Har du spørgsmål?
Vi hjælper gerne!!
Spørgsmål til Gecko Booking?
Er du i tvivl om hvorvidt Gecko Booking er noget for dig, eller har du andre spørgsmål? Så hører vi rigtig gerne fra dig!
Har du spørgsmål?
Vi hjælper gerne!!
Er du i tvivl om hvorvidt Gecko Booking er noget for dig, eller har du andre spørgsmål? Så hører vi rigtig gerne fra dig!
Et bookingsystem skal selvfølgelig kunne tage imod bookinger. Men i dag er det kun begyndelsen.
For mange virksomheder er bookingsystemet blevet et centralt arbejdsredskab, der binder kalender, kunder, medarbejdere, betaling og administration sammen. Derfor kan der være stor forskel på, hvad du får ud af forskellige løsninger – også selvom de alle kalder sig et bookingsystem.
Så hvad skal et moderne bookingsystem egentlig kunne?
Det korte svar er, at det afhænger af din virksomhed. En behandler med én kalender har ikke nødvendigvis samme behov som en klinik med 15 medarbejdere, og en køreskole arbejder anderledes end en virksomhed, der booker mødelokaler eller varemodtagelser.
Der er dog en række områder, som er værd at undersøge, når du vælger bookingsystem.
Online booking er selve fundamentet i et moderne bookingsystem.
Kunderne skal kunne se ledige tider og foretage en booking, når det passer dem – også om aftenen, i weekenden og når virksomheden har lukket.
Det betyder samtidig, at medarbejderne ikke behøver bruge lige så meget tid på telefonopkald og mails frem og tilbage for at finde en ledig tid.
Men kig ikke kun efter, om systemet tilbyder online booking. Prøv også selve bookingforløbet. Er det nemt at forstå? Fungerer det på mobilen? Og kan du tilpasse det til den måde, dine kunder skal booke på?
En booking ændrer sig nogle gange.
Hvis kunden selv kan flytte eller aflyse sin tid inden for de regler, virksomheden har fastsat, kan det spare administration for begge parter.
Samtidig bliver kalenderen hurtigere opdateret, så en ledig tid potentielt kan bookes af en anden kunde.
Det er derfor værd at undersøge, hvor fleksible regler du kan sætte for ændringer og afbud.
Automatiske SMS- og e-mailpåmindelser er en af de funktioner, som brugere af bookingsystemer vurderer højt. De kan både mindske behovet for manuel kommunikation og hjælpe kunden med at huske sin aftale.
Det interessante er derfor ikke kun, om systemet kan sende en SMS.
Undersøg også, om du selv kan bestemme, hvornår beskederne skal sendes, hvad der skal stå i dem, og om forskellige typer bookinger kan have forskellige beskeder.
"Booking" kan betyde mange forskellige ting.
Det kan være en kunde, der booker en behandling hos en bestemt medarbejder. Men det kan også være et hold med 20 deltagere, et mødelokale, en bil, et stykke udstyr eller en kombination af flere ressourcer.
Derfor bør systemet kunne understøtte den måde, din virksomhed arbejder på.
Hos GECKO arbejder vi eksempelvis med 1-1-booking, holdbooking, parbooking og booking af ressourcer – og kombinationer af dem.
Det fører til en vigtig pointe:
En kalender er ikke nødvendigvis det samme som en medarbejder.
Forestil dig en behandling, hvor både en bestemt behandler og et bestemt behandlingsrum skal være ledige.
Eller en køreskole, hvor både kørelærer og bil skal være til rådighed.
Et godt bookingsystem bør kunne tage højde for de ressourcer, der faktisk er nødvendige for at gennemføre bookingen. Ressourcestyring af fx medarbejdere, lokaler, udstyr og køretøjer er derfor en central funktion i mange moderne bookingsystemer.
Det kan være særligt vigtigt i virksomheder, hvor flere medarbejdere deler lokaler eller udstyr.
