Vejledninger - Opret dokument

Med Dokument-modulet har du mulighed for at oprette forskellige elektroniske dokumenter som der kan sendes mellem forskellige interessanter. Det kunne f.eks. være kontrakter du skal indgå med dine kunder.

For at oprette et dokument skal du igennem flere forskellige 'steps' der alle har betydning for dokumentets udseende samt hvilke felter der skal udfyldes herpå. 

Disse 'steps' vil blive forklaret nedenfor. 

For at oprette et nyt dokument skal du gå til 'Indstillinger' > 'Dokumenter'.

For at oprette et dokument skal du trykke på 'Opret dokument' i højre hjørne. Her skal du indtaske navnet på dokumentet. Det kunne f.eks. være en henvisning fra en tandlæge. Du skal herefter vælge hvorvidt dokumentet skal oprettes som et underdokument. Et underdokument betyder at det dokument du er i gang med at oprette, skal bruge informationer fra et andet dokument. Underdokumentet kan kun oprettes hvis der er oprettet et 'hoveddokument'. Når dette er valgt trykker du 'Opret' hvorefter dokumentet vil ligge på listen under 'Dokumenter'. 

Nederst på siden kan du vælge at abonnere på at få en SMS og/eller e-mail, når der sker noget nyt i forhold til dokumenter. Hvis der skal indtastes flere telefonnumre eller e-mails, skal du et komma mellem dem. Hvis du har en epad, kan du til højre her aktivere ePad-ink, så det er muligt at lave en elektronisk underskrift på det dokument, du opretter. Ved siden af denne funktion har du mulighed for at 'Aktivere hurtig underskrift'. Det betyder, at hvis du senere opretter "felter" af typen "underskift", kan du tillade at hurtig underskrift bliver benyttet til at underskrive det pågældende felt. 

Tryk til sidst på 'Opdater'. Tryk derefter på 'Ret' ud for et dokument, for at rette og komme videre til næste 'step'.

Versioner:

På næste step har du mulighed for at oprette en ny version af et dokument, hvis du f.eks. ønsker at rette eller tilføje noget til et eksisterende dokument. 

Hvis du opretter et nyt dokument, vælger du blot 'Opret ny version' og 'Kopier ikke, opret blank'. Vil du derimod rette eller tilføje noget i et dokument, der allerede er oprettet, skal du vælge 'Opret ny version' og derefter beslutte, hvilken tidligere version du vil lave en kopi af. Dette sparer dig for noget tid, da du ikke skal sætte alt op igen. Tryk til sidst på 'Opret'. Du skal huske at markere under 'Publiseret' ud for den nye version af dokumentet, og det vil så være dette dokument der er gældende. Der vil så komme en blå hængelås ud for den publiserede version og det vil ikke være muligt at rette i denne version. 

Nederst under Interessanter har du mulighed for at bestemme, hvem dokumentet må oprettes og dermed igangsættes af. Her er der flere forskellige muligheder: 

• Webformular: Med denne kan dokumentet anvendes som en evt. kontaktformular på en hjemmeside og kan så knyttes til en kunde efterfølgende.
• Kontaktperson: Ved at markere her kan der vælges en kontaktperson. 
• Back-end/administration: Denne skal vælges, hvis du som administrator har brug for at kunne oprette og udfylde information før kunden. 
• Forhandler: Denne gælder og kan kun bruges, hvis du har et forhandler-setup. 
• Kunde: Hvis kunden skal udfylde informationerne før dig, skal du vælge denne. 

Ved at markere i 'Dokument løbenummer' kan du aktivere automatisk nummerering af dine oprettede dokumenter. Systemet tæller selv op og det kan her angives hvad nummer de næste dokumenter skal sættes til. Du kan benytte indsætningskoden [sequentialNo] til at få nummeret på f.eks. PDF-versionen af dokumentet. 

Når alt er indstillet, tryk da på 'Opdater', og de versioner, du har oprettet, vil ligge på en liste under 'Versioner'. Her kan du ud for hver enkelt version vælge 'Ret', og du vil derefter blive videreført til næste 'step', der så giver dig mulighed for at oprette forskellige grupper af felter der skal udfyldes på dokumentet. 

Grupper:

På næste 'step' kan du oprette forskellige grupper. Disse grupper er grupper af felter, der skal udfyldes på dokumentet. Det kan f.eks. være, at du opretter grupper med navnene 'Henvisning fra tandlæge' og 'Svar'. Du opretter disse grupper ved at trykke på 'Opret gruppe' i det øverste højre hjørne. 

Ved at indtaste numre under 'Prioritet' kan du bestemme den rækkefølge hvori grupperne skal udfyldes. I dette eksempel skal felterne i gruppen 'Henvisning fra tandlæge' udfyldes før felterne i 'Svar' kan blive udfyldt. 

