Hvad kan integrationen?

Integrationen sender dine kasseafstemninger fra GECKO over i en finanskladde i Microsoft Dynamics 365 Business Central, så du ikke skal taste tallene ind manuelt.

Ved at forbinde opnår du:

• Overførsel af kasseafstemninger direkte til en finanskladde i Business Central
• Mulighed for automatisk daglig overførsel af lukkede kasser
• Valgfrit detaljeniveau: summeret pr. hovedvaregruppe, pr. varegruppe eller pr. faktura/køb
• Op til fire dimensioner på posteringerne, fx afdeling eller projekt
• Automatisk overførsel af summerede online fakturaer
• Overblik over hvilke kasseafstemninger der er overført

Før du går i gang

• Integrationen virker med Business Central Online (cloud-versionen). Der skal ikke installeres nogen udvidelse i Business Central.
• GECKO forbinder til Business Central via en app-registrering i Microsoft Entra (tidligere Azure Active Directory) og et tilhørende kort under Microsoft Entra Applications i Business Central. Se trin for trin i [g{{G2}}:Opsætning i Microsoft Entra og Business Central]. Opsætningen kræver administratoradgang og laves ofte af jeres it-ansvarlige eller Business Central-partner.
• Opret gerne en separat finanskladde til GECKO i Business Central, fx med navnet GECKO, og lad feltet Nummerserie stå tomt. GECKO danner selv bilagsnumrene.
• Alle kontonumre i kontoplanen i GECKO skal findes i Business Central og kunne bogføres på. Se [g{{G3}}:Kontoplan og dimensioner til Business Central].
• Beløbene overføres uden valutakode og bogføres i firmaets regnskabsvaluta i Business Central. Regnskabsvalutaen skal derfor være den samme som i GECKO.

Sådan sætter du integrationen op

1. Gå til Indstillinger → Kasse → Kasseapparater, og vælg det kasseapparat, der skal overføres til Business Central.
2. Åbn fanen Kasseafstemning eksport - integrationer, og slå Business Central integration til.
3. Indtast Tenant ID, Client ID og Client Secret fra app-registreringen i Microsoft Entra.
4. Skriv navnet på dit Business Central-miljø i feltet Miljø – typisk Production eller Sandbox.
5. Klik på Test forbindelse. Når forbindelsen virker, udfyldes listen Firma.
6. Vælg firma, og klik på Test forbindelse igen. Nu udfyldes listen Finanskladde.
7. Vælg finanskladde, og klik på Test forbindelse en sidste gang. GECKO afprøver nu også, at der kan skrives i kladden, og viser Skriveadgang til finanskladden er OK.
8. Angiv eventuelt et Præfiks til bilagsnummer på højst 10 tegn, fx GK-, så posteringerne fra GECKO er lette at genkende.
9. Slå Automatisk eksport til, hvis lukkede kasser skal overføres automatisk hver nat, og vælg detaljeniveau: Summeret pr. hovedvaregruppe (evt. med Summeret pr. faktura/køb) eller Summeret pr. varegruppe.
10. Klik på Opdater.
11. Åbn fanen Kasseafstemning eksport - kontoplan, og kontrollér, at alle kontonumre findes i Business Central.

Opsætningen gemmes pr. kasseapparat. Har du flere kasseapparater, gentager du opsætningen for hvert af dem – du kan bruge den samme app-registrering til dem alle. Online ordrer sættes op for sig, se [g{{G4}}:Online ordrer til Business Central].

Sådan overfører du manuelt

1. Gå til Kasse → Udtræk, og klik på Vis kasseopgørelser.
2. Vælg perioden, og klik på Vis periode.
3. Markér de kasseopgørelser, der skal overføres, og klik på Eksporter.
4. Vælg detaljeniveau, vælg Business Central som eksporttype, og klik på Vis export.
5. Lad vinduet stå åbent, indtil der står Eksporten til Business Central er nu færdig. Kasserne overføres én ad gangen, og du kan følge status for hver kasse undervejs.

Automatisk overførsel

Er Automatisk eksport slået til, overføres en kasse automatisk natten efter, at den er lukket. Fejler overførslen, sendes en mail til adressen i feltet Notifikationsemail på kasseapparatet (eller til virksomhedens e-mailadresse, hvis feltet er tomt). Kassen forsøges ikke overført igen automatisk – ret fejlen, og overfør kassen manuelt.

Bogfør i Business Central

Åbn finanskladden i Business Central, kontrollér linjerne, og bogfør. Hver kasseafstemning får sit eget bilagsnummer: præfikset efterfulgt af kasseopgørelsens nummer, fx GK-1234. Bogføringsdatoen er den dato, kassen blev lukket.