Her sætter du en typisk firmaordning op: virksomhedens medarbejdere får deres egen kundegruppe med egne ydelser, priser og tider, og firmaets kontaktperson kan få sit eget login. Se alle mulighederne i Firmaordninger.

Kom i gang

En firmaordning oprettes som en kundegruppe. Har du flere firmaordninger, opretter du en kundegruppe for hver. Kundegruppens kunder er medarbejderne i den virksomhed, du har aftalen med. Gå til 'Indstillinger' > 'Generelt' > 'Kundegruppeoversigt + opret'.

(1) Klik på 'Opret kundegruppe'.

(2) Med 'Indstillinger' ud for kundegruppen retter du kundegruppens indstillinger (se 'Indstil kundegruppen' nedenfor). De øvrige muligheder på oversigten er beskrevet i Kundegrupper.

(1) Skriv kundegruppens navn under 'Gruppenavn', fx navnet på virksomheden.

(2) Under 'Kopier indstillinger fra' kan du vælge en eksisterende kundegruppe, hvis indstillinger den nye kundegruppe skal have med.

(3) Klik på 'Opret'.

Indstil kundegruppen

Hver kundegruppe har sit eget kundekartotek og kan have egne arbejdstider, ydelser og indstillinger. Når kundegruppen er en firmaordning, er det vigtigt, at du gennemgår indstillingerne, så de passer til aftalen (se Indstillinger). Under fanen 'Generelt' finder du bl.a.:

(1) 'Arbejdstider': Vælg 'Har egne arbejdstider', hvis medarbejderne kun skal kunne booke på bestemte tidspunkter, eller 'Samme som …', hvis de skal kunne booke på de samme tider som en anden kundegruppe.

(2) 'Ydelser': Vælg 'Har egne ydelser', hvis firmaordningen skal have egne ydelser og priser, eller 'Samme som …', hvis den skal tilbyde de samme ydelser som en anden kundegruppe. Bemærk, at ydelserne så også har de samme indstillinger, fx den samme pris.

(3) 'Kundegruppe ekstra felter': Vælg, om kundegruppen skal have egne ekstra felter eller de samme som en anden kundegruppe.

(4) 'Aktiver egne tids indstillinger': Giv kundegruppen egne regler for fx hvor langt frem og hvor tæt på bookingtidspunktet, der kan bookes.

Under fanen 'Kundebooking' kan du med 'Kundegruppe "Opret kode"' lave en kode, som medarbejderne kan bruge til selv at oprette sig som brugere i kundegruppen. Under fanen 'Kundegruppetæller' kan du give hver medarbejder et bestemt antal bookinger, så de ikke kan booke flere, når de er brugt (se Kundegruppetæller).

Login til firmaets kontaktperson

Under fanen 'Kundegruppelogin' kan du oprette et login til den person, der administrerer firmaordningen i den anden virksomhed. Med login'et kan personen få en oversigt over alle medarbejdere i kundegruppen.

(1) Skriv kontaktpersonens e-mailadresse.

(2) Vælg en kode under 'Kode', og skriv den igen under 'Gentag kode'.

(3) Klik på 'Opdater'.

Hvad login'et må, fx oprette kunder eller booke på kundernes vegne, bestemmer du under 'Avancerede indstillinger' (se Front-end).

Ydelser

For at medarbejderne kan booke, skal kundegruppen have ydelser, der er tilknyttet en eller flere kalendere, som ved alle andre kundegrupper. Har kundegruppen egne ydelser, opretter du dem under 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Ydelser'.

(1) Vælg kundegruppen under 'Vis ydelser til kundegruppe', før du opretter eller retter ydelserne (se Oprettelse af ydelse).

Arbejdstider og kalendere

Kundegruppen skal også have arbejdstider, hvor medarbejderne kan booke, og den skal være aktiv på de kalendere, der skal kunne bookes i. Gå til 'Indstillinger' > 'Booking' > 'Kalenderoversigt + opret', og klik på 'Arbejdstider' ud for kalenderen (se Kalenderoversigt og indstillinger).

(1) 'Aktiv': Sæt flueben ved de kundegrupper, der skal kunne booke i kalenderen.

(2) Med 'Ret arbejdstider' åbner du arbejdstidskalenderen for kundegruppen i denne kalender. Knappen vises ved de kundegrupper, der er aktive på kalenderen.

(3) Med 'Avanceret' retter du kundegruppens arbejdstider i kalenderen på siden 'Arbejdstider'.

(4) Klik på 'Opdater' for at gemme.

Skal medarbejderne kun kunne booke på bestemte tidspunkter, fx når du på en bestemt ugedag er ude på virksomheden, giver du kundegruppen egne arbejdstider på netop de tidspunkter. Husk samtidig at gøre kundegruppen aktiv på kalenderen. Læs mere om at oprette arbejdstider i Arbejdstidskalender.