Vejledninger - Oprettelse af firmaordninger

Hvis du har indgået en firmaordning og du ønsker at oprette denne i GECKO Booking, oprettes firmaordningen som en separat kundegruppe. Det vil sige, at hvis du har flere firmaordninger, skal du oprette en kundegruppe per firmaordning. Hvis du f.eks. har indgået en firmaordning med Virksomhed Z, opretter du en kundegruppe med navnet 'Virksomhed Z'. Kundegruppens kunder kommer dermed til at være medarbejderne i den virksomhed, hvormed du har indgået firmaordningen. Du kan tilgå dine kundegrupper ved at trykke på menupunktet 'Kunder'.

I højre hjørne har du mulighed for at oprette en ny kundegruppe. Indtast kundegruppens navn, f.eks. navnet på den virksomheden firmaordningen er indgået med, og tryk herefter 'Opret kundegruppe'. Kundegruppen er nu oprettet!

Hver kundegruppe har forskellige kundekartoteker, og du har mulighed for at oprette forskellige arbejdstider og forskellige ydelser for kundegrupperne. Du kan også ændre mange indstillinger separat for hver kundegruppe. Når en kundegruppe repræsenterer en firmaordning, er det dog særligt vigtigt, at du husker, at indstille kundegruppens indstillinger, så de matcher det ønskede (Se Indstillinger for mere information). Du har bl.a. mulighed for at oprette et login til firmaordningen, der kan gives til den person, der administrerer firmaordningen i den anden virksomhed.

De fleste muligheder på kundegruppeoversigten er de samme, uanset om dine kundegrupper repræsenterer firmaordninger eller ikke. For en forklaring af dine muligheder med hensyn til statistik, importering af kunder, kundedatabase, ekstra felter og dubletter henvises der til den denne guide. 

For at medarbejderne i firmaordningen kan booke ydelser hos dig, skal ydelserne - som ved alle andre kundegrupper - oprettes, indstilles og tilknyttes en eller flere kalendere.

Ydelserne oprettes og indstilles som normalt, blot skal du huske at vælge den kundegruppe, der repræsenterer firmaordningen, i øverste venstre hjørne af ydelsesoversigten. Hvis du ønsker at tilbyde præcist de samme ydelser til firmaordningskunder som til alle andre kunder, kan du under kundegruppens indstillinger vælge, at firmaordningskundegruppen skal tilbyde de samme ydelser som din hovedkundegruppe (Se Indstillinger for mere information). Hvis du vælger denne mulighed, skal du dog være opmærksom på, at det ikke er muligt at have separate indstillinger for ydelserne, f.eks. vil ydelsens pris være den samme for begge kundegrupper. For mere information om hvordan ydelser oprettes, henvises der til den separate vejledning Generel vejledning.

Foruden at oprette ydelserne skal der også oprettes arbejdstider, hvori kundegruppen kan booke ydelserne. På samme måde som ved ydelserne kan du under kundegruppens indstillinger vælge, at kundegruppen skal benytte samme arbejdstider som en anden kundegruppe (Se Indstillinger for mere information). Dette kunne f.eks. være relevant, hvis firmaordningskunderne skal kunne booke tider på samme tidspunkter, som alle andre kunder.

Hvis du derimod kun vil tilbyde ydelser til firmaordningens medlemmer på bestemte tidspunkter, f.eks. når du på en bestemt ugedag møder op på virksomheden, skal du oprette separate arbejdstider. Arbejdstiderne oprettes som normalt, du skal blot huske at vælge den korrekte kundegruppe – Husk samtidig at aktivere kundegruppen! For mere information om hvordan arbejdstider oprettes, henvises der til denne vejledning.