Kalenderen skal passe til virkeligheden – ikke omvendt.
Medarbejdere kan have forskellige arbejdstider, ydelser kan have forskellig varighed, og nogle tider skal måske kun være tilgængelige på bestemte dage eller lokationer.
Undersøg derfor, hvor detaljeret du kan styre tilgængeligheden.
Det er ofte her, forskellen mellem et simpelt online kalenderprogram og et egentligt bookingsystem bliver tydelig.
For nogle virksomheder er online betaling helt central. For andre er den slet ikke nødvendig.
Hvis du har behovet, er det en fordel, hvis betaling kan indgå direkte i bookingforløbet, så kunden ikke efterfølgende skal sendes videre gennem en manuel proces.
Online betaling, forudbetaling og depositum er almindelige funktioner i moderne bookingsoftware.
Overvej også, om du har behov for at kunne kombinere online betaling med eksempelvis betaling i en fysisk kasse, fakturering eller andre betalingsformer.
En booking er ikke bare et tidspunkt i kalenderen. Bag bookingen er der en kunde.
Derfor er et kundekartotek en vigtig del af mange bookingsystemer. Her kan du eksempelvis samle kontaktoplysninger og historik, så medarbejderne ikke skal lede efter information forskellige steder.
Capterras brugerdata placerer både kundehåndtering og kundedatabase blandt de almindelige funktioner i appointment scheduling-software.
Hvilke kundeoplysninger du har behov for, afhænger naturligvis af virksomheden.
Nogle virksomheder har kun brug for kundens navn, telefonnummer og e-mail.
Andre har behov for mere.
Det kan eksempelvis være spørgsmål, kunden skal besvare før en aftale, oplysninger om en opgave eller andre informationer, medarbejderen har brug for inden besøget.
Derfor er det værd at undersøge, hvor meget du kan tilpasse bookingforløbet, og om du kan indsamle de relevante oplysninger allerede ved bookingen.
Et bookingsystem behøver ikke kunne alt selv. Men det skal gerne kunne arbejde sammen med resten af din virksomhed.
Det kan eksempelvis være integration til:
Kalendersynkronisering er en meget almindelig funktion i bookingsoftware, fordi medarbejderens forskellige aftaler dermed kan hænge bedre sammen.
Når du vurderer integrationer, så kig derfor ikke efter den længste liste. Kig efter de integrationer, der faktisk kan fjerne arbejde i din virksomhed.
Når bookingerne allerede ligger i systemet, indeholder de samtidig værdifuld viden om virksomheden.
Hvor mange bookinger får I? Hvornår har I mest travlt? Hvordan udvikler omsætningen sig? Og når I de mål, I har sat?
Rapporter og dashboards kan gøre bookingsystemet til mere end et administrativt værktøj. De kan give et bedre grundlag for at forstå og udvikle forretningen.
Hvis virksomheden vokser, kan behovene ændre sig.
En ekstra afdeling kan eksempelvis betyde nye medarbejdere, andre åbningstider, flere kalendere og nye ressourcer.
Flere lokationer er derfor en funktion, som findes i en række moderne bookingplatforme.
Selvom du kun har én lokation i dag, kan det være værd at spørge, hvad der sker den dag, du får nummer to.
Det her er efter vores erfaring et af de vigtigste spørgsmål.
To klinikker kan arbejde vidt forskelligt, selvom de tilbyder nogenlunde de samme behandlinger. Det samme gælder køreskoler, kursusudbydere, servicevirksomheder og stort set alle andre brancher.
Derfor bør du ikke kun spørge:
"Har systemet den funktion, jeg leder efter?"
Spørg også:
"Kan funktionen sættes op, så den passer til den måde, vi arbejder på?"
Et system med flest funktioner er ikke automatisk det bedste. Funktionerne skal kunne hænge sammen på en måde, der giver mening i hverdagen.
Et bookingsystem indeholder typisk personoplysninger om kunderne. Derfor skal datasikkerhed og GDPR være en del af vurderingen – ikke noget, du først undersøger efter købet.
Se blandt andet på, hvordan leverandøren håndterer data, adgangsstyring og databehandleraftale.
Har din virksomhed særlige krav til de oplysninger, der registreres, bør du også undersøge, om systemet er udviklet til den type data, du skal håndtere.
Support er svær at vurdere ud fra en funktionsliste.
Men et bookingsystem bliver ofte et centralt værktøj i virksomheden, og før eller siden opstår der et spørgsmål.
Det kan være noget helt konkret, der ikke fungerer som forventet. Men det kan lige så godt være, at virksomheden får en ny arbejdsgang, og du skal finde ud af, hvordan systemet bedst sættes op til den.
Undersøg derfor, hvilken support leverandøren tilbyder, hvordan du kan komme i kontakt med dem, og om du også kan få hjælp til opsætning og muligheder – ikke kun tekniske fejl.
Når du sammenligner bookingsystemer, kan en lang funktionsliste være nyttig.
Men den kan også snyde lidt.
50 funktioner, du aldrig bruger, skaber ikke nødvendigvis mere værdi end fem funktioner, der hver dag sparer medarbejderne tid.
Tag derfor udgangspunkt i jeres arbejdsgange.
Hvad sker der fra det øjeblik, en kunde vil booke, til aftalen er afsluttet? Hvor bruger I tid manuelt? Hvor opstår der fejl? Og hvilke oplysninger flytter I mellem forskellige systemer?
Det er ofte dér, du finder de funktioner, der faktisk betyder noget.
Inden du vælger system, kan du stille disse spørgsmål:
Kan du svare ja til de spørgsmål, der er vigtige for netop din virksomhed, er du godt på vej.
Det kan være svært at vurdere et bookingsystem ved kun at se billeder og funktionslister.
Derfor er det en god idé at prøve systemet med noget, du kender.
Opret nogle af dine egne ydelser. Indstil arbejdstider. Lav en testbooking. Se bookingflowet på mobilen. Prøv at ændre en tid. Og hvis du skal modtage online betaling, så test også den del.
Hos GECKO kan du prøve bookingsystemet gratis i 30 dage. Du kan opsætte systemet ud fra din egen virksomhed, følge vores digitale onboarding og få en gratis gennemgang. Inden du går i gang, kan vi også hjælpe med at se opsætningen igennem.
Det giver et langt bedre billede af, om systemet passer til din hverdag, end en liste med funktioner nogensinde kan.
For de fleste virksomheder er online booking, kalenderstyring, automatiske bekræftelser og påmindelser samt kundehåndtering centrale funktioner. Derudover kan blandt andet online betaling, ressourcestyring og integrationer være vigtige afhængigt af virksomheden.
Ikke nødvendigvis, men det kan være en stor fordel, hvis medarbejderne også bruger eksterne kalendere. En kalenderintegration kan sikre, at aftalerne hænger sammen og mindske behovet for at vedligeholde flere kalendere manuelt.
Ja. Afhængigt af systemet kan booking også knyttes til lokaler, udstyr, biler og andre ressourcer.
Ikke nødvendigvis. Det afgørende er ikke virksomhedens størrelse, men arbejdsgangene. En mindre virksomhed kan have komplekse bookingbehov, mens en større virksomhed kan have et forholdsvis enkelt setup.
Start med dine egne arbejdsgange frem for en liste over funktioner. Og find så ud af, hvad kunderne skal kunne gøre, hvilke ressourcer der skal styres, hvilke manuelle opgaver du gerne vil automatisere, og hvilke andre systemer bookingsystemet skal arbejde sammen med. Prøv derefter løsningen med dit eget setup, inden du beslutter dig.
Book en gratis demo og se, hvordan GECKO kan tilpasses din virksomhed og dine arbejdsgange.
Book gratis demo
