Spørgsmål og svar

Gecko kan hver nat sende en mail med dagens bookinger. Du vælger selv, om der skal sendes én samlet oversigt over alle kalendere, eller om hver medarbejder kun skal have sin egen kalender. De to muligheder kan bruges samtidig.

A. Én samlet oversigt over alle kalendere

Brug denne, når én eller flere personer skal have hele husets dag i én mail - fx receptionen, klinikchefen eller en fælles postkasse.

1. Gå til Indstillinger > [Booking] Bookingindstillinger.
2. Åbn fanen Notifikationer og find afsnittet E-mail.
3. Slå Dagsoversigt til. Feltet Til e-mail folder sig ud.
4. Skriv den adresse, oversigten skal sendes til.
5. Tryk Opdater nederst på siden.

Flere modtagere: Du kan skrive flere adresser i det samme felt - adskil dem med komma.

Vil du se mailen med det samme, så tryk Send nu ved siden af feltet. Så behøver du ikke vente til næste morgen.

Mailen viser dagens bookinger for alle kalendere. Kalendere uden aftaler er også med - de står bare tomme.

B. Hver medarbejder får sin egen kalender tilsendt

Brug denne, når medarbejderne kun skal se deres egne aftaler. Indstillingen sættes på hver enkelt kalender.

1. Gå til Indstillinger > [Booking] Kalendere og vælg kalenderen.
2. Klik Kalenderindstillinger og åbn fanen Generelle kalenderindstillinger.
3. Tjek, at feltet E-mail i venstre kolonne er udfyldt. Det er den adresse, oversigten sendes til - også her kan du skrive flere adresser adskilt af komma.
4. Sæt flueben i Modtag dagsoversigt på mail hver dag. under Notifikationer i højre kolonne.
5. Tryk Opdater, og gentag for hver kalender, der skal have sin egen mail.

Kun kalendere kan modtage deres egen dagsoversigt. Skal en person uden egen kalender - fx en bogholder - have overblikket, så tilføj vedkommendes adresse under mulighed A i stedet.

C. Ugeoversigt eller flere dage frem

På samme side som mulighed B ligger en indstilling, der sender en oversigt med flere dage ad gangen - fx hele ugen hver mandag morgen.

1. Sæt flueben i Send mail hver.
2. Vælg i den første rulleliste, hvornår mailen skal sendes. Ugedag betyder hver dag; vælger du fx Mandag, sendes mailen kun den ene dag om ugen.
3. Vælg i den anden rulleliste, hvor mange dage frem mailen skal dække - fra 1 til 8 dage. 1 er kun i dag.
4. Tryk Opdater.

Eksempel: Vælg Mandag og 7 dage frem. Så får medarbejderen mandag morgen hele ugens aftaler i én mail, med et afsnit pr. dag.

Dagsoversigten og ugeoversigten er uafhængige af hinanden. Sætter du begge flueben, får medarbejderen både sin daglige og sin ugentlige mail.

Hvornår sendes mailen?

Alle oversigtsmails sendes om natten, så de ligger klar, når dagen begynder. Tidspunktet kan ikke ændres, men du kan altid hente den samlede oversigt med det samme via knappen Send nu under mulighed A.

Hvad står der i mailen?

Mailen viser bookingerne kalender for kalender med kolonnerne Kl., Id, Kunde, Ydelse og Komment. Interne bookinger er markeret med Intern:, og på holdbookinger listes alle deltagere. Emnefeltet indeholder ordet Oversigt og dit booking-id, så du nemt kan lave en mailregel på den.

Rækkefølgen af kalenderne styrer du under Indstillinger > Kalenderoversigt + opret i kolonnen Flyt oversigt - laveste tal står øverst. Hedder kolonnen bare Flyt, følger oversigten samme rækkefølge som kalenderne i bookingbilledet.

Skal mailen vise andre oplysninger end standardkolonnerne, kan Gecko tilpasse det for dig. Kontakt supporten.