Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Oprettelse af firmaordninger


Indholdsfortegnelse


7.1 Oprettelse af firmaordninger

Hvis du har indgået en firmaordning og du ønsker at oprette denne i GECKO Booking, oprettes firmaordningen som en separat kundegruppe. Det vil sige, at hvis du har flere firmaordninger, skal du oprette en kundegruppe per firmaordning. Hvis du f.eks. har indgået en firmaordning med Virksomhed X, opretter du en kundegruppe med navnet 'Virksomhed X'. Kundegruppens kunder kommer dermed til at være medarbejderne i den virksomhed, hvormed du har indgået firmaordningen. Du kan tilgå dine kundegrupper ved at trykke på menupunktet 'Kunder'.

Nederst på siden har du mulighed for at oprette en ny kundegruppe. Indtast kundegruppens navn, f.eks. navnet på den virksomheden firmaordningen er indgået med, og tryk herefter 'Opret kundegruppe'. Kundegruppen er nu oprettet!

Du kan øverst på siden se en oversigt over alle dine kundegrupper. Hver kundegruppe vil have forskellige kundekartoteker, og du har mulighed for at oprette forskellige arbejdstider og forskellige ydelser for kundegrupperne. På samme måde kan du ændre mange indstillinger separat for hver kundegruppe. Der er som sådan ingen forskelle mellem kundegrupper, der repræsenterer firmaordninger, og kundegrupper, der ikke gør. Når en kundegruppe repræsenterer en firmaordning, er det dog særligt vigtigt, at du husker at indstille kundegruppens indstillinger, så de matcher det ønskede (Se Indstillinger for mere information). Du har bl.a. mulighed for at oprette et login til firmaordningen, der kan gives til den person, der administrerer firmaordningen i den anden virksomhed.

De fleste muligheder på kundegruppeoversigten er de samme ligegyldigt om dine kundegrupper repræsenterer firmaordninger eller ej. For en forklaring af dine muligheder med hensyn til statistik, importering af kunder, kundedatabase, ekstra felter og dubletter henvises der til den separate vejledning Generel vejledning


For at medarbejderne i firmaordningen kan booke ydelser hos dig, skal ydelserne som ved alle andre kundegrupper oprettes, indstilles og tilknyttes en eller flere kalendere. Ydelserne oprettes og indstilles som normalt, blot skal du huske at vælge den kundegruppe, der repræsenterer firmaordningen, i øverste venstre hjørne af ydelsesoversigten. Hvis du ønsker at tilbyde præcist de samme ydelser til firmaordningskunder som til alle andre kunder, kan du under kundegruppens indstillinger vælge, at firmaordningskundegruppen skal tilbyde de samme ydelser som din hovedkundegruppe (Se Indstillinger for mere information). Hvis du vælger denne mulighed, skal du dog være opmærksom på, at det ikke er muligt at have separate indstillinger for ydelserne, f.eks. vil ydelsens pris være den samme for begge kundegrupper. For mere information om hvordan ydelser oprettes, henvises der til den separate vejledning Generel vejledning.

Foruden at oprette ydelserne skal der også oprettes arbejdstider, hvori kundegruppen kan booke ydelserne. På samme måde som ved ydelserne kan du under kundegruppens indstillinger vælge, at kundegruppen skal benytte samme arbejdstider som en anden kundegruppe (Se Indstillinger for mere information). Dette kunne f.eks. være relevant, hvis firmaordningskunderne skal kunne booke tider på samme tidspunkter som alle andre kunder.


Bemærk! Selvom du indstiller kundegruppen til at have samme arbejdstider som en anden kundegruppe, skal du stadig huske at aktivere kundegruppen på de kalendere, som kundegruppens medlemmer skal kunne booke i. Hvis kundegruppen ikke er blevet aktiveret på en given kalender, kan kundegruppen ikke booke i denne kalender – Også selvom der er oprettet arbejdstider. Du kan aktivere en kundegruppe på en kalender ved at trykke 'Ret' under kolonnen 'Arbejdstider' ud for den ønskede kalender. Herefter markeres kundegruppen og der trykkes på 'Opdater'. Det er nu muligt for kundegruppen at booke i den pågældende kalender – Såfremt der er oprettet arbejdstider. Samme kalender kan være aktiveret og have arbejdstider i flere forskellige kundegrupper.


Hvis du derimod kun vil tilbyde ydelser til firmaordningens medlemmer på bestemte tidspunkter, f.eks. når du på en bestemt ugedag møder op på virksomheden, skal du oprette separate arbejdstider. Arbejdstiderne oprettes som normalt, du skal blot huske at vælge den korrekte kundegruppe – Husk samtidig at aktivere kundegruppen! For mere information om hvordan arbejdstider oprettes, henvises der til den separate vejledning Generel vejledning.


7.1.1 Indstillinger

Du har mulighed for at ændre indstillingerne for den enkelte kundegruppe. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at trykke på den lille pil til højre kan du se og ændre kundegruppens indstillinger i den pågældende kategori.


Bemærk! Du har under en kundegruppes indstillinger mulighed for at slette kundegruppen. Du skal dog være opmærksom på, at en sletning af en kundegruppe vil medføre en sletning af alle tilhørende bookinger, kunder, statistik osv. Du skal derfor være meget varsom med at slette en hel kundegruppe.


Under 'Generelt' har du mulighed for at ændre en række generelle indstillinger for kundegruppen. Du har her følgende muligheder:

  • Kundegruppe navn: Du har her mulighed for at ændre kundegruppens navn.
  • Beskrivelse: Du har her mulighed for at indtaste en beskrivelse af kundegruppen, der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KUNDEGRUPPEBESKRIVELSE].
  • Kundegruppe ”Opret kode”: Du har her mulighed for at indtaste en kode, som medarbejderne i virksomheden kan bruge til at oprette sig som bookingbrugere. Denne kode kan uddeles til medarbejderne i den virksomhed, du har lavet en firmaordning med. Du sikrer hermed, at medarbejderne i virksomheden oprettes som brugere i den korrekte kundegruppe, dvs. i firmaordningen, og dermed får tilbudt de ydelser på det tidspunkt, der gælder for firmaordningen.

Bemærk! Foruden at indtaste en kode her, skal du også aktivere den funktion, der tillader, at kunder kan oprette sig med denne kode. Dette gøres under 'Generelle indstillinger' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).


  • Arbejdstider, ydelser og ekstra felter: Du kan her bestemme, hvorvidt kundegruppen skal have egne arbejdstider, ydelser og ekstra felter eller om de skal være det samme som en anden kundegruppe. Ved firmaordninger er det ofte relevant at have egne indstillinger, da du ikke nødvendigvis udbyder de samme ydelser til firmaordningen som til alle andre kunder. Samtidig tilbydes ydelserne ikke nødvendigvis til samme pris, da ydelserne ofte vil være gratis for kunden. På samme måde kan det være, at du kun betjener kunderne i firmaordningen en bestemt dag om ugen, hvor du er på den andens virksomheds lokation. Der vil derfor være behov for separate arbejdstider. 
  • Afsender navn og afsender e-mail: Du har her mulighed for at indtaste et afsendernavn og en afsendere-mail. Hvis dette er indtastet, sendes e-mails til kunder med denne afsenderinformation.
  • Egne tidsindstillinger: Du kan her bestemme, hvorvidt kundegruppen skal have sine egne indstillinger for dage frem, plusdage og sletdage. Det kunne f.eks. være, at medarbejderne i firmaordningen skal have lov til at booke på dags dato, hvilket andre kunder ikke skal kunne. Når du har aktiveret funktionen, fremkommer flere felter, hvor du har mulighed for at ændre tidsindstillingerne.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Kundebooking' har du mulighed for at ændre en række indstillinger, der er relevant for kundernes booking. Du har her følgende muligheder:

  • Max antal bookinger: Du har her mulighed for at bestemme, hvor mange aktive reservationer en kunde må have. Aktiver funktionen ved at markere 'Max antal bookinger' og angiv et maksimum for, hvor mange bookede tider en kunde må have på samme tid. Du har også mulighed for at indtaste den tekst, der vises til kunden, når dette antal er nået.
  • Vis tid og varighed: Du har mulighed for at vælge om prisen og varigheden af ydelser og tillægsydelser skal vises til kunden. Hvis ydelserne f.eks. er gratis for medarbejderne, er det ikke relevant, at prisen vises.
  • Eksisterende bookinger: Du kan vælge, hvilke oplysninger kunden kan se om sine eksisterende bookinger, når han/hun er logget ind i online booking, samt hvorvidt han/hun må rette i udfyldte tredelte skemaer. Bemærk at brugen af tredelte skemaer kræver, at spørgeskemamodulet er tilkøbt (Se den separate vejledning Spørgeskemamodulet for mere information). Marker hvad du ønsker kunden skal kunne se og tryk derefter 'Opdater'.
  • Vis alle bookinger til kundegruppe: Du kan her vælge, hvor meget kunden skal kunne se om bookinger lavet af andre kunder i samme kundegruppe. Hvis funktionen aktiveres ved at markere boksen 'Aktiv', vil kunden kunne se en oversigt over alle bookinger i kundegruppen, når han/hun er logget ind. Du skal herudover vælge, hvad kunden skal kunne se om andre bookinger. Dette gøres ved at markere det ønskede og derefter trykke 'Opdater'. Dette giver kunderne en mulighed for at bytte tider internt.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Kundegruppelogin' har du mulighed for at ændre indstillinger, der giver mulighed for at benytte et kundegruppelogin. Du har her følgende muligheder:

  • E-mail + kode: Du har her mulighed for en indtaste en e-mail og en kode, der tilsammen danner et unikt login. Dette login kan gives til den person, der administrerer firmaordningen i den virksomhed, hvormed ordningen er indgået. Dette kunne f.eks. være en sekretær i virksomheden. Med loginet får personen adgang til at se en oversigt over alle de medarbejdere, der har oprettet sig som brugere. Hvis funktionerne er aktiveret, kan man med login'et endvidere få adgang til at logge ind og booke tider på kundernes vegne, se en oversigt over alle bookede tider samt udfylde og rette kundernes skemaer. Bemærk at disse funktioner skal være aktiveret under 'Avancerede indstillinger' -> 'Front-end' -> 'Kundegruppe-/firma-login' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). Man kan logge ind med dette login via online booking, dvs. samme sted som kunderne kan logge ind.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Under 'Kundegruppetæller' har du mulighed for at ændre indstillinger, der giver mulighed for at benytte en kundegruppetæller. Du har her følgende muligheder:

  • Aktiver kundegruppetæller: Hvis firmaordningen indebærer, at hver medarbejder kun må booke X antal tider i en given periode, kan du aktivere brugen af en kundegruppetæller. Her tildeles alle kunder i kundegruppen et bestemt antal bookinger, og når dette antal er opbrugt, kan kunden som udgangspunkt ikke booke flere tider. Kundens antal bookinger vil automatisk tælle en ned for hver behandling han/hun booker uanset hvilken ydelse der bookes. Du kan nulstille antallet af klip til udgangspunktet ved at trykke på 'Nulstil alle kunder til default'. Herved fyldes alle kundegruppens konti op med bookinger igen. For at benytte funktionen skal du foruden at markere boksen Aktiver kundegruppetæller indtaste default antal bookinger, der er det antal bookinger, hver kunde tildeles ved oprettelse. Herudover kan du bestemme, hvorvidt kunden må booke selvom han/hun ikke har flere bookinger tilbage. Dette gøres ved at markere boksen Book hvis overskredet. Hvis denne funktion er aktiveret, vil kundens antal bookinger gå i minus, hvis han/hun booker videre efter alle bookinger er opbrugt. Du har endvidere mulighed for at indtaste den tekst, kunden vises, hvis der ikke er flere bookinger tilbage. Dette gøres i feltet Overskredet tekst. Teksten kan f.eks. enten indeholde en besked om, at kunden ikke kan booke flere ydelser eller at fremtidige bookinger vil skulle betales på egen hånd.  Slutteligt kan du ud for Kundegruppebookinger tilbage se antallet af tilbageværende bookinger samlet for alle kunder i kundegruppen. Du har altid mulighed for at se antallet af bookinger en enkelt kunde har tilbage på den enkelte kundes profil.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring.


Under 'Online betaling' har du mulighed for at aktivere online betaling. Du har her følgende muligheder:

  • Aktiver online betaling: Hvis du har tilkøbt 'Online betaling'-modulet, har du her mulighed for at aktivere online betaling for denne kundegruppe (Se den separate vejledning om Online betaling-modulet for mere information). Hvis medarbejderne i firmaordningen ikke selv skal betale for ydelsen, er dette ikke relevant.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede