Med Dokument-modulet har du mulighed for at oprette forskellige elektroniske dokumenter som der kan sendes mellem forskellige interessanter. Det kunne f.eks. være kontrakter du skal indgå med dine kunder.

For at oprette et dokument skal du igennem flere forskellige 'steps' der alle har betydning for dokumentets udseende samt hvilke felter der skal udfyldes herpå. 

Disse 'steps' vil blive forklaret nedenfor. 

Opsætningen af dine dokumenter sker i samarbejde med GECKO Booking. Derfor er det vigtigt at du sender en plan over præcist hvad det er for nogle dokumenter du ønsker. Opsætningen tager derefter udgangspunkt i det tilsendte materiale og prisen fastsættes derudfra.

For at oprette et nyt dokument skal du gå til 'Indstillinger' -> 'Dokumenter'.

På den første side kan du øverst i højre hjørne trykke på 'Opret dokument'. For at oprette dokumentet skal du indtaste navnet på dokumentet. Det kunne f.eks. være en henvisning fra en tandlæge. Du skal herefter vælge hvorvidt dokumentet skal oprettes som et underdokument. Et underdokument betyder at det dokument du er i gang med at oprette, skal bruge informationer fra et andet dokument. Underdokumentet kan kun oprettes hvis der er oprettet et 'hoveddokument'. Når dette er valgt trykker du 'Opret' hvorefter dokumentet vil ligge på listen under 'Dokumenter'. 

Nederst på siden kan du vælge at abonnere på at få en SMS og/eller e-mail når der sker noget nyt ift. dokumenter. Hvis der skal indtastes flere telefonnumre eller e-mails, sætter du et komma imellem dem. Hvis du har en epad kan du til højre her aktivere ePad-ink, så det er muligt at lave en elektronisk underskrift på det dokument du opretter. Ved siden af denne funktion har du mulighed for at 'Aktivere hurtig underskrift'. Det betyder, at hvis du senere opretter "felter" af typen "underskift", kan du tillade at hurtig underskrift bliver benyttet til at underskrive det pågældende felt. 

Tryk til sidst på 'Opdater'. Tryk derefter på 'Ret' ud for et dokument, for at rette og komme videre til næste 'step'.

Versioner:

På næste step har du mulighed for at oprette en ny version af et dokument, hvis du f.eks. ønsker at rette eller tilføje noget til et eksisterende dokument. 

Hvis du opretter et nyt dokument vælger du blot 'Opret ny version' og 'Kopier ikke, opret blank'. Vil du derimod rette eller tilføje noget i et dokument der allerede er oprettet, skal du vælge 'Opret ny version' og derefter beslutte hvilken tidligere version du vil lave en kopi af. Dette sparer dig for noget tid, da du ikke skal sætte alt op igen. Tryk til sidst på 'Opret'. Du skal til sidst huske at markere under 'Publiseret' ud for den nye version af dokumentet og det vil så være dette dokument der er gældende. Der vil så komme en blå hængelås ud for den publiserede version og det vil ikke være muligt at rette i denne version. 

Nederst under Interessanter har du mulighed for at bestemme hvem dokumentet må oprettes og dermed igangsættes af. Her er der flere forskellige muligheder: 

• Webformular: Med denne, kan dokumentet anvendes som en evt. kontaktformular på en hjemmeside og kan så knyttes til en kunde efterfølgende.
• Kontaktperson: Ved at markere her, kan der vælges en kontaktperson. 
• Back-end/administration: Denne skal vælges hvis du som administrator har brug for at kunne oprette og udfylde information før kunden. 
• Forhandler: Denne gælder og kan kun bruges hvis du har et forhandler-setup. 
• Kunde: Hvis kunden skal udfylde informationerne før dig skal du vælge denne. 

Ved at markere i 'Dokument løbenummer' kan du aktivere automatisk nummerering af dine oprettede dokumenter. Systemet tæller selv op og det kan her angives hvad nummer de næste dokumenter skal sættes til. Du kan benytte indsætningskoden [sequentialNo] til at få nummeret på f.eks. PDF-versionen af dokumentet. 

Når alt er indstillet, tryk da på 'Opdater' og de versioner du har oprettet vil ligge på en liste under 'Versioner'. Her kan du ud for hver enkelt version vælge 'Ret', og du vil derefter blive videreført til næste 'step', der så giver dig mulighed for at oprette forskellige grupper af felter der skal udfyldes på dokumentet. 

Grupper:

På næste 'step' kan du oprette forskellige grupper. Disse grupper er grupper af felter der skal udfyldes på dokumentet. Det kan f.eks. være at du opretter grupper med navnene 'Henvisning fra tandlæge' og 'Svar'. Du opretter disse grupper ved at trykke på 'Opret gruppe' i det øverste højre hjørne. 

Ved at indtaste numre under 'Prioritet' kan du bestemme den rækkefølge hvori grupperne skal udfyldes. I dette eksempel skal felterne i gruppen 'Henvisning fra tandlæge' udfyldes før felterne i 'Svar' kan blive udfyldt. 

Nederst på siden ligger der tre forskellige tekstfelter:

• Skabelon HTML: Her oprettes skabelonen til skærm-version af dokumentet. Dette vil være stedet hvor felterne bliver udfyldt. 
• Skabelon PDF: Her oprettes skabelonen til PDF-versionen af dokumentet. 
• Webformular - Tekst efter PDF: Her vil der blive vist tekst, hvis dokumentet er en åben web-formular, der kan startes af f.eks. besøgende på en hjemmeside. 

OBS! Det er ovenstående opsætning du kan få hjælp til hos GECKO Booking.

Felter:

Ved at trykke 'Ret' ud for en gruppe, kommer du til sidste 'step, hvor du kan oprette de enkelte felter der skal udfyldes i hver gruppe. 

Vælg 'Opret felt' og giv her feltet et navn samt vælge type. I gruppen 'Henvisning fra tandlæge' kunne disse felter f.eks.være navn, adresse, CPR-nr. og en note til henvisningen. Typen vælges i en drop-down menu og bestemmer hvordan der kan svares på feltet. Du har her flere muligheder:

• Checkbox: Denne kan vælges hvis der skal svares ved at sætte flueben. 
• CPR-Nr: Denne bruges når der skal angives CPR-nr.
• Dato: Hvis denne vælges, kan der angives en dato i feltet. 
• Drop-down: Denne giver mulighed for at vælge et svar i en drop-down menu. 
• Filupload: Hvis denne vælges som type kan der uploades en fil sammen med dokumentet. 
• Tal: Bemærk, at det kun gælder hele tal. Hvis du vil kunne skrive kommatal, skal du vælge typen Text eller Text - Regex. 
• Text: Hvis denne vælges er der plads til at svare i en længere tekst. 
• Text - Regex (regular expression): Hvis man vælger denne kan man definere indholdet i tekstboksen. Se dette link for yderligere hjælp til regular expressions - http://regexr.com.
• Text - Stor: Med denne kan der angives et svar af lidt længere karakter. 
• Underskrift: Med denne vil der komme et underskrift-felt på dokumentet, så det kan underskrives digitalt på din skærm eller på en iPad. 

Tryk til sidst på 'Opret'.  

På denne side har du også mulighed for at vælge en interessant, som er den person der må udfylde felterne i dokumentet. Vælg mellem:

• Webformular: Med denne, kan dokumentet anvendes som en evt. kontaktformular på en hjemmeside og knyttes til en kunde efterfølgende.
• Kontaktperson: Her vælges en kontaktperson. 
• Back-end/administration: Denne skal vælges hvis du har brug for at kunne oprette og udfylde information før kunden. 
• Forhandler: Denne gælder og kan kun bruges hvis du har et forhandler-setup. 
• Kunde: Hvis kunden skal udflylde informationerne før dig skal du vælge denne. 

Tryk til sidst på 'Opdater'. 

Rediger felter:

Hvert enkelt felt kan rettes yderligere ved at trykke 'Ret' ud for det. Derefter kan du redigere fire forskellige punkter:

• Feltnavn: Her kan du rette navnet på feltet. 
• Påkrævet: Bestem her om feltet skal være påkrævet og dermed SKAL udfyldes. Vælg derudover om der skal sendes en advarsel hvis det ikke udfyldes. 
• Default value: Feltet præudfyldes med det du skriver her. Default valuen kan også indsættes med erstatningskoder fra bookingsystemet der indsætter information om kunden - se mere i guiden 'Erstatningskoder.  
• CSS style: CSS formatering af feltet. 
• Hurtig underskrift: Denne mulighed bliver kun vist, hvis du har sat flueben i "Aktiver hurtig underskrift" tilbage på dokument-oversigten og tilladt at hurtig underskrift kan benyttes til at underskrive dette felt. 

----------------------------------------

Efter du har været igennem alle steps, kan du vælge at lave en kundegruppe der refererer til en kontaktperson-gruppe i dit system, der så skal have adgang til dokumenter, f.eks. tandlæger. Den kundegruppe kan man så oprette tandlægerne i og dermed give dem adgang til at lave f.eks. henvisninger i et dokument.

Du opretter kundegruppe-kategorierne ved at søge efter en specifik kunde. På kundekortet skal du vælge fanen 'Kontakter'. Her kan du så indtaste et kategorinavn og trykke på opret kategori. 

Denne indstilling skal først aktiveres. Det gør du via 'Indstillinger' -> 'Avancerede indstillinger' -> 'Back-end' -> 'Kunde'. Her sætter du flueben i 'Aktiver kontakter'.

----------------------------------------

Du kan nu give dine kunder lov til at se de dokumenter du har oprettet online. Dette gøres ved først at gå til 'Kunder' -> 'Indstillinger / Ret' -> 'Dokumenter'. Her kan du sætte flueben under 'Aktiver dokumenter'. 

Du kan nu også vælge typen 'Kontaktperson' og hvilken kontaktperson-kategori den ønskede kontaktperson skal ligge i f.eks. 'Tandlæger'.