Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Automatisk booking af ressourcer


Indholdsfortegnelse


6.3 Automatisk booking af ressourcer

En ressource kan bookes automatisk sammen med en ydelse. Bookingsystemet vil i så fald tage højde for om pågældende ressource er ledig, når ydelsen ønskes booket, og kun vise ledige tider, hvor ressourcen også er ledig. Bookingen sker særskilt, hvormed menes, at ressourcen kan bookes i både kortere og længere tid end bookingen af ydelsen. Dette er eksempelvis relevant for en frisør, der har en tørrehjelm, der skal bruges, når en kunde booker en tid til hårfarvning. Selve hårfarvningen har en varighed af 90 minutter, men tørrehjelmen er kun i brug de sidste 45 minutter af tiden. Dermed skal tørrehjelmen kunne bookes af en anden de første 45 minutter.

Man kan aktivere automatisk booking af en ressource under en ydelses indstillinger. Disse tilgås på ydelsesoversigten, der findes under 'Indstillinger' -> 'Ydelser'. Tryk herefter 'Ret' under kolonnen 'Indstillinger' ud for den ydelse, du ønsker at aktivere automatisk ressourcebooking for. 

Du har her mulighed for at aktivere automatisk booking af op til tre forskellige ressourcer. For at aktivere automatisk ressourcebooking skal du sætte flueben ud for boksen 'Aktiver book af ressource 1 ved book af ydelse', hvorefter flere felter fremkommer (Som vist i skærmbilledet).

Hvis du allerede har aktiveret booking af en eller to andre ressourcer, skal du vælge 'Aktiver book af ressource 2 ved book af ydelse' eller 'Aktiver book af ressource 3 ved book af ydelse'.

Vælg herefter hvilken ressource du ønsker at aktivere booking af. Du har mulighed for at aktivere booking af en eller flere bestemte ressourcer eller at aktivere booking af en vilkårlig ressource i en bestemt ressourcegruppe. Hvis der kun eksisterer én ressource af den type, der skal anvendes, skal du vælge denne. Hvis der eksisterer to eller flere eksemplarer af samme ressourcetype og det er ligegyldigt, hvilken ressource der bookes, kan disse oprettes i samme gruppe. Du kan herefter vælge at booke vilkårligt i denne gruppe. Ved at vælge vilkårligt mellem ressourcerne, optimeres chancerne for at få flest mulige bookinger i kalenderen, da en ydelse ikke kan bookes, hvis ikke mindst en af de valgte ressourcer er ledige - jo flere ressourcer der er at vælge imellem, des større chance er der for, at en ressource er ledig på det tidpunkt, hvor kunden ønsker at booke en tid. Vilkårlig booking i en ressourcegruppe kunne f.eks. være relevant, hvis ovennævnte frisør har tre ens tørrehjelme, og det er ligegyldigt, hvilken tørrehjelm der bookes. Her kunne frisøren oprette en gruppe med navnet 'Tørrehjelme' og herudover tre ressourcer i denne gruppe ('Tørrehjelm 1', 'Tørrehjelm 2' og 'Tørrehjelm 3'). Hvis du kun ønsker at udvalgte ressourcer i en ressourcegruppe skal kunne bookes, kan du vælge disse enkeltvis. Systemet vil herefter booke vilkårligt blandt de valgte ressourcer. Dette kunne f.eks. bruges, hvis det kun er 'Tørrehjelm 1' og 'Tørrehjelm 3', der skal kunne bookes til en bestemt ydelse.


Bemærk! Du kan kun aktivere automatisk booking af en ressource, hvis pågældende ressource er i en ressourcegruppe. Ressourcer, der ikke er i en gruppe, kan ikke vælges under en ydelses indstillinger.


Du skal herefter vælge, hvornår bookingen af ressourcen skal starte. Du kan vælge at starte ressourcebookingen på samme tidspunkt som ydelsesbookingen. Du kan dog også vælge at starte ressourcebookingen før eller efter ydelsesbookingen ved hjælp af 'Start +/-'-funktionen. Hvis du ønsker det, kan du her indtaste hvor mange dage, timer og/eller minutter, du ønsker, at bookingen af ressourcen skal starte før eller efter bookingen af ydelsen. I ovenstående eksempel med frisøren ville man her skulle vælge at starte bookingen af tørrehjelmen 45 minutter efter bookingen af hårfarvningen. Tørrehjelmen vil i så fald først blive booket 45 minutter efter hårfarvningen er påbegyndt. Du har også mulighed for at starte ressourcebookingen på et fast klokkeslæt på den dag, hvor pågældende ydelse er booket. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis ressourcen er en firmabil, der altid skal bookes fra f.eks. kl. 8:00.

Herefter skal du vælge, hvornår bookingen af ressourcen skal slutte. Du har her samme muligheder som da du bestemte starttidspunktet for ressourcebookingen. I ovenstående eksempel med frisøren ville man skulle vælge at slutte ressourcebookingen på samme tidspunkt som bookingen af ydelsen.  

Slutteligt har du også mulighed for at tilknytte ressourcer til hold og parbookinger, hvor der kun skal bruges én overordnet ressource og ikke en ressource til hver deltager. Dette gøres under 'Ressourcen bookes som udgangspunkt 1 gang pr. booking'. Her kan du så sætte flueben i boksen ud for 'Hvis markeret, så bookes denne ressource dog kun 1 gang pr. hold/parbooking', hvorved du kun booker én enkelt ressource til holdet/parbokingen.

Når du booker en ressource, vil denne ressource ligge på deltager 1's booking. Dvs. at den første der melder sig på holdet/parbookingen, låser denne ressource til holdet/parbookingen. Hvis deltager 1 sletter sin booking igen, låses ressourcen derefter til deltager 2 osv. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!


Automatisk ressourcebooking har kun effekt fremadrettet, hvorfor bookinger, der allerede er foretaget af den pågældende ydelse, ikke påvirkes af aktiveringen af ressourcebooking. Hvis du ønsker, at disse ydelsesbookinger også skal have ressourcen tilknyttet, skal du booke ressourcen manuelt på de tidspunkter, bookingerne angår. Se Manuel booking af ressourcer for mere information.


Bemærk! Hvis du har aktiveret automatisk ressourcebooking ved booking af en bestemt ydelse, kan denne ydelse ikke bookes, hvis ressourcen ikke er ledig. Det vil sige, at selvom der er ledig tid til ydelsen i en kalender, vil denne ledige tid ikke blive vist i online booking og kvik book! Du skal derfor sikre dig, at du indstiller det rigtige start- og sluttidspunkt for ressourcebookingen, så du ikke booker ressourcen længere tid end nødvendigt.


Når du har aktiveret ressourcebooking ved booking af en ydelse, vil ressourcebookingen, når der fremover bookes tid til pågældende ydelse, fremgå af den konkrete booking.

Du har ikke her mulighed for at ændre ressourcebookingen, men ved at trykke på ressourcenavnet kommer du videre til 'Vis / Book'-funktionen, hvor du har mulighed for at foretage ændringer (Se Manuel booking af ressource for mere information).

Hvis du ønsker at flytte bookingen, anbefales det, at du anvender 'Ret dato'. Du har her mulighed for at flytte bookingen til et andet tidspunkt, der overlapper med det oprindelige, og samtidig flytte ressourcen automatisk med. Hvis du flytter en booking ved hjælp af 'Ret dato', vil du kun få vist ledige tider, hvor ressourcen også er tilgængelig.


Bemærk! Hvis du anvender 'Ret tid' til at flytte en booking, flyttes ressourcen ikke automatisk med! Hvis du har en ressource tilknyttet til en booking, skal du altid anvende 'Ret dato' for at flytte bookingen – Også selvom du kun vil flytte bookingen f.eks. 5 minutter frem eller tilbage.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede