'Opdater lageret med ovenstående rettelser' for at opdatere lageret med ændringerne. Det anbefales, at du nu slettes genbestillingslisten. Dette gøres på den side, hvor genbestillingslisten blev oprettet (Se Genbestillingslister for mere information).

Du har mange muligheder i GECKO Bookings kassemodul, og der er derfor også en risiko for at der kan opstå fejl i opsætningen. Det er nemt og hurtigt at se om der er fejl i din opsætning.

Øverst på siden kan du se en oversigt over varer, der er blevet solgt uden at være i en varegruppe. Du har mulighed for at flytte varen til en varegruppe ved at markere boksen 'Marker' ud for den ønskede vare og i drop-down listen vælge, hvilken varegruppe varen skal flyttes til. Husk at trykke 'Opdater varegruppe' for at gemme din ændring! Ved at trykke 'Marker alle varer, der er tilknyttet en ydelse' har du mulighed for at flytte disse samlet til en varegruppe. Du har samme mulighed ved varer, der er tilknyttet tillægsydelser, ved at trykke på 'Marker alle varer, der er tilknyttet en tillægsydelse'. Hvis du i stedet ønsker at slette de markerede varer, skal du markere boksen 'Slet valgte varer' og herefter trykke 'Slet valgte varer'.

Nederst på siden kan du se en oversigt over varer solgt i kassen de sidste 2 måneder uden brug af varenummer eller hvor varenummeret/varegruppen har været ukendt. Da varen ikke er oprettet korrekt i systemet, anbefales det, at du opretter varen på ny og/eller tilføjer et varenummer til varen.

Hvis Sygeforsikring Danmark-funktionen er aktiveret på din konto, vil der under 'Indstillinger' være et link til funktionen. Sygeforsikring Danmark-funktionen uddybes i den separate vejledning Sygeforsikring Danmark.

Her kan du læse om de forskellige muligheder, du har for at lave forskellige enheder til dine varer samt oprette betalingsbetingelser til dine debitorer.

Det er muligt at oprette enheder og derefter tilknytte dem dine varer. Dvs. at du nu kan oprette forskellige enheder som f. eks. gram, liter, timer eller stk. Du kan selv vælge, hvilken af de oprettede enheder der skal sættes som standard, og alle dine varer får automatisk tildelt denne enhed. Selve enheden kan oprettes under punktet 'Enheder', som tilgås under menupunktet 'Kasse' -> 'Indstillinger' -> 'Fakturaindstillinger'. 

Inde på de enkelte varer, kan du vælge, hvis enheden skal afvige fra standarden. Når du har oprettet disse enheder, vil de fremover fremgå på dine fakturaer.

Læs mere om oprettelse af disse enheder i vores FAQ her

Du kan nu oprette betalingsbetingelser på en faktura. Det betyder at du kan bestemme hvor lang betalingsfrist dine kunder skal have. Her kan du f. eks. vælge 'Netto + 8 dage' eller et andet antal, som du ønsker. Derefter beregnes forfaldsdatoen automatisk. Derudover kan du samtidig bestemme hvilken betalingsbetingelse du ønsker skal sættes som standard, som alle fakturaer gemmes med, når du laver dem i kassen. Betalingsbetingelserne oprettes under 'Kasse' -> 'Gå til kasse'.

Bemærk! At de 8 dage er lig med 8 bankdage. 

Betalingsbetingelserne kan indsættes på fakturaen med erstatningskoden [PAYMENTCONDITION] og forfaldsdato [DUEDATE]. Hvis betalingsbetingelserne kun skal fremgå på fakturaen, såfremt en betalingsbetingelse er valgt, kan du indsætte denne tekst: 

[PAYMENTCONDITION_START] 

Betalingsbetingelse: [PAYMENTCONDITION]

Forfald [DUEDATE] 

[PAYMENTCONDITION_END] 

Betalingbetingelserne fremgår på den enkelte debitor samt den enkelte kundeprofil hvis der er en debitor tilknyttet.  

Læs mere om hvordan du opretter betalingsbetingelser i kassen her her