Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Online ordre


Indholdsfortegnelse

18.2  Online ordre
   18.2.1  Ret online ordre

18.2 Online ordre

Når en kunde har foretaget en online betaling, vil denne stå registreret som en online ordre. Som udgangspunkt vil en online betaling ikke blive fuldstændigt gennemført (dvs. du vil ikke modtage pengene), før du aktivt behandler denne ordre. Du kan tilgå dine online ordrer under menupunktet 'Online ordre', der kan tilgås under menupunktet 'Kasse' og/eller menupunktet 'Gave- / værdikort' afhængigt af hvilke tilkøbsmoduler du har. Det er den samme oversigt, der tilgås fra begge menupunkter.

Du kan her se en oversigt over alle online ordrer, der er blevet lavet i en bestemt periode. En online ordre er et gave-/værdikort eller en ydelse, der er bestilt og betalt for online. Du kan øverst bestemme, hvilken status de online ordrer, der vises i oversigten, skal have. Som udgangspunkt står alle ordrer som 'Ikke effektueret'. Det er dig, der aktivt skal vælge, når ordren er blevet 'Effektueret' eller 'Annulleret'. Du kan herudover vælge, hvilken periode du gerne vil se en oversigt over. Husk at trykke 'Opdater siden', når du har valgt den ønskede periode.

Du kan se følgende informationer om en given ordre:

  • ID: Du kan se ordrens ID.
  • Kunde: Du kan her se navnet på den kunde, der har lavet ordren. Hvis der er tale om en ydelse, der er bestilt af en kunde registreret i bookingsystemet, vil du have mulighed for at gå direkte til kunden, ligesom du kan gå til den korrekte booking. Hvis du har indtastet et kundenummer på kunden, vil det også stå her. Hvis der er tale om et gave-/værdikort eller en anden vare fra gavekortmodulet, vil kundenavnet være det navn, kunden selv har indtastet. Du vil derfor ikke kunne gå til kunden, da vedkommende ikke nødvendigvis er registreret i bookingsystemet.
  • Dato: Du kan her se, hvornår ordren blev gennemført.
  • Betaling: Du kan her se, hvilken betalingstype kunden anvendte.
  • Betalt: Du kan her se, hvorvidt ordren er betalt. Bemærk dog at det, at en ordre står som betalt, ikke nødvendigvis er ensbetydende med, at du har modtaget pengene. Det betyder blot, at betalingen er gennemført fra kundens side. Hvis ordren er betalt med et dankort eller et andet kreditkort, vil et 'Nej' her betyde, at ordren ikke blev gennemført, f.eks. fordi der gik fejl i betalingen eller fordi at kunden afbrød købet. Hvis ordren derimod er betalt gennem en kontooverførsel eller en anden aftale, vil den altid stå som 'Nej'. Du skal her selv ændre betalingsstatussen til 'Ja', når du har registreret, at pengene er gået ind på din konto. Dette gøres under 'Ret' (Se Ret online ordre for mere information). Ved betalinger med dankort eller andre kreditkort vil der derimod automatisk stå 'Ja', hvis der ikke er gået fejl i betalingen. Et 'Ja' betyder dog ikke nødvendigvis, at du har modtaget betalingen. Efter et 'Ja' kan der stå en af fire understatusser 'afv.' = afventer, 'modt' = modtaget, 'refu' = refunderet eller 'ann' = annulleret. Som udgangspunkt vil en ny ordre stå som afventer, dvs. at pengene endnu ikke er trukket. Du skal aktivt trække pengene under 'Ret' for at modtage din betaling (Se Ret online ordre for mere information). Når du aktivt har trukket pengene, vil betalingsstatussen nu stå som modtaget. Hvis du derimod annullerer ordren inden pengene trækkes, vil ordren stå som annulleret. Slutteligt vil ordren stå som refunderet, hvis du har valgt at refundere kundens betaling efter at pengene blev trukket. Bemærk dog at understatusserne først fremkommer, når du har været inde på ordren (ved at trykke på 'Ret'). Hvis du endnu ikke har været inde på ordren, vil ordren blot stå som 'Ja' uden understatus.

Bemærk! Det er muligt at indstille systemet således at pengene automatisk trækkes fra dankortet/kreditkortet. Du vil derfor ikke manuelt skulle ind på ordren og trække pengene. Dette skal indstilles af GECKO Booking. Der er dog forskellige regler for, hvornår man må trække pengene afhængigt af, hvilken vare kunde har købt. Hvis der er tale om et gave/værdikort, må pengene trækkes med det samme. Hvis der derimod er tale om en fysisk vare, må pengene først trækkes, når varen er klar til afsendelse, hvorimod betalingen for en ydelse først må trækkes, når ydelsen er udført. GECKO Booking kan derfor kun sætte dit system op til automatisk at trække pengene, hvis du kun sælger gave-/værdikort. Der er dog forskellige undtagelser fra disse regler, hvor betalingen for bestemte varer/ydelser godt må trækkes med det samme. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte GECKO Booking eller din revisor.

