Med en firmaaftale kan firmaet betale for medarbejdernes behandlinger. Gecko holder styr på, hvilke bookinger der skal afregnes med firmaet, og til hvilken pris, så du med få klik kan sende dem til kassen eller markere dem som afregnet. Omfatter aftalen et bestemt antal behandlinger, kan hver medarbejder også automatisk få et klippekort.

Guiden bygger videre på en firmaordning, der er sat op som beskrevet i Oprettelse af firmaordninger. Se alle mulighederne i Firmaordninger.

Sådan hænger det sammen

• Firmaet er en debitor, som er tilknyttet firmaets kundegruppe.
• Medarbejderne har firmaet som sekundær debitor. Den sekundære debitor er firmaet, der betaler for aftalen. Den er ikke det samme som kundens egen debitor.
• Ydelsen har et debitorvarenummer, som er den vare og pris, firmaet afregnes med.
• På debitoren ser du firmaets medarbejdere og de bookinger, der skal afregnes.

Kom i gang

Start med at slå sekundær debitor til. Gå til 'Indstillinger' > 'Generelt' > 'Avancerede indstillinger', og åbn fanen 'Kunde'.

(1) Sæt flueben ved 'Sekundær debitor' ('Aktiver sekundær debitor på kunde, som default for split faktura i kassen').

(2) Under 'Sekundær debitor felt navn' skriver du det navn, feltet skal have på kundekortet, fx 'Firmaaftale'. Navnet bruges også i fanerne på debitoren, fx 'Bookinger - Firmaaftale'.

(3) Bruger du debitorgrupper, kan du under 'Sekundær debitor gruppe' vælge den gruppe, firmaerne ligger i. Ellers lader du den stå på 'Alle debitor grupper'.

Klik på 'Opdater' nederst på siden.

Tilknyt firmaet til kundegruppen

Gå til 'Indstillinger' > 'Generelt' > 'Kundegruppeoversigt + opret', og klik på 'Indstillinger' ud for firmaets kundegruppe. Under fanen 'Generelt' finder du 'Debitor'.

(1) Søg firmaet frem under 'Debitor'.

(2) Findes firmaet ikke som debitor endnu, opretter du det med knappen 'Opret debitor' til højre for søgefeltet.

(3) 'Gå til debitor' åbner debitoren, hvor du afregner bookingerne (se 'Afregn bookingerne' nedenfor).

(4) 'Fjern debitor' fjerner firmaet fra kundegruppen.

Når kundegruppen har en debitor, sker der to ting:

(5) Alle kunder, der oprettes i kundegruppen, får automatisk firmaet som sekundær debitor.

(6) Kundegruppen vises kun for kunder, der har firmaet som sekundær debitor. Andre kunder kan altså ikke vælge firmaets kundegruppe.

Har kundegruppen allerede kunder uden sekundær debitor, vises en advarsel med knappen 'Opdater nu', som giver dem alle firmaet som sekundær debitor.

Klik på 'Opdater' for at gemme kundegruppen.

Vælg hvad firmaet skal betale

For hver ydelse angiver du, hvilken vare firmaet skal afregnes med. Gå til 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Ydelser', og klik på 'Ret' under 'Indstillinger' ud for ydelsen. Har firmaets kundegruppe egne ydelser, er det dens ydelser, du skal rette. Åbn fanen 'Generelle indstillinger'.

(1) Her ser du den vare og pris, ydelsen normalt er tilknyttet.

(2) Under 'Firmaaftale' søger du den vare frem i feltet 'Debitor varenr', som firmaet skal afregnes med. Skal firmaet have en anden pris, opretter du først en vare til den pris i kassen.

(3) Når du har klikket på 'Opdater', vises varens pris under feltet.

Medarbejderne

Medarbejdere, der oprettes i firmaets kundegruppe, får firmaet som sekundær debitor automatisk. Skal en eksisterende kunde være med i aftalen, åbner du kundekortet.

(1) Vælg firmaet i feltet med navnet fra 'Sekundær debitor felt navn', her 'Firmaaftale'. Feltet 'Tilknyt til debitor' til højre er kundens egen debitor og bruges ikke til firmaaftalen.

På debitoren kan du under fanen 'Kunder - Firmaaftale' se alle kunder, der har firmaet som sekundær debitor, og hvilken kundegruppe de er i nu. Med 'Gå til' åbner du kundekortet.

Afregn bookingerne

Gå til 'Kasse' > 'Debitoroversigt', og ret firmaet, eller klik på 'Gå til debitor' på kundegruppen. Åbn fanen 'Bookinger - Firmaaftale'.

(1) Vælg perioden under 'Søg' med 'fra' og 'til'.

(2) Med 'Vis kun uafregnede' ser du kun de bookinger, der endnu ikke er afregnet.

(3) Klik på 'Søg'.

Listen viser hver booking med kunden og den kundegruppe, der er booket i.

(4) 'Afregnet' viser en rød tommel ned, hvis bookingen ikke er afregnet, og en grøn tommel op, hvis den er.

(5) 'Hvad skal afregnes' viser debitorvarenummeret og prisen fra ydelsen.

(6) Markér de bookinger, du vil afregne. Fluebenet ved 'Marker' i overskriften markerer alle.

(7) Vælg under 'Med markerede gør', hvad der skal ske med de markerede bookinger:

• 'Marker afregnet': Bookingerne markeres som afregnet, fx når firmaet har betalt på anden vis.
• 'Marker uafregnet': Bookingerne sættes tilbage til uafregnet, fx hvis de er markeret ved en fejl.
• 'Send til kassen': Bookingerne sendes til kassen med debitorvarenummeret, så du kan afregne dem med firmaet. Når salget er gennemført i kassen, markeres bookingerne som afregnet.

(8) Klik på 'Opdater' for at udføre handlingen.

Klippekort til medarbejderne

Omfatter aftalen et bestemt antal behandlinger pr. medarbejder, kan Gecko automatisk give hver medarbejder et klippekort. Det kræver, at du har aktiveret gavekortmodulet og har oprettet et klippekort (se Definer gave-/værdikort). Du finder indstillingerne på debitoren under fanen 'Firmaaftaleindstillinger'.

(1) Slå 'Auto opret klippekort' til. Alle kunder, der får firmaet som sekundær debitor, får så automatisk et klippekort, både nye medarbejdere i kundegruppen og eksisterende kunder, der får firmaet tilknyttet.

(2) Vælg klippekortet under 'Klippekort'.

Under 'Periode' vælger du, hvor længe klippekortet skal gælde:

(3) 'Benyt klippekortets periode': Klippekortet gælder i den periode, der er sat på klippekortet.

(4) 'Angiv periode': Angiv selv perioden med 'fra' og 'til', fx aftalens løbetid.

(5) Med 'Start dags dato og udregn antal klip' sættes startdatoen til dags dato, hvis klippekortet oprettes inde i perioden, og antallet af klip tilbage beregnes automatisk. Så får en medarbejder, der kommer til midt i aftalen, et klippekort, der passer til den resterende periode.

Klik på 'Opdater' for at gemme.

Læs mere

• Firmaordninger
• Oprettelse af firmaordninger
• Kundegrupper
• Debitoroversigt