Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Oprettelse af hold/kursus


Indholdsfortegnelse


3.1 Oprettelse af hold/kursus

Som alle andre ydelser skal hold/kursusydelser oprettes før de kan bookes af kunder. Foruden at oprette selve ydelsen skal man som hovedregel oprette en ny kalender, hvori hold/kursusydelsen kan bookes. Selve ydelsen kan oprettes på ydelsesoversigten, der kan tilgås under menupunktet 'Indstillinger' -> 'Ydelser'.

Du har nederst på ydelsesoversigten mulighed for at oprette nye ydelser. Hvis du har oprettet flere kundegrupper, skal du huske at vælge hvilken kundegruppe du ønsker at oprette ydelsen i. Dette gøres øverst på ydelsesoversigten ved ud for 'Vis ydelser til kundegruppe' at vælge den ønskede kundegruppe.

For at oprette en ny hold/kursusydelse skal du først indtaste holdet/kursets navn. Det kunne f.eks. være 'Spinning' eller Journalistkursus'. Vær opmærksom på at det også er dette navn, kunden kan se, når vedkommende ønsker at booke ydelsen. Herefter skal du vælge, hvilken type ydelse det drejer sig om. Hvis du som i dette tilfælde ønsker at oprette en ydelse, der repræsenterer et hold eller et kursus, skal du vælge typen hold/kursus. Herudover skal du notere prisen for ydelsen i kroner samt hvor lang tid ydelsen varer. Det er meget vigtigt, at du vælger den korrekte tid, da det er her, du fortæller systemet hvor lang tid der skal bookes. Under 'Kunden ser' har du mulighed for at bestemme, hvor lang tid kunden skal se, at ydelsen varer, når han/hun ønsker at booke ydelsen. Ved at aktivere ydelseslinks under avancerede indstillinger, får du mulighed for at kunne vælge typen 'link', hvor du kan aktivere links til en specifik ydelse, f.eks. til et specifikt hold/kursus. Se indstillingerne for Ydelseslink for mere information.

Slutteligt skal du vælge, hvorvidt ydelsen skal udbydes på alle kalendere eller om du vil tilmelde ydelsen manuelt på de kalendere, der skal udbyde ydelsen. Ved hold- og kursusydelser anbefales det at du altid vælger at tilmelde ydelsen manuelt, da ydelsen som hovedregel kun skal udbydes på én kalender (Se nedenfor).

Når du har indtastet ovenstående informationer, oprettes ydelsen ved at trykke på 'Opret ydelse'. Ydelsen er nu oprettet! Det er dog vigtigt, at du huske at ændre hold/kursusydelsens indstillinger så de svarer til det ønskede. F.eks. oprettes holdet/kurset som udgangspunkt til kun at bestå af én plads, hvilket sjældent er tilfældet. Ydelsens indstillinger ændres ved at trykke 'Ret' under kolonnen 'Indstillinger' ud for hold/kursusydelsen (Se Indstillinger for mere information).


Bemærk! Når ydelsen først er oprettet, er det ikke længere muligt at ændre ydelsens varighed. Hvis dette ønskes, skal der oprettes en ny ydelse med de korrekte informationer, hvorefter den originale slettes.


Foruden at oprette selve hold/kursusydelsen skal ydelsen som alle andre ydelser også tilknyttes en kalender, hvori den kan bookes. Det anbefales som hovedregel, at der oprettes en ny kalender til formålet, dvs. at der f.eks. oprettes en kalender 'Spinninghold' til ydelsen 'Spinning'. Dette bør gøres for at undgå fejl.

Når den nye kalender er oprettet, skal du huske at indstille kalenderens arbejdstider. Arbejdstiden skal oprettes så den passer præcist med at holdet/kurset kan bookes på det ønskede tidspunkt. Det vil sige, at hvis du ønsker at have et fast spinninghold hver tirsdag og torsdag fra kl. 16:00-17:00 opretter du en arbejdstid, der gælder tirsdag og torsdag i intervallet fra 16:00 til 17:00.


Bemærk! Husk at ydelsens varighed skal kunne placeres inden for kalenderens arbejdstid. F.eks. kan en ydelse, der varer 50 minutter, ikke placeres, hvis kalenderen kun er åben i 45 minutter.


Det er vigtigt, at der kun oprettes de arbejdstider, der er behov for. Hvis arbejdstiden f.eks. oprettes til at vare 2 timer, men holdet/kurset kun varer en time, vil kunderne kunne booke holdet/kurset med forskellige starttidspunkter.

Når de korrekte arbejdstider er oprettet, skal du huske at aktivere holdet/kurset på den pågældende kalender. Dette gøres under kalenderens indstillinger.

Holdet aktiveres ved at markere boksen 'Aktiv?'. Husk at trykke 'Opdater'. Holdet er nu aktivt og kan bookes, hvor der automatisk bookes i denne kalender.


Bemærk! Husk at deaktivere andre ydelser, der eventuelt automatisk er aktive på kalenderen!


3.1.1 Indstillinger

Du har mulighed for at ændre det enkelte holds/kursus indstillinger. Dette gøres ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for den ønskede ydelse på ydelsesoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden. De fleste af de indstillinger, der findes her, er de samme som for alle andre ydelser. For en forklaring af disse indstillinger henvises der til den separate vejledning Generel vejledning. Der er dog nogle ekstra muligheder i forbindelse med hold- og kursusydelser, der står samlet under fanen 'Hold / kursus indstillinger'.

Du har her følgende muligheder:

  • Hold / kursus antal pladser: Du kan her bestemme, hvor mange pladser der er på holdet/kurset. Hvis der er tale om et hold, så betegner antal pladser det antal pladser, der er per gang. Det er vigtigt, at du husker at indstille antallet af pladser her, da det som standard indsættes, at der kun er én plads på holdet.
  • Må booke flere af samme?: Du kan her bestemme, hvorvidt en kunde må booke flere pladser på samme hold/kursus. Som altid kan man kun booke én ydelse ad gangen, men hvis denne funktion er aktiveret, kan kunden foretage flere separate bookinger af pladser på samme hold/kursus. Dette kan være relevant, hvis du ønsker, at dine kunder skal kunne booke pladser på holdet til f.eks. venner og bekendte. Hvis funktionen er deaktiveret, kan samme kunde kun booke én plads på samme hold/kursus. Hvis der er tale om et hold, kan kunden dog selvfølgelig booke en plads på et hold, der foregår på et andet tidspunkt.
  • Venteliste: Du har her mulighed for at aktivere brugen af en venteliste. Hvis ventelisten er aktiveret, kan kunder blive tilbudt at blive skrevet op på en venteliste, hvis der ikke er flere pladser på det ønskede hold. Bemærk at denne holdventeliste er anderledes end den normale ydelsesventeliste. I modsætning til sidstnævnte manuelle venteliste, er holdventelisten automatisk forstået således at kunden automatisk bliver notificeret, hvis han/hun har fået tildelt en plads på holdet. Samtidig bookes der automatisk en tid til den pågældende kunde. Pladsen tildeles automatisk, når en anden kundes booking slettes, hvad enten kunden selv sletter bookingen eller sletningen foretages af personale. For at få det optimale ud af ventelistefunktionen, anbefales det, at SMS-modulet tilkøbes. Selve modulet er gratis og du betaler kun per udsendt SMS (Se den separate vejledning SMS-modulet for mere information). Når du har aktiveret brugen af holdventelisten, skal du indtaste antal pladser på ventelisten. Herudover kan du vælge, hvorvidt der skal sendes SMS til bruger, når han/hun rykker op på ventelisten og/eller hvorvidt der skal sendes SMS til bruger, når han/hun får en plads på holdet. Det anbefales, at du aktiverer i hvert SMS ved plads, da kunden ellers ikke informeres automatisk om sin plads og booking. Du har mulighed for at ændre teksten i den SMS, der sendes ud, under 'Tekster' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). Du kan bl.a. se antallet af ventelistetilmeldinger på den avancerede dagsvisning (Se Hold- og kursusbookinger i kalendervisninger for mere information).
  • Tilmeld flere: Du kan her aktivere muligheden for at tilmelde flere deltagere til et hold på én gang. Dette vil gøre det nemmere for både dig (i kvik book) og kunden, at booke flere pladser på én gang. Du kan desuden bestemme hvor mange pladser kunden skal kunne booke. Hvis du eksempelvis har 10 pladser på et hold, kan du vælge at kunden kan booke samtlige pladser eller kun f.eks. 5 af pladserne. Hvis du markerer i 'Sæt pr. kundegruppe' bliver der kun vist de kundegrupper der kan booke den specifikke ydelse. Herefter kan du begrænse antallet af pladser som den enkelte kundegruppe skal kunne booke. Du kan enten vælge 'Opret booking pr. deltager' eller 'Opret kun én booking'. Ved valg af 'Opret booking pr. deltager' giver du kunden mulighed for at angive oplysningerne på de deltagere der bookes tid til. Dette kan yderligere optimeres med Ekstra felter for at tilføje eksempelvis navn og tlf. på den enkelte deltager. Ved valg af 'Opret kun én booking' vil kunden få én booking udstedet på alle deltagerene i stedet for en for hver enkelt deltager. Uanset hvilken af de to ovenstående du vælger, kan du nu tilmelde flere deltagere på samme tid ved at angive antal under 'Antal pladser'/'Pladser' inde i Kvik book for dig eller front end for kunden.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Bemærk! Hvis du har mange hold/kurser, har du mulighed for at indsætte en hold/kursusoversigt på din hjemmeside. Dette gøres under 'Indstillinger' -> 'Indsætningskode' -> 'Hold / kursus - liste' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information).


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede