Et event er et arrangement, som deltagerne tilmelder sig, fx en workshop, et kursus eller en temaaften. Du opretter eventet på få sekunder og bestemmer derefter selv, hvor mange pladser der er, hvad deltagerne skal udfylde, hvilke e-mails de får, og om de kan framelde sig igen.

Kom i gang

Gå til Events i menuen, og klik på 'Opret event'.

(1) 'Overskrift': Eventets navn, som deltagerne ser.

(2) 'Dato': Hvornår eventet holdes.

(3) Slå 'Over flere dage' til, hvis eventet varer mere end én dag. Så angiver du start og slut med dato og klokkeslæt.

(4) 'Tidspunkt': Hvornår eventet starter og slutter.

(5) 'Gruppe': Den eventgruppe, eventet vises i. Med eventgrupper kan du dele dine events op, fx i forårsevents og vinterevents. Skal eventet i en ny gruppe, vælger du 'Opret ny eventgruppe' og skriver gruppens navn. Læs mere om eventgrupper.

(6) Klik på 'Opret event'. Eventet oprettes som inaktivt, og du kommer direkte til siden, hvor du retter det.

Ret eventet

Du kommer til siden 'Event - Rediger' lige efter oprettelsen. Senere finder du den under Events ved at klikke på 'Rediger' ud for eventet. Siden er delt op i faner, som du folder ud ved at klikke på dem. Under 'Generelle indstillinger' finder du:

(1) Skift mellem eventets 'Tilmeldinger', 'Rediger' og 'Gå til', som viser eventet, som deltagerne ser det. Se Tilmeldinger.

(2) Hvis du har aktiveret nyhedsbrevsmodulet, kan du med 'Send nyhedsbrev' skrive ud om eventet. Med 'Kopier event' laver du kopier af eventet på nye datoer (se 'Kopier event' længere nede).

(3) 'Aktiv': Kun aktive events vises for deltagerne. Slå det til, når eventet er klar.

(4) 'Dato': Slå fra, hvis eventet ikke har en fast dato.

(5) 'Over flere dage': Som i dialogen 'Opret event'.

(6) 'Lokation': Vælg, hvor eventet holdes, eller opret en ny lokation med 'Opret lokation'. Dine lokationer finder du under Indstillinger > Events > Lokationer.

(7) 'Dagsprogram': Indsæt et dagsprogram, som deltagerne fx kan hente som pdf. Se Dagsprogrammer.

Har du aktiveret videomøder, kan du også indsætte et link til et videomøde (se Aktiver videomøder).

Tilmelding og pladser

(1) 'Aktiver tilmelding': Slå til, hvis deltagerne skal kunne tilmelde sig eventet.

(2) 'Begrænset antal pladser': Slå til, hvis der kun er et bestemt antal pladser. Ellers er der ubegrænset plads.

(3) 'Antal pladser': Hvor mange der kan tilmelde sig.

(4) 'Aktiver venteliste': Når eventet er fuldt, kan deltagerne skrive sig på en venteliste.

(5) Under 'Aktiver' vælger du, om ventelisten skal indhente deltagerens e-mailadresse og mobilnummer.

(6) 'Besked ved ledig plads': Framelder en deltager sig online, får ventelisten automatisk besked på e-mail ('Auto send e-mail') og/eller SMS ('Auto send SMS', kræver SMS-modulet). Hvor ofte der højst sendes besked, styrer du under Generelle eventindstillinger.

(7) 'Tilmeld flere på en gang': Deltageren kan tilmelde flere personer på én gang, fx et par eller nogle kolleger. Under 'Min tilmeld antal' og 'Maks tilmeld antal' bestemmer du, hvor mange der mindst og højst kan tilmeldes ad gangen.

(8) Vælg 'Opret tilmelding per deltager', hvis hver deltager skal have sin egen tilmelding, fx fordi du skal bruge navn og e-mail på alle. Vælg 'Opret kun en tilmelding', hvis det er nok med én tilmelding med det valgte antal pladser.

Billetter, e-mails og påmindelser

(1) 'Opret billet (.pdf)': Laver en billet som pdf til hver tilmelding. Du kan hente billetten under 'Ret tilmelding', og billettens skrifttype vælger du under Generelle eventindstillinger.

(2) 'Send bekræftelsesemail til kunden': Deltageren får en bekræftelse på e-mail, når tilmeldingen er gennemført.

(3) Vedhæft en kalenderaftale (.ics) og, hvis du har slået billetter til, billetten (.pdf). Bruger du 'Opret tilmelding per deltager', kan du også vælge 'Send til alle deltagere'. Det kræver et e-mailfelt på deltageren.

(4) 'Send kopi af bekræftelsesemail': Få en kopi af bekræftelserne, fx til den, der holder workshoppen. Skriv e-mailadressen i feltet.

(5) 'Påmindelsesemail 1' og '2': Send en påmindelse på e-mail før eventet.

(6) Angiv, hvor mange timer før eventet påmindelsen sendes, fx 48 og 24.

(7) 'PåmindelsesSMS 1' og '2': Påmindelser på SMS. Det kræver, at du har aktiveret SMS-modulet.

Indholdet af e-mails og SMS'er retter du under Event sms og e-mails.

Datoer, framelding og redigering

(1) 'Tilmelding deadline': Det sidste tidspunkt, deltagerne kan tilmelde sig.

(2) 'Vis fra dato': Eventet vises først fra dette tidspunkt. Eventet skal også være aktivt.