 


  • Varenr.: Du kan her se varenummeret på den/de varer, kunden har købt.
  • Beløb: Du kan her se, hvilket beløb ordren er på.
  • Link: Ved at trykke 'Gå til link' ud for en ordre kan du se kundens ordrebekræftelse.
  • Ret: Ved at trykke 'Ret' ud for en ordre kan du foruden at se ordrens oplysninger foretage en række handlinger med ordren inkluderende at trække pengene for ordren. Som tidligere nævnt gennemføres betalingen ikke, før du aktivt vælge at trække pengene (Se Ret online ordre for mere information).
  • Marker: Ved at markere boksen ud for en eller flere ordrer kan du foretage en handling med ordren. Du har to muligheder: 1) Du kan ændre ordrens status. Dette gøres ved at markere den eller de ordrer, hvis status du ønsker at ændre, og herefter vælge den status, som ordrene skal have under 'med markerede gør'. Du har også mulighed for selv at tilføje din egen status nederst til højre. Når du trykker 'Ret status valgte', vil de valgte ordrers status blive ændret. Du skal dog være opmærksom på, at det at ændre ordrens status til 'Effektueret' ikke automatisk trækker pengene for betalingen. 2) Du kan eksportere ordrene til en .csv-fil, der bl.a. kan læses af Microsoft Excel. For at eksportere den eller de valgte ordrer skal du vælge, hvorvidt .csv-filen skal anvende semikoloner, tabs eller kommaer, og herefter trykke 'Eksporter'. Eksporten pågyndes nu.

18.2.1 Ret online ordre

Ved at trykke 'Ret' ud for en ordre på ordreoversigten har du mulighed for at rette pågældende ordre. Det er bl.a. her, du har mulighed for at trække pengene fra ordrer betalt med dankort/kreditkort eller notere, at du har modtaget pengene fra en kontooverførsel.

Du har her følgende muligheder:

  • OrdreID: Du kan her se ordrens ID-nummer.
  • Ordrestatus: Du kan her se ordrens status. Som udgangspunkt vil alle ordrer stå som ikke effektueret, dvs. at ordren endnu ikke er blevet behandlet af dig. Når du har behandlet ordren, f.eks. trukket pengene og afsendt varen, kan du ændre ordrens status til effektueret. Hvis ordren derimod annulleres, har du mulighed for at ændre ordrens status til annulleret. Hvis du benytter dig af disse statusser, vil du dermed nemmere kunne få et overblik over, hvilke ordrer der er behandlet og hvilke der ikke er.
  • Betalingstype: Du kan her se, hvilken betalingstype kunden har anvendt, og evt. ændre denne, hvis dette er ønsket.
  • Betalt: Du kan her se, hvorvidt ordren er betalt. Bemærk dog at det, at en ordre står som betalt, ikke nødvendigvis er ensbetydende med, at du har modtaget pengene. Det betyder blot, at betalingen er gennemført fra kundens side. Hvis ordren er betalt med et dankort eller et andet kreditkort, vil et 'Nej' her betyde, at ordren ikke blev gennemført, f.eks. fordi der gik fejl i betalingen eller fordi at kunden afbrød købet. Hvis ordren derimod er betalt gennem en kontooverførsel eller en anden aftale, vil den altid stå som 'Nej'. Du skal her selv ændre til 'Ja', når du har registreret, at pengene er gået ind på din konto. Ved betalinger med dankort eller andre kreditkort vil der derimod automatisk stå 'Ja', hvis der ikke er gået fejl i betalingen. Et 'Ja' betyder dog ikke nødvendigvis, at du har modtaget betalingen. Du skal selv manuelt trække pengene (se nedenfor) medmindre systemet automatisk er sat til at trække pengene (Se Online ordre for mere information).
  • Ordredato: Du kan her se hvornår ordren blev gennemført.
  • Ordrelink: Ved at trykke på 'Klik her – åbnes i nyt vindue' kan du se kundens ordrebekræftelse.
  • Interne kommentarer: Du har her mulighed for at skrive en intern kommentar til ordren.
  • Betalingsstatus: Hvis der er blevet betalt med dankort/kreditkort, vil du her have mulighed for at se ordrens betalingsstatus. Hvis pengene endnu ikke er trukket, vil der stå hvor mange DKK, der er blevet reserveret, dvs. hvor mange DKK der skal trækkes på kortet. Du har her følgende muligheder: Du kan markere boksen ud for 'Træk betaling', hvis hele det reserverede beløb skal hæves på kortet. Ved at markere 'Nedskriv beløb' har du mulighed for at skrive et andet beløb, der er mindre end det reserverede, der i stedet skal hæves på kortet. Slutteligt kan du ved at markere 'Annuller trækning' vælge at annullere trækningen fra kortet, f.eks. hvis kunden har kontaktet dig for at annullere ordren. Hvis pengene derimod allerede er trukket fra kortet, kan du se hvilket beløb, der er hævet, ligesom du ved at markere 'Tilbagebetal' og indtaste det beløb, der skal tilbagebetales til kunden, har mulighed for at refundere betalingen til kunden.

Bemærk! Medmindre dit system er indstillet til automatisk at trække pengene fra dankort/kreditkort (Se Online ordre for mere information), skal du huske at trække pengene her. Hvis dette ikke gøres, vil du ikke modtage pengene for ordren. Bemærk dog at der er forskellige regler for, hvornår pengene må trækkes. Hvis der er tale om et gave/værdikort, må pengene trækkes med det samme. Hvis der derimod er tale om en fysisk vare, må pengene først trækkes, når varen er klar til afsendelse, hvorimod betalingen for en ydelse først må trækkes, når ydelsen er udført. Der er dog forskellige undtagelser fra disse regler, hvor betalingen for bestemte varer/ydelser godt må trækkes med det samme. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte GECKO Booking eller din revisor.


  • Opret faktura til ordre: Ved at trykke på knappen 'Opret faktura til ordre' har du mulighed for at oprette en faktura til denne ordre, f.eks. hvis en kontooverførsel aldrig er blevet modtaget.

Husk at trykke 'Opdater ordre' for at gemme en ændring!

Du kan her se hvad kundens ordre indeholder og eventuelle gavekortoplysninger, ligesom du kan se og ændre de oplysninger om fakturering og levering, som kunden har indtastet. Hvis du foretager ændringer i disse oplysninger, skal du huske at trykke 'Opdater ordre'.


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede