Prøv en gratis demo

Klik her for at bestille

Bestil en gratis demo

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Gecko Booking - Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt

Felter markeret med * er påkrævede

Vejledninger til GECKO Booking

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du naturligvis altid meget velkommen til at kontakte os

Kontakt os

Guideoversigt

Back-end: Genindkald


Indholdsfortegnelse

1.6.120.111  Back-end: Genindkald

1.6.120.111 Back-end: Genindkald

Under fanen 'Genindkald' kan du aktivere genindkald af dine kunder. Aktiver genindkald af kunder-funktionen gør det muligt at aktivere automatisk genindkaldelse af kunder til en behandling med jævne mellemrum. Du bestemmer hvor ofte de skal udsendes og i hvor lang tid. 

Under 'Genindkald' kan du indstille følgende: 

Genindkald: For at aktivere 'Genindkald' skal du her markere i boksen 'Aktiver genindkaldelse af kunder'. 

Kør forskudt: Det er muligt at få systemet til at kigge genindkald igennem X antal dage før den angivne dato. Dvs. hvis du har sat genindkald til f.eks. 20/5, så kan systemet lave et tjek f.eks. 10 dage før og finde de kunder frem, som er sat til genindkald 20/5. På denne måde bliver der tid til at udsende breve og tjekke listen igennem inden genindkald den 20/5. Så det antal dage du skriver i boksen, skal være det antal dage inden genindkald, du ønsker at systemet skal lave dette tjek. 

Under overskriften Indkald skabeloner kan du vælge hvilke genindkald-skabeloner der skal oprettes og med hvilke indstillinger. Se hvordan du opretter disse skabeloner længere nede i denne guide. 

Under Forudvalgte indstillinger kan du som navnet antyder forudvælge hvilke indstillinger en e-mail skabelon skal oprettes med, når den oprettes manuelt på kundens profil. Disse indstillinger inkluderer:  

  • Inkald via: Herud for kan du angive hvordan dine kunder som udgangspunkt skal modtage genindkald. Du kan her vælge 'Forudvælg e-mail', 'Forudvælg fysisk brev' og 'Forudvælg SMS'. Denne indstilling kan dog ændres inde på den enkelte kundeprofil efterfølgende. 
  • Ydelse: Angiv her hvilken ydelse der skal sendes genindkald på.  
  • Frekvens: Angiv her hvornår den næste genindkald som udgangspunkt skal sættes fra. Du kan her bl.a. vælge mellem 'Hver måned' eller 'Hvert halve år'.  
  • Fortsæt: Angiv her hvor længe der skal sendes genindkald ud. Vælg her mellem 'En gang', 'Uendeligt' eller vælg selv et specifikt antal gange med 'X antal gange' (Dette kunne evt. være et forløb på 5 år).   

Nederst kan du vælge at markere ud for enten 'Autobook', 'Send email', 'Send SMS', 'Send brev' eller 'Overfør til genindkaldsliste'. Her bestemmer du hvordan den første genindkaldelse skal sendes ud. 

Du opretter skabelonen manuelt på kundens profil ved at trykke 'Opret genindkald' -> under 'Genindkald skabelon' vælger du 'Opret manuelt' i drop down-menuen og de valgte indstillinger vil så være valgt som udgangspunkt. Genkaldelsen vil så ligge på kundens profil således:

Læs mere i denne guide om  Genindkald via kundeprofilen. 


Oprettelse af skabeloner:

Under 'Inkald skabeloner' kan du oprette skabeloner ved at trykke på 'Opret skabelon'. Du kommer derefter til en ny side hvor du kan rette selve skabelonen. 

Under 'Ret genindkald-skabelon' skal du nu indstille følgende:

Ydelse: Angiv her hvilken ydelse der skal sendes genindkald på. Ex. hvis du kun vil lave genindindkald på ydelsen "kontrol" og ikke alle andre ydelser, som kunden har booket.

Frekvens (vælg én): Angiv her hvornår den næste genindkald som udgangspunkt skal sættes fra. Du kan her bl.a. vælge mellem 'Hver måned' eller 'Hvert halve år'. Ex. hvis du vil lave genindkald hvert år, vil systemet automatisk sætte datoen 1 år frem.

Fortsæt (vælg én): Angiv her hvor mange gange der skal sendes genindkald ud. Vælg her mellem 'En gang', 'Uendeligt' eller vælg selv et specifikt antal gange med 'X antal gange' (Dette kunne evt. være et forløb på 5 år).

Når du har oprettet en skabelon vil den fremgå på en liste under 'Indkald skabeloner' hvor du altid har mulighed for at rette eller slette den.


Oprettelse af steps: 

Hver gang du opretter en genindkaldskabelon, skal du samtidigt oprette 'Steps'. Disse steps er knyttet til den specifikke skabelon og bestemmer hvor mange steps der skal være gældende hver gang denne specifikke skabelon skal sendes ud. 

Til højre for skabelonindstillingerne kan du oprette disse 'Steps'. Ved at oprette dem bestemmer du hvor mange 'Steps' der skal være i et genindkaldelsesforløb og hvad der skal ske ved de enkelte steps. Når du vælger 'Opret step' popper der et vindue frem hvori du kan angive hvornår første 'Step' skal finde sted efter den fastsatte genindkaldsdato. Skriv det valgte antal dage ud for 'Kør efter dage'. Herefter kommer du til siden 'Ret genindkaldskabelon step' hvor du vælger hvad der skal ske på det specifikke step.

Her kan du vælge de følgende:

Vælg handling ud fra kundens bookinger: Sætter du flueben her, kan du vælge hvad næste skridt i genindkaldelsesforløbet skal være på baggrund af kundens handlinger. For en uddybning af hvilke handlinger du og kunden kan lave, se her

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem): Hvis du sætter flueben her, vil systemet selv booke en tid til kunden. Systemet søger efter en ledig tid i kalenderen fra genindkalsdatoen og 30 dage frem. Her kan yderligere vælges hvad der skal ske hvis autobookingen fejler. Så kan du markere i enten 'Send e-mail', 'Send en SMS', 'Send brev' eller 'Overføre til genindkaldsliste'. 

Send e-mail: Du kan her vælge at sende en e-mail til kunden. Til dette formål skal der oprettes e-mailskabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter e-mailskabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik e-mailskabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send SMS: Du kan her vælge at sende en SMS til kunden. Til dette formål skal der oprettes SMS-skabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' -> 'Marketing/Skriv' -> 'Skabeloner'. Se hvordan du opretter SMS-skabeloner her. Når disse er oprettet vil du kunne vælge en specifik SMS-skabelon samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send brev: Du kan her vælge at sende et brev til dine kunder. Du kan selv oprette brevskabeloner, se her.  

Overfør til genindkaldliste: Her kan du markere hvis du ønsker at overføre kunden til en genindkaldsliste. Du kan derudover give kunden en markering der er en form for ekstra status, som du kan koble på kunden. Denne vil så følge kunden og være synlig på listen.  

Afslut forløb: Her kan du vælge at afslutte et genindkaldelsesforløb. 


Vælger du 'Vælg handling ud fra kundens bookinger' vil der være flere mulige handlinger foretaget af kunden, som du kan agere ud fra. Ofte vil "Vælg handling ud fra kundens bookinger" være at bruge som step 2 eller 3 i et genindkaldsforløb.

Du skal tage stilling hvad der skal ske ud fra disse handlinger:

Gennemført booking: Har kunden booket en tid til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldsdatoen frem til datoen hvorpå du har sat ex andet step til at køre (indstillingen kør antal dage), skal du herunder vælge hvad der skal foretages. 

Fremtidig booking: Hvis kunden har booket en tid til den ydelse skabelonen er sat op til, der går ud over datoen du har angivet til step 2, skal du altså herunder vælge næste skridt.

No-show booking: Hvis kunden ikke dukker op til den ydelse/booking skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, samt at bookingen er markeret 'No-show', skal du herunder vælge næste skridt. 

Slettet booking: Har kunden valgt at slette en booking til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, skal du herunder vælge næste skridt. 

Ingen booking: Har kunden ikke foretaget en booking til den ydelse skabelonen er sat op til, i perioden fra genindkaldelsesdatoen til datoen for step 2, skal du herunder vælge næste skridt.

 

Uanset hvilken handling kunden har foretaget, skal du vælge hvad næste skridt skal være. Her gælder det for alle scenarierne at du kan vælge følgende (Disse valgmuligheder og deres betydning er forklaret ovenfor.):

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem)

Send e-mail

Send SMS

Send brev

Overfør til genkaldsliste

Afslut forløb

 


Prøv en gratis og uforpligtende demo af GECKO Booking

Udfyld formularen, og vi sender dig en demo hurtigst muligt.

 

Felter markeret med * er påkrævede