(3) 'Skjul fra dato': Eventet skjules automatisk fra dette tidspunkt.

(4) 'Åben for tilmelding dato': Eventet kan ses, men tilmeldingen åbner først på dette tidspunkt.

(5) 'Framelding aktiv': Deltageren kan selv framelde sig indtil den dato og det tidspunkt, du angiver. Har eventet venteliste, får ventelisten besked om den ledige plads.

(6) Vælg, om deltageren skal have en bekræftelse på frameldingen på e-mail, og om du vil have en kopi.

(7) 'Redigering aktiv': Deltageren kan selv rette sin tilmelding indtil den dato og det tidspunkt, du angiver, via linket i bekræftelsesmailen. Med 'Kræv login ved ret' skal deltageren logge ind for at rette.

(8) Klik på 'Opdater' for at gemme.

Billede og tekster

(1) 'Eventtype': Vælg en eventtype, hvis eventet skal bruge typens tekster. Eventets egne tekster bliver så overskrevet (se Eventtyper).

(2) 'Ekstra beskrivelser': Slå de ekstra beskrivelsesfelter til, eventet skal vise, her 'Parkering' (se Ekstra beskrivelsesfelter).

(3) 'Billede': Upload et billede i 900x450 pixels. Med 'Slet billede' fjerner du det igen.

(4) 'Overskrift': Eventets navn.

(5) 'Tekst - kort': En kort appetitvækker, som vises i listen over events.

(6) 'Beskrivelse - top' og 'Beskrivelse - bund': Beskrivelsen af eventet, øverst og nederst på eventets side. Du kan bruge erstatningskoder, fx [seatsLeft] for antal ledige pladser (se Erstatningskoder).

Eventgrupper, integrationer og indsætningskoder

(1) 'Eventgrupper': Sæt flueben ved de grupper, eventet skal vises i. Et event kan være i flere grupper. Se Eventgrupper.

(2) 'Tilmeldingsfelter' og (3) 'Online betaling' er beskrevet nedenfor.

(4) 'Integrationer': Slå 'Vis på KultuNaut' til for at sende eventet til KultuNaut, og vælg 'Kategori' og 'Målgruppe'. Eventet skal også have en lokation. Eventet vises først på KultuNaut, når KultuNaut har lagt det ind.

(5) 'Direkte link': Linket til eventet, som du fx kan dele på sociale medier eller i en e-mail. 'Gå til' viser eventet, som deltagerne ser det, og 'Kopier' kopierer linket.

(6) 'Integreret i side': Kode, som du kan sætte ind på din hjemmeside, så eventet og tilmeldingen vises direkte på siden.

(7) 'Indstillinger fra gruppe': Er eventet i flere grupper, vælger du her, hvilken gruppes indstillinger linket og koden bruger.

Tilmeldingsfelter

Under 'Tilmeldingsfelter' bestemmer du, hvilke felter deltagerne skal udfylde, når de tilmelder sig. I rullemenuen øverst vælger du:

• Feltliste kun for dette event: Eventet får sine egne felter. Tryk på 'Opret felt' for at tilføje et felt.
• Default feltliste: Eventet bruger de felter, du har oprettet under 'Indstillinger' > 'Events' > 'Tilmeldingsfelter'.
• En feltlisteskabelon: Eventet bruger skabelonens felter. Retter du i skabelonen, gælder det alle events, der bruger den.

Har du valgt default feltliste eller en skabelon, kan du trykke på 'Rediger feltliste' for at rette i den. Husk at trykke på 'Opdater'.

Læs mere om at oprette tilmeldingsfelter.

Online betaling

Hvis du har aktiveret Online betaling-modulet, kan deltagerne betale, når de tilmelder sig. Under 'Online betaling' slår du 'Aktiver online betaling' til og vælger den vare, der skal betales for. Du kan også opkræve et depositum og udskyde afregningen. Se Online betaling på events.

Ressourcer

Hvis du bruger ressourcebooking på events, kan du under 'Ressourceindstillinger' aktivere booking af en eller flere ressourcer på dit event. Du kan selv indstille, hvornår ressourcerne skal bookes, samt om ressourcerne skal bookes pr. deltager/tilmelding/event. 

Kopier event

Holder du det samme event flere gange, sparer du tid med 'Kopier event' øverst på eventet.

(1) 'Aktiv': Sæt flueben, hvis kopierne skal være aktive med det samme. Ellers oprettes de som inaktive.

(2) Under 'Dato' vælger du 'Ingen dato', 'En eller flere specifikke datoer' (med '+ Tilføj dato' tilføjer du flere datoer) eller 'Gentag i interval'.

(3) Ved 'Gentag i interval' angiver du tidspunkt og 'Start fra dato'.

(4) Vælg 'Gentag til dato' eller 'Gentag antal gange'.

(5) 'Interval': 'Hverdage (man-fre)', 'Dagligt (man-søn)', 'Ugentligt' eller 'Månedligt'. Ved 'Ugentligt' vælger du ugedage. Ved 'Månedligt' vælger du en bestemt dag i måneden eller fx 2. torsdag.

(6) 'Gentag hver': Hvor mange uger eller måneder der skal gå mellem kopierne.

(7) 'Overskrift': Kopiernes overskrift.

(8) Klik på 'Kopier event'.

Kopien får eventets indstillinger og tilmeldingsfelter, men ingen tilmeldinger. Et dagsprogram følger ikke med og skal sættes ind igen på kopien.