Nederst på siden ligger der tre forskellige tekstfelter:

• Skabelon HTML: Her oprettes skabelonen til skærm-version af dokumentet. Dette vil være stedet, hvor felterne bliver udfyldt. 
• Skabelon PDF: Her oprettes skabelonen til PDF-versionen af dokumentet. 
• Webformular - Tekst efter PDF: Her vil der blive vist tekst, hvis dokumentet er en åben web-formular, der kan startes af f.eks. besøgende på en hjemmeside. 

Felter:

Ved at trykke 'Ret' ud for en gruppe, kommer du til sidste 'step, hvor du kan oprette de enkelte felter der skal udfyldes i hver gruppe. 

Vælg 'Opret felt', og giv her feltet et navn samt en type. I gruppen 'Henvisning' kunne disse felter f.eks.være navn, adresse, CPR-nr. og en note til henvisningen. Typen vælges i en drop-down menu og bestemmer, hvordan der kan svares på feltet. Du har her flere muligheder:

• Checkbox: Her kan feltet besvares ved at sætte flueben. 
• CPR-Nr: Her kan feltet besvares ved angive CPR-nr.
• Dato: Her kan feltet besvares ved angive en dato i feltet. 
• Drop-down: Her kan kan feltet besvares med et svar i en drop-down menu. 
• Filupload: Her kan der uploades en fil sammen med dokumentet. 
• Tal: Her kan feltet besvares med et tal. Bemærk, at det kun gælder hele tal. Hvis der skal kunnes skrive kommatal, skal du vælge typen Text eller Text - Regex. 
• Text: Her kan feltet besvares med en kortere tekst. 
• Text - Regex (regular expression): Hvis du vælger denne, kan du definere indholdet i tekstboksen. Se dette link for yderligere hjælp til regular expressions.
• Text - Stor: Her kan feltet besvares med en længere tekst. 
• Underskrift: Med denne vil der komme et underskrift-felt på dokumentet, så det kan underskrives digitalt på din skærm eller på en iPad. 

Tryk til sidst på 'Opret'.  

På denne side har du også mulighed for at vælge en interessant, som er den person, der må udfylde felterne i dokumentet. Vælg mellem:

• Webformular: Med denne kan dokumentet anvendes som en evt. kontaktformular på en hjemmeside og knyttes til en kunde efterfølgende.
• Kontaktperson: Her vælges en kontaktperson. 
• Back-end/administration: Denne skal vælges, hvis du har brug for at kunne oprette og udfylde information før kunden. 
• Forhandler: Denne gælder, og kan kun bruges, hvis du har et forhandler-setup. 
• Kunde: Hvis kunden skal udflylde informationerne før dig, skal du vælge denne. 

Tryk til sidst på 'Opdater'. 

Rediger felter:

Hvert enkelt felt kan rettes yderligere ved at trykke 'Ret' ud for det. Derefter kan du redigere fire forskellige punkter:

• Feltnavn: Her kan du rette navnet på feltet. 
• Påkrævet: Her kan du bestemme, om feltet skal være påkrævet og dermed SKAL udfyldes. Vælg derudover, om der skal sendes en advarsel, hvis det ikke udfyldes. 
• Default value: Feltet præudfyldes med det, du skriver her. Default valuen kan også indsættes med erstatningskoder fra bookingsystemet, der indsætter information om kunden - se mere i guiden 'Erstatningskoder.  
• CSS style: CSS formatering af feltet. 
• Hurtig underskrift: Denne mulighed bliver kun vist, hvis du har sat flueben i 'Aktiver hurtig underskrift' tilbage på dokument-oversigten og tilladt, at hurtig underskrift kan benyttes til at underskrive dette felt. 

----------------------------------------

Efter du har været igennem alle steps, kan du vælge at lave en kundegruppe, der refererer til en kontaktperson-gruppe i dit system, der skal have adgang til dokumenter, f.eks. tandlæger. Den kundegruppe kan du oprette tandlægerne i og dermed give dem adgang til at lave f.eks. henvisninger i et dokument.

Du opretter kundegruppe-kategorierne ved at søge efter en specifik kunde. På kundekortet skal du vælge fanen 'Kontakter'. Her kan du indtaste et kategorinavn og trykke på opret kategori. 

Denne indstilling skal først aktiveres. Det gør du via 'Indstillinger' > 'Avancerede indstillinger' > 'Back-end' > 'Kunde'. Her sætter du flueben i 'Aktiver kontakter'.

----------------------------------------

Du kan nu give dine kunder lov til at se de dokumenter du har oprettet online. Dette gøres ved først at gå til 'Kunder' > 'Indstillinger' > 'Dokumenter'. Her kan du sætte flueben under 'Aktiver dokumenter'. 

Du kan nu også vælge typen 'Kontaktperson', og hvilken kontaktperson-kategori den ønskede kontaktperson skal ligge i.