Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Arbejdstyper


Indholdsfortegnelse

16.8.2  Arbejdstyper

16.8.2 Arbejdstyper

Du har i GECKO Booking mulighed for at aktivere brugen af arbejdstyper. Dette gør det muligt at tildele en arbejdstype til de arbejdstider, du opretter. Du kan dermed bruge GECKO Booking til f.eks. at holde styr på, hvor meget løn dine ansatte skal have udbetalt, og du kan se statistik over eksempelvis deres belægningsprocent. Bemærk at brugen af arbejdstyper skal aktiveres under bookingsystemets avancerede indstillinger, der findes under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end: Generelt' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).

Når brugen af arbejdstyper er aktiveret, har du under kassesystemets indstillinger mulighed for at redigere og oprette de arbejdstyper, der kan vælges imellem.

Nederst på siden har du mulighed for at oprette en ny arbejdstype. For at oprette en arbejdstype skal du indtaste følgende:

  • Beskrivelse: Du kan her indtaste en beskrivelse af arbejdstypen, dvs. arbejdstypens navn.
  • Farve: Du har her mulighed for at vælge, hvilken farve arbejdstider af denne type skal vises med i kalendervisningerne. Du kan vælge en farve ved at trykke på symbolet med de farvede firkanter. Husk dog at farvene grøn, rød, gul, orange, blå og grå allerede har en betydning (Se 'Dagsvisning' under den separate vejledning Generel vejledning for mere information). I mange tilfælde vil det derfor være relevant at vælge en anden farve end disse medmindre den oprettede arbejdstid har samme betydning.
  • Book kunder: Du kan her bestemme, hvorvidt kunder kan booke tider i arbejdstider af denne type.
  • Book kvikbook: Du kan her bestemme, hvorvidt personale kan booke tider i arbejdstider af denne type.
  • Beregn løn: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstiden er lønberettiget (Se Lønudtræk for mere information).
  • På tværs af alt: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstider af denne type skal gælde på tværs af alt, dvs. på tværs af alle kalendere og/eller kundegrupper som medarbejderen er tilknyttet. Hvis en medarbejder eksempelvis er tilknyttet to forskellige kundegrupper, vil en arbejdstid med en arbejdstype, der gælder på tværs af alt, automatisk gælde i begge kundegrupper. Hvis medarbejderen f.eks. er syg, behøver du dermed kun at ligge én arbejdstid ind af typen 'Sygdom', da denne arbejdstype gælder på tværs af alt.
  • Medtag statistik: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstypen skal medtages i den statistik, der kan vises over medarbejderens belægningsprocent. Kun de arbejdstider, der er oprettet med en arbejdstype, der medtages i statistik, tæller med som den arbejdstid belægningsprocenten udregnes fra (Se Statistik for mere information).
  • Betragt som tom i kalendervisning: Du kan her bestemme, hvorvidt arbejdstider af denne type skal betragtes som tomme i dagsvisningen. Dette betyder, at en kalender, der kun har arbejdstider af denne type, ikke vil blive vist i dagsvisningen, hvis du har valgt, at tomme kalendere ikke skal vises. Dette kan f.eks. bruges, hvis du har en arbejdstype, der bruges, når en medarbejder har fri, er på ferie eller på barsel.
  • Prioritet: Du kan her bestemme, hvilken prioritet arbejdstypen skal oprettes med. Jo højere prioritet en arbejdstid har, des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider (med forskellige arbejdstyper), der har indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Hvilke tal, der vælges som prioriteter, er ligegyldigt. Det, der tages udgangspunkt i, er prioriteternes forhold til hinanden, dvs. hvilke prioriteter der er højest og hvilke der er lavest.

Bemærk! Når du vælger en arbejdstypes prioritet, anbefales det, at du tager udgangspunkt i de prioriteter, der er valgt til de arbejdstyper, der er oprettet som standard. Det vil sige, at hvis du opretter en arbejdstype, der repræsenterer en form for arbejde, skal den have en prioritet, der er lavere end f.eks. frokost, ferie, fri osv., da disse er 'vigtigere' end en form for arbejde. På samme måde skal du kun sjældent oprette en arbejdstype med en prioritet over 1000 (der er helligdages prioritet), da der sjældent er noget, der er 'vigtigere' end en helligdag.


Tryk 'Opret arbejdstype' og arbejdstypen er nu oprettet. Den nye arbejdstype er automatisk aktiv og kan nu vælges, når en ny arbejdstid oprettes.

Øverst på siden har du mulighed for at se alle oprettede arbejdstyper inkluderende både selvoprettede arbejdstyper og de arbejdstyper, der er oprettet af GECKO Booking som standard. Du har her samme muligheder, som når arbejdstyper oprettes (se ovenfor). Herudover har du mulighed for at vælge, hvorvidt arbejdstypen skal være aktiv, dvs. hvorvidt den kan vælges, når nye arbejdstider oprettes. Bemærk at hvis du allerede har oprettet arbejdstider med en nu deaktiveret arbejdstype, skjules arbejdstypen på disse tider, men den slettes ikke. Hvis du derfor vælger at aktivere arbejdstypen på et senere tidspunkt, vil arbejdstiden igen vises med pågældende type. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at slette en arbejdstype, men du kan inaktivere den, hvis du ikke længere ønsker, at den skal kunne vælges.


Bemærk! Husk at tjekke om de arbejdstyper, der er oprettet som standard, har de ønskede indstillinger. Eksempelvis er 'Frokost' sat som 'Beregn løn', hvormed frokostpausen er betalt. Dette er ikke nødvendigvis tilfældet i alle virksomheder.


Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Nederst på arbejdstypelisten står arbejdstypen 'Overarbejde'. Du har ikke mulighed for at foretage ændringer i denne arbejdstype ligesom den ikke aktivt kan vælges til en arbejdstid. Dette skyldes, at denne arbejdstype vælges automatisk, når der oprettes en booking uden for kalenderen arbejdstid. Det vil sige, at hvis en given kalender er åben fra 09:00-15:00, men du booker en tid til en kunde på selve kalenderen kl. 16:00-17:00, vil der oprettes en arbejdstid med typen 'Overarbejde' i dette tidsrum. Når du udtrækker lønstatistik for de medarbejdere, der er tilknyttet en kalender, vil du kunne se antallet af overarbejdstimer.

Til højre på siden kan du se om der er nogle arbejdstidsregistreringer, hvor der ikke er blevet valgt en arbejdstype. Dette er ofte tilfældet, hvis brugen af arbejdstyper først er blevet aktiveret efter at der er blevet oprettet arbejdstider. Du har ikke mulighed for at rette disse arbejdstiders type individuelt, men du kan i drop-down menuen vælge en arbejdstype, som alle arbejdstider uden arbejdstyper skal rettes til – Som oftest 'Arbejdstid (book kunder og kvikbook)'. Tryk herefter 'Opdater' hvorefter arbejdstiderne rettes til den valgte arbejdstype. Hvis du ikke ønsker, at alle arbejdstider skal rettes til samme arbejdstype, skal du oprette nye arbejdstider med den korrekte arbejdstype og slette den oprindelige. Sletning af en arbejdstid påvirker ikke de bookinger, der allerede er lavet i den pågældende arbejdstid.

Efter brugen af arbejdstyper er aktiveret, er det, når man opretter nye arbejdstider, som vist i skærmbilledet muligt at vælge, hvilken arbejdstype en arbejdstid skal oprettes med. De arbejdstyper, du kan vælge imellem, er de arbejdstyper, du har oprettet under kassesystemets indstillinger. Bemærk at når en arbejdstid først er oprettet, kan den ikke ændres til at have en anden arbejdstype. Hvis en medarbejder eksempelvis har en arbejdstid med arbejdstypen arbejdstid (book kunder og kvikbook), men er syg den pågældende arbejdsdag, kan der oprettes en ny arbejdstid med typen sygdom. Da denne arbejdstype har højere prioritet, vil den 'vinde' forstået på den måde, at det er denne arbejdstid, der er gældende.  


På samme måde har du nu under visningen af en dato på en bestemt kalender mulighed for at vælge, hvilken type de arbejdstider, du indsætter her, skal have.


Bemærk! Hvis du benytter arbejdstyper, anbefales det, at du ikke bruger 'Luk markerede tider'-funktionen, der findes her. Denne funktion bruges ofte til at lukke kalenderen ned for bookinger ved sygdom eller ferie, men når du lukker oprettede arbejdstider her, oprettes der blot en intern booking i det valgte tidsrum, der forhindrer, at kundebookinger kan ske. Det vil sige, at selve arbejdstiden ikke slettes, og dermed tæller tider lukket i kalenderen stadig med i f.eks. lønstatistik. I stedet for at lukke en tid i kalenderen, anbefales det, at du opretter en arbejdstid direkte i kalenderen med den ønskede arbejdstype. Hvis f.eks. kalenderens indehaver er syg, opretter du en ny arbejdstid med arbejdstypen 'Sygdom' i alle åbne arbejdstider. Da denne arbejdstype har højere prioritet end arbejdstider, der er åben for booking, vil kalenderen blive lukket for bookinger og arbejdstiden vil ikke tælles med i f.eks. lønstatistik.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede