Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Ressourceoversigt


Indholdsfortegnelse


6.1 Ressourceoversigt

Du kan på ressourceoversigten få et overblik over de ressourcer, du har oprettet, ligesom du har mulighed for at oprette nye ressourcer og ressourcegrupper. For mere information om oprettelse se Oprettelse af ny ressource.

Hvis du har oprettet ressourcer, kan du øverst se en oversigt over dem fordelt på ressourcegrupper. Bemærk at de ressourcer, der står som 'Ikke i gruppe', godt kan bookes manuelt, men de kan ikke bookes automatisk. For at automatisk booking af en ressource kan foregå, skal ressourcen være i en gruppe (Se Automatisk booking af ressource for mere information).

Du har her mulighed for at ændre ressourcens navn ligesom du ved at trykke på 'Vis / Book' har mulighed for at gå videre til en oversigt over bookinger af den pågældende ressource. På denne oversigt har du endvidere mulighed for manuelt at booke ressourcen (Se Manuel booking af ressource for mere information). Samtidig har du mulighed for at ændre hvilken gruppe, ressourcen tilhører, og ændre ressourcens prioritet. Ved at ændre ressourcernes prioritet ændrer du hvilken rækkefølge, ressourcerne vises i på ressourceoversigten. Herudover påvirker du hvilken ressource, der bookes først, når du har aktiveret vilkårlig booking i en ressourcegruppe (Se Automatisk booking af ressource for mere information). Jo lavere prioritet en ressource har, des højere på listen vises den og des hurtigere bliver den booket, når vilkårlig booking i en ressourcegruppe er valgt. Det vil sige, at hvis du har oprettet to ressourcer i samme gruppe og giver 'Ressource 1' prioritet 1 og 'Ressource 2' prioritet 0, vil 'Ressource 2' blive vist øverst på listen og booket først. Det er ligegyldigt hvilke tal, du vælger som prioritet, idet det er prioriteternes forhold til hinanden, der er afgørende. Som standard tildeles alle nyoprettede ressourcer prioritet 0. Slutteligt har du mulighed for at slette en ressource ved at markere 'Slet' ud for den ressource, du ønsker at slette. 

Du har derudover mulighed for at se dine ressourcebookinger i en kalender der understøtter iCal formatet. Dette kan gøres ved at vælge 'Ret' ud for den ressource du ønsker skal rettes i din 'Ressourceoversigt'. Her skal du så sætte flueben i boksen til højre for 'iCal' for at aktivere denne funktion. Læs mere om iCal funktionen her

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!



Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Øverst på siden har du mulighed for at oprette en ny ressource og en ny ressourcegruppe (Se Oprettelse af ny ressource for mere information). Samtidig kan du slette en oprettet ressourcegruppe ved at markere boksen 'Slet' ud for den gruppe, du ønsker at slette, og herefter trykke 'Opdater/Slet'. Hvis du sletter en gruppe, slettes gruppens ressourcer ikke, men de flyttes til 'Ikke i gruppe', hvorfra de ikke længere kan bookes automatisk.


Bemærk! Når du sletter en ressource eller en ressourcegruppe har dette kun effekt fremadrettet. Det vil sige, at de automatiske bookinger, der er foretaget af ressourcen, stadig står registreret under pågældende booking. Du kan dog ikke længere tilgå ressourcen. Hvis du har aktiveret automatisk booking af en slettet ressource eller fra en slettet ressourcegruppe, skal du huske at deaktivere denne automatiske ressourcebooking under pågældende ydelses indstillinger. Dette er meget vigtigt for at undgå fejl i bookingen af pågældende ydelse!


Øverst på siden i højre hjørne kan du trykke på knappen 'Indstillinger' og dermed rette både ressourcegrupper samt kalenderprioriteter. 


Under den første fane 'Ressourcegrupper' vil du kunne se en overskuelig oversigt over dine ressourcegrupper. Hvis du ikke allerede har oprettet nogle grupper, kan du gøre dette her. Du opretter nye ressourcegrupper ved at trykke på 'Opret ny gruppe' og indtaste gruppens navn. 


Under den næste fane 'Kalenderindstillinger' har du mulighed for at forfordele ressourcer til specifikke medarbejdere. Det betyder at hvis du f.eks. har en kalender med navnet 'Anne' og at denne kalender skal forfordeles i ressourcen 'Rum 1', så kan du altså her indstille de kalenderspecifikke prioriteter. 

For at forfordele ressourcerne skal du trykke på 'Rediger' ud for en kalender. På næste side skal du sætte flueben i 'Aktiver kalenderspecifikke prioriteter'. Dernæst kan du markere de ressourcer der skal forfordeles hvorved disse rykker over i boksen 'Kalenderspecifik prioritet'. Den rækkefølge som ressourcerne ligger i i boksen til højre, afgør i hvilken rækkefølge de bliver booket. Til sidst skal du trykke 'Opdater' for at gemme dine ændringer. 


6.1.1 Oprettelse af ny ressource

Ved at oprette dine ressourcer i GECKO Booking kan du nemt få et overblik over, hvornår disse er booket, ligesom du kan aktivere automatisk booking af ressourcen ved booking af en bestemt ydelse. På denne måde risikerer du ikke at stå med en kunde, der har booket en ydelse, du ikke kan udføre, da en kollega benytter den ressource, der er krævet for at udføre ydelsen.
 
Du har mulighed for at oprette dine ressourcer i ressourcegrupper. Ressourcegrupperne har to funktioner. For det første letter de dit overblik, hvis du har oprettet mange ressourcer. For det andet skal en ressource være i en ressourcegruppe, før den kan tilmeldes automatisk ressourcebooking – Uden ressourcegrupper er det dermed ikke muligt at benytte sig af automatisk ressourcebooking (Se Automatisk ressourcebooking for mere information). Ved automatisk ressourcebooking er det endvidere muligt at booke vilkårligt i en bestemt ressourcegruppe. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du har flere eksemplarer af samme ressourcetype, hvor det er ligegyldigt hvilken ressource, der bookes. Du kan her oprette en gruppe for denne ressourcetype og herefter tilmelde denne gruppe til automatisk ressourcebooking. Ved at vælge vilkårligt mellem ressourcerne, optimeres dine chancer for at få flest mulige bookinger i kalenderen. På denne måde er der nemlig flere muligheder for at finde en ledig ressource til den tid, kunden ønsker at booke, og derfor mindre sandsynlighed for, at en manglende ledig ressource blokerer for booking af pågældende ydelse. Ressourcer, der ikke er i en gruppe, kan dog stadig bookes manuelt.

Øverst på siden kan du oprette en ny ressource ved at trykke på 'Opret ny ressource' og indtaste ressourcens navn og herefter vælge hvilken gruppe, ressourcen skal tilhøre. Tryk herefter på 'Opret ressource' og ressourcen er nu oprettet! Ressourcegrupper oprettes efter samme princip ved at trykke på 'Opret ny gruppe' og indtaste ressourcegruppens navn og herefter trykke på 'Opret gruppe'. Gruppen er nu oprettet! Hvis du allerede har oprettet ressourcer, der skal tilhøre denne gruppe, skal du huske manuelt at flytte disse ressourcer til gruppen. Dette gøres i ressourceoversigten.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede