Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Definer gave-/værdikort


Indholdsfortegnelse


17.8.2 Definer gave-/værdikort

Med GECKO Bookings gavekortmodul har du mulighed for at definere de forskellige typer af værdikort, du ønsker at tilbyde til dine kunder. Dette kunne eksempelvis være et gavekort til en hårfarvning, et klippekort til 10 gange massage, et abonnementskort, der giver adgang til ubegrænset booking af holdydelser i et halvt år, eller et rabatkort, der koster 500 DKK, men har en værdi af 750 DKK.

Nederst på siden under 'Opret ny vare' har du mulighed for at definere et nyt værdikort. For at definere et nyt værdikort skal du vælge hvilket varenummer og varenavn værdikortet skal oprettes med. Varenummer bruges ligegyldigt om du har tilkøbt kassemodulet eller ej, men hvis du har tilkøbt kassemodulet registreres dette varenummer også af kassesystemet. Systemet vil derfor ikke lade dig anvende et varenummer, der allerede er i brug i kassesystemet. Varenavnet er det navn som kommer til at stå på kundens print-selv værdikort, f.eks. '10 klip massage'. Samtidig skal du vælge, hvilken type værdikortet er, altså om det er et gavekort, et klippekort, et rabatkort eller et abonnementskort.  Du har endvidere mulighed for at indtaste en beskrivelse af værdikortet, der er det 'navn' kunden kan se, når vedkommende ønsker at købe værdikortet, f.eks. '10 massagebehandling til 8 behandlingers pris'. Slutteligt skal du indtaste værdikortets pris. Hvis du opretter et gavekort til f.eks. en bestemt ydelse, er det vigtigt, at prisen på gavekortet er samme pris som på ydelsen. Hvis dette ikke er tilfældet, kan gavekortet ikke benyttes til at betale for ydelsen. Dette er ikke nødvendigt ved klippekort, da det her er antallet af klip og ikke pris, der er afgørende. Tryk herefter 'Opret vare' og værdikortstypen er nu oprettet! Du vil nu blive overført til en side, hvor du har mulighed for at definere værdikortet yderligere, f.eks. begrænse et gavekort til en bestemt ydelse, indstille antallet af klip på et klippekort, indstille hvilken værdi et rabatkort skal have eller indstille hvor lang tid et abonnementskort skal være gyldigt (Se Ret gave-/værdikort for mere information).


Bemærk! Det er meget vigtigt, at du husker at indstille værdikortet yderligere på den side du overføres til. Hvis du f.eks. opretter et klippekort, består klippekortet af 0 klip indtil du indstiller antallet af klip her!


Hvis du ønsker at sælge andre varer i online shoppen foruden værdikort, er det også her disse oprettes. Normale varer oprettes efter samme princip, blot skal der under type vælges hvorvidt varen er normal eller normal (altid momsfri).


Bemærk! Varer oprettet i online shoppen via gavekortmodulet kan også sælges i kassesystemet, men det modsatte er ikke tilfældet – Varer oprettet i kassesystemet kan ikke sælges i online shoppen. Hvis du ønsker at sælge pågældende vare i online shoppen, skal den oprettes på ny ved hjælp af gavekortmodulet og den oprindelige vare skal inaktiveres. Hvis du har tilmeldt varen til rabatgrupper osv., skal du huske at foretage de nødvendige ændringer her.


Øverst på siden kan du se en oversigt over de værdikort, du har defineret. Du har her følgende muligheder:

  • Type: Du kan her se, hvilken type værdikortet er oprettet som.
  • Varenr.: Du kan her ændre værdikortets varenummer.
  • Tandhjul (Symbol): Ved at trykke på tandhjulsymbolet kan du rette en række indstillinger for værdikortet, eksempelvis tilføje hvor mange klip et klippekort skal bestå af (Se Ret gave- og værdikort for mere information).
  • Varenavn: Du kan her ændre værdikortets varenavn.
  • Aktiv: Du kan her bestemme hvorvidt værdikortet skal være aktivt, dvs. hvorvidt værdikort af denne type skal kunne oprettes.
  • Vis online: Du har her mulighed for at bestemme, hvorvidt det skal være muligt for kunder at købe værdikortet online. Bemærk at hvis værdikortet ikke er aktivt, kan det ikke købes online ligegyldigt om denne boks er markeret eller ej. Hvis markeringen her er fjernet, men varen stadig er aktiv, kan medarbejdere oprette værdikortet, men værdikortet kan ikke længere købes online.
  • Beskrivelse: Du har her mulighed for at ændre værdikortets beskrivelse.
  • Billede: Ved at trykket på ikonet bliver du overført til en side, hvor du har mulighed for at uploade to billeder til værdikortet. Du har mulighed for at uploade et såkaldt 'Listebillede', der er et billede, der vises ved siden af værdikortbeskrivelsen i onlineshoppen, og et 'Pop-up billede', der vises, når du trykker på det lille billede. Det samme billede uploades ofte begge steder, men det er muligt at anvende forskellige billeder, hvis du ønsker det. Systemet tilpasser selv automatisk størrelsen på billederne.
  • Pris: Du kan her ændre værdikortets pris.
  • Prioritet: Du har her mulighed for at ændre værdikortets prioritet. Værdikortenes prioritet bestemmer hvilken rækkefølge de vises i – Jo højere prioritet et værdikort har, des længere nede på listen vises det. Ved at ændre værdikortenes rækkefølge her, ændres deres rækkefølge også i online shoppen.
  • Slet: Du kan her slette værdikortet.
  • Opret tillæg: Du har her mulighed for at oprette et tillæg til værdikortet på samme måde som man kan oprette tillæg til ydelser. Når du trykker på knappen, fremkommer flere felter som vist i skærmbilledet. Pilene (>>) indikerer, at der er tale om et tillæg til ovenstående værdikort og ikke et selvstændigt værdikort. Eksempelvis kunne man oprette et tillæg på 2 ekstra klip til et klippekort med 10 klip.

Husk at trykke 'Opdater/Slet' for at gemme en ændring!


17.8.2.1 Ret gave-/værdikort

Ved at trykke på tandhjulssymbolet ud for et værdikort under 'Definer gave-/værdikort' kan du definere værdikortet yderligere. Hvis du har valgt at rette en normal vare (altså ikke et værdikort), har du stort set samme muligheder som ved værdikort. Hvor der er forskelle, vil disse blive forklaret.

Du kan her se al information, der er registreret om det pågældende værdikort. Ved at trykke på den lille pil til højre, kan du se den information, der er registreret om værdikortet i den pågældende kategori.


Under 'Generelle indstillinger' kan du ændre følgende generelle indstillinger for værdikortet:

  • ID: Se værdikortets id.
  • Dato oprettet: Fortæller hvornår værdikortet blev oprettet.
  • Dato opdateret: Fortæller hvornår værdikortet sidst er blevet ændret.
  • Aktiv: Bestem her, hvorvidt værdikortet skal være aktivt, dvs. hvorvidt der skal kunne oprettes/købes værdikort af denne type.
  • Type: Vælg her, hvilken type værdikortet skal være. Hvis du vælger 'Normal' eller 'Normal (altid momsfritaget)' ændres værdikortet til en almindelig vare og er dermed ikke længere et værdikort. Hvis du har valgt at redigere en normal vare (dvs. ikke et værdikort), gælder samme princip: Hvis du vælger en af værdikortstyperne, ændres varen til et værdikort. Dette er sjældent meningen, og typen skal derfor sjældent ændres fra en normal varetype til en værdikortstype eller omvendt.
  • Uden moms: Du kan her gøre værdikortet momsfrit. Du har her to muligheder: Du kan enten vælge at en vare altid skal være uden moms, eller at denne momsfritagelse kun gælder, hvis medarbejderen er markeret som værende momsfri. Det betyder, at hvis denne funktion er aktiveret, vil samme værdikort have forskellige momsregler afhængigt af, hvorvidt medarbejderen er momsfritaget eller ej (se Kassemodulet for mere information).
  • Navn: Ændr her værdikortets navn.
  • Varenr.: Ændr her værdikortets varenummer.
  • Pris: Ændr her værdikortets pris.
  • Pris indkøb, stregkode, varegruppe og leverandør: Disse indstillinger er kun relevante, hvis du har tilkøbt kassemodulet (se Kassemodulet for mere information).
  • Kræv kunde valgt: Hvis denne er markeret, skal der altid være en kunde tilknyttet et køb i kassen.
  • Flyt kundegruppe: Vælg her, at kunden skal flyttes over i en anden kundegruppe, ved brug af kortet.
  • Lang beskrivelse: Tilføj en lang beskrivelse af værdikortet for at give dine kunder mere information omkring værdikortets indhold.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Hvis du har tilkøbt Kassemodulet, kan du under 'Lager' ændre lagerindstillingerne for den valgte vare. I langt de fleste tilfælde er lagerindstillinger kun relevante, hvis den valgte vare er en normal vare og ikke et værdikort. Bemærk, at brug af lager kræver tilkøb af Kassemodulet.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Gavekort- / Shop vare' kan du ændre følgende indstillinger, der er specifikke for værdikort:

  • Vis varen online: Bestem her, hvorvidt værdikortet skal vises i online shoppen. Bemærk, at værdikortet ikke vises, hvis det ikke er aktivt.
  • Værdikortbeskrivelse: Ændr her den værdikortbeskrivelse, du indtastede ved oprettelse af værdikortet. Denne beskrivelse kan indsættes på dine værdikort ved hjælp af erstatningskoden [GAVEKORTBESKRIVELSE].
  • Lang værdikortbeskrivelse: Indtast her en lang beskrivelse af værdikortet. Denne beskrivelse kan indsættes på dine værdikort ved hjælp af erstatningskoden [GAVEKORBESKRIVELSELANG].
  • Værdi (vises hvis værdikortet er et rabatkort): Indtast her, hvilken værdi rabatkortet skal have. Ved rabatkort er den indtastede værdi som regel højere end prisen.
  • Antal klip (vises hvis værdikortet er et klippekort): Indtast her, hvor mange klip klippekortet skal bestå af.
  • Periode på hvert defineret kort: Indstil her værdikortets gyldighedsperiode. Du kan vælge, at værdikortet skal benytte standardperioden, dvs. den gyldighedsperiode, der indstilles under de generelle indstillinger, at definere perioden således at værdikortet har en unik gyldighedsperiode, eller at indtaste en fast defineret periode, hvor værdikortet kun er gyldigt i en bestemt periode uanset, hvornår kunden køber værdikortet.
  • Hvis denne er markeret, kan du vælge, hvornår værdikortet skal være gyldigt fra, når du sælger det via kassen. Desuden kan du herunder vælge 'Gyldig fra dato for køb' eller 'Gyldig fra udløb af evt. eksisterende værdikort'. Ved sidstnævnte vil det nye værdibevis træde i kraft ved udløb af det forrige. For eksempel, hvis du har defineret værdikort til at være gældende i en måned og en kundes eksisterende værdikort udløber d. 19/09, vil det nye værdikort være gyldigt fra d. 20/09 og en måned frem til d. 19/10.
  • Kan vælge "gyldig fra dag" ved køb: Hvis denne er markeret, kan kunden vælge, hvornår værdikortet skal være gyldigt fra ved køb af værdikortet online. Dette kunne f.eks. være relevant ved abonnementskort, hvor kunden selv må bestemme, hvornår abonnementet skal træde i kraft.
  • Værdi-/gavekortet er personligt og må kun bruges af ejeren: Hvis denne er markeret, er værdikortet personligt, dvs. at kun kortets ejermand må bruge værdikortet til at foretage en betaling. Hvis kortet er købt af en bestemt kunde (f.eks. via kassen), låses værdikortet til denne kunde. Hvis kortet ikke købes af en bestemt kunde (f.eks. via online shoppen), låses kortet til den første kunde, der benytter kortet til at foretage en betaling. Personlige værdikort kan f.eks. bruges ved abonnementskort, hvor det kun er en enkelt kunde (og ikke hele kundens omgangskreds), der må benytte sig af abonnementet. Desuden kan du herunder vælge, at Flere brugere kan tilknyttes samme værdikort, dvs. at selvom kortet er personligt, skal det ikke nødvendigvis begrænses til en enkelt kunde, men kan også begrænses til flere kunder. De valgte kunder kan herved benytte det samme kort.
  • Begræns gave-/klippe-/rabatkort til nedenstående vare/varegrupper: Du eller dine kunder kan her begrænse værdikortet til en eller flere varer eller varegrupper. Bemærk, at dette kræver tilkøb af kassemodulet, da der ellers ikke er nogle varer eller varegrupper at begrænse værdikortet til. Kan kunde vælge hvilken vare gavekortet gælder til (vises hvis værdikortet er et gavekort): Markeres denne kan dine kunder selv bestemme, hvilken vare, gavekortet skal være gyldigt til. Desuden kan du vælge, at Gavekortet er begrænset til kun den valgte vare. Vælg en vare eller en varegruppe og tryk på 'Tilføj vare' eller 'Tilføj varegruppe'. Værdikortet er nu blevet begrænset til den valgte vare eller varegruppe. Tilføj herefter det ønskede antal varer og/eller varegrupper efter samme princip. Denne funktion kan f.eks. bruges, hvis værdikortet er et klippekort til 10 gange massage, hvorfor værdikortet skal være begrænset til varen massage. På samme måde kan funktionen bruges, hvis du ønsker at oprette et gavekort til en bestemt ydelse, hvor du i så fald begrænser gavekortet til denne ydelse (dvs. det varenummer, der er tilknyttet ydelsen). Hvis du har solgt eksemplarer af dette værdikort, før varebegrænsningerne blev lavet, kan du overføre varebegrænsningerne til allerede solgte værdikort ved at trykke på knappen 'Opdater begrænsninger på allerede udstedte værdikort'. Du vil blive overført til en oversigt over de konkrete værdikort, der allerede er blevet solgt af denne slags, hvor du kan vælge, hvilke af disse værdikort varebegrænsningen skal indføres på. 
  • MultiPass price: Her kan du angive hvor mange klip en specifik vare skal koste. Det skal selvfølgelig være en vare som det specifikke værdikort er begrænset til. Du kan eks. vælge at en masssage på 30 min. skal trække et klip og at en massage på 60 min. skal trække to klip.  

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Når du ændrer i et værdikort, har dette kun effekt fremadrettet. Det vil sige, at værdikort, der allerede er solgt, ikke påvirkes af ændringen. Som tidligere nævnt har du dog mulighed for at overføre varebegrænsningerne til allerede solgte værdikort, men dette sker ikke automatisk. Du skal altså trykke på 'Opdater begrænsninger på allerede udstedte værdikort' for overføre begrænsningerne.


Bemærk! Ønsker du at gøre brug af automatisk trækning fra dine kunders betalingskort, skal du kontakte GECKO Booking.

  • Aktiver automatisk trækning fra kundens betalingskort: Ved at markerer denne aktiveres automatisk trækning fra dine kunders betalingskort.
  • Periode for trækning: Du har her to muligheder: Den første er at vælge, at perioden for automatisk trækning skal følge den periode, du har defineret under 'Gavekort- / Shop vare'. Den anden mulighed er, at du selv kan definere en ny periode for den automatiske trækning.
  • Antal dage før periodens udløb, hvor der skal trækkes fra kundens betalingskort: Angiv her det antal dage før periodens udløb, hvor beløbet skal trækkes fra kundernes betalingskort. Bemærk, at antallet af dage skal være lavere end antal dage for opsigelsesfristen (se nedenstående). Dette sikrer, at du ikke hæver penge for en ny periode, hvis kunden har opsagt sit abonnement.
  • Fejl ved automatisk trækning på betalingskortet: Såfremt trækningen fejler, har du tre muligheder. 1) at værdikortet altid skal fornyes, 2) at fornyelsen af værdikortet skal afvises, eller 3) at fornyelsen af værdikortet skal ske i bindingsperioden. Hvis trækningen fejler, vil der øverst på din side stå, at du mangler at få betaling.
  • Kunder må booke ind i fremtidige perioder: Aktiver her, at dine kunder må booke ind i fremtidige periode. Angiv også, hvor mange dage ind i den nye periode der må bookes. Hvis denne ikke aktiveres, kan dine kunder ikke se fremtidige tider udenfor den pågældende periode. Du kan også her, aktivere at bookinger i fremtidige perioder automatisk slettes i fald af opsigelse.
  • Binding på værdikort i X antal perioder: Angiv her, hvor mange perioder der skal være binding på.
  • Opsigelsesfrist X dage før periodens udløb: Bestem her, hvor mange dage før periodens udløb, dine kunder kan opsige deres abonnement. Bemærk, at denne skal være højere end trækningsperioden. Dvs. at hvis den automatiske trækning er 3 dage før periodens udløb, kan opsigelsesfristen ikke være 1 dag før periodens udløb, men skal forekomme før trækningen, f.eks. 5 dage før periodens udløb. På denne måde undgår du risikoen for at trække penge for næste periode, når din kunde har opsagt sit abonnement.
  • Værdikortet udløber efter X perioder: Angiv her, det antal perioder, hvorefter kortet skal udløbe. F.eks. hvis du tilbyder halv pris den første måned, hvorefter kortet skal udløbe. Du kan også her aktivere overgang til et nyt kort ved at vælge, hvilket kort der skal skiftes til ved periodens udløb.
  • Betingelser: Tilføj her en beskrivelse af dine betingelser. Bemærk! Betingelserne SKAL udfyldes for at kunne få den automatiske trækning godkendt ved NETS.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Hvis du sælger et værdikort med automatiske trækninger i kassen, vil du ved gennemførsel af købet få mulighed for at angive kundens betalingsoplysninger for fremtidige trækninger. Din kunde slipper derved for selv at skulle opdatere dette på et senere tidspunkt. Du kan dog også springe dette over, og lade kunden indtaste oplysningerne selv.


BEMÆRK! Denne funktion kræver en udvidelse af [GUIDE117:online betalingsmodulet] på DKK 249. Derudover skal du også ændre din aftale med NETS til også at kunne håndtere automatiske trækninger på betalingskort.


Under 'Importer værdikort' kan du importere værdikort til GECKO Booking. Hvis du tidligere har håndteret dine værdikort i et andet system, kan du derfor nemt og enkelt importere dem til GECKO Booking. Værdikort importeres separat for hver defineret værdikorttype. Hvis du f.eks. tidligere har solgt gavekort til 30 minutters massage, skal du derfor først definere et værdikort i GECKO Booking, der har de ønskede indstillinger (se Definer gave-/værdikort). Du kan herefter importere gavekortene til 30 minutters massage, som du har solgt til dine kunder via det andet system. Disse gavekort vil få samme indstillinger som den værdikorttype, du har importeret til. For at importere værdikortene skal du have en .csv-fil med værdikortene. Denne .csv-fil kan ofte udtrækkes fra dit tidligere system.

Du kan kun importere til værdikort af typen klippekort og gavekort.

Du har også mulighed for at uploade csv-filer under kasse og kunder.


Bemærk! Hvis du har oprettet et pointprogram kan du tilmelde værdikortet til pointprogrammet. Bemærk at brugen af pointprogrammer kræver, at Kassemodulet er tilkøbt.


Under 'Posteringer' kan du se køb af denne værdikortstype foretaget via online shoppen, online booking og kassesystemet. Bemærk, at dette kræver tilkøb af Kassemodulet, og at du har aktiveret lagerfunktionen.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede